浅谈高校OA系统建设初期的若干问_省略__基于福建教育学院办公自动化实践_张敏.docx

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1、 浅谈高校 OA系统建设初期的若干问题及对策 基于福建教育学院办公自动化实践 张敏 (福建教育学院，福建福州 350025) 摘要 :随着信息技术的快速发展，办公自动化己逐渐普及。很多高校在办公自动化建设取得 很大进展，同时也暴露出很多问题。文章分析了实施 0A系统中常见的问题，并提出了一些对策。 关键词 :办公自动化 ;0A;问题 ;对策 中图分类号 :G640 文献标识码 :A 文章编号： 1673-9884(2012)06-0117-03 当前信息技术发展迅猛，计算机技术、网络通讯 技术和数据库技术三大核心技术不断走向成熟， 0A (即 Office Automation， 办公自动化

2、） 已日趋普及。 _校 作为一个特别的机构，设立的部门比较多，并且各部 门的办公地点通常比较分散，因此，旧的办公方式下 的学校的信息共享不充分、公共信息传达效率低、公 文流转速度慢等问题比较突出。为了充分利用信息资 源，加速部门之间的公文流转，提高工作效率，实现 0A办公成为了学校发展的必然趋势。作为一项新生 事物，对于那些已经习惯了传统办公的广大职工来 说， 0A办公从接受、适应到熟悉还需要一个过程。 一、高校 0A办公的优势 福建教育学院从 2010年实施 0A办公以来，取 得了良好的效果，主要表现为以下几个方面： 1. 提高工作效率 使用 0A系统后，学校内外部的公文流转、会议 通知、车

3、辆管理等均采用网络起草、传阅、审批、会签、 归档等事先定义好的工作流流转方式，办事人员不用 再拿着各种文件、申请、票据为了审批、签字，奔走于 校领导、各个职能部门之间。使用 0A办公后，工作人 员只要登录0A系统，按需要新建相应的工作流，办 理完毕后选择转交一下步，选择要转交的人员，点击 确认即可。在使用0A过程中，新的文件，公告，邮件， 工作流等信息发送到时，系统就会及时弹出一个对话 框，提醒用户有待处理的信息。这样使用起来方便、快 捷，减少了工作中的复杂环节，给学校的管理工作注 入了生机和活力，也大大地提高了工作效率。 2. 降低办公成本 学校通过 0A系统发布信息，会议通知，日程安 排等

4、，可大大节省了在打印、复印、电话、传真和办公 用纸等方面的费用。工作人员将自己需要的文件保存 到个人文件柜里，随时查阅，省去了找部门秘书要院 文并复印的麻烦，这样既节约了纸张、存放空间，又可 随时随地地翻阅。 3. 规范工作流程 0A系统工作流的功能机动灵活，提供了控件、 表单、流程图等视图方式。系统管理员可以通过参数 的设置制作出各种符合本校实际需要的工作流，如发 文审批、用车申请、办公用品申购、开通上网认证帐 号、网络故障报修等多种工作流。工作流在执行过程 中，有权限的用户可以查看到整个工作流的情况，包 括办理时间、处理意见、完成进度等。工作流完成后， 会生成具有正式效力的文件或者处理结果

5、。我院的发 文审批流程如图 1所示，从拟稿部门拟稿、签字，到院 办机要秘书整理归档文件，共有 11个步骤。通过执行 工作流，规范了工作流程，从而避免了 过去可能出现 的发文程序不完善，审核不严格的问题。同时，规范好 的工作流也进一步明确了校内各部门的工作分工和 管理职责，及时找出延误处理的症结，最大限度减少 了职能部门不作为，互相之间的扯皮和推诿的现象， 加快办事进度。 图 1福建教育学院发文审批工作流程图 二、高校实施 0A系统存在的问题 1. 管理问题 不少高校己陆续购买了 0A系统，但办公自动化 收稿日期 :2012-10-26 作者简介：张敏 （ 1975-)，女 ，福建福州人，福建教

6、育学院网络管理中心助理 研究黃 ，硕 士。 建设效果不佳。之所以这样，主要不是资金、技术问 题，而是一个管理问题。现在高校管理层缺乏既懂信 息技术，又懂得管理的领导人才，而网络管理中心不 具备行政管理职能。这就 需要管理部门和技术部门有 效配合和统一，但是由于两个部门职能差异太大，联 合管理建设时沟通协商有一定困难，导致 OA系统的 应用和实际管理需要相脱节，无法满足日常办公和管 理的需求。 有的高校成立了专门办公自动化建设领导小组， 由某位校级领导任组长，校办公室，网管中心等部门 的领导作为成员，对学校的办公自动化建设进行统一 规划。在这种管理体制下，委员会的成员容易受到本 部门日常工作的影

