会议服务工作流程.pdf

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1、会议服务工作流程 在会议服务过程中，礼仪接待服务是首要的，其核心是 通过以礼相待过程中的仪容、仪表、礼貌用语及肢体语言，使业主单位和来访宾客满意，留下美好印象，获得“宾至如 归”的最佳服务效果。使其对与会的场所产生良好的印象。不同类型、规模、档次的会议接待工作，对服务的要求 也各不相同；会务礼仪工作的质量直接关系到机关的形象，所以每一次会务接待工作都是对我们在服务质量、技术水 平、安全保密意识、团队协作等多方面的一次综合性检阅。我们在长期的服务过程中积累了一些经验，结合民进中央办 公楼的一些特点，我们制定了一系列的服务程序、服务规范、服务标准和制度：礼仪接待服务程序表：表1 序 号 项目 名称

2、 负责 部门 工作标准 协助部 门 工作标准 1 迎接 宾客 服务 部 按分工提前15分 钟在会场门口、会场内 等处迎接宾客，并按服 务规范操作。2 礼仪 服务 服务 部 按拟定方案做好 礼仪服务，按服务规范 操作。工程技 术部 确保设备、设施运转 正常，及时处理突发 故障 保洁部 走道、厕所等公共部 位保持干净整洁，随 脏随扫O 3 送客 道别 服务 部 会议结束将宾客 送到楼梯口。操作礼节规范表 表2 序 号 操作礼 节 规范标准 1 引导 1.为宾客引路时，应走在宾客左前方，距离保持2-3步，随 着客人的步伐轻松前进。2遇拐弯或台阶处，要回头向宾客示意说“请当心”。3.引领客人时，应用“

3、这边请”、“里边请”等礼貌用语。4.为宾客送行时，应在宾客的后方，距离约半步。2 沏茶 1.先检查茶具是否清洁、无破损。2.茶盘内放一抹布，以便擦拭；3.茶盘与胸平齐，左手托盘，右手自然下垂；4.送茶时，右手从托盘上把茶端给客人；应先客后主，先女 宾后男宾，如有外宾，则先送给外宾。5.放好茶杯后，应转动至杯柄在右侧，以便客人端起。6.沏茶时，打开杯盖，把茶杯端拿起来注水。注水时，茶杯 应轻拿轻放。打开杯盖，把杯盖放到桌上时，杯盖的内侧 应该朝上，手不能碰到杯口和杯盖的内侧。7.杯盖开启、合盖要缓而轻，避免杯盖相碰而发出响声。1、会议服务工作 会议服务工作原则：安全保密、快速反应、优质服务；制定

4、严格的会议服务制度，确保会议服务工作顺畅周密。每天早上7点半上班，负责副部长以上领导房间日常开水打 取，结束后对各会议室的茶杯、灯光、空调进行检查。完毕 后进行备勤状态。下午5点下班前对各会议室茶杯、灯光、空调等进行复查。2、会议前的服务（1）为安全保密起见，会议服务人员不得随意出入会场，按会议举办者的要求，随时在会场外待命，做好后勤工 作。（2）根据会议组织者的通知，向餐厅报告用餐时间、用餐 人数，避免与会人员少餐、误餐现象的发生。会前服务表 表3 序 号 顶 目 名 称 负责 部门 工作标准 协助 部门 工作标准 1 接 受 任 务 服务 部 明确日期、时间及与会人 数并了解其它特殊要求

5、办公 室 下达订会、订餐通知书 2 拟 定 方 案 服务 部 根据所接受任务的会议 时间、与会人数、会议级别、会议房间等具体要求，拟定 详细的会议服务方案。办公 室 对拟定的方案提出修改意 见 3 准 备 物 品 服务 部 根据确认的实施方案，做 好以下各类物品的准备：茶 具、日用品、饮料水果等，做好品种数量登记。按需准备擦手纸、其它卫 生用品等。按需准备好灯光、空调 等。4 布 置 场 地 服务 部 按实施方案，做好茶具、日用品、饮料、水果的摆放，并负责指导其它设备的布 置 按要求清扫场地、置放卫 生用品。会议开始前1个小时，对 灯光、空调、设备进行调试：检查会议室内空调是否 良好。视季节提

6、前将空调开 启并将室温控制在26左 右。5 总 体 验 收 服务 部 办公 室 对所有准备工作做最后 确认，发现问题，及时通知 有关人员纠正 保洁 部 工程 技术 部 对存在问题的环节或部位 立即进行整改。会议中的服务 表4 序 号 项目名 称 负责部 门 工作标准 协助部 门 工作标准 1 茶水服 务 服务部 按工作分区，宾客入场后提供 茶水服务，执行“操作礼节规范”2 引导服 务 服务部 为迟到的与 会人员提供领位 服务；为参会人员 提供卫生间引路 服务 保洁部 保持卫生间的清洁 卫生，及时对污物进 行清理，随脏随扫 3 其它服 务 服务部 尽最大可能 满足参会人员的 合理需求 办公室 指

7、挥、协调、组织 各部门，确保会议顺 利进行 会议后的服务 表5 序 号 项目名 称 负责部 门 工作标准 协助部 门 工作标准 1 整理物 品 服务部 按单查验接 待必需品，并做好 剩量登记、物品整 理，为下一次接待 做好准备 保洁部 整理桌椅、花卉，做好清理工作 撤除会标、横幅等；关闭空调，在时间 允许的条件下对会议 室内的各种设备进行 检查 2 清扫场 地 服务部 按操作规范 对场地进行打扫 保洁部 按操作规范配合公 共区域的卫生清洁 3 安全检 查 工程技 术部 关闭所有应 该关闭的设备、灯 光及门窗。关闭前 进行检查、调试，为下次会议做好 充分准备 服务部 检查场地内是否有 宾客的遗留物、丢失 物，如发现应该及时 汇报，妥善保管，设 法归还