拒绝类外贸函电中合作原则与礼貌原则的使用权衡及策略_黄莉菁.docx

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1、 2015 1 太原城市职业技术学院学报 总第 162 期 年 3 * 期 Journal of Taiyuan Urban Vocational College J3H2015 DOI:10.16227/ki.tycs.2015.0091 拒绝类外贸函电中合作原则与礼貌原则的使用权衡及策略 黄莉菁 (上海市经济管理干部学院，上海 201204) 摘要 外贸函电人们多谈及礼貌原则，少涉及合作原则，实际这两个原则都需遵守。拒绝类函电传递了 不合作的信息，如何做到即体现写信人真实意图，又不伤害对方情感，达到最佳交际效果 ,促成经 贸活动的顺利进行 ?本文讨论如何结合使用这两大原则以达到该目的。 关

2、键词 拒绝；函电；合作原则；礼貌原则 中图分类号 H3 文献标识码 A 文章编号 1673-0046 (201$ 1-0191-03 外贸函电中最重要的写作原则之一是礼貌原则。即 不管信件内容如何，写作所用语言句式须体现礼貌。就 如一绅士不管他说啥，他用的语言一定是优雅的。通常 外贸函电中我们使用到合作原则，这点不难理解。做生 意需要合作，何况是做生意时要用来沟通的信件呢？大 多数情况下 ,外贸函电中使用合作原则及礼貌原则的初 衷及目的是一致的。如要求建立贸易联系、询盘、报盘、 下订单等信函中，礼貌原则体现了合作，合作原则中也 体现了礼貌。但在拒绝类函电中，礼貌原则与合作原则 不能够很好地同时

3、体现出来。如拒绝对方还盘、拒绝对 方续订单、拒绝理赔等信函中，本身这类信函就表达了 不合作信息，那就只能体现礼貌原则了。不合作的程度 不等，因为 _方只是不愿在某个具体环节合作，总体还 是愿意与对方继续做生意的。所以不合作的程度就要与 不同等级的 礼貌原则结合起来使用，来体现写信方真实 的拒绝意图，同时不伤害对方情感，使合作继续下去。如 何权衡这两种原则达到最理想的交际效果，达到各种商 务目的，促成经贸活动的顺利进行？这是本文要讨论的 问题。 一、合作原则和礼貌原则 美国学者格赖斯 (G rice提出 “ 合作原则 ” 1. 质量准则：尽量使你的话真实，特别是 （ 1不要说 你认为假的话； （

4、 2)不要说你缺乏足够证据的话。 2. 数量准则： （ 1)你说的话应包括当前交流目的的） 所需要的信息内容； （ 2)不要使你的话语的信息内容超 过要求。 3. 相关准则 :使你的话语 (与话题 )相关。 4. 方式准则：表达要清晰 ,特别要 (1)避免模糊； （ 2 避免歧义； （ 3简明； (4有序。 (二 Leech提出礼貌原则 得体准则： 1.尽量少让别人吃亏；尽量多使别人 受益。 2. 慷慨准则：尽量少使自己得益 ;尽量让自己吃亏。 3. 赞誉准则：尽量少贬低别人 ;尽量多赞誉别人。 4. 谦逊准则：尽量少赞誉自己 ;尽量多贬低自己。 5. -致准则 :尽量减少双方分歧 ;尽量增加

5、双方 致。 6. 同情准则 :尽量减少双方反感 ;尽量增加双方同情。 二、合作原则和礼貌原则的使用权衡 如何遵循礼貌原则，在不同场合对不同对象巧妙间 接表达写信者意思 ,Leech借用经济学中的 “ 成本一效 益 ” 概念分析说话人与听话人之间的 “ 利益一损失 ” 平衡 关系。在商业上经常有利益冲突，遵循利益原则高于礼 貌原则。即人们往往牺牲礼貌原则，以达到己方利益最 大化。拒绝类函电目的是拒绝对方要求，写信人通常为 受损 方，所以函电中需要平衡到底遵从合作原则还是 礼貌原则，还是两者兼顾或两个原则都不遵从？这要看 受损程度有多大。Leech曾说，不同场合需要不同种类的 礼貌。礼貌程度的不同

