2022总经办秘书岗位职责.docx

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1、2022总经办秘书岗位职责总经办秘书岗位职责11、 帮助总经理起草酒店综合性的业务报告、工作安排、备忘录、规章制度等；2、 参与由总经理组织召开的行政例会（有的酒店也称之为早会或例会）、财务会议以及其它会议，做好会议记录，了解各项确定的执行状况并刚好反馈信息；3、 帮助总经理做好日常来访接待、来函等状况处理；4、 负责总经理的日常电话转接，尽可能地削减外界对总经理工作不必要的打搅；5、 负责各种会议记要、备忘录及其它文件的整理、打印、分发、归档、保管等工作；负责酒店内其它部门或者外界报送总经理的各种会议记要、备忘录及其它文件和信函的呈送、处理、归档等工作；6、 负责酒店介绍信、印章的保管和监督

2、运用，负责与外单位联系，办理各类许可证和归档保管工作；7、 负责搞好总经理的日常工作支配，如会议、工作约会、宴请等；8、 负责总经理办公室设备保管、维护正常运行等；9、 负责总经理出差前以及出差后的工作处理（借款、日程支配、酒店预定、车辆接送、礼品打算、电话联系、车旅费报销等）；10、 完成总经理临时交给的其它工作。总经理秘书要胜任其工作职责，须要具备学问、技能和素养：1、 应具备较高的文化程度，因为良好的教化背景使人在看待问题，处理问题时会更加理性和全面，同时具有较强的学习新学问的实力；2、 熟识酒店各部门及其运作程序，驾驭酒店的各项规章制度，对酒店的经营（如客房数量、房价、餐厅营业时间和电

3、脑信息系统等）以及软件（酒店的目标、经营思想、服务理念等）状况要了如指掌，以便更好地帮助总经理完成各部门的协调管理以及对外联络沟通的工作，使工作更有效率；3、 娴熟驾驭中、英文文字处理技能，娴熟操作各种办公室自动化设备，如计算机、打印机、传真机、复印机等；4、 具备较强的对内、对外的沟通实力，使总经理的各项指示、安排、意愿得以贯彻和执行；5、 能严守机密、克尽职守、吃苦耐劳，具有团队精神，忠实于自己所服务的组织，与各部门的管理人员以及酒店相关的企业、团体和政府职能部门保持良好的合作关系。总经理秘书的工作任务特别繁多而且要求细微环节化，因此稍有疏忽哪怕是工作效率稍低一些，就不仅会影响自己的秘书工

4、作，而且会影响总经理的工作，甚至影响酒店企业的形象与运营等等。那么如何做好总经理秘书的工作并搞其效率呢？专家指出有五种方法，值得借鉴：1、 工作标准化，即把工作惯例化或日常化。也就是说，假如没有特别状况，尽量在每个工作日的同一时间段内，做同样或同样性质的工作。假如秘书能把自己更多的工作任务标准化，就能在有限的时间内完成更多的工作，或者有更多的剩余时间完成其它临时性工作。2、 在同一时间段内做类似的工作。如在同一时间段内往拨打电话，把须要复印的文件积攒在一起，然后去复印等，这样，既可以节约时间，也可以提高工作效率或质量。3、 重新安排工作。如紧急各重要的工作，先办理紧急的事情；重要和不紧急的工作

5、，先做重要的工作；不重要和不紧急的.工作，可以另找时间做，或者找他人做；自己不擅长的工作，而且该工作也不保密，可以与别人交换工作来做等。4、 预料。总经理秘书可用预料的方法来减轻工作压力、舒缓工作节奏，把工作做到前面，如明天14点总经理要召开财务会议，作为秘书，可在明天10点左右把上次会议的记录以及其它财务报表等从档案柜内找出来，放在总经理的办公桌上。假如任职者能更好地预料明天会做哪些工作，他就能更好地完成本职工作。当然，也不能把其次天的工作日程依据预料，支配得满满的，因为不管你的预料实力如何强，其次天总是会有些突发事情须要处理，因此要留出肯定的空余时间来处理这些突发事务。5、 平衡精力，分清

