秘书实务1.pptx

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1、秘书实务秘书实务课程说明一、课程性质一、课程性质 “ “秘书实务秘书实务”，主要培养有社会主义觉悟主要培养有社会主义觉悟的，德智体美全面发展的，了解秘书基本知识，具的，德智体美全面发展的，了解秘书基本知识，具有办公室工作能力，适于从事社会各类机关、公司、有办公室工作能力，适于从事社会各类机关、公司、企事业单位等社会组织的人才企事业单位等社会组织的人才 。二、主要内容二、主要内容 第一章第一章 秘书实务概述秘书实务概述第二章第二章 日常事务工作日常事务工作第三章第三章 接待实务接待实务第四章第四章 公文处理公文处理与与文档及信息管理文档及信息管理第五章第五章 会议会议服务工作服务工作第六章第六章

2、 秘书工作中的沟通与协调秘书工作中的沟通与协调第七章第七章 商务活动商务活动与商务旅行与商务旅行第八章第八章 参谋与信息工作参谋与信息工作三、教学目标三、教学目标 本课程主要是使学生从感性的工作实践到本课程主要是使学生从感性的工作实践到理性的工作事理对秘书工作有一个基本的认识。理性的工作事理对秘书工作有一个基本的认识。以秘书实务为主，对秘书学原理部分遵照以秘书实务为主，对秘书学原理部分遵照“必必须须”、“够用够用”、“精当精当”、“扎实扎实”的原则的原则有所取舍。有所取舍。 四、考核方法四、考核方法 平时表现与期末考试相结合平时表现与期末考试相结合1 1、考勤：、考勤：3030% %2 2、作

3、业、作业（含课堂讨论）（含课堂讨论）：10%10%3 3、期末考试：、期末考试：60%60%一、秘书的含义讨论：讨论： 在你的心目中秘书在你的心目中秘书是是一种怎样一种怎样的职业，的职业，前景如何？前景如何？你你是怎样是怎样定义这定义这种职业，如何看种职业，如何看待待秘书工作的？秘书工作的？ 一、充满机遇的秘书职业一、充满机遇的秘书职业（一）很多重要人物都当过秘书（一）很多重要人物都当过秘书1 1、若干领导人物、若干领导人物2 2、一个不是伟人的成功案例、一个不是伟人的成功案例 小芹，小芹，3636岁，岁，1515年前是南京某国营企业的厂长秘书。几经年前是南京某国营企业的厂长秘书。几经风雨，如

4、今，他已坐到了法国某公司驻华首席代表的交椅上。风雨，如今，他已坐到了法国某公司驻华首席代表的交椅上。此时的她身着黑色套裙，精心打理过的短发令她有些看不出真此时的她身着黑色套裙，精心打理过的短发令她有些看不出真实年龄。她坐在宽大的老板桌后面，脸上带着自信的微笑，目实年龄。她坐在宽大的老板桌后面，脸上带着自信的微笑，目光中充满机敏和睿智。光中充满机敏和睿智。 小小芹在大学期间就颇有远见地选修了管理专业课程，毕业时芹在大学期间就颇有远见地选修了管理专业课程，毕业时已拿下了一半的学分。然后她迈进了南京某国营企业的大门，已拿下了一半的学分。然后她迈进了南京某国营企业的大门，被分配进厂长办公室做秘书。准备

5、材料、写总结、翻译资被分配进厂长办公室做秘书。准备材料、写总结、翻译资料料麻利干练的芹不时得到领导的夸奖。繁忙之余，她还积麻利干练的芹不时得到领导的夸奖。繁忙之余，她还积极参加厂工会组织的活动，南京一些艺术团的文艺演出舞台上极参加厂工会组织的活动，南京一些艺术团的文艺演出舞台上也少不了她的身影。两年后，也少不了她的身影。两年后，小小芹的外向型性格引起了厂销售芹的外向型性格引起了厂销售部门的注意，于是她开始忙于策划和筹备电视广告、国际展览部门的注意，于是她开始忙于策划和筹备电视广告、国际展览等大型活动，而这项类似于公关性质的工作使她如鱼得水。等大型活动，而这项类似于公关性质的工作使她如鱼得水。

