办公室日常管理制度_1.pdf

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1、办公室日常管理规程 10 目的 标准物业管理公司与所辖各物业管理处办公区域的管理工作。20 适用范围 适用于物业管理公司及各管理处各部门办公区域的日常管理工作。30 职责 31物业公司办公室行政人事部经理与管理处客户效劳中心主管负责各部门办公区域的日常管理监视工作。32办公区域文员负责维护好各部门办公区域与公共区域的日常秩序。33办公区域内各岗位工作人员负责本岗位的日常管理工作。40 程序要点 41 物品摆放 411 办公区的桌、台、椅、凳均须按规定位置放置，不得随意调整。412 各岗位员工上班前需检查所属物品是否丧失及损坏，发现丧失或损坏的应及时向部门负责人报告，并采取相应的补救措施，须申领

2、或修理的，按?办公用品管理作业规程?或?报修管理作业规程?办理。413 上班时应保持桌面根本整洁、有序，不允许摆放与工作无关的其他用品。414 下班前应将桌面清理干净，办公椅放在办公桌前的恰当位置。415 办公区域文员及物业效劳中心接待人员应在上班前 10 分钟翻开办公区内的照明设备、空调通风设备，检查公共区域物品摆放是否整齐、有序。416 遇到雨天，物业效劳中心接待人员应当在办公区门前显眼位置放置公益伞、防滑设施及标识。42 常用办公设备的使用 常用办公设备包括：电脑、打印机、复印机、机、及其他设备。421 电脑：A经公司指定的电脑操作员即电脑责任人单独使用电脑，其他员工使用电脑须在征得电脑

3、责任人同意方可使用。B启动与关闭的一般程序：启动电源插座开关；启动稳压器开关；启动电脑主机开关；启动显示器开关电脑开始正常操作；关闭电脑程序：首先在“开始栏选择“关闭计算机对话框，用鼠标点击“关闭计算机，然后按开启程序的反方向操作。C电脑应防止频繁的开关程序，暂时不用时，可将电脑转换为休眠状态；D正确使用电脑的详细程序按有关电脑操作工具书的指导进展操作。422 打印机：A联机。一般情况下，打印机与电脑连通之后，无须再进展联机；B打印机启动与关闭的一般程序：启动打印机开关；放好所需打印的纸张；在电脑对话框进展打印操作；关闭程序按启动程序的反方向操作。C打印机应防止频繁的开关机操作；D正确使用打印

4、机的详细程序按有关打印机操作说明书的指导进展操作；E打印文稿须经部门负责人、行政人事部经理或物业效劳中心主管批准，在文稿上签字前方可予以打印。F打印出的文稿应进展校对。一般情况下由发稿部门/人校对，然后将校对好的文稿经电脑修改后，再进展打印；G为节约纸张，文稿未进展校对之前，打印时应使用可以使用的旧纸张或旧文稿的反面打印。423 复印机：A复印机管理人员应在开始上班时接通复印机插座电源；开启复印机开关，复印机需自动预热；检查复印纸是否放好可以开始工作；复印机管理人员下午下班时关闭复印机开关；关闭复印机电源插座；正确使用复印机的程序按复印机有关操作说明书进展操作。B复印程序：所有须复印的文件、资

5、料必须先在?复印记录本?上登记，然后再复印；复印页数在 3 份含以上或 10 页以上的，须部门负责人在?打印复印审批表?上批准签字后，方可复印；复印人员做好登记以后，调定复印纸规格及复印的深浅度后，选定复印份数按“开始键复印；复印机管理员检查复印数量及登记记录是否属实，属实的，在?复印记录本?上签名确认；不属实的，将情况汇报办公区域主管人员处理：一般情况下，第一次违规给予口头警告；第二次或以上违规给予书面警告处分；如果复印机出错，应将报废纸张数量予以登记。C复印机一般情况下每天开机、关机各一次，尽量防止频繁开关；D为节约纸张，不重要的复印件应使用可以复印的废纸张反面复印。424 机：机一般情况

6、下保持 24 小时开机。正确使用 机的程序按 机有关操作说明书进展操作。A接收 ：办公区域文员应注意检查 纸是否用完及 机信号是否稳定；收到 件后，由办公区域文员及时将 件取下，并将 的有关内容发送单位、发送人、题目、时间、接收部门、接收人等登记在?登记表?内；10 分钟以内通知接收部门/人领取 件，并要求在?登记表?中签收，并注明签收时间。B发送 ：发送 实行一级审批制度：即部门 件由部门负责人审批；公司的 件由公司行政人事部经理审批，内容包括：办公区域文员依据 审批单的内容在?发送 记录本?上登记，内容包括：发送部门、发送人、内容题目、接收单位、接收人、号码、要求完成时间等；办公区域文员放

