基金管理有限公司注册登记业务管理办法.doc

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1、X基金管理有限公司注册登记业务管理办法第一章 总 则第一条 为规范公司基金注册登记业务，保护基金投资人的合法权益，根据中华人民共和国证券投资基金法的有关规定，特制定本办法。第二条 本办法适用于公司TA运作岗位以及其他相关岗位。第二章 日常业务流程管理第三条 新销售机构上线的流程管理(一)客户管理部提前一个月将公司批准后的拟上线销售机构通知运营部，运营部负责与新销售机构的进行代销测试。(二)运营部与新销售机构测试完毕后，填写代销测试报告，并发送给客户管理部确认。(三)客户管理部与新销售机构签订代销协议，并根据运营部代销测试的结果，与销售机构协商上线的具体时间，并通知运营部。(四)代销上线时间确定

2、后，客户管理部负责发布上线公告，并协同运营部，根据公告和代销协议的内容制作注册登记（TA）系统的上线参数表。(五)注册登记系统参数表（见附件1）经客户管理部及运营部负责人审核后，TA运作岗负责将参数录入到系统中。(六)新销售机构上线当日，TA运作岗应检查新机构业务数据是否正常，并抽查系统的各项业务是否处理正确。第四条 新业务上线的流程管理(一)客户管理部、投资管理部或监察稽核部根据业务发展的需要，提出新业务的需求，提交至运营部和信息技术部会同讨论；(二)运营部和信息技术部对需求进行评估，同意后上报总裁办公会审批。运营部及业务需求部门依据批准文件共同提出书面申请，提交给开发商进行开发；(三)开发

3、完成后，信息技术部、运营部以及业务需求部门相关成员共同成立测试小组，安排人员对新功能进行测试，并提交完整的测试报告；(四)测试小组评估系统的稳定性和业务的可操作性，不能满足业务要求的，通知开发商进行二次开发；(五)测试完全通过后，测试小组组织验收；验收完成后，运营部通知相关业务部门进行下一步推广、运行；(六)新业务上线后运营部须安排相应的人员进行跟踪检查，确保新业务运营数据准确。第五条 新基金发行的流程管理(一) 客户管理部提前一周向运营部提交基金发行的发售公告，基金合同和招募说明书。(二) 客户管理部负责发布新基金上线公告，并协同TA运作岗根据发售公告，基金合同，招募说明书和代销协议，制作基

4、金发行的参数表，参数表内容包括基金信息，基金费率，机构代销基金限制，费用分成，折扣限制，附加销售手续费等相关设置；(三) 参数表由客户管理部、运营部负责人审核。 TA运作岗依据审核后的参数表进行注册登记（TA）系统的录入工作。第六条 询证函、资产证明的流程管理(一)TA运作岗收到客户管理部发出的书面客户询证函，根据询证函要求的截止日期在注册登记（TA）系统中查询客户基金份额的保有情况并与询证函进行核对；(二)TA运作岗将核对结果提交运营部负责人审查，审查无误后，TA运作岗加盖注册登记业务专用章；(三)TA运作岗将询证函交由客户管理部，由客户管理部负责寄送或传真给客户，原件或复印件由运营部归档。

5、第三章 流程管理第七条 注册登记日常操作流程(一)T-1日17:00前，注册登记（TA）系统作T日日初始化处理，切换注册登记（TA）系统工作日为T日（T日指注册登记（TA）系统的业务确认日期，申请日期为T-1日）。(二)T-1日19：00前，接受销售商T-1日业务申请数据，导入注册登记（TA）系统，并与销售商核对业务申请数据。（可与流程(一)至（五）并行进行）(三)T-1日21:00前，操作人员向注册登记（TA）系统录入基金行情信息，包括基金会计岗给出的T-1日基金份额净值、基金净资产，基金经理决定的T日基金状态等信息。(四)T-1日21:00前，复核人员复核操作人员在步骤(二)所录入的基金行

6、情信息（包含基金份额净值、基金状态等信息）。 (五)T-1日21:00前，导出T日基金行情信息，给销售商下发T日基金行情信息。(六)T-1日21:00前，对T-1日业务申请执行预处理。(七)预处理后打印预处理报表，若发生巨额赎回等特殊情况，经运营部负责人审查，报基金经理决定全部接受巨额赎回或部分接受巨额赎回。(八)T-1日21:00前，根据审批及预处理结果，对确认的业务申请执行批处理。(九)T-1日21:00前，打印确认处理报表并对账复核，确认当日批处理正确无误。(十)T-1日21:00前，导出业务确认数据、会计核算数据及客服数据。(十一)T日10:00前，把业务确认数据传给销售商，并与销售商

7、核对业务确认数据，把会计核算数据传给基金会计和托管行，把客户服务数据传给客户服务系统。(十二)T日完成T-1日清算后，填写完整的注册登记系统操作日志（见附件2），并报部门负责人审核。第四章 特殊业务处理流程第八条 基金发行清算发行截至日，注册登记（TA）系统需要对新基金进行发行清算，为投资者的认购申请计算费用、利息、确认份额，并给销售机构下发认购结果确认数据。发行清算完成后，TA运作岗抽查系统计算的手续费是否正确，利息是否折合成份额，确认份额是否正确。第九条 基金分红根据基金分红方案，TA运作岗在权益登记日之前要在注册登记（TA）系统中设置基金分红方案参数；权益登记日上一工作日清算完成后，进行