6、后来，后来，小小芹的丈夫调到北京。经过一番努力，南京公司把她芹的丈夫调到北京。经过一番努力，南京公司把她调到北京分公司任业务经理。调到北京分公司任业务经理。小小芹除了定期向总公司作出市场芹除了定期向总公司作出市场分析及预测报告外，还谈成了分析及预测报告外，还谈成了大量的出口贸易合同。期间，他大量的出口贸易合同。期间，他们有了自己的宝贝儿子。至们有了自己的宝贝儿子。至19931993年底，年底，小小芹的先生所在单位为芹的先生所在单位为芹解决了进京户口，但同时她也失去了原来的工作芹解决了进京户口，但同时她也失去了原来的工作。 无奈之下，她准备了多份简历到人才市场求无奈之下，她准备了多份简历到人才市

7、场求职，经过一次不太成功的求职经历后，芹在简职，经过一次不太成功的求职经历后，芹在简历的求职意向上明确标明执行秘书。一来希望历的求职意向上明确标明执行秘书。一来希望能与西方专业管理人员共事，在工作中充实自能与西方专业管理人员共事，在工作中充实自我，积蓄力量；二来为了避免出差以照顾年幼我，积蓄力量；二来为了避免出差以照顾年幼的儿子。很快，在答应接纳她的几家公司中，的儿子。很快，在答应接纳她的几家公司中，她选择了欧洲一家著名的贸易公司，出任首席她选择了欧洲一家著名的贸易公司，出任首席执行秘书（首席代表的秘书）。执行秘书（首席代表的秘书）。 说是秘书，其实更像是助理的角色。她如影说是秘书，其实更像是

8、助理的角色。她如影子一样，站在老板的身后，不被人注意却又永子一样，站在老板的身后，不被人注意却又永远不可缺少。她尽心尽力地工作，如饥似渴地远不可缺少。她尽心尽力地工作，如饥似渴地学习。在这样的环境中，她得到了真正的锻炼。学习。在这样的环境中，她得到了真正的锻炼。这份工作使她这份工作使她了解了国际化公司的整个了解了国际化公司的整个 运作方式和管理模式。芹这块璞玉开始在雕琢中闪光。现在每运作方式和管理模式。芹这块璞玉开始在雕琢中闪光。现在每当回忆起这段难忘的充电经历，芹会说那是她的当回忆起这段难忘的充电经历，芹会说那是她的MBAMBA培训生涯。培训生涯。 但是，到但是，到20062006年年3 3

9、月，这个公司的业务量急剧萎缩。此时月，这个公司的业务量急剧萎缩。此时恰逢美国一家公司盛情邀请其加盟，芹又跳槽进入该公司的恰逢美国一家公司盛情邀请其加盟，芹又跳槽进入该公司的销售部做项目经理，从事机械销售工作。这是一个全新的领销售部做项目经理，从事机械销售工作。这是一个全新的领域，从专业背景到工作经历，都是芹从未涉足过的。但悟性域，从专业背景到工作经历，都是芹从未涉足过的。但悟性极好又肯钻研的芹凭着自己不懈的努力，在不到一年的时间极好又肯钻研的芹凭着自己不懈的努力，在不到一年的时间里就显露锋芒。她不仅洽谈了数百万美元的业务，还促成了里就显露锋芒。她不仅洽谈了数百万美元的业务，还促成了与亚洲及美国

10、多家生产厂商的合作项目。与亚洲及美国多家生产厂商的合作项目。 20062006年年5 5月，一年一度的国际交易会在广州召开。月，一年一度的国际交易会在广州召开。 芹被临时派往与公司有合作关系的法国某公司帮忙。而正是芹被临时派往与公司有合作关系的法国某公司帮忙。而正是这最平常的帮忙，再次改写了芹的职业生涯。这最平常的帮忙，再次改写了芹的职业生涯。 展台上，芹很职业化地忙碌着，和技术专家一道与客展台上，芹很职业化地忙碌着，和技术专家一道与客 户进行技术交流，了解潜在的用户市场，每晚还整理好当天的户进行技术交流，了解潜在的用户市场，每晚还整理好当天的参展情况报告。而一同参加展览会的法国公司总裁几天来

