excel高级应用技巧.ppt

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1、数据处理方法与技巧数据处理方法与技巧-EXCEL-EXCEL高级应用高级应用 江苏大学教师教育学院江苏大学教师教育学院 陶陶 明明 华华电话：电话：教师教育学院演示文稿的设计与制作数据处理方法与技巧数据处理方法与技巧-EXCEL-EXCEL高级应用高级应用 2内 容1 1、EXCELEXCEL基本概念及数据输入技巧基本概念及数据输入技巧2 2、清除值为、清除值为0 0的单元格的单元格 3 3、在空单元格中输入相同的值、在空单元格中输入相同的值4 4、数据的同步变化、跨工作簿计算、数据的同步变化、跨工作簿计算5 5、各种函数、各种函数(rank match index vlookup offse

2、t)(rank match index vlookup offset)6 6、确定年级班名次、确定年级班名次7 7、将不及格的成绩用红色表示、将不及格的成绩用红色表示8 8、定位查找、定位查找9 9、等级考试发证问题、等级考试发证问题1010、盘库打印问题、盘库打印问题1111、数据透视表、数据透视表1212、高级筛选问题、高级筛选问题1313、双轴图表的绘制、双轴图表的绘制1414、邮件合并（图片的使用）、邮件合并（图片的使用）1515、宏与、宏与VBAVBA教师教育学院演示文稿的设计与制作数据处理方法与技巧数据处理方法与技巧-EXCEL-EXCEL高级应用高级应用 3一、基本概念1、工作簿

3、（一个文件，等价于一本活页夹）2、工作表（等价于活页夹中的活页纸）(一个工作簿中最多可包含255个工作表)3、单元格（等价于活页纸上的小方格）(一个工作表中有65536行(165536),256列(AIV)4、活动工作簿5、活动工作表6、活动单元格7、单元格地址（相对地址、绝对地址、混合地址）例:B2$B$2 B$2或$B2 打开“投资额”工作簿，计算投资比例 一、基本概念及数据输入技巧教师教育学院演示文稿的设计与制作数据处理方法与技巧数据处理方法与技巧-EXCEL-EXCEL高级应用高级应用 4二、二、数数据据输入及技巧入及技巧1 1、输入文本（例如：姓名，入文本（例如：姓名，职称称，电话号

4、号码，身，身份份证号号码）2 2、输入入数数值（例如（例如:整整数数、实数数、科、科学学记数数、分、分数数）3 3、输入日期（例如：入日期（例如：2003-7-232003-7-23、CTRL+;CTRL+;键可可将将计算机中的日期算机中的日期调入入单元格）元格）4 4、输入入时间（例如：（例如：1414：3030：2020、CTRL+SHIFT+:CTRL+SHIFT+:键可可将将计算机中的算机中的时间调入入单元格）元格）一、基本概念及数据输入技巧教师教育学院演示文稿的设计与制作数据处理方法与技巧数据处理方法与技巧-EXCEL-EXCEL高级应用高级应用 5二、二、数数据据输入及技巧入及技巧

5、5 5、等差或等比、等差或等比数数列的列的输入方法入方法 (1)(1)先先输入二入二个数个数据据 (2)(2)选定定这二二个个单元格元格 (3)(3)鼠鼠标靠向靠向填填充柄，等鼠充柄，等鼠标指指针变为【】(4)(4)按住鼠按住鼠标右右键拖拖动至目的地，松至目的地，松开开鼠鼠标标右右键，从从弹出的快捷菜出的快捷菜单中中选【等差序列等差序列】或或【等比序列等比序列】6 6、日期、日期输入方法入方法 （1 1）先）先输入一入一个个日期日期 （2 2）选定定这个个单元格元格 （3 3）鼠）鼠标靠向靠向填填充柄，等充柄，等变为【】（4 4）按住鼠）按住鼠标右右键拖拖动至目的地，松至目的地，松开开鼠鼠标，

