食品行业-文书管理制度.doc

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1、文书管理制度一、 总那么1 为使公司的文书管理制度化、标准化，促进与提高组织管理工作的效率，特制定本制度。2 文书包括：业务工作上的往来公文、报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证书、各种帐簿、图表参考书等一切业务用书与公文。3 全部文书归公司所有并收藏、任何个人不得私自占有。4 必须严格保守文书的秘密。5 文书按以下要点处置或办理：1凡属重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以“文书形式出现。所有文书的处置都必须以准确与迅速为原那么，且必须明确责任。2即使在紧急状况下以口头或 形式处置的事项，事后也必须以文书形式记录下来。6 文书的收发、领取与寄送，原那么上由公司办公室负责

2、。二、文书的收放1 到达文书全部由公司办公室接收。2 到达文书由办公室按以下要点处置：1一般文书予以启封，分送各部门。2私人文书不必开启，直接送收件人。3分送各部门的文书假设有过失，必须立即退回行政部。三、文书的处理1 文书的分类：1带密级文书，具体分为：a、绝密，指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文书。b、机密，指重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。c、秘密，指不宜向公司以外人员透露内容的文书。2普通文书，指非秘密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，那么另当别论。3传阅文书，指在本公司内部传阅或传达的文书。2 普通文书的处理原那么： 1由部门负责人以上级别的主管，负

3、责对文书进行审阅、答复、批办以及其他必要的处理，或者由其指定下属对文书进行具体处理。2如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指使办理。3各种有关联的事项，必须与各部门商议前方能予以处置。3 带密级文书的处理原那么：1带密级文书原那么上由责任者或当事者自行处理。2指名或亲启文书，原那么上由信封上所指名的人开启，其他人未竟授权，不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不接受本条规定的约束。4 文书的阅览原那么：某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。如果有必要，可在文书的空白处填写阅览后的意见，并转给或交还文书的主管。5 与各部门有关的文书，在处理意见

4、上如果存在分歧，那么由文书的主管部门出面进行协商，如果不能协商一致，上报或请示上级领导，由上级裁决。四、请示审批1 请示审批是公司经营的一项重要程序，凡属公司经营重要事项，都必须经请示，获得总经理审查、裁决和公文批复之后，方能执行。特殊情况需董事长审批通过前方可执行。2 必须请示审批事项如下：1职务及重要人事安排；2各种制度性规定的变更；3重要合同契约的缔结、解除与变更；4诉讼行为；5与政府机构有关的各种重要的请求回执、申请等等；6土地、建筑物的购置与转让；7大额馈送、谢礼、以及宣传广告费用的开支；8分支机构的增减；9预算与决算事宜；10借款与贷款，以及借贷银行的开设和变更；11重要或高额物品

5、的采购；12有关公司经营的重要方案与企划；13其他上述未涉及的重要事项。3请示审批的事项，必须以提案文书的方式，经主管呈交有关领导。如果事情紧急，允许直接以非文书形式请示，但事后必须尽快书写请示提案文书上报。4请示提案文书的内容包括标题、正文、理由、说明和附录。提案文书应一式多份，分送有关部门如业务部门、行政部门和财务部门等。5请示提案文书必须注明起草者或请示者，所属分支机构及部门，并签名盖章。6请示审批内容一旦被上级认可并作出决定，那么以请示提案书副本替代批复返回，并请示部门予以执行。7请示提案的原件由公司办公室保管。五、文书的整理与保存1 文书按内容进行整理后，分为两类保管，一类是尚未完结

6、的文书，一类是可以归档的文书。2 全部完结的文书，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿上做好登记，归档保存。3 制度规定、不动产权利书、合同书、往来公文与专利、证书等特别重要的文书，由公司办公室填写“重要文书目录后，予以保存。4 文书的保存年限如下：1永久保存文书，包括章程、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书；重要的诉讼关系文本；重要的政府许可证书；有关公司历史的文书；决算书和其他重要的文书。2保存十年文书，包括请求审批提案文书，人事任命文书，奖金工资与津贴有关文书，财务会计帐簿、传票与会计分析报表，以及永久保存以外的重要文书。3保

7、存五年文书，指不需要保存十年的次重要文书。4保存一年文书，指不太重要或者临时性文书。如果是调查报告原件，那么由所在部门主管负责确定保存年限。5 所有重要的带密级文书，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。6 保存期满以及没必要继续保存的，经主管决定，填写废除理由和日期后，予以销毁。机要文书以燃烧或碎纸机销毁。7 如果职务或部门划分发生变更，或者做出调整，那么必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更调整后的结果。8 必须做好重要文件的借阅登记工作，并注明归还日期。9 本制度难以执行时，须与公司办公室联系，由办公室相关负责人作出裁定。六、附那么1 本制度报总经理批准后施行，需要时由公司办公室修改并报总经理批准施行。2 本制度由公司办公室负责解释与检查。3 本制度施行后，其他相同的规章制度或与之相抵触的制度或规定自行废止。4 本制度自公布之日起施行。