《秘书实务》.pptx

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1、第第5章章 信息工作信息工作会有效地收集信息并科学地进行整理会有效地收集信息并科学地进行整理 会选择合适的形式与方法传递会选择合适的形式与方法传递 会选择恰当的载体存储信息会选择恰当的载体存储信息 认知信息的开发、利用与反馈认知信息的开发、利用与反馈本章学习要求本章学习要求第一节第一节 信息的收集与整理信息的收集与整理一、情景案例一、情景案例 新飞电器公司产品销售量一季度很不景气。秘书小杨深入到各个市场，了解市场情况和产品需求，与消费者直接交谈，发放问卷，收集消费者对产品的价格、性能、服务等方面的评价，通过网络查询更为全面的相关信息。经理根据小杨收集的信息对产品作了充分定位第二季度该公司销售量

2、就直线上升。二、基本知识二、基本知识（一）信息的收集（一）信息的收集1信息的含义信息的含义 信息是事物存在的方式或运信息是事物存在的方式或运动状态的直接或间接的反映。动状态的直接或间接的反映。信息是一种普遍存在的社会现信息是一种普遍存在的社会现象，但不是事物本身，而是对象，但不是事物本身，而是对事物现象及本质的反映。它具事物现象及本质的反映。它具有客观性、时效性、可塑性、有客观性、时效性、可塑性、共享性、依附性、传递性、开共享性、依附性、传递性、开发性、无限性等特征。信息的发性、无限性等特征。信息的收集是通过各种渠道和方式获收集是通过各种渠道和方式获取信息的过程。取信息的过程。 2信息收集的渠

3、道信息收集的渠道(1)大众传播媒介渠道。大众传播媒介渠道。(2)联机信息检索渠道。联机信息检索渠道。(3)调查渠道。调查渠道。(4)信息机构渠道。信息机构渠道。(5)贸易交流渠道。贸易交流渠道。(6)关系渠道。关系渠道。3信息收集的方法信息收集的方法（1） 观察法。（2） 询问法。（ 3）问卷法。（4） 网络法。（6） 购买法。（5） 交换法。（二）信息的整理（二）信息的整理 1筛选筛选 （1）看来源）看来源 （2）看标题）看标题 （3）看正文）看正文2分类分类（1）字母分类法）字母分类法. （2）地区分类法。）地区分类法。 （3）主题分类法。）主题分类法。 （4）数字分类法。）数字分类法。

4、（5）时间分类法。）时间分类法。 3校核校核(1)溯源法。溯源法。(2) 数理统计法。数理统计法。(3)核对法。核对法。(4)逻辑法。逻辑法。(5)调查法。调查法。(6)比较法。比较法。第二节第二节 信息的传递与存储信息的传递与存储 一、一、 情景案例情景案例 二、基本知识二、基本知识（一）信息的传递（一）信息的传递 1信息传递的要素信息传递的要素 (1)信源信源 (2)信道信道 (3)信宿信宿 2信息传递的形式信息传递的形式（1）信件）信件（2）备忘录）备忘录（3）通知）通知（4）传阅单）传阅单（5）内部刊物）内部刊物（6）新闻稿）新闻稿（7）新闻发布会）新闻发布会（8）声明）声明 3信息传

5、递的方法信息传递的方法 （1）口头传递。）口头传递。 （2）书面传递。）书面传递。 （3）电讯传递。）电讯传递。（二）信息存储的载体（二）信息存储的载体1.信息储存的载体信息储存的载体（1）纸质载体。）纸质载体。（2）磁性载体。）磁性载体。 2信息存储的程序信息存储的程序（1） 登记登记（2） 编码编码（3） 排列排列（4） 保存保存（5） 保管保管第三节第三节 信息的开发和利用信息的开发和利用（一）信息的开发（一）信息的开发1信息开发的形式信息开发的形式 2信息开发的方法信息开发的方法（1）汇集法）汇集法 （2）归纳法）归纳法 （3）纵深法）纵深法 （4）连横法）连横法 （5）浓缩法）浓缩法