11、一参展情况报告。而一同参加展览会的法国公司总裁几天来一直暗暗地观察着，不时与芹就中国市场状况、行业发展趋势直暗暗地观察着，不时与芹就中国市场状况、行业发展趋势交流看法。展览会的最后一个下午，总裁先生让芹坐下来，交流看法。展览会的最后一个下午，总裁先生让芹坐下来，开门见山地说道：开门见山地说道：“你愿不愿意加盟我们公司，出任在华办你愿不愿意加盟我们公司，出任在华办事处的首席代表？事处的首席代表？”望着芹疑惑的表情，他接下去说：望着芹疑惑的表情，他接下去说：“我我们一直在寻找合适的人选，看到你以后，我们决定停止寻找，们一直在寻找合适的人选，看到你以后，我们决定停止寻找，因为你是最合适的。你经验丰富

12、，善于与客户沟通，对工作因为你是最合适的。你经验丰富，善于与客户沟通，对工作一丝不苟，希望我们能共同工作。一丝不苟，希望我们能共同工作。” 两个月后，这家法国公司北京代表处正式成立，芹走马两个月后，这家法国公司北京代表处正式成立，芹走马上任。现在，办事处已挂牌了半年时间，芹从办事处的选址、上任。现在，办事处已挂牌了半年时间，芹从办事处的选址、注册到今天的顺利运作，无不得益于她过去的经验和积累。注册到今天的顺利运作，无不得益于她过去的经验和积累。芹说：芹说：“经历经历本身是一笔财富，只有不断学习和充实，这笔本身是一笔财富，只有不断学习和充实，这笔财富才能无限增值。财富才能无限增值。” （二）机遇

13、与风险并存（二）机遇与风险并存 1 1、秘书职业的工作特色能够培养人的高素质、秘书职业的工作特色能够培养人的高素质 2 2、秘书职业总是和领导打交道、秘书职业总是和领导打交道 3 3、秘书工作的风险在于秘书与领导接近，靠近、秘书工作的风险在于秘书与领导接近，靠近权力权力。 二、类型丰富的秘书职业二、类型丰富的秘书职业 （一）从类别上划分（一）从类别上划分 1 1、行政事业单位秘书、行政事业单位秘书 2 2、企业秘书、企业秘书 3 3、董事会秘书、董事会秘书 （二）各种级别的秘书（二）各种级别的秘书 1 1、初级秘书、初级秘书 公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等公司前台接待、电话接线生、部

14、门事务助理等 2 2、中级秘书、中级秘书 部门经理秘书、经理助理等部门经理秘书、经理助理等 3 3、高级秘书、高级秘书 跨国公司首脑秘书、董事会秘书、亚太或中国区总裁秘书等跨国公司首脑秘书、董事会秘书、亚太或中国区总裁秘书等 初级秘书：指从事一般日常行政事务的工作人初级秘书：指从事一般日常行政事务的工作人员，主要办理接待、联络、值班、文书的印制收发、员，主要办理接待、联络、值班、文书的印制收发、会务服务。会务服务。 中级秘书：一般指分管文字工作、信息工作的秘中级秘书：一般指分管文字工作、信息工作的秘书。主要负责起草文稿、办理公文、调查研究、整理书。主要负责起草文稿、办理公文、调查研究、整理信息

15、。信息。 高级秘书：指秘书机构的领导、办公厅（室）主高级秘书：指秘书机构的领导、办公厅（室）主任。职责是参与政务和管理事务两个方面。高级秘书任。职责是参与政务和管理事务两个方面。高级秘书的工作综合性强，常被认为是单位的的工作综合性强，常被认为是单位的“内部总管内部总管”。秘书的横向分类(1) (1) 商务秘书商务秘书 (2) (2) 教学秘书教学秘书 (3) (3) 司法秘书司法秘书 (4) (4) 医务秘书医务秘书 (5) (5) 政务秘书政务秘书 国外也有此类似的秘书分国外也有此类似的秘书分类方式，其主要是根据秘书的资类方式，其主要是根据秘书的资格和承担责任的不同，从纵向上格和承担责任的不

