股权投资基金管理有限公司费用管理办法.doc

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1、 xx股权投资基金管理有限公司费用管理办法第一章 总 则第一条 为了加强公司费用管理，明确费用报销范围，统一费用开支标准，完善费用审批机制，降低经营费用，根据公司财务管理制度制定本办法。第二条 公司费用实行预算控制、归口管理、授权审批、分部门核算的管理模式。(一) 预算控制，是指公司各项费用均需纳入年度综合经营计划，各项费用只能在经批准的年度预算额度以内开支，由各归口部门进行统一控制，财务部对各项预算的执行情况进行定期分析和考核。(二) 归口管理，是指按“谁受益、谁承担”的原则，合理将费用支出分配到预算归口部门。(三) 授权审批，是指费用支出部门、归口管理部门、财务负责人按确定的费用支出标准和

2、项目范围，在预算内按授权审批费用支出。(四) 分部门核算，是指公司费用开支实行分部门管理，由公司统一设置并实行分部门核算。对于不能或不需要核算到部门的费用作为公共费用或专项费用核算。第三条 本办法所称部门主要负责人是指各部门负责人或主持工作的副总经理。第四条 本办法适用于全公司。第二章 预算控制及反馈第五条 每年年初，由各费用归口部门根据公司年度业务经营目标提出包括年度费用总量在内的费用预算，由财务部汇总，并与各费用预算部门进行讨论、确认后，经董事会（股东大会）审议批准确定。如遇重大或不可预见因素对年度费用计划执行情况带来重大影响的，应先调整预算后方可开支。第六条 公司财务部按月将各责任部门的

3、费用预算执行情况及时反馈给各部门，属于归口管理的费用项目还将及时反馈各归口管理部门，各相关部门可随时掌握本部门及本部门归口管理的费用预算执行情况。第七条 各部门须按照时间进度合理安排费用开支计划。第三章 费用项目及归口管理部门第八条 费用项目及归口管理部门如下：归口(管理)部门费用项目明细行政人事部租赁费、业务宣传费、广告费、水电费、物业管理费、公杂费、修理费、邮电费、绿化费、安全防范费、会议费、印刷费、财产保险费、机动车辆费使用费；（监管费、行业协会年费）工资(含个人所得税)、福利费、职工教育经费、劳动保险费、取暧降温费财务部审计费、税金、折旧费、长期待摊费用摊销、咨询费等其他费用、IT设施

4、使用费、电子设备运转费、邮电费投资部、风控部咨询费、公证费、诉讼费各部门差旅费、招待费本办法所称费用项目是指在公司正常业务经营及管理过程中发生的各项费用支出。第四章 费用项目开支管理第九条 费用项目主要包括：工资、福利费、职工教育经费、劳动保险费、差旅费、业务招待费、公杂费、水电费、邮电费、物业管理费、租赁费、修理费、绿化费、董事会费、电子设备运转费、机动车辆使用费、税金、宣传广告费、咨询费、审计费、投资者保护基金、诉讼费、会议费等。第十条 工资费用工资费用即工资总额，包括基本工资、加班工资等各项工资性支出，具体标准及发放按公司薪酬福利制度执行。第十一条 福利费、职工教育经费开支按公司有关规定

5、执行。第十二条 劳动保险费是指公司为员工缴纳的养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险、住房公积金等，其标准及缴存办法按国家和公司有关规定执行。第十三条 差旅费(一) 差旅费是指公司员工因公出差等所发生的交通费、住宿费及相关补助等费用。员工出差前应填写出差审批表，并办理审批手续。(二) 出差乘座的交通工具、住宿标准及出差补贴等，原则上不得超过下列标准。 项 目职 务火车轮船飞机汽车住 宿出差补贴（元）上海其它城市市内（主城区外）市 外工作日节假日工作日节假日公司董事长及总经理软席/商务舱一等舱头等舱（六折以下）实报实销实报实销公司其他高管公务舱（六折以下）总部职能部门、公司驻外管理、业