6、 （6）转换法）转换法 （7）图表法）图表法 （二）信息的利用（二）信息的利用检索检索信息咨询信息咨询定题查询定题查询加工加工（三）信息的反馈（三）信息的反馈 1信息反馈的形式信息反馈的形式（1）正反馈和负反馈。（2）纵向反馈和横向反馈。（3）前反馈和后反馈。 2信息反馈的方法信息反馈的方法 （1）系列型反馈信息）系列型反馈信息 （2）广角型反馈信息）广角型反馈信息 （3）连续型反馈信息）连续型反馈信息三、相关链接三、相关链接 商务信息利用中的商务信息利用中的“八忌八忌”y 忌不选择忌不选择 对信息不加分析，听到或看到就盲目利用。对信息不加分析，听到或看到就盲目利用。y 忌不对比忌不对比 信息

7、量少，没有对比的渠道，得到只言片语的信息量少，没有对比的渠道，得到只言片语的信息就使用。信息就使用。y 忌质量不高忌质量不高 所获得的信息欠准确，主要资料、数据失实所获得的信息欠准确，主要资料、数据失实或模棱两可。或模棱两可。y 忌来源不准忌来源不准 对信息来源不做具体的认真调查，真假难辨。对信息来源不做具体的认真调查，真假难辨。y 忌时间性不强忌时间性不强 已过时的信息当作有价值的信息，或利用已过时的信息当作有价值的信息，或利用不及时，延误了时机。不及时，延误了时机。y 忌空间性失误忌空间性失误 忽视不同地域因素对信息运用的制约，不忽视不同地域因素对信息运用的制约，不从地区实际情况出发，盲目

8、照搬。从地区实际情况出发，盲目照搬。y 忌不注意市场变化忌不注意市场变化 应用信息时不注意市场变化，凭个人应用信息时不注意市场变化，凭个人兴趣和爱好搜集与应用信息。兴趣和爱好搜集与应用信息。y 忌范围有限忌范围有限 只注重商品信息、市场信息，而相关的必要只注重商品信息、市场信息，而相关的必要的政治、科技信息注意不够。的政治、科技信息注意不够。 综合实训综合实训实训要求：实训要求： （1）请将下述信息资料分类存储。）请将下述信息资料分类存储。 （2）请将下述信息资料进行手工存储。）请将下述信息资料进行手工存储。 （3）请将下述信息资料进行计算机存储。）请将下述信息资料进行计算机存储。 （4）请将

9、下述信息资料进行电子化存储。）请将下述信息资料进行电子化存储。 下面是未经有序存储的信息材料，按照上页要求就行再下面是未经有序存储的信息材料，按照上页要求就行再从（只列标题，实训时可根据标题增设相关内容）：从（只列标题，实训时可根据标题增设相关内容）： （1）市场活动信息；）市场活动信息； （2）市场情报；）市场情报； （3）目标完成情况分析；）目标完成情况分析； （4）市场统计分析；）市场统计分析； （5）订单统计分析；）订单统计分析； （6）客户验收报告；）客户验收报告； （7）客户服务通知；）客户服务通知； （8）客户服务统计；）客户服务统计； （9）客户投诉报告；）客户投诉报告； （1

10、0）客户反馈信息；）客户反馈信息； （11）退货清单；）退货清单； （12）客户联系人；）客户联系人； （13）客户统计分析；）客户统计分析； （14）经销商资料；）经销商资料； （15）科研机构资料；）科研机构资料； （16）最新动态）最新动态。第第6章章 调研工作调研工作 调研工作调研工作 6 6.1 .1 调研工作概述调研工作概述 6 6.2 .2 调研的内容与程序调研的内容与程序 6 6.3 .3 调研的方式、方法调研的方式、方法 6 6.4 .4 技能训练技能训练 教教 学学 目目 的的 通过本模块的学习，了解调研工通过本模块的学习，了解调研工作的涵义、特点、作用、内容、程作的涵义、

