公司合同管理办法.doc

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1、1合合同同管管理理暂暂行行办办法法第第一一章章总总 则则第二章第二章 合同的受理合同的受理第第三三章章合合同同制制作作和和传传阅阅第第四四章章合合同同履履行行管管理理第第五五章章合合同同变变更更、解解除除程程序序第第六六章章罚罚 则则第第七七章章附附 则则第第一一章章 总总 则则第一条 为预防和减少纠纷的发生，规范合同经办、传阅、审批及履行的程序，提高合同订立的效率，维护公司利益，根据公司的有关规定，结合公司的实际情况，制定本办法。第二条 本办法的适用范围为公司在项目建设和管理中应当订立书面合同的事项。如施工、监理、勘察、设计、材料（设备） 、营销（策划）和行政管理等事项的合同订立、履行、变更

2、和解除。第三条 本办法所称各类合同的含义及要求如下：3.1 施工监理类合同是指就建设项目的工程施工和监2理等事项而订立的合同。一般包括建设工程施工合同、工程安装合同、园林绿化施工合同、景观施工合同、委托监理合同和加工承揽合同等。此类合同金额在 1 万元以上（含 1 万元）的，应当订立书面合同。3.2 勘察设计类合同是指就建设项目的勘察和设计等事项而订立的合同。一般包括建设工程勘察合同、建设工程设计合同、环境（景观）设计合同、装饰工程设计合同等。此类合同金额在 1 万元以上（含 1 万元）的，应当订立书面合同。3.3 材料设备类合同是指就建设项目所需的材料、设备、设施等物品的采购而订立的合同。一

3、般包括材料购销合同和设备购销合同等。此类合同金额在 5000 元以上（含5000 元）的，应当订立书面合同。3.4 营销策划类合同是指就建设项目的销售策划、包装、广告设计和商品房销售等事项而订立的合同。此类合同金额在 5000 元以上（含 5000 元）的，应当订立书面合同。3.5 综合类及其它合同是指总经理办公室（下简称总经办）为公司日常办公需要以及维持公司的正常运转而采购或者委托加工、承揽等事项而订立的合同，以及其它相应的部门为了完成特定工作而订立的合同。 第四条 合同履行中，对于原合同范围以外的新增工3程项目，无论金额大小，均应当另行立订书面合同。原合同范围以内金额在 50000 元以下

4、（含 50000 元）的工程作为变更洽商处理，不再单独订立合同；金额在 50000 元以上的工程应当订立补充合同。 第五条 公司合同管理的组织形式实行集中制，即由法定代表人授权合约部及合同管理员在具体承办部门的协助下对公司所有合同的订立、履行、变更、解除等进行统一管理。对涉及企业机密的合同，可经总经理审批后直接到财务部加盖公章并进行登记。第六条 各部门在经办合同时，原则上应当使用公司认可的合同文本。如政府部门有强制性规定的，可以按政府部门规定的标准合同文本执行，但必须通过补充条款充分表达公司的意图、明确双方的权利和义务。第第二二章章 合合同同的的受受理理第七条 合同管理实行综合管理部门和承办部

5、门相结合的管理原则。合约部是合同综合管理部门，合同承办部门是申请签订合同的部门。第八条 合同内容分为技术条款、经济条款和法律条款三部分。技术条款及技术方案的提供或审定由工程项目配迁、施工措施和二次深化设计工作内部流程管理暂行办法规定的技术部门（如规划设计部、工程部、前期部4等）负责提供；经济条款由成本控制部、招标办等部门负责；合约部负责合同法律条款和商务条款及向相关部门核实经济条款和技术条款。第九条 合同承办人在选择合同签约方时，必须严格按规定程序办事，坚持原则、奉公守法，努力维护企业权益。对资信不明或资信状况不好，又无可靠单位担保的，不得与之签约。第十条 承办部门申请订立合同的，应提交以下资

6、料：10.1 拟签约方的企业法人营业执照和应当具备的资质，各提供加盖公章的复印件 1 份；10.2 供货合同应当明确供货的名称、品牌、规格、数量、质量、型号、产地等内容；工程合同应当详细准确地描述工程范围和工程内容。10.3 经规划设计部确认的生效图纸或经工程部确认的施工方案（一式两份） 。10.4 经成本控制部审核的预算、结算或组价，以及对方确认的合同暂估价款、付款方式、结算原则等。10.5 如通过招标确定，应一并提交招标文件、投标文件等相关资料。10.6 其它相关重要的背景资料。第十一条 承办部门承办人填写或组织填写申请单5（见附件二） 。经部门负责人审核，再报主管领导审批后，送交合约部签