6、主要是从惠一损这个标准来看， 写信人受益最大，收信人吃亏最大，则写信人所用措辞 越礼貌，礼貌级别越高 ;反之亦 然。但就合作原则及合作 意愿来说，并非完全符合惠一损标准，因为有时受损方 合作意愿非常强，也可能导致礼貌级别高。 沃尔特斯 (Walfeis 1979)曾让受试者使用规范的词 汇语境去判断话语礼貌程度，以建立 “ 礼貌的等级模 式 ” 。弗雷泽 (Fraser, 1978也采用同样方法，在不提供任 何语境条件情况下让受试者凭直觉对 “Would you X?” “Could you?” “Can you ？ “ “ Do!” 等话语进行抽象 礼貌等级排序。这说明礼貌有不同程度或级别。

7、 为了直观看待这两种原则的使用与利益 一 损失的 关系，我们用数值来表示合作意愿及礼貌程度 。 如下表 : 0 1 2 3 4 礼貌程度 P 无礼 无礼 般礼貌 较有礼貌 非常有礼 合作意愿 C 不合作 不想合作 合作意愿 般 较想合作 非常想合作 损失 L 无损失 潜在 /可能受损 受损 受损大 *基金项目： 本文为上海市经济管理干部学院 2014年院校级课题，课题名称：拒绝类外贸函电中合作原则与礼貌原则的使用 权 衡及策 略 ， 课题编号： 2014KTYB04 71994-2017 China Academic Journal Electronic Publishing House. A

8、ll rights reserved, http:/ 191. 1. 如果写信方潜在利益受损最大 (C1, P1, L3 例 1: We regrethaving to pointoutthatlhere is no possibility of our reducng the price to your indicated level as the costs of raw materials have risen by big margin since April and we have adjust our prices accordingly. 对方要求写信方无法接受，已经超出己方底线

9、，合 作已无法进行 ,所以在这样的语句及篇章中，虽然内容 符合合作原则中各个准则，但不会体现合作意愿，同时 礼貌程度也最低。 2. 写信方利益可能受损 例 2： However desirous we are to develop trade between us, we very much regret that we cannot accept your counteroffer. The bestwe can do is to allow you a 2% reduction in price. 这句完全符合合作原则各准则，体现了写信人非常 强的合作愿望。遵循了礼貌原则的慷慨准则（让利

10、2%) 及得体准则，尽管自己利益可能会受损，出于强烈的合 作愿望，写信人的礼貌程度也非常高。 3. 写信方利益无损 例 3: hile we appreciate your efforts in pushing the sales of our products, we very much regret thatwe are not in a position to supply you with the desired article, owing to the rush of the orders. However, we would like to take this opportuni

11、ty to recommend an excellent substitutE, our new gossamer” Brand Rayon, which is as good as pongee silk n quality, but10% lower in price. 这里，写信人违反了数量准则及相关准则。即写信 人拒绝了对方订单要求，并提供了与对方并不关心的产 品信息。正是违反了提供多余不相关信息这 _合作原 则，体现出写信人较强合作意愿。但这段也体现了礼貌 原则，如 拒绝对方订单之前先赞赏对方为推销自己产品 所付出的努力(赞誉准则 )， 并在后面告知拒绝原因 4. 写信方追求利益最大

12、化 例 4： We regret to say that your pice is too high . Such being the case, w e have to ask you to consider making a reduction in your price, say 8%. Otherwise, we have no other choice but to source elsewhere. 写信人违反了质量准则及方式准则 ， 即要求对方做 个模糊数量的让价，又提出了难辨真假的威胁。可以 看出合作的意愿并非十分强烈，因而礼貌程度一般。 5. 写信方利益潜在受损 例 5： W

