保险股份有限公司证照管理办法模版.docx

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1、保险股份有限公司证照管理办法（xx版）第一章 总则第一条 为规范管理xxxx保险股份有限公司（以下简称“公司”）各类证照，确保公司的证照管理工作符合工商、税务、质监等相关部门最新监管要求，结合目前公司实际业务情况，特制定xxxx保险股份有限公司证照管理办法（xx版）（以下简称“本办法”）。第二条 公司证照是指总公司、各分支机构在经营行为中所使用的相关证件、执照等，包括保险公司法人许可证（总公司）、经营保险业务许可证（各分支机构）、营业执照、机构信用代码证、开户许可证等从外部取得的证件、执照。第二章 工作内容及管理职责第三条 公司证照管理工作主要内容包括证照的申办、保管、使用、年报、变更、注销、

2、补办、报备、检查、监督等。第四条 证照管理工作的相关职责如下：（一）总公司综合管理部负责证照管理规章制度制定与完善；负责总公司各相关部门、各分支机构证照管理工作指导和监督；负责总公司营业执照正副本原件以及总公司和各分支机构各类证照复印件、扫描件的保管和使用。（二）总公司计划财务中心负责总公司开户许可证、机构信用代码证的申办、变更、保管、使用、注销、补办，并对下辖各分支机构开户许可证、机构信用代码证的管理予以指导、监督、检查。（三）各二级机构负责统筹本机构及下辖机构的证照管理，二级机构行政部按公司证照管理规章制度要求组织二级机构及下辖机构证照申办、变更、保管、使用、注销、补办、检查、监督，明确证

3、照保管责任人，开展证照盘点，定期更新和维护证照信息报表，做好向总公司综合管理部报备工作。第三章 证照的保管第五条 所有证照均应签署证照保管责任书（详见附件1）。证照保管责任人由证照保管部门负责人担任，并由其指定一名正式内勤员工为证照保管人。证照保管责任书一式两份，分别留存于证照保管责任人、证照保管人。第六条 证照保管责任人或证照保管人如有变动，应重新签署证照保管责任书。第七条 如证照保管人因工作调动离开本岗位，应在证照管理责任人的监督下做好证照交接，同时重新签署证照保管责任书。证照保管人调离本岗位，必须在办理完证照交接手续后，人力资源部方可办理调离手续。第八条 证照遗失或者毁坏的，证照保管人应

4、立即向保管部门负责人、行政部门报告情况，总公司各相关部门、各级行政部门应同时汇报总公司综合管理部，并按规定及时向证照颁发部门办理补办手续，公司将视情节严重程度，追究当事人责任。第四章 证照的申办、年报、变更、注销和补办第九条 证照的申办、年报、变更、注销和补办等手续的办理责任部门如下（参见下表）：（一）营业执照统一由行政部门负责办理相关手续，相关部门协助。（二）其他证照的办理责任部门为对口专业部门，相关部门协助。证照名称相关手续办理责任部门保险公司法人许可证总公司综合管理部营业执照、经营保险业务许可证本机构行政部门开户许可证、机构信用代码证本机构财务部门其他证照本机构对口专业部门第十条 新设立

5、分支机构的、分支机构负责人变更的、职场地址变更的、机构撤销的，各级行政部门和相关业务部门应按相关监管机关的要求，在规定期限内办理各类证照的申办、变更、注销等手续（具体流程详见附件2）。第五章 证照的使用第十一条 证照的原件不得随意外借、转交他人保管。除相关监管机关规定必须公开悬挂的证照外，其他证照原件一律集中放置在保险柜内。第十二条 公司相关部门或员工需借用证照原件的，应提报档案查阅申请流程，注明证照的使用期限，报请公司领导审批通过，并在证照原件借用登记表（详见附件3）上登记后方可借用。借用人应严格按照使用期限的约定及时归还证照原件。第十三条 公司相关部门或员工需使用证照复印件的，证照保管人应

6、在证照复印件文字范围内显著位置加盖“再次复印无效”章，注明用途并做好登记。第十四条 公司各类证照均不得伪造、涂改、出租、转让或擅自扫描复印。第六章 证照的报备、检查、监督第十五条 凡因证照问题受到监管部门处罚的，应当在接到监管部门书面正式处罚决定之日向总公司综合管理部、风控合规部报告。报送的材料包括事件整体说明、责任人/经办人说明、处罚通知书扫描件以及其他相关材料。第十六条 证照管理实行月报制度。各机构行政部门应在每月的15日前将经机构负责人签字确认的证照信息月报表（详见附件4）报送总公司综合管理部证照管理员。第十七条 每年6月30日前，在总公司综合管理部的统一指导下，各分支机构行政部门开展营

7、业执照年报工作。第七章 罚则第十八条 各部门、各机构应按照本办法要求履行证照管理相关职责，确保证照管理合规无误。第十九条 如有违反本办法相关情况，公司将依据xxxx保险股份有限公司员工违法违规处罚管理办法（xx发xx187号）、xxxx保险股份有限公司案件责任追究管理办法（xx发xx32号）等有关规定对相关责任人予以处罚，必要时将依法追究相关责任人法律责任。若导致公司经济损失的，按相关法律法规的规定赔偿公司经济损失。第八章 附则第二十条 本办法由总公司综合管理部负责解释与修订。第二十一条 各分支机构应参照本办法制定所在机构证照管理实施细则或管理办法，并做好下辖分支机构证照管理规章制度制定指导工作。第二十二条 本办法自发布之日起施行，xxxx保险股份有限公司证照管理办法（xx版）（xx发xx89号）同时废止。附件：1.证照保管责任书2.证照办理流程图3.证照原件借用登记表4.证照复印件/扫描件借用登记表5.证照信息月报表