11、特点、作用、内容、程序及方式、方法，掌握调研工作的序及方式、方法，掌握调研工作的基本技能。基本技能。教学重点与难点教学重点与难点1 1、教学重点、教学重点调查研究工作的基本程序和工作要求；调查研究工作的基本程序和工作要求；调研计划的写作；调研计划的写作；调研问卷的设计；调研问卷的设计；调查报告的写作。调查报告的写作。2 2、教学难点、教学难点调查报告的写作；调查报告的写作；调研工作案例分析；调研工作案例分析；技能训练。技能训练。 案例导入案例导入 某市机关办公室抽调一些秘书人员组成一个调查工某市机关办公室抽调一些秘书人员组成一个调查工作组，下基层进行卫生工作调查研究。在调查中了作组，下基层进行

12、卫生工作调查研究。在调查中了解到这样一个情况：有大批麻风病人从周围的几个解到这样一个情况：有大批麻风病人从周围的几个地区流人该市，其中该市的一个县在两年多时间内地区流人该市，其中该市的一个县在两年多时间内就流人麻风病患者就流人麻风病患者600600多人。这个情况引起了调查组多人。这个情况引起了调查组的高度重视。他们就此进行了认真细致的分析，认的高度重视。他们就此进行了认真细致的分析，认为麻风病是一种慢性传染病，传染速度不会这么快，为麻风病是一种慢性传染病，传染速度不会这么快，更不可能在短期内增加这么多的麻风病人。同样，更不可能在短期内增加这么多的麻风病人。同样，其他省市也不可能让这么多的麻风病

13、人到处流窜。其他省市也不可能让这么多的麻风病人到处流窜。为了弄清情况，他们又做了进一步调查了解，结果为了弄清情况，他们又做了进一步调查了解，结果发现，原来是一些不法之徒发现，原来是一些不法之徒 为了骗取民政部门的钱为了骗取民政部门的钱物，假冒麻风病人流窜骗钱。物，假冒麻风病人流窜骗钱。这一案例对秘书人员做好调研工作有什么启这一案例对秘书人员做好调研工作有什么启示？示？ 1 调研工作概述 调研工作的涵义调研工作的涵义 调研包括调研包括“调查调查”和和“研究研究”两个方面。两个方面。 调查，是运用各种方法、手段和工具调查，是运用各种方法、手段和工具 收集信息材收集信息材料的行为过程；料的行为过程；

14、 研究，是在信息收集的基础上描述和解释情况、提研究，是在信息收集的基础上描述和解释情况、提出解决问题的方法和措施，预测事物未来发展状况出解决问题的方法和措施，预测事物未来发展状况的行为过程。的行为过程。 调研工作概述 特点特点 1、切合领导工作需要。 2、突击性。 3、与有关单位和部门建立定点联系. 作用作用 1 1、支持领导决策管理。、支持领导决策管理。 2 2、作为修订或重新决策的依据。、作为修订或重新决策的依据。 3 3、解决问题，处理突发事件的必要、解决问题，处理突发事件的必要 手段。手段。 4 4、提高秘书人员自身素质的重要途径、提高秘书人员自身素质的重要途径. . 调研的内容与程序

15、 内容内容 1.1.基本情况调研。基本情况调研。 2.2.政策性调研政策性调研 。 3.3.辅助决策调研。辅助决策调研。 4.4.热点、焦点问题和突发事热点、焦点问题和突发事 件调研。件调研。 调研的内容与程序 程序程序 1 1、准备阶段、准备阶段 （1）确定调研课题 （2）选定调研对象 （3）收集相关资料 （4）制定调研计划 （5）组织调研人员 调研的内容与程序 程序程序 2 2、实施阶段、实施阶段 （1）联系确认调查对象 （2）实施调查 （3）进行阶段性小结和部署 调研的内容与程序 程序程序 3.3.分析研究阶段分析研究阶段 （1）对调查收集材料进行 整理、加工； （2）对材料进行分析；

