（2023年企业程序文件）1文件控制程序.docx

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1、企业名称文件编号：WF-SP01文件控制程序版本:C/O页码：第1页共3页1目的对与食品安全&haccp管理体系运行有关的文件进行控制，保证其适用性、系统性、协调性和完整性, 确保工作现场所使用的相应文件为有效版本，防止误用失效或作废的文件。2适用范围适用于组成公司食品安全&haccp管理体系的文件。3职责3.1总经理负责公司食品安全&haccp管理体系方针、目标文件、手册、程序文件的批准、发布。3. 2食品安全小组组长负责组织编写和审核手册和程序文件,批准支持性文件。3.3 各职能部门负责人负责本部门工作范围内与食品安全&haccp管理体系有关的支持性文件的编写、审 核、存档和管理。3.4

2、文控中心是文件的归口管理门，负责文件的标识、发放与回收，存档与管理。4定义受控文件：是指对文件的有效性进行跟踪管理的文件。所有食品安全管理活动，应以受控文件作为依 据，任何员工使用非受控文件均应考虑因此而可能承担的责任。5工作程序5.1 文件分类、编号和版本标识1 .1.1食品安全&监“管理体系由管理手册（包含了食品安全&陋管理体系方针、目标的附录）、程序 文件、作业文件（操作规程、作业指导书、检验规范、管理制度等）、外来文件、表格和记录五 部分组成，由食品安全小组组长负责编号，分别规定编号规则如下：管理手册（纲领性文件）：公司代码/FHM/代号如WF-FHM-01 （安全管理手册）。程序文件

3、（执行性文件）：公司代码/代号/顺序号程序文件的代号为SP, SP代表食品安全&haccp管理体系要求的程序文件。如WFSP01 （01号程序文件）。作业文件（支持性文件）：公司代码/代号/顺序号如WFS0P01 （01号标准操作程序文件）。外来文件：原编号表格（记录格式）：产生表格的记录表编号（去除发布年份）-顺序号。如WFQR-10 （10号记录表）。f）记录的编号即记录标识，执行记录控制程序的规定。5 . L 2文件的版本与状态：食品安全&haccp管理体系文件应标明版本和状态。其格式为A/a,其中A为版 本编号，a为自然数，表示修订状态，a为0时表示该版本的文件未有修改，为1时表示第一

4、次修改，以 此类推。5. 2文件受控状态5.1.1 公司内部使用的食品安全&haccp管理体系文件均为受控文件。5.1.2 公司文控中心文件管理员针对所有受控文件建立公司受控文件清单，各部门编制本部门的受 控文件清单。受控制文件清单应能体现出程序文件、工作文件和记录之间的支持和引用关系。5.1.3 公司外部使用的食品安全&haccp管理体系文件均不为受控文件。各部门编制本部门的外来文件 清单。5.3文件编制、审核、批准5. 3.1方针、目标和管理手册由食品安全小组组长负责编制并审核，总经理批准颁布实施。PRP、危害控 制计划、SS0P由食品安全小组中指定的成员审核，食品安全小组组长批准。企业名

5、称文件控制程序文件编号：WF-SP01版本：C/0页码:第2页共3页5. 3.2程序文件由该程序的食品安全小组负责组织编写，食品安全小组组长审核，总经理批准。5.3. 3工作文件由需求部门负责人组织编制、审核，并由食品安全小组组长批准。其中：技术文件（工艺流程图、生产指令、标签）由行政部编制，副总审核、总经理批准；工艺流程图、 标签由品管部经理审核、批准；生产指令由行政部经理审核。检验规程由品管部经理负责审核、批准。5. 3.4组织文件编写人员时，应包含到该文件涉及到的职能部门的代表。5. 3.6管理体系文件一律用宋体，一级标题用四号字体，二级标题用小四号字体，一倍半行距，加粗；三 级标题和正

6、文用小四，行距固定为22。其他未详细规定事项套用本文件格式。5.4文件的发放、保存和管理食品安全&haccp管理体系文件经批准后，由行政部加盖受控章，原版文件由文控中心保存并不得 外借。以电子媒体形式保存的文件和资料应备份和加密保护，防止丢失或损坏。5.4. 2文件发放对象由食品安全小组组长根据文件使用需要批准，保证在文件的使用处有相应的文件。由 公司文件管理员统一复制食品安全&haccp管理体系文件，并在文件封面或第一页按发放的先后顺序标注 受控分发号以作标识，由行政部加盖受控章，然后发放到各使用部门或相关外部人员，填写“文件发放/ 回收登记表”，由文件使用负责人或其主管签领。文件发放应包括