13、e are n receipt of your letter dated February 11, recommending yourselves to be our agent in Finland. While we appreciate youroffering, we have to say frankly that it would be premature to commit ourselves at this stage we are quite satisfied with the way you handle our business . we deem it advisab

14、le to postpone the matter . we hope we w川 make joint efforts to enhance our happy working relationship. 礼貌原则在外贸函电中具有非常重要的作用，它能 让你非常礼貌地表达内容不是非常礼貌的内容 ,缓和冲 突 ，以便让对方更愉悦地接受自己的意见 。 一开始就使 用赞誉准则赞赏对方乐意做自己代理的意愿，然后告诉 对方建议目前还不可行 。 后又采用同情准则及 _致准 则 ，希望推迟计划并加强当前的合作关系 。 虽然遵守了 礼貌原则，却违反了合作原则中的方式准则及数量准 则 ，但这也是为了更好体现礼貌

15、程度 。 三、合作原则和礼貌原则的使用策略 通过上述分析 ,我们知道在写拒绝类外贸信函时到 底该遵循合作原则还是遵循礼貌原则，首先要判断涉事 双方 的利益 一 损失关系 。 如果是己方获益较大 ,则礼貌 级别为最高 ， 也要尽量符合合作原则 。 如果对方犾益最 大，从自己成本分析，如果合作意愿强，则礼貌级别仍然 可高 ;如果合作意愿不强 ， 则礼貌级别也可降低 。 毕竟在 商业活动中的拒绝不是全面的，是拒绝对方单一的请 求，拒绝不是合作的破裂，是对合同中部分条款的协商 与调解 。 我们通常会在拒绝类信件中违反一些合作原则，以 达到合作的目的。完全遵守合作原则也未必一定表达了 合作意愿 ,如上例

16、 1。 1. 违反质量准则 还盘信中，有时写信人会给出 一 些消息来源不明的 信息作为压低价格的 一 种手段 ， 使对方接受还盘 。 信息 来源不明说明证据不够特别有力 ， 违反了质量准则 。但 这样也是为了就价格进行协商 ,使合作能进行下去 。 例 6： inlormation indicates that some parcels of T urk- ish origin have been sold there at a level about ten percent bwerthan yours. 写信人故意模糊信息来源只是想反映对方价高希 望减价 。 2. 违反数量准则 外贸函电中最

17、基本写作原则是简洁 ,数量准则本与 这是完全一致的，但当原产品无法供货，为促进合作提 供替代品信息 。 这种提供多余信息是合作中必要的 。 例 7: in order to meet your demand, we would recommend excellent substitute. it is as the inquired article in quality, butthe price is25% lower. ithasalready found ready market in Asia. 3. 违反相关准则 例 8： We very much regret we cannot

18、accept your counteroffer. -ThewoolusedinthemanufectureofThema- line range undergoes a special patented process, which prevents shrinkage and increases durability. 封拒绝还盘的信谈起了羊毛的工艺问题 ,显然是 不太相关的，但写信人正是通过告诉对方 Thermaline羊 毛通过特殊专利处理能防止缩小、增 加牢度来说明产品 优质，值所报价格 ,希望对方重新考虑并接受自己的原 报价 。 4. 违反方式准则 例 9： Though the

19、price is slightly higher, the quality of 192- 71994-2017 China Academic Journal Electronic Publishing House. All rights reserved, http:/ 太原城市职业技术学院学报 Journal of Taiyuan Urban Vocational College DOI:10.16227/ki.tycs.2015.0092 2015 1 年 期 总第 162期 Jan2015 以小说喜福会为语料的概念隐喻认知研究 -以许家四代人的故事为例 徐珊 (郧阳师范高等专科学校，湖

20、北十堰 442000) 摘要 通过对喜福会中许家四代人的故事中出现的隐喻进行归纳，找出其中最具代表性的四则隐喻 , 从认知语言学的视角分析相关隐喻的认知意义，一方面可以揭示人物截然不同的价值观以及差 异背后的时代背景，另一方面有助于探究喜福会中隐喻的使用特点和多重功能。 关键词 隐喻 ;价值观；时代背景；多重功能 中图分类号 1106 文献标识码 A 文章编号 1673-0046 (201$ 1-0193-03 认知语言学认为，隐喻是人类的 _种基本认知机 制。借助隐喻，人类能够以一个经验域来理解和认识另 个经验域 ,从而建立起人类的概念系统。谭恩美的处 女作喜福会是 _部优秀的作品，曾荣获