6、务部门负责人助理以上及同等职务人员硬席二等舱普通舱500元以内400元以内350元以内300元以内其余人员三等舱401、公司员工出差，在限额标准内凭发票实报实销，超额部分自理。2、如因其他特殊情况住宿超过规定标准，由本人事前说明原因，须经部门负责人核准并签署意见后报分管领导或总经理授权的人员同意。3、因工作需要陪同公司领导出差的员工，住宿费用超过标准的据实报销，报销时应经被陪同公司领导签字确认。4、员工出差由会议安排超过规定标准的费用据实报销。由会议组织方统一安排食宿的，不享受误餐补贴。食宿自理的，按规定标准报销误餐补贴。但应附说明“食宿自理”的会议通知，否则视同统一安排食宿。5、报销出差机票

7、、车(船)票的票面地点必须是出差地点，如从非出差地点返回，超额部分自理。6、往返机场原则上乘坐机场巴士，如因紧急事务或不便等原因，可乘坐出租车；业务人员因项目需要在城市之间往来，若路途较远且非紧急事务，可乘坐火车或大巴，不得包坐出租车。7、出差(目的地)市内交通费标准：因公出差(目的地)市内交通费按以下标准限额内凭票报销。金额单位：元/人.日北京、深圳其它城市2001008、因业务需要长期(超过一个月)派往外地工作的人员，按公司有关规定发放生活补贴，不再按差旅费标准报销费用。9、员工按照公司休假制度休探亲假按照公司相关制度执行。(三) 不予支付的费用洗衣费、饮料费等，以及不符合公司财务规定的发

8、票和收据。第十四条 工作所在地市内交通费（不含出差费用）1、工作所在地市内交通费， 市内交通费由各部门按月汇总，在1500元/月标准内据实报销。2、公司已配备公务车辆的部门不再报销市内交通费，车辆费用按照本办法第二十四条执行。第十五条 业务招待费(一) 业务招待费是指因工作需要招待客户而发生的餐费，以及购买礼品(无公司标志)的费用。(二) 业务招待费(餐费、礼品费等)须在公司下达的预算额度内使用，且应遵照先向分管领导申请后使用的原则。(三) 业务部门单次发生5000元以下的招待费，且在费用预算内支出时，由本部门负责人和分管副总审批，超过5000元以上的招待费，报公司总经理或总经理授权的人员审批

9、。(四) 除业务部门外的其他部门单次发生3000元以下的招待费，且在费用预算内支出时，由分管副总审批，超过3000元以上的招待费，还需报公司财务分管领导或总经理授权的人员审批。第十六条 邮电费邮电费是指通讯设施、专线、数据通讯等固定租费；固定电话费、移动电话费以及公司邮寄各种邮件、物品、电报支付给邮政部门、速递公司等单位的费用。1、数据通据费、固定电话费等由财务部负责按月审核。2、移动电话费标准(1) 公司高管人员据实报销；(2) 投资经理每月最高限额300元/月，实报实销(3) 其他人员按200元/月最高限额，实报实销第十七条 宣传广告费(一) 宣传广告费是指进行公司品牌宣传、业务发展宣传、

10、庆祝活动宣传等发生的费用，包括广告性质的礼品支出，订购印有公司标识的宣传品、纪念品、印制宣传单(宣传手册)、冠名权等宣传性质的活动赞助等。(二) 公司宣传礼品的定制、管理统一由行政人事部负责，须建立严格的库存管理制度，指定专人负责礼品的管理，并建立库存日记账，详细记载收发领用及结存情况，定期提供汇总分摊表，行政人事部记入各领用部门的费用。(三) 宣传广告费是指由经工商行政管理部门批准的专门机构制作、并通过媒体传播的广告而实际支付的费用。包括通过电视台、电台、报刊、杂志、互联网、运输工具、广告牌、建筑物等方式发生的广告费。(四) 宣传广告费支付时必须提交经批准的文件，如签订的合同等。第十八条 印

