会计信息化基础-Excel高级应用 第5章 Excel高级应用技巧.ppt

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1、第五章 Excel高级应用技巧 Excel的应用技巧非常丰富。本章介绍的主要内容有：格式设置技巧高级编辑技巧管理技巧应用技巧5.1 格式设置技巧 5.2 高级编辑技巧 5.3 Excel管理技巧 5.4 Excel应用技巧 5.1 格式设置技巧Excel中的格式比较特殊，不同于其他软件，数据的格式问题影响着Excel的显示与计算。在处理数据时，必须要熟练掌握各种格式，才能轻松应对各种类型的数据。5.1.1 文本类型数字的输入5.1.2 自定义数字显示格式5.1.3 文字旋转5.1.1 文本类型数字的输入如果需要输入电话号码等文本型数字时，默认情况下，当按Enter键确定输入后，电话号码前的“0

2、”就会被去掉了。这是因为默认情况下，Excel会自动把输入的任何数字看做可以计算的数值。所以“010”就等于“10”。而像电话号码这种文本型数字，在输入时想要Excel能够保留前面的“0”，此时可分为两种情况考虑：一种是临时需要输入的文本型数字，另一种是固定输入的文本型数字。1.临时输入临时输入临时输入的文本型数字指偶然遇到必须在某个单元格中输入文本型数字，这种单元格并不是固定在某一整行或某一整列中。如果需要输入文本型数字，不必对单元格的格式做任何修改，只需要在输入的数字之前加入单引号（）即可。2.固定输入固定输入（1）选中需要输入文本型数字的“学号”列，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“

3、设置单元格格式”命令；（2）在“单元格格式”对话框中，选择“数字”选项卡，然后选择“文本”分类，再单击“确定”按扭；（3）选“电话号码”列，重复步骤（1）、（2）；（4）如图5.1所示，在“学号”列和“电话号码”列中输入数字，发现数字前面的“0”都被保留下来了，也就是说，现在输入的数字都被Excel识别为文本型数字了。5.1.2 自定义数字显示格式要想使用自定义格式，就必须了解Excel中自定义数字代码的格式。在自定义数字格式的格式代码中，最多可以指定四个字段，即正数的格式、负数的格式、零的格式和文本的格式。字段之间用分号（；）隔开。要在输入数字数据之前自动添加文本，使用自定义格式为：“文本内

4、容”；要在输入数字数据之后自动添加文本，使用自定义格式为：“文本内容”。符号的位置决定了Excel输入的数字数据相对于添加文本的位置。如果在表达方式中只指定两个字段，则第一部分用于表示正数和零，第二部分用于表示负数。如果在表达方式中只指定了一个字段，那么所有数字都会使用该格式。如果在表达方式中要跳过某一节，则对该节仅使用分号即可。1.自动添加文本自动添加文本不仅可以使用“”进行自动文本的添加，还可以使用下列方法进行自动文本的添加。如进行货币输入时，经常需在金额数字后加单位“元”，这时就可以使用“0.00元”的自定义数字格式。当在单元格中录入数字后，Excel就会自动将数字显示为保留两位小数，而

5、且还会在数字后加上单位“元”。另外一个例子就是，如果要将单元格中录入的数字“56”自动转换成“第五十六排”格式，只要将单元格的数字格式定义为“第DBNum1G/通用格式排”即可。2.设定颜色设定颜色如果想在自定义格式中加入颜色元素，只需在该部分对应位置用方括号键入颜色名称或颜色编号即可。Excel中可以使用的颜色名称有“黑色”、“蓝色”、“青色”、“绿色”、“洋红”、“红色”、“白色”、“黄色”八种不同的颜色，此外Excel还可以使用“颜色X”的方式来设置颜色，其中X为156之间的数字，代表了56种不同的颜色。例如，输入“#,#0.00;红色-#,#0.00”自定义数字格式，负数用红色来表示。