6、从从弹出的快捷菜出的快捷菜单中中选【以年以年填填充充】或或【以以月月填填充充】等。等。一、基本概念及数据输入技巧教师教育学院演示文稿的设计与制作数据处理方法与技巧数据处理方法与技巧-EXCEL-EXCEL高级应用高级应用 6一、基本概念及数据输入技巧7 7、在一、在一个区个区域域内内输入相同的入相同的数数据据CTRL+ENTERCTRL+ENTER键8 8、自定、自定义序列序列单击【文件文件】菜菜单下的下的【选项】，【】，【高高级】标签中的中的【编辑自定自定义列表列表】,进行相行相应的操作即可的操作即可.例例:教教授授,副副教教授授,讲师,助助教教教师教育学院演示文稿的设计与制作数据处理方法与

7、技巧数据处理方法与技巧-EXCEL-EXCEL高级应用高级应用 7一、基本概念及数据输入技巧在在“考考试报名表名表”工作簿中工作簿中进行操作（行操作（数数据格式的据格式的设置）置）操作步操作步骤：（1 1）“选定定区区域域”，单击“开开始始”菜菜单下下“数数字字”下的下的“其他其他数数字字格式格式.”）;或或“选定定区区域域”，单击右右键选“设置置单元格格式元格格式”,”,（2 2）单击”数数字字”标签,再再单击”自定自定义”,”,进行自定行自定义格式的格式的设置：置：“20061522006152”000000，“20062006级数数控技控技术”0 0“班班”思考思考题：能否：能否设定定输

8、入：入：江江苏大大学学1111级2 2班，江班，江苏大大学学1212级3 3班班教师教育学院演示文稿的设计与制作数据处理方法与技巧数据处理方法与技巧-EXCEL-EXCEL高级应用高级应用 8一、基本概念及数据输入技巧数数据有效性的据有效性的设置置操作步操作步骤：（3 3）选定性定性别下的下的区区域，域，单击“数数据据”菜菜单下的下的“数数据有效性据有效性”，允，允许选“序列序列”，来来源源框中框中输入：男，女（或入：男，女（或单击“数数据据”菜菜单下的下的“数数据有效性据有效性”下的下的“数数据有效性据有效性”）（4 4）选定身定身份份证号号下的下的区区域，域，从从E3E3开开始，始，单击单

9、击“数据数据”菜单下的菜单下的“数据有效性数据有效性”，进行设置进行设置教师教育学院演示文稿的设计与制作数据处理方法与技巧数据处理方法与技巧-EXCEL-EXCEL高级应用高级应用 9一、基本概念及数据输入技巧教师教育学院演示文稿的设计与制作数据处理方法与技巧数据处理方法与技巧-EXCEL-EXCEL高级应用高级应用 10一、基本概念及数据输入技巧教师教育学院演示文稿的设计与制作数据处理方法与技巧数据处理方法与技巧-EXCEL-EXCEL高级应用高级应用 11一、基本概念及数据输入技巧数数据有效性的据有效性的清清除（例如：除（例如：清清除除“性性别”标题下的下的数数据有效性）据有效性）选定性定

10、性别下的下的区区域，域，单击“数数据据”菜菜单下的下的“数数据有效性据有效性”，从从弹出的出的对话框中框中单击左下角的左下角的”全部全部清清除除”按按钮即可即可教师教育学院演示文稿的设计与制作数据处理方法与技巧数据处理方法与技巧-EXCEL-EXCEL高级应用高级应用 12操作方法：（在操作方法：（在“基基础操作表操作表”工作簿中工作簿中进行）行）(1)(1)选定需要定需要清清除除值为0 0的的数数据据区区域（域（E2E2：F204F204）(2)(2)单击【开开始始】菜菜单下的下的【查找和替找和替换】中的替中的替换命令命令 (3)(3)在在弹出的出的“查找和替找和替换”对话框中的框中的查找找

11、内内容容处输入入0 0，在替，在替换为处不不输入任入任何何内内容，容，选中中“单元格匹配元格匹配”，单击【全部替全部替换】命令按命令按钮。即可。即可将将（E2E2：F204F204）区区域中所有域中所有值为0 0的的单元格元格清清除。也可以用除。也可以用“查找找”命令去做命令去做二、清除值为0的单元格教师教育学院演示文稿的设计与制作数据处理方法与技巧数据处理方法与技巧-EXCEL-EXCEL高级应用高级应用 13例:如何将借方金额和贷方金额中为空的单元格输入0 操作方法：(在基础表中进行操作）(1)选定数据区域（E2：F204）(2)单击【开始】菜单下的【查找和替换】下的下的【定位定位条条件件

