人事档案管理.ppt

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1、人事档案管理省档案局教育处赵冬梅人事档案人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励等方面的原始记录。是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。2一、人事档案管理的特殊性v 991年中组部、国家档案局制定的干部档案工作条例第四条规定“干部档案工作，在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由干部主管部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。”v 1992

2、年企业职工档案管理工作规定第三条规定“企业职工档案工作，在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由劳动主管部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。”从上述规定来看，人事档案的管理工作是采取条块结合的档案工作管理体制，作为条的人事主管部门负责平时具体的人事档案工作的领导与指导，作为块的档案行政管理部门则在最终起着宏观管理、监督指导和协调作用。3v人事档案的具体管理者不同于其他类型档案管理者的特殊性在于，传统上视为档案部门的档案馆、档案室除了接收和保管记录对象已经死亡的干部、职工档案外，一般不直接管理人事档案。4v干部档案工作条例第六条规定干部档案管理实行集中统

3、一和分级负责的管理体制。县以上（含县）机关、单位的干部档案要按照干部管理权限集中统一管理；县以下机关、单位的干部档案实行由县委组织部集中管理，或由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理。不具备保管条件或档案很少的单位，其干部档案由上一级单位管理。干部档案被纳入综合档案室管理的单位，其干部档案要固定专人管理，业务工作要接受本单位组织人事部门的领导和上级有关业务部门的检查指导。5v企业职工档案管理工作规定第五条规定职工档案由所在企业的劳动（组织人事）职能机构管理。实行档案综合管理的企业单位，档案综合管理部门应设专人管理职工档案。6v 为了妥善管理没有在国有单位工作或学习的人员即流动人员的人事档案，

4、1996年中组部、人事部制定的流动人员人事档案管理暂行规定第四条规定流动人员人事档案管理机构为县以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构，其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案；严禁个人保管他人人事档案。“v 该暂行规定第六条规定尚未建立人才流动服务机构的地区，流动人员人事档案仍由原人事档案管理单位管理。7二、明确人事档案所有权和使用权由于人事档案的内容记载着公民个人的情况，而其实体由各单位人事主管部门进行管理，人事档案的记载内容和管理者存在着不一致，故长期以来人们在人事档案的所有权问题上有着不同程度的模糊认识。有的认为人事档案属于公民个人所有，有的认为属国家所有，有

5、的认为属于国家或单位所有。8三、人事档案的开放性问题开放不是无条件的绝对开放，人事档案有其特殊的一面，人事档案部分内容涉及国家机密，也有部分内容可能关系到个人隐私。9人事档案公开的理论依据v1、理论基础公民知情权v2、法律依据宪法（第2条）v3、法规保障政府信息公开条例（第33条）10人事档案公开的现实依据v1、国外先例v2、国内试点v3、现实要求11四、现行的人事档案管理自身存在的问题（一）现行人事档案管理的分散性问题。（二）在计划经济背景下产生的人事档案管理过多的注重保管而对人事档案的开发利用却相对较为不足。（三）人事记录材料的收集、补充没有形成制度化，对材料的评价也没有具体标准。12内容

6、上，立卷不够规范，案卷质量不高 1、档案材料内容填写前后不一。（“三龄一历”年龄、工龄、党龄、学历）2、档案用纸规格不一。3、材料归类不准确。4、档案材料短缺。13人事档案管理人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。14人事档案管理部门的职责v 1、保管人事档案，为国家积累档案史料；v 2、收集、鉴定和整理人事档案材料；v 3、办理人事档案的查阅、借用和转递；v 4、登记员工的职务、工资和工作变动情况；v 5、为组织、人事工作提供人才信息；v 6、做好人事档案的安全、保密、保护工作；v 7、定期向档案馆（室）移交死亡员工的档案。15管理目的v第一，保守档案机密

7、。v第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。v第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。16人事档案保管制度的基本内容1、材料收集补充制度2、材料鉴别归档制度3、整理工作制度4、保管与保护制度5、转递制度6、提供利用制度7、保密制度8、检查核对制度17干部人事档案资料收集补充制度1、按照中组部干部人事档案资料收集归档规定等文件要求，注意跟踪形成干部人事档案材料的信息，及时将反映干部的德、能、勤、绩、廉等方面的正式材料收集归档，不断充实档案内容。2、建立、完善有与干部人事档案材料形成部门（单位）的联系制度和材料收集网

