适用于EPC工程档案管理范例.docx

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1、赠：EPC工程合格承包商的选择摘要随着我国经济快速稳步发展，项目投资急剧增加，起源于西方国家的EPC工程总承包逐渐的进入中国，并在水电、建筑、冶金、化工、石化、石油、铁道、轻工等行业得到广泛的应用。涌现出来的EPC总承包商的经验参差不齐，水平差别很大，合格优秀的EPC总承包商不仅能够按照项目工期和业主的要求完成项目，而且能够促进工程总承包市场的发展和形成，行业推广面不断扩大，促进总承包商企业生产组织方式的变革和产业结构的调整。不合格的承包商不仅会影响项目的进度、质量，甚至会给业主来很大的风险，而且对我国总承包制度的推广起到阻碍作用，使企业的凝聚力和核心竞争力减退。那么怎么选择一个合格优秀的EP

2、C总承包商呢？然后本文论述和分析了在EPC工程中承包商和业主所承担的风险，并总结出承包商和业主在EPC工程项目中对所承担的风险所应采取的应对方法和措施。最后本文结合在H炼油项目中选择EPC工程承包商的过程中所出现的问题，针对这些问题进行分析和研究，总结出选择合格的EPC承包商的关键因素和方法。关键词：EPC工程;EPC承包商;招投标;层次分析法第1章绪论11研究背景我国对工程建设管理体制进行了一系列的改革，其中之一的改革就是EPC工程总承包，由专门的公司完成从项目立项开始，到设计、设备材料采购、施工、安装调试，试车和开车全过程实行固定价格总承包的EPC模式。自20世纪80年代，我国水电、建筑、

3、冶金、化工、石化、石油、铁道、轻工等行业相继组建了一批工程总承包公司，在管理上一直努力采用国际先进的管理模式和方法，与西方国家通行的工程管理模式接轨，取得了一些卓著的成效。EPC总承包工程虽然取得了骄人的成绩，同时我们也看到了不足与差距。这些差距体现在以下几个方面：（一）业主认可程度还比较低，市场发育不成熟我国总承包市场需求不强。业主对工程总承包方式的认可度普遍偏低，缺乏总承包意识，大多数项目业主仍然习惯于传统的设计、施工、采购分开招标。虽然一些外资和民营项目的业主更多认同工程总承包方式，但以政府投资或国有投资为主的项目业主并没有充分认识到工程总承包在工程建设中所能发挥的显著作用。其原因是多方

4、面的：由于传统观念的影响，我国业主在工程中都希望管得很细、很具体；由于投资主体和管理体制问题，国内的许多业主缺少工程总承包的内在动力；我国业主对承包商的能力和资信缺乏足够的信心，信任程度也不够；由于企业资质壁垒、条块分割，工程总承包项目市场准入相关的标准和手续不完善等原因，使工程总承包存在严重的市场准入障碍得到了涌现。（二）实行EPC工程总承包的法律、法规和政策不完善首先，虽然建筑法提到“提倡对建筑工程实行工程总承包”，但是对如何开展总承包没有配套的法律和法规文件，可操作性不强，难以实施。其次，建设部颁布的建市xxxx号文关于培育发展工程总承包和工程项目管理企业的指导意见，对广大企业推进工程总

5、承包和项目管理起到非常重要的促进作用，但仍然存在法律效力和实际推进力度不够，影响范围不大的问题。（三）工程承包企业自身能力存在问题从总体上说，我国缺乏一批具有国际竞争实力，资本雄厚、人才聚集、科技领先、管理过硬的工程总承包企业。我国设计、施工企业的规模很大，专业能力也很强。所以，在我国以施工为主体的总承包和以设计为主体的总承包都很有特色，但在总承包方面的核心竞争力都不强。而由于管理体制、文化、管理能力和方法等问题，我国设计、施工单位之间在工程总承包项目中联合经营，优势互补，强强联合也很难实现。我国的大部分工程总承包公司，有的在原先设计单位的基础上改建而成的，有的是由以施工为主体的单位改制而成的

