第五章 书面沟通(精品).ppt

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1、第五章书面沟通技巧主要内容n 书面沟通概述书面沟通概述书面沟通的概念和特点书面沟通的种类书写的原则有效书面沟通的特点和要点书写的过程n 企业常用文书的书写技巧企业常用文书的书写技巧第一节书面沟通概述n书面沟通是指以书面或电子作为载体，运用文字、图式进行的信息传递过程。沟通中听说读写各成分所占的比例沟通中听说读写各成分所占的比例沟通中听说读写各成分所占的比例沟通中听说读写各成分所占的比例书面沟通与口头沟通的比较商务写作与一般写作的比较书面沟通的种类种类种类种类种类举例举例举例举例1.行政公文类：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、函、意见、会议纪要 2.计划类文书工作计划

2、、战略规划、工作方案、工作安排等 3.报告类文书调查报告、经济活动分析报告、可行性研究报告、纳税查账报告、述职报告等 4.法律性文书合同书、协议书、诉讼书、招标书和投标书等 5.新闻性文书新闻、通讯、消息、广告文案等 6.日常事务类文书信函类：感谢信、慰问信、求职信、介绍信、证明信、请柬、邀请函等 条据类：请假条、留言条、收条、票据等 书写的原则n原则：准确(Accurate)、简洁(Brief)、清晰(Clear)n原则正确Correct清晰Clear完整Complete简洁Concise 明确目的明确目的明确目的明确目的-我想利用这份文书做什么？我想利用这份文书做什么？我想利用这份文书做什

3、么？我想利用这份文书做什么？传递信息传递信息传递信息传递信息下达指示下达指示下达指示下达指示分析、建议分析、建议分析、建议分析、建议事后补遗事后补遗事后补遗事后补遗 制定语气和修辞策略制定语气和修辞策略制定语气和修辞策略制定语气和修辞策略有效书面沟通的要点写作过程写作过程写作过程写作过程写完后重读写完后重读写完后重读写完后重读修改文书，修改文书，修改文书，修改文书，大胆删减大胆删减大胆删减大胆删减一口气写完一口气写完一口气写完一口气写完整理写作思路，整理写作思路，整理写作思路，整理写作思路，考虑文书内容考虑文书内容考虑文书内容考虑文书内容检查细节，确认无误检查细节，确认无误检查细节，确认无误检

4、查细节，确认无误要与要与要与要与不要不要不要不要目的要明确目的要明确目的要明确目的要明确信息要全面信息要全面信息要全面信息要全面格式要规范格式要规范格式要规范格式要规范正确使用标点符号正确使用标点符号正确使用标点符号正确使用标点符号行文要简短行文要简短行文要简短行文要简短使用短句使用短句使用短句使用短句强调最重要的强调最重要的强调最重要的强调最重要的段落分明段落分明段落分明段落分明总结和结论总结和结论总结和结论总结和结论尽量生动尽量生动尽量生动尽量生动随意开始随意开始随意开始随意开始写写停停写写停停写写停停写写停停格式混乱格式混乱格式混乱格式混乱乱用标点符号乱用标点符号乱用标点符号乱用标点符号

5、被动句被动句被动句被动句长句长句长句长句双重否定双重否定双重否定双重否定无关信息无关信息无关信息无关信息过长过长过长过长错别字错别字错别字错别字第二节企业常用文书的书写技巧n商务信函n计划类文书工作规划工作方案计划工作安排n建议书n调查报告n工作报告n述职报告n工作总结n协议书第二节企业常用文书的书写技巧n在商务活动中，信函是人们应用最多也最为普遍的沟通工具。n就其沟通目的和形式而言，商务信函可以分为肯定性信函、否定性信函、说明性信函、劝说性信函和指示性信函 商务信函商务信函商务信函类型商务信函类型商务信函类型商务信函类型写作方式写作方式写作方式写作方式肯定性信函肯定性信函肯定性信函肯定性信函

6、同意某种请示，消同意某种请示，消同意某种请示，消同意某种请示，消除负面影响，提供除负面影响，提供除负面影响，提供除负面影响，提供一个机会或者是一一个机会或者是一一个机会或者是一一个机会或者是一些好消息。些好消息。些好消息。些好消息。直截了当地告知好消息，综述要点。列出细节和背景资料积极说出可能的消极因素阐明读者受益处结尾充满友善、积极、关怀和期待否定性信函否定性信函否定性信函否定性信函对要求的一种否定，对要求的一种否定，对要求的一种否定，对要求的一种否定，提出批评或者是告知提出批评或者是告知提出批评或者是告知提出批评或者是告知一个坏消息。一个坏消息。一个坏消息。一个坏消息。缓冲语开头，以自然渐

7、进的方式叙述，为受信人接受坏消息先行铺垫，使之有思想准备。（例如：表示谢意或赞扬或同意或理解）明确而婉转地陈述坏消息，并给出令人信服的理由。有益的、友好的、积极的结束，减少坏消息的影响。说明性信函说明性信函说明性信函说明性信函向读者说明情况，向读者说明情况，向读者说明情况，向读者说明情况，便于读者了解有关便于读者了解有关便于读者了解有关便于读者了解有关信息信息信息信息陈述主要观点提供背景资料列举有关细节结尾表明友善及乐意提供帮助商务信函类型商务信函类型商务信函类型商务信函类型写作方式写作方式写作方式写作方式劝说性信函劝说性信函劝说性信函劝说性信函推销某个观点、某推销某个观点、某推销某个观点、某