11、刷费(一) 印刷费是指公司为印刷各种业务凭证、单据等发生的费用。(二) 印刷费归口由行政人事部管理。(三) 印刷费的支付以合同为依据。(四) 行政人事部需根据各部门领用情况进行费用分摊、记账。第十九条 公杂费(一) 公杂费是指购买日常办公用品、订阅报刊杂志、购买书籍资料、清洁卫生用品、办公耗材、饮水费、未达到固定资产标准的家电、家具、办公设备等发生的费用，以及支付给保洁公司的清洁外包费用等。(二) 公杂费归口由行政人事部统一管理。第二十条 董(监)事会费(一) 董事会费是指召开董(监)事会所发生的差旅费、会议活动费用、以及董(监)事津贴等。(二) 召开股东大会、董事会、监事会发生的会议费，参照

12、“会议费”章节之各项规定。(三) 董（监）事会费归口由行政人事部统一管理，由总经理审批。第二十一条 租赁费、物业管理费、水电费(一) 租赁费指公司租用办公场所、宿舍、以及设备租赁等；(二) 物业管理费是指公司办公场所的物业管理费、空调费、暖气费等；(三) 水电费是指公司办公需要发生的供水供电费用。(四) 报销物业管理费、租金时必须以合同为依据，办公场所的租金、物业管理费、水电费由行政人事部对受益部门进行分摊后，交财务人员记账。第二十二条 绿化费绿化费是指按有关规定缴纳的公共社区绿化费及为绿化公司办公环境而发生的费用。第二十三条 修理费(一) 修理费是指办公设备(不含机动车)在使用功能或性能上出

13、现障碍或存在潜在使用障碍时，专门聘请公司外部专业人员对其性能、状态进行恢复或对其保护、保养、延长使用寿命等发生的费用。(二) 修理费由行政人事部归口管理，并需根据实际受益情况进行费用分摊，交行政人事部门记账。 第二十四条 会议费(一) 会议费是指公司举办的各项会议，如公司工作总结会、业务专题会、其它会议等而发生的费用支出，包括会议期间的餐费、住宿费、会议场地租金、文具、会议材料费等。(二) 业务部门单次发生20000元以下的会议费，且在费用预算内支出时，由分管副总审批，超过20000元以上的会议费，报公司总经理或总经理授权的人员审批。(三) 除业务部门外的其他部门单次发生10000元以下的会议

14、费，且在费用预算内支出时，由本部门负责人审批后，报分管领导或总经理授权的人员审批，超过10000元以上的会议费，还需报公司财务分管领导或总经理授权的人员审批。(四) 公司级各项会议，由行政人事部负责承办，并须对会议相关费用进行预算。参会人员回所在部门报销往返交通费用，参会人员不享受会议期间出差补贴。(五) 会议费报销时，以会议预算审批文件作为报销凭证附件。(六) 参加公司外会议，比照“差旅费”章节报销。第二十五条 其它日常费用(一) 财产保险费指公司购买除机动车辆以外的各项财产物资的保险费用。公司财产保险由行政人事部负责组织、实施。(二) 电子设备运转费是指为了维护正在使用的服务器、电脑等电子

15、设备的维护费、零星电子设备配件、软件维护费、调试运行费以及未随固定资产一并计价的安装费、建网费、布线费、站点年审费、连网费、网页注册费等，电子设备运转费归口行政人事部管理，其应根据实际受益情况进行费用分摊，交行政人事部门记账。(三) 审计费是指与审计相关的费用，包括审计服务费、资产评估费、验资费以及审计、评估人员的相关费用；审计费归口由财务部统一管理，并需根据实际受益情况将费用分摊到相关部门。(四) 法律事务费包括法律咨询费、公证费、诉讼费。是指通过司法程序处理与其他单位或个人的民事纠纷而发生的相关费用、因诉讼或非诉讼事宜与中介机构等单位因提供法律服务而发生的费用和因仲裁案件而发生的费用，包括