6、，有些是设计单位和施工单位联合经营，并不完全具备从项目的策划、定义、设计、采购、施工、安装调试、开机试车到交付使用进行全过程管理的综合功能及管理模式。科技创新机制不健全，技术开发与应用能力不够。我国一些大型设计、施工企业没有建立其技术研发机构，科技创新机制不健全。普遍缺乏国际先进水平的工艺技术和工程技术，具有独立知识产权的专利技术和专有技术也不多。我国总承包企业的项目管理理念、方法、手段、组织模式、人才结构还不能满足工程总承包的要求。企业的智力密集程度不够，缺乏总承包所需要的精通项目经营和管理，精通商务和法律，具有实际工程经验的复合型管理人才。第一，虽然我国EPC总承包制度以及在一些行业，尤其

7、在石化行业得到了全面的推广，但我国实行EPC工程总承包的经验和管理水平还远远不够，具备在工艺技术和工程技术，具有独立知识产权的专利技术和专有技术的总承包还很少，在H炼油项目参加EPC工程投标的总承包商水平普遍不高，大多数承包商不具备EPC总承包的资质，因此，大多数参加EPC总承包投标的总承包商都是由两家甚至三家四家单位组成的联合体，这些联合体单位有的是第一次组成联合体来投标，在以往的石化工程上从来没有合作过，有的在以往国内的石化项目中曾经合作过，但几乎没有形成长期的合作伙伴业主只承担一小部分的风险。因此通常情况下，承包商为回避这种风险，往往报价偏高。这样以来，一些优秀，成熟的承包商经过慎重的投

8、标分析，而退出了投标，其他一些承包商在市场竞争机制的作用下，在投标报价中采取一些手段或者利用招标方最低价评标法的评标方法来降低设计、采购和施工的质量的方案以低价中标，给后期的项目建设带来隐患，而真正中标的总承包商不一定是合格和优秀的承包商。因此，选择一个合格的EPC总承包商对项目建设至关重要，一个合格的承包商凭借其企业的核心竞争力和先进项目管理经验和技术优势、有市场竞争力的投标报价按照业主的技术要求能够打造具有企业品牌的精品项目，是目前我国最大的炼油项目，在世界上具有相当规模的炼油项目也为数不多。项目主装置工艺参数复杂、技术含量高、施工难度大。建设一个具有精品工程的炼油项目不仅在我国甚至在国际

9、石化行业也具有划时代的意义，而且在我国石化行业能够建设相当规模的EPC工程的承包商的数量也不多，因此业主在选择EPC承包商不仅要有健全的法律法规制度和招投标制度，而且要有雄厚的技术实力和商务实力完成对EPC工程的招投标。对EPC工程总承包商要求不仅要有相当规模的工程技术管理经验，又需要EPC总承包投入足够的人力资源和设备资源来建设项目。根据上述情况，业主在选择EPC总承包商上应注意以下方面的关键因素：第一，严格按照国家招投标法和合同法程序和规范执行招投标程序。项目组的招评标委员会的所有参加招标、评标和定标的领导、技术人员和商务人员应加强国家招投标法和国家合同法的法律和法规的学习，仔细研究国家的

10、法律和法规，严格按照国家招投标法和相关法律法规来执行招投标中的的每一个程序和规范。第二，加强对资格预审的把关；由于参加H炼油项目的EPC投标商的背景不同，设计施工管理经验参差不齐，而且大部分单位都是以联合体的主体参加投标。因此要求项目组在资格预审阶段对各个承包商要严格把关，组织专业的技术专家和商务专家编制资格预审文件和资格预审评审标准，资格预审文件要清晰、明了、突出重点，资格预审的目的是考察投标商是否有足够的实力参加所投标EPC工程的实力；是让潜在的投标商按照资格预审文件的要求提交资格预审申请书作为招标单位审查的文件。选择EPC承包商是一个复杂的过程，所要考虑的因素很多，概括地讲，它是招标方同

