办公室文档管理制度_1.pdf

《办公室文档管理制度_1.pdf》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办公室文档管理制度_1.pdf（4页珍藏版）》请在得力文库 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、 企业文件档案管理制度 1 产生目的 为保证企业文件的完好，便于查找利用，做好采集、立卷、保留、借阅、统计等工作，特制 定本制度。2 合用范围 合用于企业各样文件、记录、档案资料的管理。3 正文 文件资料的采集 采集范围 凡是企业在工作中形成或使用的、办理完成、拥有查考利用价值的文件、电报、各样记录、第一版物以及各样图表薄册、照片等都要齐备完好地采集，详细包含以下各项：上司来文 （1）上司机关召开的需要贯彻履行的会议的主要文件资料及上司机关颁发的要求企业履行的文件；（2）上司领导视察、检查企业工作时的重要指示、发言、题辞、照片和有特别保留价值的录音、录像等资料。企业文件资料 （1）会议文件，包

2、含本企业重要会议形成的文件和领导的发言稿等；（2）企业公布（包含转发）的各样正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的改正稿；（3）企业的请示与上司批复文件，下级单位的请示与企业的批复文件；（4）企业各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；（5）反应企业业务活动和科学技术管理的专业文件资料；（6）企业检查下级单位工作，检查研究形成的重要文件资料；（7）企业的统计报表、统计剖析资料（包含计算机盘片等）、财务报表、凭据、帐簿、审计等文件资料；（8）企业党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件资料；（9）企业领导人在公事活动中形成的重要信函、电报、电话记录；从外单位带回企业相关 的未经文书办理登记

3、的文件资料；（10）企业基本建设工程施工完工、购买大中型设施的文件资料，企业直接收理的科研、建设项目的科技文件资料；（11）企业建立、归并、撤除、更更名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件资料；（12）企业的历史沿革、大事记、年鉴、反应企业重要活动的剪报、声像资料、荣誉奖赏证书、有纪念意义和凭据性的实物和展览照片、录音、录像等文件资料；（13）企业拟订的工作条例、章程、制度等文件资料；（14）企业干部任免（包含存案）、分配、培训、专业技术职务评定、聘用、党员、团员、干部、员工名册、报表以及员工的录取转正、定级、调资、离职、退休等工作及干部赏罚等文件资料；（15）企业员工转移薪资、行政、党、

4、团组织介绍信及存根；（16）企业财富、物质、档案等的交接凭据、清册；（17）企业编印刊物的定稿和印本、编写第一版物的定稿样本；（18）企业签署的各样合同、协议等资料；（19）企业外事活动中形成的请示、报告、计划、观察总结、重要简报、会议纪要、记录声像资料、有参照价值的资料、互赠礼物清单、工作来往文件等；（20）各样普查工作中形成的文件资料。采集中应注意的问题 公事电报要同其余文件资料一同采集立卷。正文和附件要同时采集。一般文件只存印本和结稿，其余稿本不用存档，但特别重要的文件例外。作者、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页残破的文件，一经发现要增补完好后再立卷归档。有领导重要批改建议的文件办

5、理单，应随文件一同存档。有请示无批复的文件，应该查明原由，采纳挽救举措补齐，没有书面文件的，应注明状况，并加盖公章。用铅笔、圆珠笔或复写的文件稿本，应退回文件撰稿单位复制。经多方查找，证明的确已丢掉的文件，应用公用信笺写上文件名称，注明丢掉原由，加盖公章，代替所丢文件归档。立卷归档 公函立卷应依据其互相联系、保留价值分类整理立卷，保证档案的齐备、完好，能反应企业的主要状况，以便于保留和利用。文件资料的分类 应先按文件资料的重要性，在珍藏时间上分为永远、长久、短期三种，而后依照预先编好的立卷类目，从文件资料的联系中采纳相应的举措进行分门别类。立卷分工 各单位形成的文件，自行立卷；下级单位报来的重

6、要的、批办了的文件，由包办单位立卷；上司单位颁发的专业性文件，由包办单位立卷；非专业性文件，由办公室立卷。归档 各单位于 4 月尾前将上年度文件资料立卷完成，交档案室一致存档（人事档案、财务档案、科技档案等有特别要求的，由其职能部门负责管理）。各样文件、资料，按必定的特点进行摆列和系统化，一定有条有理、编写页码、填写卷内文件目录。不一样价值、不一样性质的文件资料应该差别管理，独自立卷。卷一定齐整，底图一律按要求寄存，以便保留、查阅。档案保留 档案一定入框上架，科学摆列，便于查找，防止裸露或捆扎堆放。胶片、照片、磁带要专柜密封保留，胶片和照片、母片和拷贝要分别寄存。底图入库要仔细检查，平放或卷放

7、。库藏档案要按期查对，做到帐物符合。发现损坏变质实时修理或复制。档案借阅 借阅档案一定当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的模卷要注意爱惜，不得丢掉、破坏、涂改，要按期送还。借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让没关人员翻阅。借阅时间最长不得超出一个月，却因工作需要到期不可以送还者，要说明状况，办理续借手续。送还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上实时注销。凡需借阅、抄写绝密级重要数据资料，一定经企业领导同意，不然一律禁止借阅、抄写、复印。底图一般不予外借。档案销毁 关于过期并失掉保留价值的文件资料，经企业领导同意，能够按期销毁。档案统计 销毁奥密公函，应进行登记，有 2 人监察，保证不丢掉、不漏销。要实时对档案数目、判定状况、利用状况进行统计。除按上司主管部门的要求实时填报统计资料外，还应做好档案统计的基础工作。统计数字要正确真切。对永远、长久、短期保留的文件资料分别进行统计，以便反应档案的不一样价值和库存发展趋向。档案保密 档案工作人员要严守机密，档案寄存要独自设锁，没关人员禁止接触。不得流传、谈论相关机密问题。档案资料禁止带到公共场所。