12、】）(3)在弹出的“定位”对话框中，单击【定位条件】按钮(4)在弹出“定位条件”对话框中选“空值”，单击【确定】(5)原区域中所有空值的单元格均被选中(6)输入0值，然后按CTRL+ENTER也可以用“查找”命令去做三、在空单元格中输入相同的值教师教育学院演示文稿的设计与制作数据处理方法与技巧数据处理方法与技巧-EXCEL-EXCEL高级应用高级应用 14打开“成绩表”工作簿，将成绩表中的语文、数学、英语成绩分别复制相应的三张工作表中、要求数据同步变化。使用“选择性粘贴”中的“粘贴链接”即可、将计算结果复制到其它单元格中（用“选择性粘贴”中的“数值”、数据的跨工作簿计算打开“跨工作簿计算用数据

13、表”文件夹中的四个工作簿可实现数据的跨工作薄计算。、打开“工资单”工作簿，用合并计算的方法求出男女同志的平均工资、平均奖金四、数据的同步变化、数据跨工作簿计算、合并计算教师教育学院演示文稿的设计与制作数据处理方法与技巧数据处理方法与技巧-EXCEL-EXCEL高级应用高级应用 15打开“工资单”工作簿1、RANK函数，用于乱序数据的排序号。例：在J2中输入=RANK(I2,$I$2:$I$40,0)，0表示从大到小2、IF函数，根据给定的条件确定相应的值。例：实发工资大于等于600，评价为“高”，实发工资大于等于500小于600评价为“中”;实发工资小于500评价为“低”在K2单元格中输入 =

14、IF(I2=600,高,IF(I2=500,中,低)3、MATCH函数，匹配函数，如工作表中的C46位置中的=MATCH(B46,B2:B40,0),得出B46中名字与B2:B40中的第几个名字匹配，成功给出第几个的值。匹配类型为1时，找小于等于要找值的最大值，数据必须从小到大排序.匹配类型为0时,查找等于要找值的第一个值，数据无需排序。匹配类型为-1时，找大于等于要找值的最小值，数据必须从大到小排序。五、各种函数的应用教师教育学院演示文稿的设计与制作数据处理方法与技巧数据处理方法与技巧-EXCEL-EXCEL高级应用高级应用 16打开“工资单”工作簿4、VLOOKUP函数，定位查找相应的值V

15、LOOKUP函数的有数：搜索表区域首列满足条件的元素，确定待检索单元格在区域中的行序号，再进一步返回单元格的值。缺省表以升序排序。参数1：需要在数据表首列进行搜索的值参数2：需要在其中搜索数据的信息表，可以是一个区域参数3：满足条件的单元格在数据区域中的列序号，首列为1参数4：指定在查找时要求大致匹配还是精确匹配，FALSE为大致匹配上，TRUE为精确匹配，缺省为精确匹配例如：F46单元格中 =VLOOKUP(E46,B2:E40,4,0)，公式中4表示区域中的第四列，即基本工资这一列。五、各种函数的应用教师教育学院演示文稿的设计与制作数据处理方法与技巧数据处理方法与技巧-EXCEL-EXCE

16、L高级应用高级应用 17打开“工资单”工作簿5、ISERROR函数，判断是否错误（判断单元格是否错误）6、INDEX函数，返回指定行列交叉处引用的单元格 参数1：为指定的要搜索的范围 参数2：为指定返回的行序号 参数3：为指定返回的列序号 参数4：返回该区域中行和列交叉域，一般为省略例：返回A1：C10区域，第五行，第二列的值！=INDEX（A1:C10，5，2）例：在C50的单元格中输入：=INDEX(A2:I40,3,2)，返值为“常镇”7、OFFSET函数，偏移定位 =OFFSET(数据库!$B$3,20,8)，第一参数为作为参照系区域在原始表中的偏移量，第二个参数是行相对于参照系的偏移