11、投标方博弈的一个过程，招标方希望找到合格优秀的承包商，而且报价比较合理，合格优秀的投标商渴望中标，价格低的投标商中标，但并不一定是最优秀的承包商，有时投标商为了低价中标，在投标报价采用一些手段，比如不平衡报价法取得EPC合同，但在项目建设中又把降价的部分补偿回来，事实上中标方的价格并不是最低价。其他情况还很多，在这里不一一罗列，要靠在实际工作中具体情况具体对待。12研究意义另外通过招投标选择合格的EPC承包商的研究，可以学习招投标中的一些方法和技巧，并把这种方法运用到实际工作过程中去，使业主在选择承包商时运用合理和科学的方法去选择合适的承包商，同时投标方使用这些方法在投标中胜出，不合格的承包商

12、由于其能力和水平不够逐渐在市场竞争机制下被淘汰，合格的承包商在市场竞争中不断提高企业的核心竞争力，加强项目技术、施工管理水平，降低成本，把企业做大做强，为我国推广EPC工程总承包的推广做出贡献。13研究思路本文首先介绍EPC工程和我国EPC工程承包商的现状，然后阐述选择EPC承包商的过程招投标过程、评标方法的介绍和EPC工程业主和承包商的风险分析，再引伸到炼油项目的EPC工程和在炼油项目中的EPC工程项目的一些案例，最后总结出几点选择EPC工程合格承包商的关键，并在实际应用中推广。第2章EPC工程承包商选择的风险分析41EPC工程风险介绍4.1.1一般风险介绍风险（risk）是不确定性导致风险

13、发生，风险的发生将导致损失。一般风险有客观性、随意性、相对性等特征，风险的客观性是风险的发生是客观存在的，是不以人的意志为转移；风险的的随意性是风险的发生是随机的、不确定的；风险的相对性是发生风险的程度是同不同的人和事物而不同。4.1.2EPC工程风险介绍EPC工程合同是承包商承担设计、采购、施工总承包工程，因此承包商承担大部分的EPC工程风险，而业主只承担小部分风险。对EPC承包商来讲，虽然他们承担大部分的工程风险，但是只要他们具有先进的工程管理方法和足够的实力，他们会得到丰厚的利润回报，对业主来讲，虽然他们付出了EPC合同价格要高一些，但他们仍然采取这种方式，因为在市场经济瞬息万变的当今社

14、会，只有赢得时间，才能率先抢占市场。4.1.3EPC工程风险产生的原因：EPC工程风险产生的原因有客观原因、道德原因和主观原因。1客观原因有客观原因导致的风险包括自然灾害、社会政治原因和经济原因，自然灾害是由于EPC工程工期长，遭遇台风、洪水等自然灾害的机遇极大；社会政治原因是由于社会或政治因素引起的灾害，例如：战争和内乱。国有化、征用、没收外资。EPC工程总承包项目合同执行过程中，项目所在国法律、政策发生变化，可能使承包商承担额外的责任，造成较大的履约风险等。经济原因引起的风险例如：汇率波动造成的风险。通货膨胀造成的风险等。2道德原因道德原因导致的风险例如：业主不付款或拖延付款；分包商故意违

15、约造成项目工期的拖延；参与工程的各级管理人员有不诚实或违法行为等风险。4.1.4EPC工程可能造成的风险损失1经济损失经济损失是由于各种风险产生导致承包商或者业主遭受经济上的损失。例如：承包商因履行了合同责任范围外的责任义务或为避免非承包商所应承担的风险而造成额外成本支出。业主的图纸技术文件范围不明确造成的工程总价的增加。业主付款拖延或拒付部分或全部合同款：表现在以下几个方面：由于承包商违约导致的业主不付款或延迟付款；由于业主的原因而由承包商承担其不付款或延迟付款；由于合同以外第三者的影响而导致业主对承包商的不付款或迟付款，如分包商违约等；承包商与业主都无法预见和控制的意外事件的发生而导致的业

16、主不付款或迟付款。2企业信誉损失企业信誉损失表现在业主不付款使业主的信誉受损；由于承包商的工程质量出现问题而被业主纳入黑名单；4.1.5EPC工程风险管理与控制EPC工程风险管理与控制包括风险识别、风险分析、风险控制与处理。1风险识别风险识别是风险管理的重要环节，风险因素未被识别或者识别不够将会导致直接的经济损失和间接的企业声誉受损。EPC工程项目的风险识别是对可能遇到的各种风险的类型和产生原因进行判断分析，以便对风险进行分析、控制和处理。在此阶段需要判断EPC工程总承包项目中存在着什么风险；找出风险的原因。对所要面临的风险及其成因的分析应分三步进行：首先要了解项目情况，如项目来源，项目资金来