7、响，常常出现 “ 办不从心 ” 的情况。 1. 软件问题 从办公自动化软件开发来说 ，一 方面，从购买到 全面推广一般需要两三年的时间。在这段时 间内，用 户的需求可能己经发生了改变，办公自动化软件的功 能常常不能满足当前的需求。另一方面，在办公自动 化软件开发过程中，公司也不可能把所有的情况都考 虑到，在软件的使用过程中，存在的问题才会逐渐显 现出来。 当今的高校办公自动化系统一般是利用数据库 和操作系统提供的安全机制对用户的权限进行设置。 在网络的连接处安装防火墙，对重要的数据采用加密 技术 ;在用户的电脑里安装杀病毒软件。对于处理机 密、甚至绝秘信息的办公自动化系统而言，这些安全 措施还

8、远远不够，系统还是很容易被病毒或黑客入 侵，学校内部传输的数据很容易被截取、篡改。 1 2. 工作人员问题 办公自动化是一门应用学科和技术，离开了应 用，办公自动化就毫无价值。很多高校虽然结合工作 实际推出了很多办公自动化的应用，但是一些工作人 员对传统的办公方式有很强的依赖性，对办公自动化 的目的和意义认识不到位，有畏难情绪，不愿意主动 学习，这很大程度地阻碍了 OA系统的推广应用。 在推广 OA系统中，很多工作人员由于认识不到 位，有应付思想，这也给很大程度地阻碍了 OA系统 的推广。在调研中我们发现，有的工作人员没养成及 时登录系统收文，看通知的习惯，有些甚至几个月 都 不开机，工作流长

9、期处于待办状态，流程无法流转。等 有人催办时，就随意操作，直接导致工作程序混乱，严 重地影响了办事效率。 3. 推广问题 目前我国大部分高校在推广 OA系统时，只是停 留在公文浏览，通知公告、收发邮件等低级阶段，这些 应用完全可以通过学校网站，等方式得到，工作 人员没有充分体验到 OA系统所带来的提高办公效 率和质量的好处，导致在行为上排斥办公自动化。 2 有些高校在推广办公自动化时追求多而全，希望 通过 OA系统解决单位的所有问题。这样导致系统过 于复杂，工作人员进入 OA系统之后无所适从。在推 广 OA系统初期，有的单位希望所有需要审批的工作 都转换成工作流在 OA系统中实现，即使这些审批

10、不 适合在工作流中流转，比如 “ 录相拍摄申请工作流 ” ， 常常因拍摄时间，地点要改动，同一个工作流在申请 部门，师训处，教学保障科之间频繁回退、反复流转； 又因教学保障科的同志常常要在礼堂、多媒体教室中 调设备，要外出拍摄，无法总是坐在办公室里等着处 理工作流，在这种情况下还要进行工作流流转，只会 徒有 “ 自动化 “ 的形式，反而增加了工作量。 三、高校实施 OA系统初期存在问题所采取的对 策 1. 领导高度重视，各部门协调配合 办公 自动化建设中，领导重视是关键。办公自动 化是一项繁杂的系统工程，需要领导落实必要的经 费，需要在机构、人员上给予切实的支持，需要进行相 关管理制度的制订和

11、执行。在办公自动化推广过程中 会遇到很多问题，这时，办公自动化建设的成功与否， 就与领导的决心和重视程度有很大的关系。领导如果 不重视，办公自动化建设就无法实现。 为加强对办公自动化建设的组织领导，学校可成 立办公室自动化建设领导小组，由校领导任组长，各 处室及直属单位负责人为成员，办公室和网管中心具 体牵头和协调，使办公自动化建设的实施与推动具有 强有力 的组织保障。在实施办公自动化建设的初期， 校领导可以制度规章制度要求系统的使用，采取断然 措施，切断非必要的传统纸质信息流转形式。 办公自动化的建设，需要学校各部门通力协作， 全体工作人员共同参与才能顺利进行。 OA系统的最 大特点就是信息

12、传递方便快捷，工作流流转及时高 效。只有学校各部门的积极配合， OA系统的这个优 势才能得到充分发挥。 2. 加大宣传和培训力度，提高办公人员素质 传统的办公方式已经运行几十年，一下子改变 确实会在一部分工作人员之间产生抵触情绪。为了 更好地进行办公自动化建设，必需做好适当的宣传 工作。 3只有让工作人员真正明白办公自动化的重要 性，让大家转变观念、统一认识，才能确保 OA系统的 有效使用和办公自动化工作的有序发展。 要建设好办公自动化，必须要加强 OA系统的培 训工作，让所有的工作人员都掌握 OA系统的操作。 在 OA系统中，不同的用户有不同的权限，只有每个 用户充分了解了自己的权限和 OA