17、量，第三个参数是列相对参照系的偏移量，第四个参数是新区域的行数，第五个参数是新区域的列数五、各种函数的应用教师教育学院演示文稿的设计与制作数据处理方法与技巧数据处理方法与技巧-EXCEL-EXCEL高级应用高级应用 18六、确定年级、班级名次打开打开“考试成绩表考试成绩表”工作簿工作簿操作步骤操作步骤(1)(1)在在I3I3单元格中输入单元格中输入“=RANK(H3,$H$3:$H$122,0)=RANK(H3,$H$3:$H$122,0)”，注意区域需用绝对地址，注意区域需用绝对地址，0 0表示从大到小表示从大到小(2)(2)在在J3J3单元格中输入单元格中输入“=RANK(H3,$H$3:

18、$H$42,0)=RANK(H3,$H$3:$H$42,0)”排一班的班级排名排一班的班级排名(3)(3)在在J43J43单元格中输入单元格中输入“=RANK(H43,$H$43:$H$82,0=RANK(H43,$H$43:$H$82,0”排二班的班级排名排二班的班级排名(4)(4)在在J83J83单元格中输入单元格中输入“=RANK(H83,$H$83:$H$122,0=RANK(H83,$H$83:$H$122,0”排三班的班级排名排三班的班级排名教师教育学院演示文稿的设计与制作数据处理方法与技巧数据处理方法与技巧-EXCEL-EXCEL高级应用高级应用 19七、将不及格的成绩用红色表示

19、打开打开“考试成绩表考试成绩表”工作簿工作簿操作步骤：操作步骤：（1 1）选定）选定C3:G122C3:G122区域区域（2 2）单击）单击【开开始始】菜菜单下的下的【样式式】菜菜单下的下的【条条件格式件格式】菜菜单下的下的【新建新建规则】，从从弹出出的的对话框中框中选“只只为包含以下包含以下内内容容设置置单元格格式元格格式”）（3 3）在弹出的对话框中进行相应的设置）在弹出的对话框中进行相应的设置如果有多个条件，则重复以上操作（注意如果有多个条件，则重复以上操作（注意20032003中，多个条件需一次完成）中，多个条件需一次完成）教师教育学院演示文稿的设计与制作数据处理方法与技巧数据处理方法

20、与技巧-EXCEL-EXCEL高级应用高级应用 20八、定位查找打开打开“定位查找定位查找”工作簿中的定位查找工作表（工作簿中的定位查找工作表（MATCHMATCH函数的使用）函数的使用）操作步骤：操作步骤：（1 1）在）在B21B21单元格中输入单元格中输入“输入条件输入条件”，合并，合并B21 C21B21 C21单元格单元格（2 2）在）在B22B22中输入中输入“行行”，C22C22中输入中输入“列列”（3)3)将光标定位到将光标定位到B23,B23,在在“数据数据”菜单下选菜单下选“有效性有效性”，从弹出的对话框中选，从弹出的对话框中选 设置设置“标标签，允许选签，允许选“序列序列”

21、，来源设为，来源设为“=$A$2:$A$17”=$A$2:$A$17”、同理将、同理将C22C22单元格进行设置，来源单元格进行设置，来源设为设为“=$B$1:$O$1”=$B$1:$O$1”（4 4）在）在F22F22中输入中输入“结果结果”，F23F23中输入中输入“=INDEX(B2:O17,MATCH(B23,A2:A17,0),MATCH(C23,B1:O1,0)”match=INDEX(B2:O17,MATCH(B23,A2:A17,0),MATCH(C23,B1:O1,0)”match函数中的函数中的0 0为为匹配方式匹配方式(5)(5)选中选中B2:O17B2:O17区域，设置

22、区域，设置“条件格式条件格式”，选，选“公式公式”，“=($B$23=$A2)+($C$23=B$1)”=($B$23=$A2)+($C$23=B$1)”，颜色设置为，颜色设置为“黄色。黄色。教师教育学院演示文稿的设计与制作数据处理方法与技巧数据处理方法与技巧-EXCEL-EXCEL高级应用高级应用 21八、定位查找教师教育学院演示文稿的设计与制作数据处理方法与技巧数据处理方法与技巧-EXCEL-EXCEL高级应用高级应用 22九、等级考试发证问题打开打开“技能等级办证登记单技能等级办证登记单”工作簿（工作簿（IFIF函数的使用）函数的使用）操作步骤操作步骤，选办证登记单，选办证登记单,成绩高