17、源、项目技术水平、有关技术标准和要求、工期、工作范围和业主的风险等等这些资料，同时还应了解项目的背景资料、业主的资信情况等，从中可以发现很多具体的风险因素。业主需要了解承包商的项目业绩、经验、履约情况和财务能力。2风险分析EPC工程中对于风险分析和评价主要有以下几个方面：政治。考察工程所在国家的政治局势是否稳定；是否近期有战争的发生；与邻国的外交状况和是否有潜在的战争危险，研究其国内政治状况，宗教纠纷，分析国内政治斗争的情况。业主需要考察承包商所在国的政治状况、承包商的性质。42投标商的风险分析4.2.1EPC合同风险介绍国际工程承包合同按计价方式划分，可分为总价合同、单价合同、承办补偿合同三

18、种类型。总价合同又分为：固定总价合同、调值单价合同、固定工程量总价合同、管理费单价合同。固定总价合同中的价格是固定不变的，除非工程设计或工程范围发生变化。这要求精确的设计图纸、详细的工程描述和承包商准确地计算，报价考虑到一些费用的上升因素。4.2.2EPC合同条款承包商所承担的风险EPC工程承包合同中一般都将工程的风险划分为业主的风险、承包商的风险、不可抗力风险。一般来说，在传统合同模式下，业主的风险包括：政治风险、社会风险、经济风险、法律风险、外界风险等，其余风险由承包商承担，另外，出现不可抗力风险时，业主一般只负担承包商的直接损失。1.盲目参与投标在EPC模式下，投标人在投标时要花费相当大

19、的精力和费用，其投标活动造成的费用可能要占整个项目总投资的0.30.6%。如果在没有很大中标把握的情况下盲目的参与投标，那么投标费用对承包商来讲可能就是一笔不小的浪费。EPC项目比较复杂，加之业主要求合同总价和工期固定，承包商如果没有足够的综合实力，就是中标了，也可能无法完成工程建设，承包商最终将蒙受更大的损失。2.合同文件存在缺陷一般情况下，合同文件存在缺陷的风险也应由承包商来承担。除了预期目标、功能要求和设计标准的准确性要由业主负责之外，承包商要对合同文件的准确性和充分性负责。也就是说，如果合同文件中存在错误、遗漏、相互矛盾等，即使有关数据或资料来自业主，业主也不承担由此造成的费用增加和工

20、期延长的责任。虽然在招投标过程中，承包商修改招标书的合同条件(含通用条款和特殊条款)的机会较小，但是，仍然可以在投标书中针对一些关键问题向招标方提出澄清、偏差或者要求删除的可能。在EPC合同中,承包商的风险贯穿于整个合同的每一个条款和每一个附件。在审核合同条款以及有关附件时,应该从头到尾仔细检查审核,不遗漏任何一个潜在的风险。以下是对EPC合同的风险的防范:4.2.3EPC模式承包商承担风险的应对承包商在参与EPC项目时，一般应采取以下措施进行风险防范：1.谨慎参与EPC项目投标承包商在决定是否参与投标前，应做好投标前的准备工作，这些准备包括仔细研究项目的特点和业主的要求，识别和评估项目存在的

21、风险，作出投标决策。承包商还要考虑投标竞争对手的实力，分析中标的可能性。决定投标后，承包商应该根据风险评估的结果，在投标报价中加入适当的风险费用。2.合理应对合同文件本身的风险在投标前，承包商应尽量明确业主的要求，发现合同文件模糊的地方应及时要求业主加以澄清，然后再在此基础上进行投标报价。签约后，如果合同文件中仍然存在错误、遗漏或不一致，承包商应尽早发现并更正这些错误，尽量减少由此造成的经济损失。结论本文首先引入EPC工程合格承包商的选择的问题，然后带着问题展开论述和研究，在研究中，注重把握选择合格的EPC承包商的过程即招投标的过程，总结出EPC工程项目招、投标的关键因素，结合管理学、运筹学、