6、工作主次。一个人的工作时间及精力终归是有限的，如何有有限的时间内完成更多的工作是对每个工作者提出的挑战。因此，总经理秘书在做任何一项工作时，都要具备权衡轻重缓急的意识。如上文所说，为使工作更有效率，尽量要把相同的工作放在一起来做，但是，假如酒店集团的总部人员正在与总经理商讨工作，而此时，总经理须要秘书去复印一份文件，那么你还会等到与其它的文件放在一起复印吗？答案是：当然不会，而且你须要放下手头的工作，马上去复印。有些总经理秘书不具备职业看法或者对该职位相识不清，简单在工作中犯一些错误。常见的错误有：1、 对于酒店其它部门或者外界报送给总经理的备忘录、报告、申请以衣其它信息文件等，不刚好呈送或报

7、告给总经理，影响了酒店对内、外的沟通，甚至严峻影响了酒店的经营和管理工作。2、 由于工作的性质等缘由，总经理秘书几乎在第一时间就知道了总经理对组织人事的任免、管理的决策等，有些任职者不能严守机密，为了自己的利益或者其它目的，私自把这些机密泄露给有关人员，使组织蒙受肯定的不必要的损失。3、 在总经理的日常工作支配中，事前不征得总经理的同意，代替总经理作出某些工作约会的确定等，这些都严峻影响了总经理的工作，给总经理造成了一些不必要的麻烦，遗忘了自己的帮助而不是代替总经理工作。作为酒店总经理秘书，要时刻留意避开以上的工作误区，以职业的看法对待自己工作，只有这样才能完成自己的工作职责，扮演自己的组织中

8、应扮演的角色，发挥自己在企业中应发挥的力气。总经办秘书岗位职责21、总经办接待工作：接听电话;引导客人进入会议室，倒茶，通知相关人员会见;签收信件快递等;2、各类行政公文(通知、请示、呈报、发函、会议纪要、总结等)的起草、呈送、复印、分发、催办、登记、清退、归档;3、填报开发公司月报表，于次月12日上交报表;4、编制房地产市场月报表;5、填报统计(番禺统计)局房地产统计报表，每月月底前上交;统计年报于次年1月前上报;6、公司各类档案管理工作(归档、分发合同、借阅等);7、公司营业执照年审，填报年检报告书，打算年检材料;8、联系保险公司，购买公司车辆强制险及商业险;9、公司网络、办公设备(电脑、

9、复印机、打印机、指纹机等)维护、管理与报修;10、跟进各部门合同审批单审批流程，合同款付款申请;11、负责打扫会议室、总经办卫生，以及会议室与总经办花草的护理;12、核算工地后勤费用、每月办公室物业水电费;13、制定月度物资运用安排，做好物资的选购、验收、入库、发放和管理工作;14、公司固定资产的管理，定期进行盘点;15、每周预定团队活动场地，打算相关物资(球、水等);16、总经理(番禺总经理)、副总经理、各部门经理交办的其他工作。总经办秘书岗位职责3一、 岗位工作标识：岗位名称：总经理助理干脆上级; 总经理二、 岗位工作概述：依据总经理的经营方略，协助总经理实施对公司行政及销售事务方面工作的

10、管理。三、 岗位职责描述：1、协助总经理做好对公司销售部门及其它部门的全面管理。2、协助总经理协调各部门关系。3、将总经理的经营思想及方略传达到各个部门。4、帮助总经理及商务部门做好合同的存档工作。5、将各部门的看法及建议刚好的反馈到总经理处。6、帮助总经理开发新的客户关系。7、帮助总经理监督销售部门的工作状况。公司总经理秘书岗位职责一、 岗位工作标识：岗位名称：总经理秘书干脆上级; 总经理二、岗位职责描述1) 帮助总经理对公司重要通知、确定、决策的发送；2) 帮助总经理整理员工的周工作月工作报告的归档及整理。3) 支配总经理的出差事宜（时间、机票、酒店支配）。4) 帮助总经理整理信息负责信息的上传和下达、资料的管理；、会议联系、会议支配。5) 负责支配总经理睬议、会谈以及对外工作的日常支配及相关事务的联系与落实；6) 帮助总经理进行公司各部门的日常工作关系和事务处理7) 公司相关文件的起草及归档工作；员工活动及会议的组织及协调；8) 帮助总经理为员工办理离职手续；