7、其引用的表格（记录格式）。5. 4.3外部人员仅是借阅文件，应由食品安全小组组长批准后，填写文件借阅登记表，由公司文件管 理员统一复制并追踪借阅文件是否按时归还。5. 4.3受控文件清单应适时更新以反映实际。5. 4. 4文件应分门别类标识，由使用负责人保存于通风防潮、防蛀、安全的适宜地方（现场使用的文件可置 于现场，非现场使用的文件指置于人事文控中心），以防文件损坏。任何人不得在受控文件上乱涂乱画， 不准私自外借。应确保文件清晰，易于识别和检索。5. 4.5文控中心定期对各部门文件保管情况进行检查。在每次内部质量审核前应全面检查各类在用文件的 有效性，核查各使用者手中的文件，发现问题及时处理

8、。5.4. 6因破损或陈旧而需重新领用的文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给 予新的分发号，并注明已丢失的文件分发号失效，文控中心做好相应发放签收记录。公司内不得使用权未 加盖“受控本”印章的受控文件复印件，一经发现，由文件管理员收回，并追究其责任。5. 5文件的更改5.5.1 文件更改由文件更改申请部门填写文件更改申请表，说明更改原因，由原文件编制部门和审核人 审核，经原文件批准人批准后执行更改。5.5. 2更改文件的标识：文件更改范围和程度比较小的，如仅更改几行字且涉及面比较窄时，只更改状态 不变动版本,如由A/0变为A/1,修订状态标识的跨度由修改人视修改的大小而

9、定；对于多次更改或更改范 围比较大，则应升级版本号，并将修订状态归0,如由A/1变为B/0。5.5. 3只需要修订的文件更改，按原文件发放范围发放文件更改申请表，由各文件保管人负责按文件 更改申请表要求对原文件标注更改，并将文件更改申请表附录。对需要换版的文件更改，执行5.3 和5.4的规定，发放换版后的文件时收回原文件，在原文件中发放/回收登记栏注明，执行5.6的规 定。5.6. 件回收、作废与销毁当文件不适用或文件持有人变动时，文控中心应将相应的文件回收，在原文件中发放/回收登记栏注 明。回收的文件，需要作废的，由文控中心填写文件销毁登记表，应经原批准人批准后集中销毁。若 需要保留时，仅保

10、存原件，同时标明“作废留用”，以防止其非预期的使用。5. 7外来文件企业名称文件控制程序文件编号：WF-SP01页码：第3页共3页版本：C/05. 7.1国家法律、法规、行业标准以及可能影响公司整体作业的外来文件，由品管部和文控中心组织各职 能部门识别、收集、获取，经食品安全小组组长识别评估后，进行受控标识，并按工作需要进行分发，填 写文件分发/回收登记表。外来文件应由各部门编入单独列表受控文件清单，并在表头注明“外来 文件”。5. 7.2公司员工因工作需要的外来文件，需识别其是否与食品安全&haccp管理体系有关，若有关，转交 公司文控中心，执行。5. 7.3品管部和文控中心和外来文件使用部

11、门应当跟踪外来文件的发展，当外来文件有更新版时，应进行换版更改，执行5. 5规定，并更新受控文件清单。1.7 . 4公司内部不对外来文件进行修订。若外来文件有不适用之处，应在引用该外来文件的文件中予以说 明或编制新的文件予以规范。1.8 文件的使用和评审文件是活动的依据，应得到完全执行。文件发布后(包括更改)应有很必要的培训，以确保人员对文 件的理解。文件管理和使用部门都可在工作中、内部审核和管理评审会议上提出对现有食品安全&haccp 管理体系文件进行评审，必要时则予以修改。每次内部审核，应包括审核所有受控文件的有效性，必要时进行修改。5 . 9记录的管理记录是一种特殊的文件，除遵守本程序的适用规定外，还应依据记录控制程序有关规定执行(如 受控分发、修改等)。6 .相关文件记录控制程序作业指导编写规范7 .相关记录文件记录清单(WF-WJ-01)文件发放回收记录表(WF-WJ-02)文件借阅归还记录(WF-WJ-03)受控文件清单(WF-WJ-04)外来受控文件清单(WF-WJ-05)文件更改申请(WF-WJ-06)文件销毁申请(WF-WJ-07)