22、博弈论等理论进行了深入的分析，研究的主要结论如下：1.在对EPC工程和EPC工程承包商章节中，对EPC工程的过程、特点及关键因素进行了分析和研究和对我国EPC工程承包商的特点、问题和优缺点进行了分析，目的在于对本篇论文的选择客体有比较全面的认识。2在确定合格的EPC承包商章节中，主要对招投标的程序、过程和关键点进行了分析和论述，在评标方法的论述中，在传统的最低价评标法和综合评标法的基础上引入了层次分析法，层次分析法科学客观的特点可以避免各个评委对评价标准持有不同看法而造成的差别。3在EPC工程承包商的选择的风险分析章节中，对在EPC工程承包商和业主所承担的风险进行了分析，总结出承包商和业主在E

23、PC工程项目中对所承担的风险所应采取的应对方法和措施，目的在于在选择EPC工程承包商的过程中使承包商和业主的风险降到最低从而实现业主和承包商双赢的目的。EPC工程承包商的选择过程中值得研究的问题很多，本文只对所碰到的问题而引发的相关内容进行了研究。由于作者水平有限，加之时间、资料等条件限制，使本文存在很多不足，恳请老师、同学加以指正。谢谢！第十六章档案管理16.1目的为认真做好公司档案管理工作，规范管理程序，明确管理职责，界定工作界面，提高工作效率,促进档案信息资源的开发利用，更好地为公司安全生产、经营管理和科技进步服务。16.2档案管理职责16.2.1综合管理部档案室管理职责(1)贯彻执行国

24、家关于档案工作的政策法规,制订本企业档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况,规划本企业档案工作;(2)负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计企业各类档案及有关资料,并对各参建单位建设项目档案工作进行协调、监督、检查和指导；(3)负责编辑档案参考资料，编制检索工具，做好档案信息资源管理利用;(4)负责申请上级档案管理部门对项目进行档案专项验收工作;(5)组织、参加公司重点建设项目档案的专项验收;(6)贯彻执行国家档案管理关于“三纳入”“四参加”的规定，并进行指导和监督;（“三纳入”使之档案工作纳入到企业工作计划，纳入领导议事日程，纳入到企业职工的经济责任制、岗位责任制。“四参加”是指档

25、案部门或档案人员参加产品定型会、科研课题鉴定会、设备开箱验收会、基建工程验收会。）(7)参加档案工作协作、学术研究和交流活动;(8)培训企业专（兼）职档案工作人员;(9)做好档案的查阅管理工作。16.2.2设计管理部职责负责项目建设过程中的设计档案归口工作。（1）负责验收项目竣工文件（含项目交工技术文件、设备随机文件、项目竣工图和监理文件），收集、整理项目前期文件、项目竣工验收文件等建设项目全过程档案资料工作；（2）负责项目前期的设计文件管理工作；（3）项目开工前，负责对指挥部各部门、总承包单位、施工单位和监理单位的相关技术人员进行档案管理业务培训和指导，明确归档要求；（4）项目建设过程中，随

26、时到总承包单位、施工单位和监理单位检查交工技术文件、设备随机文件、竣工图、监理文件和项目管理文件的收集、编制情况。（5）工程项目交接后，指导、检查、验收交工技术文件、设备随机文件、竣工图、监理文件和项目管理文件。16.2.3公司其他部门职责负责与其相关的项目档案资料的验收，整编后向档案室移交。16.2.4监理单位监理单位对交工技术文件的形成、收集、组卷有组织、审核的责任，应及时对交工技术文件进行检查、审核、签证、盖章，组织承包单位完成交工技术文件的组卷工作。16.2.5承包单位承包单位按照工程承包合同、设计文件、施工图等规定的内容和要求，完成承担的全部建筑安装工程，经工程交接后，在三个月内将装