8、络。主动争得各部门（单位）的工作配合，对应收集归档的资料要做到应收尽收、及时归档。183、收集补充的档案材料必须是办理完毕的正式材料，内容真实，文字清楚，手续完备，规格一致（16开纸)，严禁将复印材料及使用圆珠笔、铅笔或红色、纯蓝色墨水及复写纸书写的材料收集归档。凡属手续不完备、不符合归档要求的材料一律退回材料形成部门，限期重新补报。4、档案材料形成部门要认真按照干部人事档案资料收集归档范围的要求，将形成的干部人事档案材料及时报送干部人事档案管理部门。任何组织的个人不得以任何理由积压或滞留档案材料。19干部人事档案材料鉴别归档制度v1、认真审查、鉴别收集的干部人事档案材料，将符合归档要求的材料

9、及时归入干部档案。2、对经鉴别内容不完整，来源、时间不明，字迹模糊不清，打印书写不规范，手续不完备等不符合要求的材料不接收、不归档，并限期更换或待补办完手续后再归入档案。203、对犯有严重错误或涉及其他重大问题的干部，经党组织审查，做出处理结论后形成的正式材料可归档，在未做出结论之前不得归档。4、经鉴别，对不属于归档、须从干部人事档案中撤出的材料，必须登记造册，经领导审核后销毁或转有关单位和部门。5、任何人不得从干部档案中撤出应归档的材料，对违反规定者，要追究责任，严肃处理。21干部人事档案整理工作制度1、整理干部人事档案，必须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清晰并与内容分类相一致、装订

10、整齐，使档案达到完整真实、条理规范、精练实用的要求。2、整理档案时，不得私自涂改、抽取或伪造档案材料；对按规定需剔出的档案材料，必须先登记，报送主管领导审批后再行处理。223、整理过程中，要严格档案材料的管理，防止档案材料丢失和泄露干部档案内容。4、坚持经常整理与集中整理相结合，普遍整理与个别整理相结合，使档案内容保持完整规范。23干部人事档案保管与保护制度1、严格按照干部档案工作条例等文件要求，建立坚固并符合防火、防潮、防盗、防蛀、防尘、防高温标准的专用档案库房。做到库房、阅档室、办公室三室分开，配置铁质档案柜和相关的档案管理工具。2、档案库房内的空调、加湿、去湿、杀菌、灭火等各项设施要齐全

11、，库房和档案柜、架要指定专人管理，经常检查。（案例1、2）243、库房内要保持清洁，温度控制在14 24，相对湿度控制在45%65%。严禁放置易燃易爆等妨碍档案安全的物品，注意发现和排除有碍档案安全的一切隐患。4、库房内要设有各项应急措施，档案管理人员熟练掌握救护设备的使用方法，保证在突发事件或紧急情况下，及时、有效的抢救档案并将档案运送到安全地点。25干部人事档案转递制度v 1、干部人事档案管理部门在接到干部任免、商调通知后，要及时将干部人事档案转给新的干部主管部门。v 2、转出档案时，要认真清点档案全部材料，按规定装订，不得扣留材料或分批转出；档案转出后，要注销名册。接收档案单位可拒收材料

12、不全或整理不合格的档案。263、转递档案必须按统一规定的“干部档案转递通知单”所列项目，详细登记和进行严密包封，由机要转递或组织人事部门派专人送取，不准邮寄，严禁交干部本人自带。4、接收干部人事档案单位在对所接受的干部人事档案认真核对无误后，尽快将签名盖章的回执退回。发现档案中缺少材料，要及时催发；发现转递的档案材料存在手续不健全等问题，可将档案材料退回。转出单位应尽快补齐，并在限定的时限内转给接收单位。27v 5、转出单位对逾期一个月未退回执者应及时催要，以防档案丢失。v 6、干部管理部门发出调动、任免通知时必须同时抄送干部档案管理部门，以便及时更新干部职务变动信息和转递档案。v 7、档案转

13、出或转入要及时登记，作到干部职务、工作变动了，其档案也随之及时变动和转递。28干部人事档案提供利用制度v1、严格按阅档规定来确定是否提供利用和提供所需材料。v2、查阅干部人事档案时，利用单位必须派二名以上中共党员干部，持查阅干部档案审批表和工作证，到干部人事档案管理部门办理查阅手续。对持行政介绍信或调查证明材料介绍信查阅档案者，干部人事档案管理部门不予受理。29v3、阅档人必须严格遵守安全保密制度和阅档规定，严禁抽取和撤换档案材料；严禁折叠、批注、拆卸、涂改、圈划；严禁边喝水边阅档；严禁在档案室内吸烟。违者一律追究责任，严肃处理。v4、不得擅自拍摄、复制档案内容，对于却因工作需要利用档案材料取

