第五章 笔头沟通技能.ppt

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1、第第5 5章章 笔头沟通：报告写作笔头沟通：报告写作 本章基本要点本章基本要点 笔头沟通的作用、类型、特点及局限性笔头沟通的作用、类型、特点及局限性 受众导向的信息组织原则受众导向的信息组织原则 笔头沟通的语言组织和逻辑、结构笔头沟通的语言组织和逻辑、结构笔头沟通的写作过程笔头沟通的写作过程5.5.1 1 案例分析案例分析案例分析案例分析 就就P107P107的案例的案例5 5.1.1，讨论案例后面所附的三个问题。，讨论案例后面所附的三个问题。5.25.2 笔头沟通的作用和类型笔头沟通的作用和类型笔头沟通的作用笔头沟通的作用(1)(1)信息易于记录和永久保存信息易于记录和永久保存(2)(2)使

2、不在沟通现场的受众能得到真实的信息使不在沟通现场的受众能得到真实的信息(3)(3)信息传递速度快信息传递速度快(4)(4)可以更多关注细节方面的信息可以更多关注细节方面的信息(5)(5)比口头表达采用更为精确的用词比口头表达采用更为精确的用词5.3 5.3 受众导向的信息组织原则受众导向的信息组织原则笔头沟通的重要前提笔头沟通的重要前提对受众的分析对受众的分析受众导向的文字组织原则受众导向的文字组织原则 （1 1）受众对信息的第一反应会是什么）受众对信息的第一反应会是什么 （2 2）受众到底需要多少信息）受众到底需要多少信息 （3 3）以何种方式编辑信息以激发受众兴趣）以何种方式编辑信息以激发

3、受众兴趣 如何让受众对信息感兴趣如何让受众对信息感兴趣 用主体句或首段显示信息的重要性和相关性用主体句或首段显示信息的重要性和相关性 把应付诸实施的内容尽量简化把应付诸实施的内容尽量简化 对信息内容的实施，设定可行的截止日期对信息内容的实施，设定可行的截止日期 信息越短越好信息越短越好 分析受众到底需要多少信息分析受众到底需要多少信息 受众对于讨论主题知道多少受众对于讨论主题知道多少 受众对信息主题的常识来自平时阅读还是个人经验受众对信息主题的常识来自平时阅读还是个人经验 要受众接收你的观点，他们需要你提供哪些信息要受众接收你的观点，他们需要你提供哪些信息 如何编辑信息以激发受众兴趣如何编辑信

4、息以激发受众兴趣 站在受众的立场为他们提供积极信息站在受众的立场为他们提供积极信息 向受众提供你们共同的经历、兴趣、目标和价值向受众提供你们共同的经历、兴趣、目标和价值 观，用一致的感觉加强说服力观，用一致的感觉加强说服力 注意受众对于文章的语言、结构和格式的偏好注意受众对于文章的语言、结构和格式的偏好5.4 5.4 笔头沟通的语言组织逻辑和结构笔头沟通的语言组织逻辑和结构 笔头沟通的语言组织逻辑：笔头沟通的语言组织逻辑：运用演绎、归纳等推理方法，建立在论证、论据运用演绎、归纳等推理方法，建立在论证、论据及结构的有机结合的基础上组织信息内容。及结构的有机结合的基础上组织信息内容。(1)(1)最

5、高层次逻辑最高层次逻辑 (2)(2)中间层次逻辑中间层次逻辑 (3)(3)基础层次逻辑基础层次逻辑5.5 5.5 笔头沟通的写作过程笔头沟通的写作过程（1 1）收集材料）收集材料 文献材料文献材料 第一手调第一手调 查材料查材料（2 2）组织观点）组织观点 观点分组观点分组 选择观点和选择观点和 素材素材 归纳标题归纳标题 论据和结论论据和结论 编排编排（3 3）提炼材料）提炼材料 概括主要概括主要 观点观点 选择论证材料选择论证材料 快速说服对方快速说服对方 惜字如金惜字如金（4 4）起草文稿）起草文稿 电脑写作电脑写作 一气呵成一气呵成 避免边改边写避免边改边写 不拘泥写作顺序不拘泥写作顺

6、序（5 5）修改文稿）修改文稿 注意时间间隔注意时间间隔 层次性修改层次性修改写作过程的五阶段图写作过程的五阶段图5.6 5.6 报告的书写报告的书写报告的概念报告的概念报告是一种搜集研究事实的人与由于某种目的而要报告是一种搜集研究事实的人与由于某种目的而要求看报告的人之间的信息或建议的交流形式。求看报告的人之间的信息或建议的交流形式。报告的最终作用通常是作为行动和决策的基础。报告的最终作用通常是作为行动和决策的基础。报告的类型报告的类型l形式：口头、示范、信函、便笺、表格、多页文件形式：口头、示范、信函、便笺、表格、多页文件l长度：短报告和长报告长度：短报告和长报告l语气：非正式、一般和正式

7、报告语气：非正式、一般和正式报告l内容：工程、财务、营销、事故报告内容：工程、财务、营销、事故报告l时间或进度：每日、每周、月度报告时间或进度：每日、每周、月度报告l重要性：日常、特殊、紧急报告重要性：日常、特殊、紧急报告l写作风格：叙述、说明、评述、图画式和统计式写作风格：叙述、说明、评述、图画式和统计式l流通范围：办公室、公司、公共报告、私人报告流通范围：办公室、公司、公共报告、私人报告成功报告要具备的条件成功报告要具备的条件 （1 1）报告内容应该统一）报告内容应该统一 （2 2）报告内容应该完整）报告内容应该完整 （3 3）所有的信息应该准确）所有的信息应该准确 （4 4）基于逻辑分析