27、订成册的竣工文件正本、副本送项目指挥部项目组审核。项目组在收到竣工文件后一个月内组织监理单位、工程质量监督站对其完成审核、签章确认工作，经公司档案室验收合格后归档。16.3档案管理界面序号建设项目档案管 理内 容集团公司公司档案室、综合部、财务部、生产技术部、设计管理部、工程计划部、工程管理部、审计部、采购部、执行部门设计管理部财务部承包/总承包单位监理单位公司档案室1项 目 前期 文 件归档收集前期文件，整理移交归档收 集 前期文件，整 理 移交归档检查、验收 前 期文 件 并存档2项 目 竣工 文 件归档指导、检查承包/总 承 包单 位 编制 项 目竣 工 文件见 公 司档 案 室及 指

28、挥部 验 交办 确 认签 章 后办 理 支付 资 料保证金、付 合 同最 后 一笔款项编 制 项目 竣 工文 件 并移 交 归档组织、审核 承 包 /总 承 包单 位 编制 项 目竣 工 文件 并 签章确认；编 制 监理 文 件并 移 交归档指导、检查、验收并存档3项 目 竣工 验 收文 件 归档组织集团公司重大建设项目档案专项验收；参加集团公司重大建设项目竣工验收完成消防、环境保护、安全设施、职业病防护设施、档案及竣工决算审计等专项验收；完成采购总结、引进工作总结、生产准备及试运考核总结组织项目竣工验收工作，收集完整的全套竣工验收文件，整理移交归档完 成 相关 单 项总结完 成 监理总结接

29、收 竣工 验 收报告（专项验收）、单 项 总结、竣工验 收 鉴定 书 等文 件 材料 并 存档16.4档案管理流程16.4.1前期文件归档流程前期文件归档流程编号业务活动操作岗位/部门业务表单描述1工程开工前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成文件集团公司、国家和地方政府相关部门、勘察、设计单位等相关岗位2收集整理并移交归档指挥部相关部门相关岗位3检查验收并存档设计管理部工程验交岗档案资料移交清册前期文件归档流程步骤施工单位、工程总承包单位完成施工文件及竣工图的编制、整理后，应将其提交监理单位、项目组、各职能部门验交办依次审核，审核单位要对案卷的完整、准确、系统情况和案卷质量

30、进行审核，在“交工技术文件审核汇签表”中签字确认，并加盖本人名章及单位公章，验收合格后由各职能部门填写资料移交清单，报分管领导签字后，至少交两套资料到档案室归档，使用部门需要时，可向档案室借阅或复制。前期文件归档移交清单档案材料移交清册交接性质移交部门：负责人： 年 月 日经办人： 年 月 日接收部门：负责人： 年 月 日经办人： 年 月 日监督部门：负责人： 年 月 日经办人： 年 月 日档案材料移交清单种类：第 页共页序号编号档案（材料）名称形成日期数量备注件（册）页（张）移交部门：（公章）分管领导：接收部门：（公章）分管领导：移交时间：年月日移交人：接收人：16.4.2竣工文件归档流程竣

31、工验收文件归档流程步骤竣工文件归档业务表单竣工文件归档业务表单项目名称：单项工程名称：单项工程编号：移交单位（公章）：接收单位（公章）：移交人：接收人：移交日期：接收日期：竣工文件归档业务表单16.4.3竣工验收文件归档流程竣工验收文件归档流程步骤编号业务活动操作岗位/部门业务表单描述01组织专项验收工作HSE、公司档案室、财务部、审计部02完成消防、环境保护、安全设施、职业病防护设施、档案及竣工决算审计等专项验收HSE、公司档案室、财务部、审计部专项验收报告03组织编制单项总结工程管理部、工程计划部、设计管理部工程验交岗位04完成勘察设计、采购、引进工作、施工、工程总承包、监理、生产准备及试

