行政物资采购作业指导书.docx

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1、行政物资采购作业指导书 1 目的 完善行政物资选购管理流程，降低行政费用开支,为公司的正常运作供应刚好有效的行政支持服务。 2 适用范围 适用于xx控股有限公司及其下属各公司（工厂）。 3 释义 行政物资指除了生产用原材料、机器设备以及外包的工程项目物资以外，公司正常运作所须要的各项用品、物资（包括固定资产、日常办公用品、各类型会议活动所需的专项物资、各类印刷用品、机票、员工工服等）。依照物资的运用属性分为固定资产、常用物品、低值易耗品、安保清洁用品、印刷品、节日礼仪礼品等。 4 相关文件 无 5 职责 5.1 公司总裁副总裁 5.1.1负责对大宗选购和专项选购安排审批。 5.1.2负责专项选

2、购物资价格和相关费用的审批。5.1.3营销总裁负责对营销系统色咭、宣扬画册等印刷品及其它相关物品选购的安排、费用预算、结算的最终审定。5.2需求部门 5.2.1依据业务须要提交行政物资需求安排和申购报告，经本中心总经理(总监)审批后提交总裁办行政事务部。5.2.2 依照公司相关规定，对所领用的物品履行保管职责。5.3总裁办主任 5.3.1负责对大宗选购和专项选购安排审核。5.3.2负责专项选购物资价格和相关费用的审核。5.3.3负责对安排内行政事务部提交的选购安排进行审批，对安排外行政事务部提交的选购安排进行审核。5.4行政事务部 5.4.1负责公司各类行政物资申购安排的统计、汇总、选购、登记

3、、保管、发放、监督、检查等。5.4.2 负责供应商的甄选确定及管理。5.4.3对公司深圳本部下属各企业的行政选购工作程序和执行过程实行督导和检查。5.5 财务中心 5.5.1必要时会同行政事务部门对行政物资选购价格及供应商的甄选进行确认。5.5.2对各项行政选购费用报销进行核定并办理报销手续。5.6 信息中心 负责对信息设备(如电脑、视频设备、DV、摄影摄像机等软硬件以及相关配套设施、配件)选购工作供应技术支持服务和质量监督。5.7下属企业行政(综合管理)部 5.7.1 详细负责所属企业的行政物资的安排和选购。5.7.2 接受总公司行政事务部门的督导和检查。5.7.3 协作总公司行政事务部做好

4、专项行政物资选购和标的1万元及以上的临时性选购工作的安排、选购和运用管理工作。 6 流程 印刷品、清洁用品、活动用品、礼品选购参照固定资产选购流程。 7 内容 7.1选购原则 货比三家，质优价廉；集中选购为主，分散选购为辅。 7.2特别选购要求 7.2.1各部门、下属公司根据工作实际须要，对安排外申购须至少提前三天填写选购申请表，具体说明数量、用途、运用人经部门领导审核签字后，报公司领导批准。7.2.2确因工作急需的选购，须征得公司领导同意后先行选购，其相关手续事后即时补办。7.2.3涉及批量选购，如宣扬画册、色咭等，须由需求部门和市场策划部门共同供应安排和方案，经公司总裁（副总裁）签批后方可

5、进入选购程序。7.3价格核定 行政事务部接受申购部门提交的行政物品申购单后，须于次日上午进行市场询价，并在申购表上将相关供应商资料填照实填报。标的超过2W的，应附上市场价格调查报告。7.4供应商评估及选购方式 7.4.1对大宗物品选购，要分别选择高品质、高价格，中上品质、中等价格，中上品质，中下价格的供应商各2家以上，对其品质、报价进行综合评估，以高品质、高价格，中上品质，中下价格的供应商报价为参考，最终在中上品质、中等价格的供应商中选择。7.4.2对于常用物品的供应商，比照以上方法，选定三家供应商建立长期合作，每次选购依据3家供应商报价等选定供应商。每季度，对3家供应商服务、价格等评估1次，

6、对不符合条件的予以淘汰，重选供应商进行评估后再次选定3家。7.4.3对大宗物品、常用物品供应商均要建立其档案，记录每次交货时间、价格、品质、服务等，作为对其评估及日后交易的主要依据。7.4.4对零星选购的低值物品，尽量纳入选购安排，定点选购月结，不能月结的，可依据实际须要先行选购，凭发票、购货单报销。7.5结算 7.5.1全部定点供应商均采纳月结形式。7.5.2原则上全部定点选购费用的结算以支票的形式支付，但不超过1000元的可以用现金结算。7.5.3费用结算时应具备以下必备资料 行政物资申购单、送货单、合同书、规定之发票或收据（超过200元者须用正式发票）。7.6行政事务部妥当保管公司物品及其相关说明书、保修卡。7.7每月28日，行政事务部向上级主管提交上月办公用品费用月报表、固定资产选购月报表等，并抄送财务中心。文档内容仅供参考