16、（3）进行综合研究。 调研的内容与程序 程序程序 4.4.成果报告阶段成果报告阶段 （1）调研报告的撰写 （2）调查材料的处理 7.3 调研的方式、方法 1、 方式 （1）全面调查 对调查范围内的全部调查对象逐个进行调查，又叫普遍调查（简称普查）。 （2）重点调查 从调查范围内的全部对象中选取一个或多个重点对象进行调查。调研的方式、方法 （3）典型调查 典型调查是在调查总体范围内，选取有代表性的特定对象进行调查。（4）个别调查 个别调查又称个案调查，是指为解决某一问题，对特定的个别人物或事件进行的调查。 （5）抽样调查 抽样调查是在调查总体范围内，抽一定数量样本作为调查对象，并以此来推算全体，

17、即以其结果推算出调查总体的一般情况。主要方法如下：（1）随机抽样法。 （2）等距抽样法。又称系统抽样法。（3）分层抽样法，又叫类型分类法。 （4）整群抽样法。 调研的方式、方法 2、调查方法 （1）开调查会 （2）个别访问 （3）问卷调查 （4）现场调查 （5）文献调查 （6）网络调查 调研的方式、方法 3、研究的方法 （1）归纳法。 （2）综合法。 （3）统计法。 （4）比较法。 （5）演绎法。 技能训练1、假设你所在的公司以制造运动鞋为主，上司要你了解市场行情，你该怎么做？2、请以在校女同学为调查对象，作一次关于大学生对护肤品的需求情况的调查，并写出调研报告。 （一）什么是会议事先约定、有

18、组织、有目的的聚众议事或传达信息的一种社会活动方式。第一节 会务工作概述 （二）什么是会务工作 会务工作是指直接为会议的组织召开、顺利进行、贯彻监督所提供的策划、实施、服务、宣传等工作的总称。第一节 会务工作概述 (一)常务会议 (二)专题会议 (三)学术会议 (四)代表会议第一节 会务工作概述(五五)现场会议现场会议(六六)联席会议联席会议(七七)电视电话电视电话、网络视频会议网络视频会议(八八)活动性会议活动性会议 (一) 会议议题 (二) 会议名称 (三) 与会人员 (四) 会议时间(五五) 会议地点会议地点(六六) 会议组织形式会议组织形式(七七) 会议成本预算会议成本预算第一节 会务

19、工作概述 （一）会议预案的内容和格式 1.明确召开会议的目的、任务 2.会议的规模 3.会议名称、时间、地点 4.会议材料的组织和大会发言安排 5.其他事项的安排 （参见教材第100-101页示例）第二节 会前准备 （二）拟订会议议程和日程 会议议程是对会议议题进行先后次序的安排，会议日程是对会议议程和会议期间其他各项活动逐日做出的时间安排。 议程和日程是会议方案的组成部分。 （参见教材第102104页议程、日程表示例） 第二节 会前准备 会务工作程序表是在会议预案的基础上对会务工作做出的周到细致的具体计划。程序表应该包括各项具体会务工作的内容、完成时间、责任人等项目。 （参见教材第105-1

20、07页示例）第二节 会前准备 (一)会议文件的起草 主题报告 决议、决定 开幕词、闭幕词 参考材料 候选人情况介绍 第二节 会前准备 (二)会议文件的审校 (三)文件材料的印制和分发第二节 会前准备 会前分发会前分发 报到、入场时分发报到、入场时分发 按座位发放按座位发放 会议通知的基本要素：第二节 会前准备第二节 会前准备 会场整体格局的布置会场整体格局的布置 主席台座次布局主席台座次布局 场区座次布局场区座次布局第二节 会前准备主席台座次安排（从台上往下看） 1.主席台人数为奇数时： 7 5 3 1 2 4 6 2.主席台人数为偶数时： 6 4 2 1 3 5 第二节 会前准备会见座席布局