16、同，从纵向上分为不同的等级。如日本企业界分为不同的等级。如日本企业界的秘书等级为的秘书等级为4 4级，美国的秘书从级，美国的秘书从纵向上分为两种纵向上分为两种。 见习秘书：指担任秘书职务未满见习秘书：指担任秘书职务未满1 1年者。主年者。主要担当有关文书的收发、电话应付、传达命令、要担当有关文书的收发、电话应付、传达命令、泡茶等秘书主要业务，并在见习期间接受资深泡茶等秘书主要业务，并在见习期间接受资深秘书的指导。秘书的指导。初级秘书：指担任秘书工作达初级秘书：指担任秘书工作达2-32-3年者。除年者。除了完成见习秘书的应有业务，还需负责整理文了完成见习秘书的应有业务，还需负责整理文件、回复信函

17、、排定行事时间表、购买车票，件、回复信函、排定行事时间表、购买车票，以及到公司外接待访客等等。以及到公司外接待访客等等。中级秘书：指具有中级秘书：指具有4-54-5年以上工作经验，可单独处年以上工作经验，可单独处理高难度的秘书业务者。其主要任务为上司调配工作理高难度的秘书业务者。其主要任务为上司调配工作时间表，以及对外的预约。此外，有关上司个人税金时间表，以及对外的预约。此外，有关上司个人税金的申报、银行存款的提存等，均要协助办理。同时，的申报、银行存款的提存等，均要协助办理。同时，指导新进的见习秘书，是其重要的任务之一。指导新进的见习秘书，是其重要的任务之一。高级秘书：秘书长就相当于高级秘书

18、，是名副其高级秘书：秘书长就相当于高级秘书，是名副其实的上司协助者。更高级者，还有主任秘书的职称，实的上司协助者。更高级者，还有主任秘书的职称，大多由高级职员担任，亦是董事长的正式辅佐人。大多由高级职员担任，亦是董事长的正式辅佐人。美国秘书的两种类型：美国秘书的两种类型：第一，根据秘书为之服务的管理人员的级别高低进第一，根据秘书为之服务的管理人员的级别高低进行分类，简称行分类，简称“LS“LS类类”。按这种标准分类，从低到高共有。按这种标准分类，从低到高共有四个级别，即四个级别，即LS-1LS-1级、级、LS-2LS-2级、级、LS-3LS-3级、级、LS-4LS-4级。级。第二，根据秘书所承

19、担的职责的大小进行分类，简第二，根据秘书所承担的职责的大小进行分类，简称称“LR“LR类类”。共有两个级别，。共有两个级别，“LR-1“LR-1级秘书级秘书”是较低一级是较低一级的秘书，其职责是根据管理人员总的指示精神，独立完的秘书，其职责是根据管理人员总的指示精神，独立完成按程序安排的办公室日常工作，多是干服务性事务。成按程序安排的办公室日常工作，多是干服务性事务。“LR-2“LR-2级秘书级秘书”则不同，除完成则不同，除完成“LR-1“LR-1级秘书级秘书”的工作外，的工作外，还要凭自己的知识、技能、判断能力去主动完成一些复还要凭自己的知识、技能、判断能力去主动完成一些复杂的工作。杂的工作

20、。其他分类，我国一些规模较大的银行或企其他分类，我国一些规模较大的银行或企业中，将协助经理办事或主持业务的人分为助业中，将协助经理办事或主持业务的人分为助理和襄理两级。在各国使馆中，通常将介于参理和襄理两级。在各国使馆中，通常将介于参赞和随员之间的外交人员分为一等秘书，二等赞和随员之间的外交人员分为一等秘书，二等秘书和三等秘书，也就是人们常说的一秘、二秘书和三等秘书，也就是人们常说的一秘、二秘、三秘。秘、三秘。秘书分类的意义 三、秘书的职业成功路线三、秘书的职业成功路线 （一）秘书的职业路线（一）秘书的职业路线 初级秘书初级秘书中级秘书中级秘书高级秘书高级秘书 （二）秘书的产业路线（二）秘书的