7、约。第十二条 对于不符合规定条件的，合约部予以退回，由此导致的责任由申请签约的部门负责人承担。第第三三章章 合合同同制制作作和和传传阅阅第十三条 合约部应在受理合同申请后 1 个工作日内将合同草拟完毕并开始进行传阅。比较重大复杂的合同可延长 1 个工作日。草拟合同形式要求见附件三。第十四条 合约部应在受理合同申请后，申请内容发生变更的，草拟时限应重新计算。第十五条 合约部合同经办人员制作合同时应当注意：15.1 合同的形式方面：合同的形式方面是指合同采用何种格式。原则上公司所有的合同均应当使用公司规定的标准文本。但下列情形除外：15.1.1 政府有关部门要求使用特定格式合同的，可以采用特定格式

8、合同。但在填写合同是应当详细写明公司的目的及要求。对于格式合同中不能变更的格式条款，应当在合同的“补充条款”部分对格式条款进行修改和补充，以充分表达公司的意图。15.1.2 合同对方提供的根据自己实际情况拟定的格式合同，且对方要求使用的，如果合同标的额不大，合同6权利义务内容较简单，且对方合同能够表达双方的意志，则可以使用，否则不予使用。双方应当在平等自愿的基础上，共同协商签订合同。15.2 合同的内容要求：合同的内容应当尽可能地将双方的权利和义务表达清楚。措辞精炼简洁，注意条款的准确性，避免表述含糊、词语歧义、前后矛盾、文字标点错漏等问题。第十六条 合约部受理经办的合同，由合同经办人员负责传

9、阅。合同经办人员应当按照规定的传阅和审查程序进行分送。第十七条 合同经办人员在将合同制作或者草拟完毕后，应当附合同传阅单（附件三） 、合同对方企业法人营业执照及相关资质等签约材料送相关部门或者人员审查。第十八条 合约部应当在合同传阅单上标明传阅完成及返回的时间，每个审核部门及公司主管领导审核时间最长不得超过半天。第十九条 合同办理各环节的部门及相关人员，应当严格按照规定的时限办完。否则，合约部应当将逾期办理情况抄送总经办和人力资源部，列入绩效考核的内容。总经办和人力资源部每月应当到合约部抽查一次。第二十条 审查合同的相关部门或者人员应当就合同7中涉及到本部门职责范围内的相关问题提出明确具体的意

10、见，同时在合同传阅单上注明。对于审查中需要合同经办部门解答的问题，应当及时向合同经办部门咨询或者了解。第二十一条 在相关部门或者人员审查和传阅后，合同经办人员应当根据传阅意见进行整理重新打印，然后将合同送合同承办部门负责人进行审查。第二十二条 在合同承办部门负责人审查完毕后，经办部门应当就修改的条款再与合同对方协商。如合同存在难以协调的问题，应当书面告知组织召开合同协调会，共同研究解决方案。第二十三条 如合同对方无异议，由合同经办人员将合同复印四份（或者按合同要求的数量复印）交由合同对方公司加盖公章后返回。第二十四条 对方盖章认可后的合同经合同经办人、主管副总经理在合同中签字确认后，合同经办人

11、员将合同及传阅内容报总经理秘书，转交总经理在合同上签字。第二十五条 总经理在合同上签字后，合同经办人员将合同进行编号并加盖公章。编号管理(见附件五)。第二十六条 合同经办人员应当按照合同的约定将原件交付合同对方，并将公司应当持有的原件送交财务部存档。合约部组织合同经办部门、签约方及相关部门进行合8同交底，并形成交底纪要。第二十七条 合同办理完毕后，经办部门应当及时将合同传阅单、修改稿、正式合同复印件及合同对方的营业执照和资质等资料存档备查。第第四四章章 合合同同履履行行管管理理第二十八条 在合同履行过程中，合约部从法律角度监 督合同的履行，一般采取重点检查和抽查的方式，每月检 查一次，检查内容