6、3.条件格式条件格式还可以利用自定义格式设定条件，当单元格中数字满足指定的条件时，Excel可以自动将条件格式应用于单元格。条件由比较运算符和数值两部分组成，在Excel中要想设置满足指定条件数字的格式，在自定义数字格式代码中必须加入带中括号的条件。例如在销售工作表中想以蓝色字体显示大于或等于2000的销售成绩，以红色字体显示小于500的销售成绩时，其余以黑色显示，这时只需将自定义数字格式设置为“蓝色=2000;红色=2000G/通用格式;红色500G/通用格式;黑色G/通用格式”，需要再次应用时，调用此格式即可。4.隐藏数值隐藏数值如果需要把单元格中的数值隐藏起来，可以使用“；”（三个分号）

7、的自定义数字格式，这样单元格的值只会在编辑栏出现，而且并不影响引用与计算。5.1.3 文字旋转5.2 高级编辑技巧5.2.1 自动换行5.2.2 强行换行5.2.3 上下标的输入5.2.4 固定选择单元格5.2.5 快速调整数据次序5.2.1 自动换行（1）选中欲设定自动换行的单元格或范围，然后单击鼠标右键，选择设置单元格格式命令；（2）在“单元格格式”对话框中选中“对齐”选项卡，然后选中“自动换行”复选框并单击确定按钮；（3）单元格的行高就被调整为自动适用输入内容的长度了。5.2.2 强行换行 在输入过程当中，为了对有些长数据进行对齐，需要快速在同一单元格内实现换行，此时就必须用到强行换行了

8、。方法是光标移到在需要换行的位置上，同时按下快捷键Alt+Enter（使用强行换行时，系统会同时选择自动换行功能）。5.2.3 上下标的输入5.2.4 固定选择单元格1）单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格（此时，单元格周围将出现实线框）；（2）然后修改数据，再次键入Enter键，发现光标的位置并没有发生变化。这样就可以利用此技巧反复键入不同的数据，查看数据变化时对其他单元格数据的影响了。5.2.5 快速调整数据次序（1）选定数据，移动鼠标至单元格边缘，出现拖放指针箭头后，按下Shift键，再进行拖放操作；（2）鼠标上下拖拉时，在单元格边界处会变为一个水平“工”状标志

9、，左右拖拉时会变为垂直“工”状标志，释放鼠标按钮即可完成操作；（3）操作完成后单元格间的次序就发生了变化。这种简单的方法节省了几个剪切、粘贴或拖放操作，非常方便。5.3 Excel管理技巧5.3.1 去掉默认表格网线5.3.2 启用自动运行宏5.3.3 批量处理5.3.4 修复受损的Excel文档5.3.1 去掉默认表格网线（1）单元工具菜单下的“选项”命令；（2）在弹出的“选项”对话框中，单击“视图”选项卡，将“网格线”选项取消，然后单击确定按钮；（3）此时在工作表上就看不见网格线了。5.3.2 启用自动运行宏（1）选择“工具/宏/安全性”命令；（2）将“安全性”对话框中的默认设置“高”改为

10、“中”或“低”，如果设置成“低”后，Excel则不进行提示，直接运行“宏”，这样会给系统安全带来一定的隐患。在这里推荐改为“中”，这样Excel就会在打开文档时提示是否需要运行“宏”；（3）打开带有“宏”的文档，Excel就会提示进行选择是否运行“宏”。5.3.3 批量处理1.同时打开多个工作薄同时打开多个工作薄 在文件菜单中执行打开文件命令，按住Shift键或Ctrl键并配以鼠标操作，在弹出的文件列表中选择多个工作薄，然后单击“确定”按钮，就可以一次打开多个工作薄。2.同时操作多个工作表同时操作多个工作表 按住Shift键或Ctrl键并配以鼠标操作，在工作薄底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作

11、表后，就可以进行插入或删除工作表的操作，还可以在多个工作表范围内进行查找、替换，而且也可以对多个工作表中的单元格进行同时操作。3.同时设置多行、多列同时设置多行、多列 在列号处拖曳鼠标左键，选择相邻的多列，还可以通过Ctrl键并配合鼠标操作选中不相邻的多列。然后单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择相应命令进行多列的插入和删除操作；将鼠标移至选中区域内任何一列的列标号处，当鼠标变成双箭头形时，按下鼠标左键并拖动，则将被选列的宽度调整成相同的尺寸。此时在选中的任意列边界处双击左键，则将被选列的宽度调整成最合适的尺寸，行的操作与上述操作基本相同。4.同时设置多个单元格格式同时设置多个单元格格式 使用