21、产业路线（二）秘书的产业路线（二）秘书的产业路线 1 1、秘书培训之路、秘书培训之路 2 2、秘书服务之路、秘书服务之路中级秘中级秘书书初级秘初级秘书书秘书培秘书培训训秘书的成功路秘书的成功路线线秘书产业路秘书产业路线线秘书职业路秘书职业路线线高级秘高级秘书书秘书服秘书服务务管理人管理人员员管理人管理人员员 四、你适合当秘书吗四、你适合当秘书吗（一）秘书自我分析二十条（一）秘书自我分析二十条 1 1、是不是认为，不一定要当元帅的士兵才是好士兵。、是不是认为，不一定要当元帅的士兵才是好士兵。 2 2、小时候，妈妈如果让你去打酱油、买菜，再到邮局、小时候，妈妈如果让你去打酱油、买菜，再到邮局帮她寄

22、信，回来的时候还要帮爸爸取放在朋友处的材帮她寄信，回来的时候还要帮爸爸取放在朋友处的材料，你是不是习惯很好地计划一下，再有条不紊地完料，你是不是习惯很好地计划一下，再有条不紊地完成呢？成呢？ 3 3、当你工作的时候，你是不是说、当你工作的时候，你是不是说“上帝保佑，又到了上帝保佑，又到了星期一了星期一了”。 4 4、当你考虑一个问题没有答案的时候，能不能换个角、当你考虑一个问题没有答案的时候，能不能换个角度，甚至从逆向角度加以考虑。度，甚至从逆向角度加以考虑。 5 5、小时候，你能不能看一天的蚂蚁搬家。、小时候，你能不能看一天的蚂蚁搬家。 6 6、你是不是更喜欢别人拿主意，你照着完成即可呢？、

23、你是不是更喜欢别人拿主意，你照着完成即可呢？ 7 7、你无意中知道了别人的一个秘密，你总是能很好地、你无意中知道了别人的一个秘密，你总是能很好地保密。保密。 8 8、你从小就很喜欢和人打交道，并且深得叔叔阿姨和、你从小就很喜欢和人打交道，并且深得叔叔阿姨和朋友的喜欢。朋友的喜欢。 9 9、你是否在做好一件事情之前，就开始很好地考虑后、你是否在做好一件事情之前，就开始很好地考虑后面的事情？面的事情？1010、上学时，是否尝试过骑自行车长途旅行？、上学时，是否尝试过骑自行车长途旅行？1111、小时候你的朋友如果比你出色很多，但是你并不嫉、小时候你的朋友如果比你出色很多，但是你并不嫉妒，相反，你会帮

24、助他做得更好。妒，相反，你会帮助他做得更好。1212、当你成功完成一件事情后，功劳却记到了别人头、当你成功完成一件事情后，功劳却记到了别人头 上，你从不会很在意。上，你从不会很在意。 1313、你从小就是个热心肠，喜欢到处张罗。、你从小就是个热心肠，喜欢到处张罗。 1414、说真的，你觉得自己虽然不是个作家，但是文笔还真的不、说真的，你觉得自己虽然不是个作家，但是文笔还真的不错呢。错呢。 1515、你从小就很细致，做事情一丝不苟。、你从小就很细致，做事情一丝不苟。 1616、你喜欢和比你强的人物在一起，并不觉得有压力。、你喜欢和比你强的人物在一起，并不觉得有压力。 1717、你有一项了不起的本

25、事，那就是很善于弥补别人或者事情、你有一项了不起的本事，那就是很善于弥补别人或者事情的不足。的不足。 1818、你从小就很能揣摩爸爸妈妈的心思，因此他们也总是夸你、你从小就很能揣摩爸爸妈妈的心思，因此他们也总是夸你是个很懂事的孩子。是个很懂事的孩子。 1919、你的口才不错。、你的口才不错。 2020、你是不是总在看有些什么事情需要做，不等人说，就主动、你是不是总在看有些什么事情需要做，不等人说，就主动完成。完成。（二）当秘书自问六条（二）当秘书自问六条 1 1、我当秘书到底是什么目的呢？、我当秘书到底是什么目的呢？ 是为终身从业，还是将其作为跳板呢？是为终身从业，还是将其作为跳板呢？ 2 2