12、主要包括三方面：一是看各方是否按合 同约定进度全面履行合同，督促各方严格履约；二是看履 行过程中是否存在合同数量、工期、设计等方面变更情况， 如有变更，应履行变更签约手续，以合同形式明确变更情 况；三看是否存在违约情况，这是监督检查的主要工作。 第二十九条 合同当事人任何一方违反合同约定的任何 一项义务，都会导致违约情况，其中最多的是工期逾期、 质量不符合约定。己方违约时，合约部应及时调查违约原 因，督促承办部门尽早采取补救措施，并尽快与对方协商 确定处理办法，为防止他方过分追究违约责任，承办部门 应特别注意保存相应有利证据材料。在他方违约或预期违 约时，应及时掌握违约的事实证据，依法中止履行

13、合同， 避免扩大经济损失，并及时与他方协商处理。因为处理违 约情况涉及大量法律规定，所以合约部对此过程应重点监 控。 第三十条 合同履行过程中，当事各方的往来函件、通 知等文书都具有法律效力，如果发生纠纷，也是区分责任 的重要证据，所以对合同履行每一环节形成的书面材料合 同承办部门都应注意完整保存。9第三十一条 申请签约的部门为合同履行监督的主要部 门，工作相关联的部门亦为合同履行监督的部门。各部门 应当在收到合同后，每月向合约部送交合同履行情况监 督表 （见附件六） 。对于不按时送交或者填写不实的，由 此导致的责任由部门负责人承担。第第五五章章 合合同同变变更更、解解除除程程序序第三十二条

14、合同订立后，如果发生不可抗力的因素 或者其他正常原因致使合同无法正常履行的，合同双方当 事人应当进行协商，并另行订立补充合同，对相关事宜予 以变更和解除。 第三十三条 合同订立后，如果合同双方当事人对原 合同条款提出修改、补充或解除时，双方当事人应当协商 一致后订立补充合同。 第三十四条 变更后的合同应当对补充合同与原合同 之间的关系予以明确，以及原合同中未作变更条款的效力。第三十五条 解除后的合同应当原合同之间的权利义 务关系予以清理，明确结算及支付方式、支付期限等事宜。第三十六条 补充合同应当根据具体情况另行草拟， 受理及审批的程序参照本办法第二章至第四章内容相关规 定办理。第第六六章章

15、罚罚 则则第三十七条 有下列情形之一的，公司对责任人予以辞退，给公司造成损失的，责任人应当赔偿：1037.1 不按本办法规定的程序擅自订立合同的；37.2 应当订立书面合同而不订立书面合同的；37.3 协商订立和履行合同过程中收受对方钱物。第三十八条 经办人员不接受各部门及公司负责人对合同的修改意见，给公司造成损失的，应负赔偿责任。第三十九条 对合同审查的相关部门，不负责任，对相关职责范围内的合同条款审查不细，出现重大纰漏，让对方钻空子的，第一次罚款 50 至 1000 元，第二次公司对责任人予以辞退。 第四十条 合同经办人草拟合同时粗心大意，送审的合同稿前后矛盾、文字错漏较多，每发现一次，对

16、责任人和部门负责人罚款 20 至 100 元。第四十一条 各相关部门在审阅合同时无故拖延时间，未在规定的时间审查完毕的，公司对责任人处以 50 至 100元的罚款。第四十二条 由于相关部门或者直接责任人的失职，致使合同无法履行或者给公司造成损失的，公司对相关部门负责人和直接责任人进行处分。第四十三条 工作不负责任，不按合同规定的内容进行检查、验收，致使工程存在重大质量隐患或者出现质量事故的，责任人除承担赔偿责任外，还应承担法律责任。第四十四条 合同经办人不注重合同履行中的证据留11存，导致企业丧失抗辩权、代位权、撤销权、胜诉权的，公司对责任人处以 100 至 1000 元的罚款。第第七七章章

17、附附 则则第四十五条 按照公司规定必须招标的项目申请订立合同的，应当根据公司招投标管理办法的规定执行。第四十六条 签约前的组织准备过程及签约后的落实履行程序，应当根据公司工程项目配迁、施工措施和二次深化设计工作内部流程管理暂行办法的规定执行。第四十七条 合同档案的管理，应当根据公司档案管理办法的规定执行。第四十八条 本办法由合约部负责解释。当情况发生变化需要对本办法进行修改时，由合约部提出修改意见，报公司总经理办公会审定。第四十九条 本办法自 2005 年 6 月 1 日起施行。附件：附件：附件一 合同签约流程图附件二 合同签订申请单附件三 合同传阅单附件四 合同文本格式附件五 合同编号管理12附件六 合同履行情况监督表