服装公司质量程序文件文件与资料控制程序.docx

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1、 服装公司质量程序文件:文件与资料控制程序_物业经理人 来源自 物业经理人 1.目的 对公司全部的文件和资料进展掌握，确保相关部门和人员能够得到并使用文件的有效版本，防止文件的流失、泄密。 2.适用范围 本程序适用于与公司有关的全部文件与资料。 3.职责 3.1总经办是文件与资料掌握的治理部门。 3.2各部门负责相关文件的编制和对接收之文件与资料的保管与维护及其使用前的培训。 4.定义 4.1受控文件：维持本公司质量治理体系运作，相关部门必需遵照执行的文件。受控文件在发放之前由总经办盖受控章识别，发放和回收时均应办理登记手续。 4.1.1用于指导本公司质量体系运行及操作的指导性文件，分四级：

2、a.一级文件：质量手册; b.二级文件：程序文件; c.三级文件：作业文件(作业规程、检验标准、治理方法、责权利书等); d.四级文件：质量记录格式。 4.1.2外来文件：包括行业、地区、国家、国际标准;客户供应的技术文件、图纸;国家公布的有关政策、法规。 4.2非受控文件:质量文件的参考资料或与产品品质无直接关系的文件。分发及回收时办理登记手续，修订时可不作版本掌握，废止后按规定回收销毁。 a.部门治理文件; b.公司级治理文件：内容涉及多个部门，需由多个部门协调协作才能完成某项业务并以公司名义发出的文件。 5.工作程序(附流程图) 5.1文件与资料的编制、批准 5.1.1质量手册和程序文件

3、由总经理指派专人编制，其它文件与资料由各相关职能部门编制。 5.1.2文件与资料审批： 文件类型文件名称初审核准 受控文件质量手册、程序文件治理者代表总经理 作业文件、质量记录部门主管治理者代表 非受控文件部门治理文件部门主管总经办 公司级治理文件总经办总经理 5.2文件与资料的编号、版本号、修改状态号规章 5.2.1文件版本号用大写英文字母A、B、C依次排序。 5.2.2文件修改状态号用阿拉伯数字0、1、2、3表示。 5.2.3文件与资料编号规章： 质量手册： S-QM-XX 流水号 质量手册 公司 程序文件： S-QP-XX 流水号 程序文件 公司 作业文件： S QW XX 流水号 作业

4、文件 质量记录: AA-BB - XX 流水号 岗位编号 部门编号 其它文件与资料: S- AA- BB- XX-CC 流水号 年度末二位数 岗位编号 部门编号 公司 部门编号： 总经办01业务部02设计部03财务部04人事行政部05 企管部06公宣部07电脑部08设备部09进展规划部10 质管部11工厂部12绸庄部30 5.3文件与资料的公布 5.3.1经批准的质量手册、程序文件、作业文件、质量记录表统一由文控员编目，并负责填制受控文件清单，报治理者代表审批发放。 5.3.2部门内部治理文件发放前，必需报总经理备案。 5.3.3全部经批准的文件与资料均由文控员负责发放，并必需在文件收发登记表

5、上签字。 5.3.4发放的受控文件在封面盖受控章。 5.4文件与资料的修改和作废 5.4.1每年年底对质量手册、程序文件、作业文件的有效性进展评审，必要时可以作出修改。 5.4.2文件的修改，由申请修改的部门填写文件修订申请表，报总经办核准批，转相关职能部门草拟修订内容，递交原审批部门负责人审批。 5.4.3形成文件的根本条件发生重大变化，因而需进展大幅度修改时，由原编制部门进展换版，原文件收回作废。 5.4.4经审批后的文件修订申请表由总经办保存，并执行5.3。 5.5文件与资料的存档、销毁。 5.5.1已发行的文件与资料的原稿(正本)，均由文控员列册存档，保存的原版文件加盖原版文件章。 5

6、.5.来源自 物业经理人 来源自 物业经理人 2各类表单、记录由相关部门或指定人员按规定保存期限存档，保存期终止时交文控员按规定程序销毁。 5.5.3现场使用的文件可置于现场，非现场使用的文件由使用部门集中保管。 5.5.4已作废的文件和资料由总经办文控员负责收回，收回的失效文件需加盖作废章。 5.5.5收回的失效文件资料和过期表单、记录积存时间已到达销毁时限的规定时，由文控员填写文件记录销毁申请单，经治理者代表批准后按规定程序销毁。 5.6文件与资料的使用和更新 5.6.1颁发有效版本文件时，必需同时回收失效文件，回收数量是原颁发数量，并登记文件收发登记表。 5.6.2确有保存需要的文件，由

7、使用人员填写文件留用申请单经部门主管同意，总经办批准、备案后，在保存的失效版本上加盖参考使用章，作为特别状况留用。 5.6.3文件使用部门因文件丧失、损坏、缺页等，可以用书面方式向总经办申请，由文控员核实并对责任人按制度惩罚后，予以补发。 5.6.4文件补发程序同5.3.3-5.3.4。 5.6.5总经办资料室需预备一套文件与资料的副本，并加盖副本章。由文控员负责版本或修改版的准时更新。 5.6.6 总经办每年6月、12月底或文件专管人离职时，依据文件收发登记表、 受控文件清单核查现场使用的文件与资料是否完整、有效。 5.7外来文件的掌握 5.7.1总经办应将外来文件登录于外来文件管制表，并视

8、类别填写送阅单，在文件上加盖受控章，分送给需要部门传阅，按规定时间准时回收。 5.7.2国家法律、法规、行业标准以及可能影响公司整体作业的外来文件，总经办需列册存档。 5.7.3外来文件由责任部门(使用部门)受控使用后，交总经办文控员存档。 5.7.4总经办文控员每年至少全面核查一次被本公司利用的外来文件的版本变化状况，如有版本升级、变更等状况，需填写外来文件变更报告表，报请治理者代表批准后猎取，并根据5.7.1-5.7.3治理。 5.8文件的对外掌握 5.8.1一切文件(含受控文件和非受控文件)须严格遵守XX公司保密规定，未经总经理批准不得外发、外传、外借，不得查阅、复制、抄录。 5.8.2经批准可外发的文件，根据5.3.3执行。 6.相关文件 6.1质量记录掌握程序 6.2XX公司保密规定 7.记录 7.1 文件修订申请单 7.2 文件收发登记表 7.3 受控文件清单 7.4 文件记录销毁申请单 7.5 文件留用申请单 7.6 外来文件管制表 7.7外来文件变更报告表来源自 物业经理人