26、、我当秘书的最大动机是什么？、我当秘书的最大动机是什么？ 是因为别无选择，还是为了更好的发展前景？是因为别无选择，还是为了更好的发展前景？ 3 3、我当秘书最喜欢什么呢？、我当秘书最喜欢什么呢？ 是多做基础工作，还是多和领导打交道？是多做基础工作，还是多和领导打交道？ 4 4、我当秘书最怕什么呢？、我当秘书最怕什么呢？ 是怕担责任，还是怕被领导呼来换去？是怕担责任，还是怕被领导呼来换去？ 5 5、我当秘书的最大障碍是什么？、我当秘书的最大障碍是什么？ 是缺乏兴趣，还是没有经验呢？是缺乏兴趣，还是没有经验呢？ 6 6、我当秘书的最大优势是什么？、我当秘书的最大优势是什么？ 是反应灵敏，还是别的什

27、么呢？是反应灵敏，还是别的什么呢？ 五、准备好，开始你的秘书职业生涯五、准备好，开始你的秘书职业生涯 （一）第一印象很重要（一）第一印象很重要 （二）赶快融入组织文化（二）赶快融入组织文化 （三）建立良好人际关系（三）建立良好人际关系 （四）勤奋地（四）勤奋地学习、学习、工作工作 秘书部门地位和功能与职能部门的不同点秘书部门地位和功能与职能部门的不同点第一章秘书实务秘书实务 概述概述本章的教学目标1.1.了解秘书实务的内容了解秘书实务的内容2.2.了解秘书实务工作的性质与特点了解秘书实务工作的性质与特点3.3.熟悉秘书应具备的能力及职业道德熟悉秘书应具备的能力及职业道德4.4.掌握秘书实务工作

28、的规律与方法掌握秘书实务工作的规律与方法 汉代：秘藏于皇宫内的各类书籍都被称为“秘书”，它是指具有神秘色彩或秘密性质的图书。 东汉后期：朝廷设立 “秘书监”，专门从事管理国家秘密图书典籍。 魏晋南北朝时期：设立了“秘书丞”、“秘书郎”等文官官职，其主要职责是掌管国家典籍。 后来逐渐演变为领导人身边协助处理各种日常事务和文字工作的助手。 含义秘书（秘书（SecretarySecretary）可以指：）可以指：1 1、政党之内的要职，最高者称为总书记。、政党之内的要职，最高者称为总书记。2 2、写字楼及商业机构内的文员职位，专长是速记、打、写字楼及商业机构内的文员职位，专长是速记、打字、安排日程、

29、会议、订机票、订酒店等。字、安排日程、会议、订机票、订酒店等。3 3、香港决策局的最高级公务员职位。、香港决策局的最高级公务员职位。 狭义狭义秘书定义秘书定义 专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。广义广义秘书定义秘书定义 位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并为各方面的事务与信息助手为领导工作服务并为各方

30、面的事务与信息助手”。秘书的通行含义 是协助上司处理各种工作事务的工作人员，主要负责是协助上司处理各种工作事务的工作人员，主要负责办公室日常事务、接待工作、文书处理与档案管理工作、办公室日常事务、接待工作、文书处理与档案管理工作、会议服务工作、沟通与协调工作、商务活动与商务旅行工会议服务工作、沟通与协调工作、商务活动与商务旅行工作、参谋与信息工作等，他们具备处理以上各项工作的综作、参谋与信息工作等，他们具备处理以上各项工作的综合能力，对其上司和受雇企业负责。合能力，对其上司和受雇企业负责。强调：强调： 1 1、秘书的角色定位、秘书的角色定位 2 2、秘书的工作内容、秘书的工作内容 3 3、秘书