23、于成绩高于7070分通过标记为分通过标记为“P P”,且巳交费者且巳交费者可办证可办证（1 1）选定）选定C3C3单元格，输入单元格，输入”=IF(B3=70,=IF(B3=70,”P P”,”)（2 2）选定）选定E3,E3,输入输入“=IF(C3P,IF(D3=30,=IF(C3P,IF(D3=30,是是,否否)”教师教育学院演示文稿的设计与制作数据处理方法与技巧数据处理方法与技巧-EXCEL-EXCEL高级应用高级应用 23十、会计科目问题打开打开“科目表科目表”工作簿（工作簿（VLOOKUPVLOOKUP函数的使用）函数的使用）操作步骤:在C2单元格中输入：=IF(LEN(A2)=4,

24、B2,VLOOKUP(LEFT(A2,4),A:B,2,0)在D2单元格中输入：=IF(LEN(A2)=7,B2,IF(LEN(A2)7,VLOOKUP(LEFT(A2,7),A:B,2,0),)VLOOKUP函数的有数：搜索表区域首列满足条件的元素，确定待检索单元格在区域中的行序号，再进一步返回单元格的值。缺省表以升序排序。参数1：需要在数据表首列进行搜索的值参数2：需要在其中搜索数据的信息表，可以是一个区域参数3：满足条件的单元格在数据区域中的列序号，首列为1，注意：要搜索的值必须是区域的第一列，且此列巳按升序排序。参数4：指定在查找时要求大致匹配还是精确匹配，FALSE为大致匹配上，TR

25、UE为精确匹配，缺省为精确匹配 教师教育学院演示文稿的设计与制作数据处理方法与技巧数据处理方法与技巧-EXCEL-EXCEL高级应用高级应用 24十一、盘库打印问题打开打开“盘库打印条盘库打印条”工作簿工作簿 （INDEXINDEX函数的使用）函数的使用）操作步骤操作步骤：(1)(1)单击“插插入入”菜菜单下的下的“名名称称”下的下的“定定义”，在，在对话框中框中输入入“DATADATA”,引用位置引用位置输入：入：=OFFSET(=OFFSET(数数据据库!$B$3,COUNTA(!$B$3,COUNTA(数数据据库!$B$3:$B$999),8)!$B$3:$B$999),8)，第一，第一

26、参参数数为作作为参参照系照系区区域在原始表中的偏移量，第二域在原始表中的偏移量，第二个参数个参数是行相是行相对于于参参照系的偏照系的偏移量，第三移量，第三个参数个参数是列相是列相对参参照系的偏移量，第四照系的偏移量，第四个参数个参数是新是新区区域的行域的行数数，第，第五五个参数个参数是新是新区区域的列域的列数数（2 2）在）在“打印表打印表”的的J1J1单元格中元格中输入：入：“请输入入页数数:”J2 J2单元格中元格中输入入数数值1 1（3 3）在）在“打印表打印表”工作表中，工作表中，输入所示的入所示的内内容容（4 4）在）在A4A4单元格中元格中输入：入：=INEDX(DATA,4*($

27、J$2-1)+1,COLUMN(),=INEDX(DATA,4*($J$2-1)+1,COLUMN(),横横向拖向拖动公式公式（5 5）在）在A12A12单元格中元格中输入：入：=INEDX(DATA,4*($J$2-1)+2,COLUMN(),=INEDX(DATA,4*($J$2-1)+2,COLUMN(),横横向拖向拖动公式公式（6 6）在）在A21 A30A21 A30中中进行行类似的似的输入入=INEDX(DATA,4*($J$2-1)+3,COLUMN(),=INEDX(DATA,4*($J$2-1)+3,COLUMN(),=INEDX(DATA,4*($J$2-1)+4,COLU