32、运考核总结勘察设计单位、采购部、设计管理部、承包商、监理单位、工程管理部、生产技术部、设计管理部相关岗位单项总结05组织编写竣工验收报告竣工验收委员会竣工验收报告06收集全套竣工验收文件，整理并移交归档综合管理部工程验交岗位07检查、验收并存档公司档案室档案收集岗建设项目归档文件移交清单16.4.4档案查阅制度及流程档案查阅制度（1）查阅方式分为借阅和借出，本公司员工，因工作需要均可凭有效证件在指定档案查阅地点,登记查阅业务范围内的档案资料，每人每次最多可查阅二卷或一套（特别情况例外）；查阅业务范围以外的档案，按专业的不同性质，需办理查阅手续，经专业档案所属部门领导批准后，方可查阅。如需借出，

33、须经综合管理部档案分管负责人批准，办理借阅手续后方可给予借出复印件,原件任何时候不予借出档案室。若查阅属知识产权保护范围内的各类档案，需经总经理或档案分管领导签批；（2）借阅机密级档案资料，须由本人提出书面申请，经本部门领导和综合管理部档案分管负责人签字后报总经理签批后方可借阅；（3）借阅档案只限借阅者本人使用，不准转借、代借、不准涂改、撕页、不准带回家或公共场所；（4）借阅者应按时归还，借期最长不得超过十五天。确因工作需要过期不能归还时，必须带所借档案资料办理续借手续；逾期不还又不办理续借手续者，每超过一天罚款50-100元，将通知财务部扣除相应工资督促归还。通知其单位领导并取消其借阅资格；

34、（5）外单位查阅一般档案资料，凭单位介绍信，经接待单位负责人签字同意，填写有关登记表。经综合管理部负责人批准后，只许查阅介绍信中所述范围内的档案资料，限在室内指定地点查阅，如需借出使用，须经综合管理部负责人签字同意，方可借出。属公司机密档案和知识产权保护范围内的档案一律不准查阅。（6）借阅者应爱护档案，保持档案资料的完整清洁，不得随意在资料上划线、圈点、涂改、拆卷、剪贴，对于损坏档案、丢失档案、涂改勾划档案者，将按原价的15倍赔偿。要责成本人写出书面材料，根据情节轻重并依法追究其责任。（7）借阅者在查阅保密资料时，必须签订保密协议，并严格履行保密规定。丢失资料的，应交纳技术转让费、工本费等全部

35、费用。对造成失密的将按公司保密制度的规定进行处理。（8）借阅档案资料，一般不准复制，因工作需要对档案内容进行复制时，必须详细填写档案复印登记表，并按需要复制相应的份数。必须经综合管理部负责人批准，并办理相关手续；档案管理人员对摘录、复制的内容认真核对后，出具证明，方能生效。带有密级和比较重要的档案资料不准复制。外单位来我厂索取档案资料时，应持单位介绍信，按规定收取工本费。知识产权范围之内的图纸资料提供时，须与我厂签订技术转让协议后，可按技术转让合同规定提供。（9）归还档案时，要按档案资料的顺序排好，由档案人员当面清点，并按要求填写利用效果。借阅人员调出或调离原单位、出国、离退休时，必须将各类档

36、案资料如数归还档案室，并按规定办理注销手续。（10）员工调离本公司，在调离通知单上应有档案室签字，方能办理离公司手续。档案查阅流程序号借阅人查阅方式审批部门本专业部门负责人非本专业部门负责人档案室负责人总经理/档案室分管领导档案室管理员1本专业借阅登记借阅借出审批登记借出2非本专业借阅审批登记借阅借出审批审批登记借出3外单位借阅审批审批登记借阅说明：1.只允许借出复印件；2.秘级文件须经总经/档案分管理领导审批。档案借阅申请单档案借阅申请单借阅时间：编号：借阅人部室电话号码跨专业借阅是否限制借阅是否借阅期限归还时间档案号档案名称份数/页数正/副本库存份数备注用途：档案室经办人：审批意见部门负责

37、人资料所在部室负责人档案室负责人档案室分管领导主管领导说明：本申请单一式两份，一份申请人持有，一份档案室留存。档案查阅登记表档案查阅登记表序号查阅时间部门查阅人查阅内容档案号/文件编号归还时间档案室经办人备注16.4.5档案验收流程档案验收流程图编号业务活动操作岗位/部门相关表格描述1编制档案验收申请报告，并填报建设项目档案验收申请表公司档案室建设项目档案验收申请表档案管理岗位2进行建设项目档案专项验收，分初步验收和竣工验收两个阶段进行，重点在初步验收阶段。公司档案验收组3组织档案验收。组织验收的建设项目，需将验收结果报集团公司备案。公司档案验收组档案验收报告4组织整改档案验收中提出的问题。凡