8、推销某个观点、某种产品、某项服务种产品、某项服务种产品、某项服务种产品、某项服务或你自己，努力改或你自己，努力改或你自己，努力改或你自己，努力改变读者态度变读者态度变读者态度变读者态度吸引注意力，激发兴趣阐明益处明确行动步骤友善结尾指示性信函指示性信函指示性信函指示性信函指示他人进行某项工指示他人进行某项工指示他人进行某项工指示他人进行某项工作，开展某些活动，作，开展某些活动，作，开展某些活动，作，开展某些活动，同意你的见解。同意你的见解。同意你的见解。同意你的见解。开头对受信人应具有吸引力，要生动，使人产生兴趣。表述事实，要求或建议。当这些与某种利益相关时，使受信者屈从。清楚地指示受信者如何

9、去做，鼓励克服困难，尽快完成任务。第二节企业常用文书的书写技巧n时间跨度一般都要在三五年以上；内容大都是全局性工作或涉及面较广的重要工作项目；在写法上比较概括。n规划的格式由“标题+正文”两部分组成，一般不必再落款，也不用写成文时间。规划的标题采用“四要素”写法：主体名称+期限+内容+“规划”二字（如XXX公司20022007年战略发展规划）。n正文大致包括：前言指导思想和目标要求具体任务和政策、措施结尾计划类文书计划类文书-工作规划第二节企业常用文书的书写技巧n一般在一年或半年，且大多是以一个企业的工作为内容范围，只在单位内执行。n除标题和正文外，往往还要在题下或文后标明年月日制定等字样，以

10、示郑重。计划的标题也采用“四要素”写法：主体名称+期限+内容+“计划”二字。n正文大致包括：开头主体（“做什么”“做到什么程度”“怎样做”）结尾计划类文书计划类文书-计划第二节企业常用文书的书写技巧n注意事项发文方式 一种是上级对下级安排工作尽管涉及面较小，也要用文件形式下发，分为标题和正文两部分；另一种是单位内部的工作安排，由标题、正文、落款及时间三部分组成。安排的标题可以是“三要素”写法(即主体名称+内容+“安排”)，也可以是“两要素”写法(即省略主体名称)（如关于出版经济管理系列丛书的工作安排）安排的正文一般由开头、主体和结尾三部分组成，也有的省略结尾。计划类文书计划类文书-工作安排第二

11、节企业常用文书的书写技巧 n单位内部或涉及面较小的工作，如XXX公司关于新员工的培训方案n方案和安排还有一种较为概要一点的写法，叫作“意见”：方案大多称“实施意见”，安排往往称“安排意见”。计划类文书计划类文书-工作方案第二节企业常用文书的书写技巧n一般是要向组织或群体推荐某种解决问题的方法或某种思路。建议书有两种类型，即竞争性的建议书和非竞争性的建议书。n一份较完整的建议书应该着重回答以下问题：第一，建议所要解决的问题是什么?第二，问题的解决方式是什么?第三，这种解决问题的思路和方式将会给组织带来什么样的积极后果(利益)?第四，解决该问题所需的成本有多少?建议书建议书第二节企业常用文书的书写

12、技巧n调查报告正文包括：前言事实分析对策和建议n注意：要实事求是。要突出本质。要在观点和材料的表述上下工夫，做到既要有观点，又要多提供客观的依据。调查报告调查报告第二节企业常用文书的书写技巧n所谓工作报告，就是将最近发生、发展与变动的各种工作情况写出来反映给有关部门和上级领导的一种文体，属于组织内部反映情况的一种公文。n注意：工作报告首先要遵循信息类公文的一般写法，即以发布信息为主；工作报告一般是一事一报，目的是将事件的进展情况说清楚，因此文字越简短越好；工作报告一般采用开门见山的写法，不对细节做过多的描述，一般不加撰写者的认识和评论；工作报告强调动态性，所以在书写中一般多用动词。工作报告工作

13、报告第二节企业常用文书的书写技巧n 述职报告是管理者向所属部门和员工以及上级组织和领导对自己在一定时期内的任职情况进行自我评述性质的报告。n述职报告的格式标题署名及日期正文n述职报告的书写要求：思路要清晰以职责为中心业绩要典型问题要具体态度要诚恳语言要平实述职报告述职报告第二节企业常用文书的书写技巧n工作总结是组织、部门或个人对过去一个时期内的工作活动作出系统的回顾归纳、分析、评价，并从中得出规律性认识，用以指导今后工作的事务性文书。n工作总结的格式标题正文（前言主体结尾落款）工作总结工作总结第二节企业常用文书的书写技巧n协议书是社会组织或个人之间对某一问题或事项经过协商，取得一致意见后，共同

14、订立的明确相互权利、义务关系的契约性文书。n协议书的格式标题立约当事人正文生效标识协议书协议书（）（）第二节企业常用文书的书写技巧n标题：一般只需在“协议书”之前写明该协议书的性质即可，如“赔偿协议书”、“委托协议书”、“技术转让协议书”等。n立约当事人：在标题下方写明协议各方当事人的单位名称或个人姓名。如果是单位，可在单位名称后注明法定代表人姓名、地址、邮编、电话号码等内容；如果是个人，可在姓名后注明性别、年龄、职务等内容。在立约各方当事人的前面或后面，一般应注明“甲方”、“乙方”等 协议书协议书（）（）第二节企业常用文书的书写技巧n正文：一般由立约依据及双方约定的内容两部分组成。n生效标识：协议书正文结束后，署上立约各方当事人的单位名称或个人姓名。如果是单位，应同时署上代表人的姓名，然后署上协议书的签订日期，并加盖单位印章或个人印章。如果协议书有中间人或公证人的，也应署名盖章。重要的协议书，可请公证处公证，由公证人员签署公证意见、公证单位名称、公证人姓名、公证日期，并加盖公证机关印章。协议书协议书（）（）