28、MN()=INEDX(DATA,4*($J$2-1)+4,COLUMN()，横横向拖向拖动公式公式教师教育学院演示文稿的设计与制作数据处理方法与技巧数据处理方法与技巧-EXCEL-EXCEL高级应用高级应用 25十二、数据透视表操作步骤（打开材料库存）操作步骤（打开材料库存）数据透视表数据透视表（1 1）选定数据区域（2 2）【插插入入】菜菜单下的下的【表格表格】菜菜单下的下的【数数据透据透视表表】）教师教育学院演示文稿的设计与制作数据处理方法与技巧数据处理方法与技巧-EXCEL-EXCEL高级应用高级应用 26十二、数据透视表教师教育学院演示文稿的设计与制作数据处理方法与技巧数据处理方法与技

29、巧-EXCEL-EXCEL高级应用高级应用 27十三、数据的高级筛选操作步骤（打开高级筛选综述表）操作步骤（打开高级筛选综述表）高高级筛选 （1 1）先配好）先配好筛选的的条条件件 （将将要用到的要用到的标题复复制到制到数数据据区区域的旁域的旁边，空一列即可。在，空一列即可。在复复制出制出来来的的标题下下输入入筛选条条件，同一行上件，同一行上为“并并且且”条条件，不同行上件，不同行上为“或者或者”条条件）件）（2 2）选定定数数据据区区域域 （3 3）【数数据据】【排序和排序和筛选】【筛选】【高高级】（4 4）从从弹出的出的对话框中框中选定：方式、定：方式、数数据据区区域、域、条条件件区区域、

30、以及域、以及数数据据将将要要复复制的位置制的位置 （5 5）单击【确定确定】按按钮注意：注意：(1)(1)在在条条件件区区域中，域中，条条件件单元格元格内内包含包含单元格引用：如元格引用：如“=D5800=D5800”，条条件件区区域域标题虽然可以不然可以不填填，但在，但在选择筛选条条件件时却不能不却不能不选，即如果只，即如果只选择“=D5800=D5800”所在的所在的单元格作元格作为筛选条条件，件，结果是果是错误的。必的。必须把把筛选条条件件单元格的上一元格的上一个个单元格一元格一并并选中。中。(2)(2)在在条条件件区区域中，域中，条条件件单元格元格内内不包含不包含单元格引用，如元格引用

31、，如“800800”，必，必须写写上上与数与数据据区区标题相同相同名名称称。其他任何名。其他任何名称称或不或不填填都都会会产生生错误结果。建果。建议使用使用复复制粘制粘贴的方法，避免的方法，避免输入失入失误造成造成筛选结果出果出错。教师教育学院演示文稿的设计与制作数据处理方法与技巧数据处理方法与技巧-EXCEL-EXCEL高级应用高级应用 28十四、特殊排序操作步骤（打开教师通信录表）按表中的职务进行排序操作步骤（打开教师通信录表）按表中的职务进行排序（1 1）【开开始始】下的下的【选项】下的下的【高高级】标签的的【编辑自定自定义列表列表】）导入入相相应的序列的序列（2 2）选定数据区域）选定

32、数据区域（3 3）单击）单击“数据数据”菜单下的菜单下的“排序排序”，单击对话框中的，单击对话框中的“次序次序”按钮，确定自定按钮，确定自定义的排序序列。义的排序序列。（4 4）选定主关键字，单击）选定主关键字，单击“确定确定”教师教育学院演示文稿的设计与制作数据处理方法与技巧数据处理方法与技巧-EXCEL-EXCEL高级应用高级应用 29十五、双轴图表的绘制操作步骤（打开双轴图表操作步骤（打开双轴图表.xls.xls）1.1.选择数数据据区区域中的某域中的某个个单元格，元格，单击菜菜单“插插入入图表表”中的中的 “折折线图”，选”数数据点折据点折线图”。教师教育学院演示文稿的设计与制作数据处