7、好 件并拨通对方 号码将 件发送过去；办公区域文员应在 3 分钟之内致电对方确认是否收到 件，直至对方收到为止，然后将实际发送的时间登记在?发送 记录表?内。C 机的正确使用程序按 机有关操作说明书进展操作。425 ：正确使用 机的程序按 机有关操作说明书进展操作。A为有效控制 费，一般情况下，应设定限制呼出功能；B除总经理批准的 外，其他 均须取消长途直拔功能，须打长途 的部门/人均需办理审批手续，并在办公室登记后，方可操作；C公司所有 均应取消声讯 功能；D上班时间原如此上禁止打私人长途 ，特殊情况须经部门经理审批，到办公室登记后，方可操作，费从工资中扣除；E个别部门因业务需要经总经理特批

8、后，可开通长途直拔功能，部门经理需指定人员做好登记记录，次月 1 日报办公室备案；F办公室/物业效劳中心每季度至少进展一次所辖范畴的 费查询：到电信局打印 费清单；逐项核对登记记录；将未登记的长途 登记在?长途 登记表?内，报行政人事部经理审核，内容包括：日期、部门、姓名、所拨号码、打 时间、通话时间、通话费用、偷打长途 的，除双倍扣罚 费外，还将给予警告处分；每月 费用控制情况作为考核各部门工作的指标之一。G 接打技巧详见?公司员工效劳标准?。426办公室每月 10 日前将各部门的打印费、复印费、费、费登记在?月份办公费用统计表?内，予以通报。427常用办公设备应进展以下日常维护保养与维修：

9、A常用办公设备应进展以下日常维护，维护方法参照各设备有关维护操作说明书：防尘；防晒；防潮；防腐蚀；其他需要预防的事项。B保养与维修：常用办公设备应定期保养，一般情况下需要委托专业公司进展，详见?对外委托效劳标准作业规程?：43 环境管理 431卫生：办公区卫生由环境部负责，办公区各岗位人员监视管理。发现问题，应由办公室进展处理，详见?室内保洁标准作业规程?。A办公室文员每天上班时检查办公区公共区域的卫生状况，要求墙壁无灰尘、污迹，地面无垃圾、烟头和痰迹，窗明几净，空气无异味；B各岗位员工应于每天上班时检查本岗位辖区桌面清洁状况，办公用品是否摆放整齐，文件资料是否排列有序。432 绿化：办公区绿

10、化由环境管理部负责，各岗位人员监视管理。发现问题，应由办公室进展处理，详见?室内绿化保养标准作业规程?。A办公室文员于每天上班时检查办公区公共区域的绿化状况，检查时花及荫生植物摆放位置是否恰当、是否缺水、有无病、枯现象；B各岗位员工应于每天上班时检查本岗位辖区绿化状况，检查时花及荫生植物摆放位置是否恰当、是否缺水、有无病、枯现象。44 平安管理 441 工程部应检查办公区的水、电设施设备运转是否正常。442 安保部应检查办公区消防设施是否保管妥当，灭火器材摆放是否标准，有无损坏、丧失现象。443 各岗位员工应加强平安防患意识，下班时应将重要资料放入平安地点，锁好抽屉，关好电闸及门窗。444 公

11、司办公区晚间的平安管理由安保部负责，值班安保人员应定时巡查以下重要部位，并做好相应的记录，详见?治安巡逻作业规程?：A消防设施、配电房；B领导办公室、电脑室、档案室、财务室；C水源、空调的关闭情况；D加班情况等。内容总结 （1）办公室日常管理规程 10 目的 标准物业管理公司与所辖各物业管理处办公区域的管理工作（2）413 上班时应保持桌面根本整洁、有序，不允许摆放与工作无关的其他用品（3）416 遇到雨天，物业效劳中心接待人员应当在办公区门前显眼位置放置公益伞、防滑设施及标识（4）D正确使用电脑的详细程序按有关电脑操作工具书的指导进展操作（5）一般情况下由发稿部门/人校对，然后将校对好的文稿经电脑修改后，再进展打印（6）D加班情况等