XXX公司合同管理办法.doc

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1、XXXXXX公司合同管理办法（2011年7月）第一章 总则第一条 为加强公司以及下属单位的合同管理，规范合同法律行为，防范和减少签署、审批、履行合同行为过程中可能发生的合同纠纷与由此导致的经济损失风险，维护公司合法权益，特制定本制度。第二条 本制度所称“合同”不仅包括公司（包括下属单位）与公司以外的平等主体即自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，也包括公司与劳动者之间签署的劳动合同或聘用协议等。第三条 公司及下属单位对外签订的各类合同均适用本制度。第二章 合同管理部门第四条 公司实行合同分级管理和评审，按公司总部和项目单位分别界定合同管理和评审范围：1、属于公司总部

2、审批的合同：包括所有需以“XXXX”名义签订的对外合同和需以项目单位名义签订的但超越项目单位负责人工作权限以及费用预算范围外的合同。2、属于项目单位审批的合同：需以项目单位名义签订的属于项目单位负责人工作权限以及费用预算范围内的开支性合同、销售与客户服务类合同和本单位的人事合同。3、公司各职能部门不得以自身的名义对外签订合同。 第五条 合同承办部门是指根据工作职责和业务性质，负责合同立项、谈判和起草的部门。其基本职责如下：1、在合同谈判前，对合同的其它各方当事人进行必要的资信调查，并对资信调查结果负责。资信调查的内容包括：营业执照及其有效性、商业信誉及近期经营业绩情况和承担该合同业务必须具备的

3、其它资质条件。2、合同谈判、起草、履行等工作； 3、处理未涉及诉讼和仲裁法律程序的合同纠纷； 第六条 公司合同管理实行承办人责任制，承办人应对其职务行为负责。第七条 合同管理部门是指负责合同审查的部门。公司各级财务部门、行政部门以及法律顾问为合同管理部门，有权依据各自的职责对合同进行审核监督。(一) 财务部门的基本职责是： 1、对合同涉及资金的使用是否符合公司财务管理制度和预算管理进行审查；2、对价款和结算的合理、合法性进行审查；3、财务部门认为需审核的其他内容。 （二）行政部门的基本职责是：1、对合同的条款与文字进行把关，审查是否有明显不合理的条款： 2、负责合同的签批程序流转。3、负责合同

4、的存档管理。（三）公司法律顾问的基本职责是：1、对合同的合法性进行审查； 2、对合同的严密性进行审查； 第三章 合同的起草、签订与审批第八条 合同具体内容由各承办部门负责起草，语言应严谨、简练、准确，条款齐全，权利义务清楚，重大合同（如项目投资、不动产租用、购置等）以及初次签订的重复性使用合同（如人事、销售、租赁等合同）需经公司法律顾问审核，其他合同在承办部门的负责人权限范围内的可自行决定是否征求法律顾问意见。第九条 合同对当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。合同一般应当包括以下条款：1、当事人的信息：包括当事人全称、注册住址、电话、银行帐号等；2、标的：指货物、劳务、

5、项目等双方权利义务共同指向的对象； 3、数量和质量要求（指标）：包括验收的标准和质量异议期的约定； 4、价款及其支付方式：含各种可能发生费用的分担； 5、合同履行的时间期限、地点和方式，以及履行过程中各方义务及风险责任的划分； 6、违约责任及其承担方式； 7、纠纷解决方式（司法、仲裁管辖）约定；8、合同生效条件。 第十条 公司签订合同，必须遵守国家法律法规、相关政策，贯彻平等自愿、互惠互利、协商一致、择优签约的原则。 第十一条 合同正式文本应当打印或印刷制成，利用数据电文和电子邮件订立合同的，应当事后采用书面形式确认。第十二条 合同有效期限原则上不超过一年。特殊情况下，如需签订有效期限超过一年