33、理方法与技巧数据处理方法与技巧-EXCEL-EXCEL高级应用高级应用 30 2.2.这时可以看到可以看到插插入的入的两个数两个数据系列中，由于据系列中，由于销售增售增长率率数数值太小而无法太小而无法显示其示其变化化趋势。右。右击“销售增售增长率率”系列，在系列，在弹出的快捷菜出的快捷菜单中中选择“设置置数数据系列格式据系列格式”。在。在弹出的出的“数数据系列格式据系列格式”对话框中框中选择“系列系列选项”选项卡，卡，选择“次坐次坐标轴”。单击“确定确定”。十五、双轴图表的绘制十五、双轴图表的绘制教师教育学院演示文稿的设计与制作数据处理方法与技巧数据处理方法与技巧-EXCEL-EXCEL高级应

34、用高级应用 313.3.右右击“销售售额”系列，系列，选择“更改系列更改系列图表表类型型”，将将“销售售额”系列的系列的图表表类型更改型更改为“柱形柱形图”。4.4.最后，修改最后，修改绘图区区图案背景、修改案背景、修改图例位置例位置并并完成完成双双轴图。十五、双轴图表的绘制十五、双轴图表的绘制教师教育学院演示文稿的设计与制作数据处理方法与技巧数据处理方法与技巧-EXCEL-EXCEL高级应用高级应用 32打打开开“投投资额”工作簿，工作簿，1 1、选定有定有错误信息的信息的区区域，例如：域，例如：C2:C6C2:C62 2、单击单击【开开始始】菜菜单下的下的【样式式】菜菜单下的下的【条条件格

35、式件格式】菜菜单下的下的【新建新建规则】，从从弹出的出的对话框中框中选“使用公式确定要使用公式确定要设置置单元格格式元格格式”）（3 3）在弹出的对话框中进行相应的设置）在弹出的对话框中进行相应的设置公式中公式中输入入=ISERROR(C2),=ISERROR(C2),字体字体颜色色设为白色白色十六、去掉出错单元格的错误信息教师教育学院演示文稿的设计与制作数据处理方法与技巧数据处理方法与技巧-EXCEL-EXCEL高级应用高级应用 33一、准备工作：准备一份一、准备工作：准备一份ExcelExcel的学生信息数据。的学生信息数据。需要注意的是：在使用需要注意的是：在使用ExcelExcel工作

36、簿时，必须保证工作簿时，必须保证数据文件是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据文件是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。比如第一行里面包含数据行中间不能有空行等。比如第一行里面包含了学号、姓名、性别、照片格式、照片名等信息了学号、姓名、性别、照片格式、照片名等信息的字段，（照片名必须与学生姓名一致，的字段，（照片名必须与学生姓名一致，“照片照片”的输入如下图所示，单击的输入如下图所示，单击G2G2，在，在G2G2的编辑栏中的编辑栏中输入输入“=A2&F2=A2&F2”后敲回车键，再双击单元格进行后敲回车键，再双击单元格进行自动填充即可）。数据准备工作的正确与否，关自动填

37、充即可）。数据准备工作的正确与否，关系到以后打印出来的证件正确与否，所以必须要系到以后打印出来的证件正确与否，所以必须要仔细校对检查。仔细校对检查。十七、邮件合并（带图片的邮件合并）教师教育学院演示文稿的设计与制作数据处理方法与技巧数据处理方法与技巧-EXCEL-EXCEL高级应用高级应用 34三、照片的拍摄采集与编辑三、照片的拍摄采集与编辑照片格式：照片格式：jpgjpg；大小：；大小：1015 KB1015 KB为宜；名称：要与学生姓名一为宜；名称：要与学生姓名一致，不能有同音字和形近字。然后将刚才编辑的致，不能有同音字和形近字。然后将刚才编辑的ExcelExcel数据、数据、wordwo

38、rd模模板格式、编辑好的照片放在同一个文件夹中。（如果照片放在子文件板格式、编辑好的照片放在同一个文件夹中。（如果照片放在子文件夹，则路径中分隔符需用二个反斜杠）夹，则路径中分隔符需用二个反斜杠）四、利用四、利用WordWord邮件合并功能将邮件合并功能将ExcelExcel数据、照片合并到数据、照片合并到wordword模板，模板，步骤如下：步骤如下：1 1启动启动wordword程序，从菜单栏中选择程序，从菜单栏中选择“视图视图”菜单下菜单下“工具栏工具栏”下的下的“邮件合并邮件合并”，显示，显示“邮件合并邮件合并”工具栏工具栏2 2在邮件合并工具栏上单击打开在邮件合并工具栏上单击打开”数