8、和材料分类的写作）基于逻辑分析和材料分类的写作 （5 5）内容表述方式应使计划清楚）内容表述方式应使计划清楚 （6 6）报告写作风格应简单精炼，便于阅读）报告写作风格应简单精炼，便于阅读 （7 7）尽量使所有可能的读者都易于了解）尽量使所有可能的读者都易于了解Prerequisite:writing report for your leaderUnderstanding and ThinkingPreparationHandouts(Skeleton)Style and ExpressionProcess of report writingSkills&AttentionsConclusion

9、报告写作的基本要点报告写作的基本要点Understanding:听取听取领导的要求；领导的要求；Thinking:结合自己理解，再与领导沟通结合自己理解，再与领导沟通Viewpoints:高屋建瓴、领会意图、提炼核高屋建瓴、领会意图、提炼核心、把握主要思想心、把握主要思想Evidences:平时积累、资料收集、建立数据平时积累、资料收集、建立数据库、归类整理库、归类整理Structuring:正叙、倒叙、插叙、演绎、归正叙、倒叙、插叙、演绎、归纳、例证（枚举）、反证（排除）纳、例证（枚举）、反证（排除）1.Understanding and Thinking2.Preparation for

10、Writing思想准备：思想准备：一般提前一般提前1-1.51-1.5个月做准备个月做准备材料准备：材料准备：根据领导意图，平时有心收集根据领导意图，平时有心收集 材料，丰富数据库，让办公室材料，丰富数据库，让办公室 起枢纽作用起枢纽作用明确性质：明确性质：阶段性、半年、年度报告阶段性、半年、年度报告明确受众：明确受众：谁来听报告谁来听报告明确目的：明确目的：老总要讲什么？达到什么目的老总要讲什么？达到什么目的 和期望？和期望？3.Outline Layout设计报告框架思路设计报告框架思路 确定标题和主体确定标题和主体 可以由一个班子来讨论可以由一个班子来讨论题目设计题目设计 报告题目、一级

11、子标题、二级子标题；报告题目、一级子标题、二级子标题；其中一级子标题可以的单层式，也可以是复合式的。其中一级子标题可以的单层式，也可以是复合式的。素材初步考虑素材初步考虑 不要求有很详细的设计，但有计划不要求有很详细的设计，但有计划Outline Layout常规年度工作报告的一般性框架常规年度工作报告的一般性框架A A 过去一年的工作回顾：充分肯定成绩、鼓舞士气、以必要过去一年的工作回顾：充分肯定成绩、鼓舞士气、以必要的数据说明，篇幅约整个报告的的数据说明，篇幅约整个报告的1/31/3）B B 内、外部环境分析，提出下年度工作总体思路内、外部环境分析，提出下年度工作总体思路C C 确定工作目

12、标和工作任务确定工作目标和工作任务 （B+CB+C约占约占1/21/2强）强）D D 完成上述目标和任务的措施：人、财、物、党、政、工、完成上述目标和任务的措施：人、财、物、党、政、工、团、妇，尽量面面俱到，尽管篇幅不多，但对各个部门都团、妇，尽量面面俱到，尽管篇幅不多，但对各个部门都应提到。应提到。内容与表达匹配内容与表达匹配报告的不同风格报告的不同风格相同内容用不同的表达风格相同内容用不同的表达风格 如上述报告框架也可改为：如上述报告框架也可改为：(A)(A)现状分析现状分析;(B)(B)目标确定目标确定;(C)(C)对策建议对策建议表达与风格整合表达与风格整合 -惜墨如金惜墨如金 -挥毫

13、泼墨挥毫泼墨4.Style and Expression5.7 5.7 如何起草公司年度报告如何起草公司年度报告聆听聆听构思构思选材选材草稿草稿反馈反馈提炼提炼修改修改编辑编辑复查复查 对于领导提出的修改意见，自己不要再修改；对于领导提出的修改意见，自己不要再修改；在给领导审阅之前可交给有关部门提供反馈；在给领导审阅之前可交给有关部门提供反馈；上述过程可以根据自身特点，选择自己风格。上述过程可以根据自身特点，选择自己风格。5.8 英文信件的写作英文信件的写作5.8.1标准英文信件的构成要素 -题头 -信内地址 -称谓 -主题行 -正文 -结尾 -署名（一）（一）功夫在诗外，做个有心人功夫在诗外

14、，做个有心人（二）（二）理解和思考是灵魂理解和思考是灵魂条理和提纲是骨架条理和提纲是骨架形式和表达是血肉形式和表达是血肉实践和体念是根本实践和体念是根本 结论结论笔头沟通练习与案例分析笔头沟通练习与案例分析（1 1）笔头沟通练习。就）笔头沟通练习。就P138P138的的ABBABB公司的质量循环公司的质量循环这个例子，完成一篇书面报告。这个例子，完成一篇书面报告。（2 2）案例分析：就）案例分析：就P142P142的案例的案例5 5.2.2，根据案例后所，根据案例后所附的问题要求，完成一篇书面报告。附的问题要求，完成一篇书面报告。要求：要求：结合本章所学的报告写作技能，完成脉络清晰、结合本章所学的报告写作技能，完成脉络清晰、逻辑清晰、具有较强说服力的书面报告。逻辑清晰、具有较强说服力的书面报告。