38、国家重点建设项目填报国家重点建设项目档案管理登记表。公司档案室档案管理岗位档案验收申请表重大建设项目档案验收申请表项目名称审批（核准）机关立项日期投资规模建设单位建设单位（法人）设计单位主要施工单位主要监理单位计划档案验收日期计划竣工验收日期联系人联系电话地址/邮编电子信箱申请单位自检意见（单位盖章）年月日验收组织单位意见（单位盖章）年月日16.4.6设备随机资料管理流程采购部在确认设备到货时间后，应组织相应的安装单位、监理公司、工程管理部（或业务部室）、档案室、供货商，根据到货具体情况依据验收方案进行外观检验和数量验收。根据合同认真清点验收随机资料，由上述参加各单位共同会签后，采购部填写档案

39、资料交接登记表移交档案室存档。设备随机资料发放清单序号设备名称生产厂家资料内容份数领用单位领用人领用日期备注123456789101112131517181920212216.5档案管理规定（附件）第一章总则第一条为认真做好公司建设类项目档案管理工作，保证工程竣工档案的完整性、准确性和系统性，顺利通过上级档案管理验收，结合公司档案管理的实际情况，特制定本规定。第二条本规定适用于公司所有建设工程项目。第三条项目文件归档的依据SH/Txxxx石油化工建设工程项目竣工验收规定SHxx-xx石油化工工程建设交工技术文件规定DA/T28-xx国家重大建设项目文件归档及档案整理规范GB/Txx2-xx科学

40、技术档案案卷构成的一般要求第四条项目各部门、工程建设承包商、供货商、监理单位及参与公司项目建设的其他单位或个人都应遵守本规定。本规定所称建设类项目档案是指公司所有项目建设从立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理到竣工验收全过程中直接形成的具有保存价值的图纸、图表、照片、录像、录音、光盘、实物等各种载体的文件资料。（一）项目前期文件是工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。包括：环境影响评价文件及其批准文件、项目设立安全评价报告、职业病危害预评价报告及其报批文件、可行性研究报告及批准文件、工艺设计包、总体设计、初步设计及报批文件、施工图设计、招标投标文件、评标

41、记录报告、中标通知书、工程承包合同、协议等。（二）项目竣工文件是项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和项目监理文件组成。1.项目施工文件是项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。2.项目竣工图是项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。3.项目监理文件是监理单位对项目工程进度、质量、安全和建设资金使用等进行控制的文件。（三）项目竣工验收文件是项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。竣工验收文件是建设项目的全面总结，包括竣工验收报告、单项总结（勘察设计总结、采购总结、引进工作总结、施工总结、工程总承包总结、监理总结、生产

42、准备及试运考核）、各专项验收文件和竣工验收鉴定书。第五条建设项目档案是建设项目历程的真实记录，是生产、管理、维护和改建的真实依据和不可再生资源。第二章建设项目档案管理职责第六条公司档案管理职责（一）遵守国家有关法律法规和股份公司档案管理规定，建立健全项目档案管理工作各项规定。（二）负责建设项目从立项审批、招投标、勘察、设计、竣工验收全过程中，直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、照片、录像、录音、光盘、实物等各种载体的文件资料的收集、整理、审查和归档工作，并对施工、监理资料进行检查、指导、验收。（三）负责对建设项目档案工作的统一管理，督促各部门、项目组及时按规定移交归档资料，对档案工作进行指导、监督、检查。（四）与各部门、项目组密切配合，参加建设项目施工交底会、工程质量和进度检查、工程重大设备到货开箱验收、工程竣工验收。（五）负责建立档案工作流程，对建设项目档案资料实行跟踪管理、动态管理，进行开工项目档案管理登记。（六）负责组织各部门、项目组等方面人员，根据档案工作的相关要求进行全面自检，参加上级部门组织的