39、据源数据源“工具，打开相应的工具，打开相应的数据源（数据源（EXCELEXCEL工作簿文件）工作簿文件）十七、邮件合并（带图片的邮件合并）教师教育学院演示文稿的设计与制作数据处理方法与技巧数据处理方法与技巧-EXCEL-EXCEL高级应用高级应用 353 3将光标定位到相应的位置，单击插入将光标定位到相应的位置，单击插入“插入域插入域”工具按钮，工具按钮，插入相应的域插入相应的域4 4下面是实现批量打印照片的关键一步，就是照片域的实现：下面是实现批量打印照片的关键一步，就是照片域的实现：先把光标定位在要插入照片的地方，单击先把光标定位在要插入照片的地方，单击“插入插入”“域域”在在“域名域名”

40、处选择处选择“IncludepictureIncludepicture”在在“域属性域属性”文件名文件名中，为了方便起见填入任意字符，比如中，为了方便起见填入任意字符，比如“1 1”单击确定。如图：单击确定。如图：单击刚才插入的单击刚才插入的“域域”“shiftshift”键键 +“F9F9”键键选择选择“1 1”点击点击“插入域插入域”插入插入“照片名照片名”点击点击“合并到新文档合并到新文档”“确定确定”单击单击“保存保存”（将此生成的文件与主文档保存在将此生成的文件与主文档保存在同一目录下同一目录下）按按“ctrl+Actrl+A”键全选键全选按按“F9F9”。在同一页纸中。在同一页纸中

41、出现了多个准考证。出现了多个准考证。十七、邮件合并（带图片的邮件合并）教师教育学院演示文稿的设计与制作数据处理方法与技巧数据处理方法与技巧-EXCEL-EXCEL高级应用高级应用 36宏是在宏是在应用程序中可以自用程序中可以自动运运行的一行的一连串功能命令。能串功能命令。能够完成大量的重完成大量的重复复操作。操作。VBAVBA是一是一种种编程程语言，言，专门用于用于OFFICEOFFICE中中打打开开“客客户资料料”工作簿工作簿（1 1）单击“工具工具”菜菜单下的下的“宏宏”下的下的“安全性安全性”，将将安全安全级设置置为“中中”（或（或【开开始始】下的下的【选项】下的下的【信任中心信任中心】

42、标签的的【信任中心信任中心设置置】的的“宏宏设置置”，将将安全安全级设置置为“中中”（2 2）将将活活动单元格定位在元格定位在B2B2的位置的位置（2 2）单击“工具工具”菜菜单下的下的“宏宏”下的下的“录制新宏制新宏”，单击选“相相对引用引用”，一定要使，一定要使“相相对引用引用”处于于选定定的的状状态（或（或选择【视图】下的下的【宏宏】标签【录制宏制宏】）（3 3）将将第一第一个个人的人的资料料复复制粘制粘贴到指定的位置，到指定的位置，复复制、粘制、粘贴用快捷用快捷键进行，行，将将活活动单元格定位到第元格定位到第二二个个人的姓名中（人的姓名中（B6)B6)单元格完成一元格完成一个个周期操作

43、周期操作（4 4）单击“停止停止录制制”（5 5）单击“工具工具”菜菜单下的下的“宏宏”下的下的“宏宏.”，单击宏的名宏的名称称，再，再单击“执行行”按按钮即可。如果即可。如果单击“选项”按按钮，可，可为宏宏设置快捷置快捷键。如果按如果按ALT+F11ALT+F11可可进入入VBAVBA编程，如果在程，如果在过程中加入程中加入语句：句：dim j as integer dim j as integer for j=1 to 500 for j=1 to 500 next j next j循循环体体为原原来来的宏的宏过程，即可自程，即可自动完成相完成相应的操作的操作十八、宏与VBA教师教育学院演示文稿的设计与制作数据处理方法与技巧数据处理方法与技巧-EXCEL-EXCEL高级应用高级应用 37谢谢大家！谢谢大家！