14、证的，必须经过干部档案处（科）负责人审批后方可复制提供。305、干部人事档案原则上不外借，确因工作需要必须借出使用时须申报理由，经主管部门负责人审批同意，方可借阅。借用部门要指定专人专柜保管，不得擅自转借他人。借阅期限最长为二周，如需延长，必须办理延期借阅手续。档案送还后，要认真核对并登记，发现问题，及时报告，提出处理意见。6、任何个人不得查阅本人及其亲属档案。31干部人事档案保密制度v 1、非档案管理人员一律不准进入干部人事档案库房。2、档案管理工作人员要严格遵守保密法、档案法和干部档案工作条例，增强保密意识，严守干部人事档案工作机密。在私人交往、通信、日常言谈中，不准涉及干部人事档案中的内

15、容，不准向亲属、子女、朋友等泄露干部人事档案内容，不准携带干部人事档案或档案材料参观游览、探亲访友或出入公共场所，不准将干部人事档案带回家中，不准用电话提供有关干部的全面情况和涉及干部的政治历史或其他重要问题的内容。32v 3、严禁任何人私自保存他人档案，对伪造、涂改、销毁档案材料和利用档案材料营私舞弊等违反有关法律、法规规定者，应视情节轻重，予以严肃处理。v 4、任何人不得擅自销毁干部档案材料。对剔出的干部人事档案材料，认真登记备查，经领导批准后方可销毁。销毁时应到指定地点并派两名以上工作人员进行监销。33干部人事档案检查核对制度v 1、定期对所保管的人事档案数量、归档材料进行检查核对，做到

16、库册一致，数目清楚，账档相符。v 2、坚持每季度对所保管的干部人事档案进行一次核对，及时发现解决问题。v 3、每半年对收集、归档、转出的档案材料以及提供利用等方面的情况进行核对统计，注意从统计数据中发现和解决问题。34职工上访投诉的主要问题v 1、管理人员失职，个人历史被“蒸发”v 2、信息失真，个人历史被“改写”v 3、自动“弃档”，个人历史被“遗弃”v 4、强行“扣档”，个人历史被“购销”v 5、自行“建档”，个人历史被“克隆”v 6、擅自“带档”，个人历史变成“问题”v 7、不建档案，职工权益难保障v 8、不提供档案，职工知情权被剥夺 35档案信访工作的基本特点v1、涉及档案的来访数量不

17、断增加，各地信访工作发展不平衡。v2、信访当事人趋于多元化，以弱势群体为主。v3、信访内容趋于复杂化。既有维权类，又有监督类。v4、信访形式趋于多样化。除了个人的来信来访，越级上访、重复上访数量增加。36档案信访案件数量上升的原因v 1、相对于诉讼、仲裁等救济途径，信访是一种低成本的选择。v 2、人民群众不断增强却朦胧的法律意识影响着档案上访。v 3、社会处于转型期，出现了一些新的问题。v 4、个别档案信访工作人员素质不高。v 5、部分档案行政管理部门执法不到位。37档案丢失的解决途径根据中华人民共和国劳动法、中华人民共和国企业劳动争议处理条例和人事部人事争议处理暂行规定，因人事档案丢失产生的

18、争议不属于上述法律法规规章规定的受案范围，不能通过劳动争议仲裁或人事争议仲裁的途径解决。这种因档案保存单位的过错导致档案丢失进而给当事人造成的损失属于民法上的过错责任，应当通过民事诉讼的途径解决。38v哈尔滨市、齐齐哈尔市出台了企业职工档案丢失损毁补办认定办法39哈尔滨市企业职工档案丢失损毁补办认定办法v 第三条市劳动和社会保障行政主管部门（以下简称劳动保障部门）负责市区内企业职工档案丢失、损毁补办认定工作。县（市）劳动保障部门负责辖区内企业职工档案丢失、损毁补办认定工作。人事、民政、公安等部门应当根据职责权限协助做好企业职工档案丢失、损毁补办认定工作。企业职工档案丢失、损毁补办认定工作，接受

19、档案行政管理部门的指导和监督。40v 第五条企业职工档案中的下列材料丢失、损毁，可以申请办理补办认定手续：（一）招收、分配和安置材料；（二）知识青年上山下乡登记材料；（三）学历和岗位技能（职称）材料；（四）档案工资材料；（五）调转中形成的人事、工资介绍信和社会保险关系材料；（六）企业与职工签订的劳动合同书和终止、解除劳动合同备案材料。41v第六条企业职工档案丢失、损毁，由对档案丢失、损毁负有责任的单位（以下简称责任单位）向所在市或者县（市）劳动保障部门申请办理补办认定手续。v第七条因企业职工自身原因造成档案丢失、损毁的，不予办理补办认定手续。42v第十一条经劳动保障部门认定的补办材料与原档案具有同等的法律效力。v第十四条企业职工档案丢失、损毁，责任单位不履行申请办理补办认定义务的，由档案行政管理部门依据档案管理的有关规定进行处罚。43谢谢！联系方式：办公室电话：87701813手机：13796148958