13、系统的使用方法， 才能够提高整个 OA系统的工作效率。 OA系统的培 训，应对不同的用户进行有针对性的培训工作，同时 编写相应的使用指南。对学校领导的培训，可以针对 其工作特点，以单独培训为主。对学校各部门 的培训， 应先做好部门负责人和信息管理员的培训，然后由他 们组织本部门的工作人员培训。 4 在培训过程中，要采用理论、实例讲解和上机操 作相结合的方式。培训内容除了 OA系统操作以外， 还要包括信息安全、保密等方面的知识。培训结束后， 可对工作人员进行考核，颁发证书。在办公自动化建 设成熟时，实现持证上岗。通过培训，使工作人员对办 公自动化有更深的认识，尽快地实现了办公手段的更 新，提高了

14、工作效率。 3. 软件问题 在 OA系统的使用过程中， OA系统存在的问题 逐渐显现出来 。一 方面，我们要对其进行升级或改造， 需要学校加大投入，实现软件的二次开发。另一方面， 0A系统的使用过程中遇到一些技术性的问题和故 障，需要有专业的技术人员及时处理。这就需要加强 对办公自动化专门人才的培养，能够及时排除故障， 主动开发挖掘新功能。 为了确保办公自动化系统安全可靠地运行，防止 学校内部的信息被恶意修改、甚至外泄，需要制定系 统安全的具体管理制度，对办公自动化系统中的信息 划分涉密等级，执行有关的访问权限。要求机密信息 不能在系统里加工、存储和传递。对工作流重要的节 点，实现数字 签名的

15、技术。作为办公自动化系统的工 作人员要注意对重要的文件和数据要定时备份，对个 人电脑采取防护措施，定期进行维护，发现异常及时 请专业技术人员检查排除。 4. 系统推广要先易后难、分步实施 促进单位领导带头使用 。一 个单位的办公自动化 建设往往呈现为 “ 一把手工程 ” ，如果单位领导带头使 用，0A系统就会迅速地应用起来；如果领导不使用， 那么无论网管中心如何努力，系统的推广也缺乏力 度。为了促使单位领导使用，可以为领导提供最关心、 最迫切的应用，同时在 0A中设一些审批用语，领导 只要通过鼠标就可进行审批，也可以为领 导配备手写 板完成公文的审批。 强化应用。系统推广的关键在于要尽快运作起

16、 来。只有让全体工作人员尽快地使用 0A系统，让大 家不怕麻烦，才能提高 0A系统操作技能。在使用过 程中，遇到问题要多咨询，有好的经验要多推广。在系 统实施过程中，还可将系统和手机短信绑定起来，系 统接收到重要的通知和工作流时，手机就提醒 “ 您 ” 去 使用 0A系统。 现场值守，及时解决问题：在 0A系统推广的过 程中，或多或少都会出现这样那样的问题。如果这些 问题没有得到及时的回复、解决，便可能出现一些负 面声音，影响用户使用信心，这样也会对领导产生很 大的压力，影响 0A系统建设的推进。因此，这些问题 必须及时地削除在萌芽中。 先易后难、分步实施。有些单位 0A系统投入比 较大，在系

17、统实施初期追求多而全。为了 0A系统建 设顺利进行，务必要先选择一些常用的、非常必要的 功能和一些简单的工作流作为初期推广的功能。如学 校的公告、邮件、工作日志、投票管理、网络故障报修 等功能。在使用过程中，网管中心可以收集使用意见 进一步完善系统。还可以结合日常使用中常常出现的 问题进行讲解，制作成系统服务指南，下发到各个部 门， 使每个人都能很好地掌握系统的使用。等信息水 平参差不齐的大多数员工都能从容、熟练地掌握了这 些功能，再将复杂一些的功能进行释放使用。只有先 易后难、分步实施，才能让初始用户不会因太多的陌 生、复杂的功能模块而本能地抵触0A系统，影响 0A 系统的建设。 参考文献：

18、 1 张毅君 .高校办公自动化的现状与对策 J. 2012(4)： 157-160. 2 植宝 .浅谈高校办公自动化建设 J.高等教 育， 2012(3) :161. 3 彭娅莉，彭丽，武汉海事办公自动化的应用与 管理 J.软件导刊， 2012(6) :64-66. 4宇永亮 .王庄煤矿 0A系统推广应用经验探 讨 J煤， 2010(7): 104-105 Some Problems at the Initial Stage of the Construction of the Universi- tys OA System and Countermeasures - Based on the

19、 office automation practice of Fujian Institute of Education ZHANG Min (Fujian Institute of Education, Fuzhou 350025, China) Abstract： With the rapid development of information technology, office automation has gradually become popular. Many universities have made great progress in the office automation construction, but there appear a lot of problems at the same time. This thesis has analyzed the common problems existing in the implementation of the OAS, and put forward some countermeasures. Key words： office automation; OA； problems; countermeasures