21、第二节 会前准备会见座席布局(一)预订住宿客房 (二)安排会议餐饮(三)落实交通保障 (四)印制有关票证第二节 会前准备 常用的签到方式有： (一) 簿式签到 (二) 卡片签到 (三) 电子签到第三节 会间服务 (一)会议记录的结构 一般包括会议基本情况和会议主体内容两部分。 1.会议基本情况 2.会议主体内容第三节 会间服务第三节 会间服务 会议记录结构示意图XXX会议记录会议时间：会议时间： 会议地点：会议地点： 出席与列席会议人员：出席与列席会议人员： 缺席人员：缺席人员： 会议主持人：会议主持人：记录人：记录人：主要议题：主要议题： 发言记录：发言记录：审阅： 签字： (二)会议记录的

22、方法 1.详细记录 2.择要而记 3.灵活使用省略法 4.用简便的写法代替复杂的写法 5.做好记录整理工作第三节 会间服务 (三)会议记录注意事项 1.实事求是 2.注意保密第三节 会间服务 会议简报有一套专门设计的固定版式，通常由报头、报身(正文)、报尾三部分构成。第三节 会间服务第三节 会间服务 简报样式示例 会议简报的正文，大致有三种结构模式和写作方法： 综述法 重点报道法 言论摘要法第三节 会间服务 (一) 会议现场服务 (二) 会间生活服务 (三) 会议文体活动 (四) 会议卫生保健 (五) 会议值班工作第三节 会间服务 (一) 会议纪要 会议纪要是召开比较重要的会议时，用于记载、传

23、达会议精神和议定事项，要求与会单位或其他相关单位遵守和执行的指导性公务文书。 （参见教材第129页示例）第四节 会后处理 (二) 会议新闻报道 会议新闻报道对于加快会议精神传播的速度和范围，扩大会议的影响，提高会议的透明度，贯彻落实会议精神具有重要作用。第四节 会后处理新闻报道示例： 中国轻工工艺品进出口商会全体会长会议8月11日12日在北京召开。会议由中国轻工工艺品进出口商会王忠奇会长主持。商务部部长助理俞建华出席了会议并讲话。商务部外贸司、人事司有关领导出席了会议。中国轻工工艺品进出口商会李文锋副会长、张杰副会长和33家兼职副会长成员及其代表参加了会议。 (一) 会议文书材料的收集 也称会

24、议文件的清退。机密程度较高的会议，要求参加重要会议的与会人员，在会议结束时，根据规定将会议上发放的文件清理并退回会议秘书处。收集的重点： 1.会议形成的各种稿本 2.会议的选举材料 3.会议证件第四节 会后处理 (二) 会议文书材料的归档 会议结束后,秘书将会议文书材料依据其内在联系加以整理，按规定移交给档案部门存档，以便于日后查找利用。 （按照文档管理的要求进行）第四节 会后处理 (一) 整理会议场地 1.会场检查 2.会场清理 3.办理清退手续第四节 会后处理 (二) 安排返程工作 1.做好与会人员返程票的登记、代购工作 2.帮助与会人员做好返程准备 3.送别与会人员第四节 会后处理 (三

25、) 结算会议经费收入结算支出结算第四节 会后处理 是在会议进行过程中或结束之后，会议的组织方对会议组织工作的实施情况、会议进程和会议结果等进行的回顾、分析和评价，并形成总结意见的过程。第四节 会后处理 会务工作总结的方式：1.座谈会2.总结表彰会议3.书面总结第四节 会后处理思 考 题1.简述几种常见会议中秘书工作的重点。2.会议有哪些构成要素？3.简述会前准备、会间服务、会后处理各阶段会务工作的内容。4.秘书怎样协助领导筹备会议和制订会议预案？5.会议的不同阶段各有哪些会议文书材料？怎样制作、发放和管理这些会议文书材料？6.假设某次会议180人参加,20人服务,开会5天共40个小时,与会人员平均每小时工资15元,请计算该次会议的隐性成本。