8、权益登记；权益登记日次日，注册登记（TA）系统下发红利文件给销售机构。第十条 TA特殊业务受理基金账户冻结/解冻、基金份额冻结/解冻、非交易过户等特殊业务由业务部门发起，监察稽核部审查，运营部分管领导、督察长审批同意后， TA运作岗在通过注册登记（TA）系统进行业务处理并在下一个工作日下发给销售机构。第十一条 巨额赎回的处理在基金的单个开放日，单只基金的基金份额净赎回申请（赎回申请总份额扣除申购总份额后的余额）与净转出申请（转出申请总份额扣除转入总份额后的余额）之和超过上一日基金总份额的10%时，即为巨额赎回。巨额赎回在TA系统批处理时自动判断并提示。巨额赎回的处理流程如下：(一)TA系统提示

9、发生巨额赎回时，TA运作岗停止业务处理并立即报告部门负责人和基金经理；(二)TA运作岗随后将巨额赎回详细情况提报给基金经理，基金经理根据基金的现金流状况和融资能力，拟定全额赎回或部分延期赎回，依据公司的相关规定履行审批程序；(三)公司决定全部赎回，TA运作岗在TA系统中设置赎回接收比例为100%，并报告给分管领导；(四)公司决定部分延期赎回，TA运作岗在系统中设置赎回接收比例，并报告给分管领导。基金经理向公司信息披露人通报巨额赎回情况，公司信息披露人向证监会备案并准备公告事宜。系统按给定的赎回比例分配投资者申请的赎回、转换份额。投资者未能赎回部分，除投资者在提交赎回申请时做出明示，选择将当日未

10、获受理部分予以撤消外，自动转入下一个开放日继续赎回，直到全部赎回为止。投资者未能转换的部分，将予取消，不转入下一个开放日继续转换。(五)TA运作岗在当天日志中记录巨额赎回的处理情况，复核员检查。第五章 差错处理第十二条 差错是指在注册登记作业过程中，如果由于系统参数维护不准确、交易数据没有导入系统、作业中操作失误等原因导致投资者份额计算或者业务处理出现偏差。第十三条 差错处理原则根据差错的影响程度，分以下三种情况：(一)如果差错没有影响投资者利益，也没有影响基金净值的计算，则不进行调整。(二)如果差错影响到个别投资者利益，但不影响到基金净值的计算，则对个别投资者进行利益补偿，不进行系统调整。(

11、三)如果差错影响多数投资者利益，则注册登记（TA）系统必须进行调整，如果也影响到基金净值的计算，则需结合基金会计作业中的差错处理流程进行纠正。尽量恢复到正常处理的情况，对利益受损方进行补偿，并对不当得利方进行利益追索。第十四条 差错被发现后，应当立即进行处理，处理的程序如下：(一)发现差错人员立即向部门负责人报告，说明差错发生的原因并说明差错的影响；(二)如果差错不影响投资者利益，TA运作岗进行记录后进行纠正，并在调整完成后向部门负责人报告；(三)如果差错影响个别投资者利益，TA运作岗填写异常情况报告，由部门负责人、客户管理部共同处理，对投资者利益受损进行补偿，并通知相关销售渠道；(四)如果差

12、错影响众多投资者利益，TA运作岗应立即报告部门负责人，部门负责人向分管领导和监察稽核部报告，并拟定纠正方案，报公司审批。运营部依据批准的纠正方案，协调客户管理部对销售机构做解释工作，并进行系统重新处理，事后TA运作岗要提交异常情况报告，详细说明事故原因和处理过程。第十五条 差错处理后，部门负责人应调查差错产生的经过和原因，对差错的责任进行界定，具体步骤如下：(一)根据基金合同、代销协议的约定，对于差错给投资者造成损失的应先由公司承担，公司对不应由其承担的责任，向过错人追偿。(二)如果由于代销机构原因导致的差错，由代销机构承担责任，对受损方进行补偿；如果由于公司原因导致的差错，由公司承担责任，对

13、受损方进行补偿；如果为共同责任，由公司和代销机构根据责任大小按比例承担赔偿损失。(三)公司承担的过错且造成损失，由监察稽核部会同运营部共同认定责任，报公司审批后对相关责任人予以处罚。第六章 附 则第十六条 本办法由总裁办公会负责解释。第十七条 本办法自发布之日起施行。附件：1.注册登记系统参数表2.注册登记系统操作日志附件1 注册登记系统参数表（编号：XXXXX）年 月 日内容操作类型原内容新内容基金信息 增加 修改 删除机构信息 增加 修改 删除费率参数 增加 修改 删除业务折扣 增加 修改 删除手续费分成 增加 修改 删除认购利率 增加 修改 删除制表人： 复核人： 附件2日期： 年 月 日一、参数类参数类型操作人复核人参数表编号二、特殊业务类业务类型操作人复核人单据编号三、日常业务流程节点注意事项完成时间完成度日初每日收市后方可进行净值录入估值系统提供数据净值复核按照规定导入净值净值导出按照规定导入净值数据导入估值系统提供数据、直销、代销机构提供数据处理前备份第一次备份工作清算预检出现问题要进行排查清算处理出现问题要进行排查数据汇总为第二次备份做准备处理后备份第二次备份工作确认导出要求前置步骤均完成，此步骤要保证数据正确其他导出要求前置步骤均完成，此步骤要保证数据正确日终确认是否完成所有操作运营简报打印打印今日运营简报四、备注（可附页）11