6、的长期合同，最终应由总经理审核签署。 第十三条 合同审查批准程序为：承办人申报承办部门审批财务或行政部门审批总经理或授权负责人审批法律顾问审核存档第四章 合同的履行第十四条 履行合同的部门必须严格履行合同所规定的义务，积极行使合同赋予的权利。第十五条 合同履行涉及公司多个部门或其他项目单位的，承办人应当及时、准确地向有关部门或单位告知需要协助的内容，相关单位应予以积极配合。第十六条 承办人应及时检查履行情况，发现问题应立即处理，并向承办单位负责人汇报。第十七条 遇对方不履行或不完全履行合同时，应在规定期限内向对方提出书面或口头异议。收到对方履行异议时，承办人亦应立即予以答复。相关文件须经合同审

7、查部门审核，并报合同管理部门备案。第十八条 签订合同后，如遇合同不能履行或不能完全履行，承办人应当将有关情况及时向所在部门、合同管理部门报告，采取补救措施，减少损失，并及时通知对方。第十九条 在合同履行过程中，承办人变更时，应办理交接手续。 第五章 合同的变更、解除、终止第二十条 合同履行过程中出现以下情况的，经当事人双方协商一致的，可以变更和解除：1、合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。2、对方当事人不履行合同或难以履行合同，应及时提出变更或解除合同，公司收到对方当事人要求解除或变更合同的通知书后，应及时提请所在部门

8、、合同管理部门处理，在规定的期限内作出书面答复。第二十一条 变更或解除合同应按合同管理程序报批。第二十二条 对方当事人提出变更、解除合同，应从维护公司利益出发，从严控制。第二十三条 因变更、解除合同而使公司利益遭受损失的，均应依法要求和落实对方承担相应责任，并在变更和解除合同的协议中明确规定。第六章 合同纠纷的处理第二十四条 合同在履行过程中发生纠纷的，应按中华人民共和国合同法、中华人民共和国民事诉讼法等有关法律、法规和本办法处理。第二十五条 处理合同纠纷应依据及时处理、双方协商解决和维护公司合法权益的原则。第二十六条 纠纷发生后，承办人应及时向所在部门、合同管理部门和法律顾问递交合同纠纷说明

9、，同时应迅速收集下列有关证据(原件或复印件)：1、 合同文件(包括变更、解除合同的协议、电报、电传、传真、信函、图表、 视听资料、广告、授权委托书，介绍信及其他有关资料等)；2、送货、提货、托运、验收、发票等有关票证票据；3、货款的承付、托收凭证、信用证、完税凭证、有关财务账目； 4、作为质量标准的法定或约定文本、封样、样品及鉴定报告、检测结果等；5、 证人证言；6、其他证据材料。 第二十七条 合同纠纷经双方协商达成一致处理意见的，应订立书面协议，由双方代表签字并加盖法人公章。第二十八条 合同承办人对纠纷的处理具体负责到纠纷处理终结为止。第七章 合同责任第二十九条 签订合同，未了解对方资信能力

10、、履行能力，而给公司造成损失者， 应追究签订合同相关责任人的责任。第三十条 凡对方当事人违约造成损失的，合同承办单位未及时汇报解决的， 追究相关人员的责任。第三十一条 对在合同签订、履行过程中：收受贿赂、与他人串通、出卖公司利益、玩忽职守导致公司遭受损失，故意违反本管理制度的人员，公司追究有关人员的 责任，并责令其承担全部损失。第三十二条 为保证合同正常、有序的执行，公司合同管理部门可不定期到有关单位检查合同执行及结算情况。第八章 附则第三十三条 公司与员工签订的人事合同由人事部门负责保管，其余合同原件在审批后一律由行政部门负责保存归档，相关部门在执行过程中可复印使用。第三十四条 本办法由公司总办负责修订并解释。Xxxx公司 二0一一年七月附件：合同审批单合 同 审 批 单合同名称承办单位/部门承办人拟签约单位合同主要内容描述合同承办部门意见合同管理部门审核意见行政部门审核意见财务部门审核意见总经理审批意见