12、Ctrl键并配合鼠标左键单击，选择不连续单元格，然后将鼠标移至选中的区域内，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择设置单元格格式命令，就可以在弹出的对话框中“批量”地设定单元格格式了。5.输入相同内容到多个单元格输入相同内容到多个单元格 在不同的相邻单元格中输入相同的内容可以通过“自动填充”功能来完成。可以采取快捷方法实现：先按住Ctrl键单击鼠标左键选中所有不相邻的单元格，然后输入内容，完毕后，再按Ctrl键和Enter键，完成操作。5.3.4 修复受损的Excel文档实际工作中，经常会出现Excel文档受损无法打开的现象，例如磁盘损坏或者数据丢失，经修复后，经常会无法使用，这时候就可以用以下

13、方法来恢复数据，减少损失。1Excel 的内置功能的内置功能（1）在“打开”对话框中，选择好文档，然后单击打开按钮旁边的下拉菜单，选择“打开并修复”命令；（2）如图5.6所示，在弹出的对话框中，有两项选择，应该首先选择修复按钮；（3）如果修复成功，则文档可正常打开，可以查看到工作表。如果修复不成功，还可以再次“打开并修复”文档，然后试图“提取数据”。如果想提取数据按钮，则必须在对话框中选择恢复公式按钮，如果想最大限度地将公式的结果“转换到值”，则选择“转换到值”按钮的成功机会会更大些。2第三方工具第三方工具如果Excel本身不能对数据进行修复，还可以用第三方工具进行恢复。在这里简单介绍一个实用

14、的第三方恢复工具Excel Recovery。Excel Recovery是一个专门修复Excel电子表格数据的软件，它能将损坏的表格数据，包括文本、数字、公式值等一一恢复，而且它还能够将修补受损的多重分页文件结构。Excel Recovery的安装非常简单，只要双击其自解压文件，一路按Enter键即可。恢复操作也非常简单，先打开此软件，单击Recover按钮，然后根据提示，选择文件即可开始全自动的恢复过程。5.4 Excel应用技巧5.4.1 使用选择性粘贴实现行列转置5.4.2 用Excel计算时间5.4.3 转换中文大写金额5.4.1 使用选择性粘贴实现行列转置（1）打开工作表，选中需要

15、进行行列转换的单元格区域，然后单击工具栏中的“复制”按钮；（2）将光标放置在一空白区域，再用鼠标单击粘贴按钮旁边的下拉菜单，选择“选择性粘贴”命令；（3）在弹出的“选择性粘贴”对话框中选中“转置”复选框，然后再单击“确定”按钮；（4）在目标区域就会出现如图5.7所示行列转置后的表格，然后可以将原表格删除，将转置后的区域复制回去即可。5.4.2 用Excel计算时间（1）输入项目的开始日期和结束日期，利用TODAY()函数自动提取系统的当前日期；（2）在B7单元格中输入计算的公式，用“项目结束日期(B2)”减去“今天(B3)”。因为公式计算使用的是日期格式，所以计算的结果也是以日期形式显示的；（

16、3）将计算结果的“单元格格式”属性改为“数值”；（4）现在就可以随时查看距项目结束的天数了，而且每天打开此工作薄时，日期还会自动更新。5.4.3 转换中文大写金额1设置单元格格式设置单元格格式第一种方法也是最简单的方法，就是设置单元格的格式。在“单元格格式”对话框中选择“特殊”分类，然后在类型中选择“中文大写数字”即可。这样设置对整数来说是没有问题的，但是如果数字中包含小数，就会发现转换出来的结果并不尽如人意。那么就可以使用第二种方法来解决这个问题。2利用中文大写金额转换函数利用中文大写金额转换函数Excel中并不提供数字转换为中文大写的函数，但是可以利用Excel的开放性，进行二次开发，为Excel中添加一个可以转换数字为中文大写的函数。大家只需要将程序的载体“宏”，进行加载并调用即可。该函数大家可通过学习第六章VBA基础后自己编写，也可参考相关书籍及网站的介绍。