16、律师费、诉讼费、案件执行费、诉讼评估费、鉴定费、财产保全费、公证费等；法律事务费归口风险控制部管理，并需根据实际受益情况进行费用分摊，交财务人员记账。(五) 税金是指房产税、土地使用税、车船使用税、印花税等税费，税金归口由财务人员统一管理。(六) 研究开发费、咨询费等非日常费用的支出，实际发生时逐项审批，其审批流程详见本办法第七章相关内容。(七) 折旧费、长期待摊费用摊销折旧费、长期待摊费用摊销如有需要由财务部按实际受益情况分摊到各部门。第五章 个人借款第二十六条 个人借款(一) 公司员工因工作需要，（除业务部门外）发生的借款，由所在部门负责人同意，并由其分管领导或总经理授权的人员审核同意后，

17、报公司财务部负责人审批。(二) 公司领导的借款由公司总经理审批，总经理借款单独记账，并按月结清。(三) 员工个人借款一般不得超过5000元。(四) 员工个人借款必须在该项工作完成后的七日内归还，过期不还将从工资中扣除，未结清原有借款者不得再次借款。(五) 公司员工以外的人员一律不得在公司借款。第六章 报销单据的使用第二十七条 报销单据的种类报销单据分为费用报销单、差旅费报销单。除差旅费外，其他报销项目应填写费用报销单，取得发票的对外支付费用，应填制请款书。第二十八条 原始凭证的管理(一) 各项费用须凭正式发票、行政事业单位专项收款收据报销，除此之外不予受理。(二) 发票项目应填列齐全，注明单位

18、名称、时间、大写金额及印有填发单位财务专用章(发票专用章或收款专用章)方为有效。第二十九条 原始凭证的粘贴及报销单的填写(一) 报销票据应按支出属性归类用胶水依次粘贴，不得用钉书钉，票据粘贴后大小不得超过报销单，如有定额票据，应按金额大小依次粘贴。(二) 费用报销单(差旅费报销单)所列项目应填写齐全，在单据上注明原始票据的页数；大、小写金额必须一致，如有支票付款的应在备注栏注明支票付款金额；各项出差费用及补贴按照规定计算填写。第七章 报销程序第三十条 公司发生的各项费用报销流程如下（除业务招待费、会议费外的各项费用）：(一) 报销人完整填写费用报销单(差旅费报销单)。(二) 报销人所在部门负责

19、人进行业务审核，对该项费用是否符合公司规定、是否在预算内进行确认，并对该费用的真实性、必要性进行审核。(三) 报销人报销的费用属归口费用的，需由归口部门负责人审核。(四) 财务人员进行财务审核，对原始单据真实性，完整性、合理性进行审核，对是否在预算内进行确认，并对不符合要求的原始单据予以退回。(五) 报销人所在部门分管领导或总经理授权的人员审批。(六) 经公司出纳处领款或冲账。第三十一条 报销审批的其他规定(一) 公司总经理的业务费用由董事长审批；公司其他领导的业务费用由公司总经理审批。(二) 部门负责人及以下员工为经办人的业务费用由部门负责人同意后，报分管领导或总经理授权的人员审批。(三)

20、投资管理部费用由分管投资的公司领导审批。第三十二条 公司员工须严格按以上报销审批程序逐级审批，若有未按规定程序审批的不予办理。第三十三条 授权审批(一) 费用审批人因工作关系不能或不便履行审批职责的可以书面授权他人进行审批。(二) 有派驻外地的部门，可授权驻地负责人行使差旅费和一定限额的业务招待费等费用的报销审批权。(三) 审批授权事项(包括但不限于授权起止时间、授权额度、授权费用种类)需经上一级领导同意，并报财务部备案后方为有效。第八章 罚则第三十四条 公司员工均须严格执行本规定，各级费用审批人均有责任严格控制费用支出，杜绝在费用开支上弄虚作假。凡违反本规定的，财务部有权不予办理，并视情节轻重提请公司予以处罚。第九章 附则第三十五条 本办法由董事会（若只设执行董事，则由执行董事行使董事会职能）批准后生效。第三十六条 本办法由财务部负责解释。本办法未尽事宜，由财务部另行制定管理办法和流程等进行规定。第三十七条 本办法自发布之日起实施。xx股权投资基金管理有限公司xx年3月7日