21、“ 全美图书奖 ” “ 全美图书评论奖 ” 等殊荣，而且深受中国读者的喜爱。 大量使用隐喻是喜福会的 _大特色。基于喜福会中 的许安梅一家四代人 (外婆、安梅母亲、安梅、露丝 ） 的故 事，从认知语言学的视角分析相关隐喻的认知意义 ,一 方面可以揭示人物截然不同的价值观以及差异背后的 时代背景，另一方面有助于探究喜福会中隐喻的使用 ourarlicle ismuch superiorlD that of other makes. 这里指价格有点高，具体高多少没有说明，己方商 品比其他牌子商品质量优良多少也不愿精确表达，但写 信 人传达的意图非常明显，自己商品质优所以价格偏 高，希望对方接受。

22、然而，仅通过使用合作原则不能很好表达沟通的实 际意图，我们仍需借助礼貌原则使沟通能让对方舒服地 接受不利的信息 ,了解到己方公司态度，以便更好地合作。 1. 根据己方公司利益原则第经权衡后如果可做 出适当让步，写信内容遵循得体及慷慨准则，尽量让对 方受益、自己吃亏。如上例 2。 2. 在拒绝对方时，尽量做到语气委婉、缓和，遵循赞 誉及谦逊准则。 A词汇选择。多使用积极意义的词汇，如 please、 appreciate等，少用含否定意义的词。 例 10： Unlorlunalely we cannot fulfill your order because you failed to send

23、your check. 例 11： W e shall be glad to fulfill your order as soon as we receive your check. 例 10及例 11表达的意思相同，但例 10把没有履 行订单的责任归咎对方 ,违反同情准则，例 11则说乐意 为对方服务，体现了谦逊准则。对于收信人来说 ,显然例 11更易于让人接受。 B.语气选择。如需体现较高程度礼貌，就需在语气 上下工夫。使用情态动词能使语气委婉、有礼貌 ;使用疑 问句来提出请求能使语气变得间接，不唐突；利用条件 句及虚拟语气使句子变得婉转等 。 所以 ,我们常会使用 诸如 We would

24、 appreciate it if you could ， W e would like to suggest 等句型来使信函看上去非常有礼貌 。 如： 例 12： Itwill be highly appreciated if you could aNow usaspecialdiscounton the price quoted lastweek. C.传递方式选择。在拒绝函电篇章的布局上，拒绝 内容可能过于生硬直接，那就要在拒绝内容之前或之后 通过赞扬对方曾做过的努力或成绩来进行补救 ,或通过 整个信函的语气委婉来让拒绝的内容显得不那么生硬， 易于让人接受 。 3. 拒绝对方时，尽量遵循

25、同情准则，找出以前或今后 的一致方向，以遵循一致准则 。 拒绝类信函中，写信人要同情对方所处的困难处 境，在拒绝对方某 _要求时，尽量找出双方 _致的地方 以减少分歧 ,如上例 5。 综上所述，写拒绝类外贸函电时，首先要以公司的 利益为基本原则，从利益 一 损失的角度来权衡合理使用 礼貌原则及合作原则，体现怡当的合作意愿及礼貌，更 好地传达公司的信息，以利于双方更好地合作 。 参考文献： 11何兆熊 .新编语用学概要 M.上海 :上海外语教育出版 社 ， 1998. 2 冉永平 礼貌的语用研究 JJ.外国语言文学研究 ,2001,1 (2). 3 Leech Geoffrey.Principles of Pragmatics |M.London! Longman, 1983： 104. 71994-2017 China Academic Journal Electronic Publishing House. All rights reserved, http:/ 193-