31、的职责和能力、秘书的职责和能力 秘书学的产生秘书学的产生 秘书作为古老的职业门类，在我国有着悠久的发展历史，秘书作为古老的职业门类，在我国有着悠久的发展历史，但秘书学作为一门科学，是但秘书学作为一门科学，是8080年代以后才在我国兴起。年代以后才在我国兴起。8080年年代初出现秘书学理论研究的热潮，主要代初出现秘书学理论研究的热潮，主要表现表现： （1 1）秘书教育大发展）秘书教育大发展 初步形成了我国多层次，多渠道，多形式的秘书人才培养的初步形成了我国多层次，多渠道，多形式的秘书人才培养的网络。网络。 （2 2）秘书工作组织的成立）秘书工作组织的成立 从中央到地方建立学术团体、各种秘书协会。

32、从中央到地方建立学术团体、各种秘书协会。 （3 3）秘书刊物的出版发行）秘书刊物的出版发行 中共中央办公厅秘书工作中共中央办公厅秘书工作 上海大学：秘书上海大学：秘书 秘书的分类一、助理级；文书级；执行级；行政级等。一、助理级；文书级；执行级；行政级等。二、机关秘书；商务秘书；私人秘书；涉二、机关秘书；商务秘书；私人秘书；涉外秘书外秘书秘书工作的秘书工作的“四层次四层次”理论理论 （日本（日本田中笃子）田中笃子）第一节 秘书的一天一、情景案例一、情景案例二、基本知识二、基本知识（一）整理办公场所（一）整理办公场所 （1）上司办公区）上司办公区 （2）秘书个人办公区。）秘书个人办公区。（3）公共

33、办公区。）公共办公区。（二）汇报工作安排（二）汇报工作安排（三）处理日常事务（三）处理日常事务（四）后于他人下班（四）后于他人下班（1）处理未能完成的事宜。）处理未能完成的事宜。（2）整理当天的文件资料。）整理当天的文件资料。一、基本知识一、基本知识（一）上班之前（一）上班之前1回顾昨天工作回顾昨天工作（1）哪些工作尚未完成。）哪些工作尚未完成。（2）哪些工作已经完成但是不够满意。）哪些工作已经完成但是不够满意。（3）哪些工作已经完成而且都很满意。）哪些工作已经完成而且都很满意。2考虑今天工作考虑今天工作（1）如何承接尚未完成的重要事项。）如何承接尚未完成的重要事项。（2）如何分步实施当日计划

34、的紧急事项）如何分步实施当日计划的紧急事项（3）如何顺便处理重要而不紧急的事项。）如何顺便处理重要而不紧急的事项。3修饰个人仪表修饰个人仪表4先于他人上班先于他人上班（二）下班之后（二）下班之后1工作加班工作加班2社交应酬社交应酬第二节 秘书实务内容二、秘书实务（一）秘书实务的含义（一）秘书实务的含义 “实实”是是“实际实际”的意思的意思 “ “务务”是是“事情、从事事情、从事”的意思的意思字面理解是：字面理解是：秘书工作者实际从事的事情秘书工作者实际从事的事情（二）学习的目的（二）学习的目的 熟悉秘书业务知识，掌握秘书工作的内容、规范、程熟悉秘书业务知识，掌握秘书工作的内容、规范、程序和操作

35、方法，提高从事秘书工作的实际能力。序和操作方法，提高从事秘书工作的实际能力。（三）秘书实务的具体内容（三）秘书实务的具体内容 1 1、 文书处理与档案管理文书处理与档案管理秘书的日常事务工作秘书的日常事务工作商务活动与商务旅行商务活动与商务旅行会议组织与管理工作会议组织与管理工作秘书的沟通与协调工作秘书的沟通与协调工作秘书的接待工作秘书的接待工作秘书实务概述秘书实务概述参谋与信息调研工作参谋与信息调研工作秘书实务的内容秘书实务的内容秘书实务内容2 2、办文、办会、办事、办文、办会、办事 办文办文包括办发文、办收文以及文件管理。办包括办发文、办收文以及文件管理。办发文是指由单位起草，发往外单位的

36、文件，包括发文是指由单位起草，发往外单位的文件，包括牛皋、审核、发文登记、打印、校对、装订、装牛皋、审核、发文登记、打印、校对、装订、装封、发出、注发等一系列程序；办收文是指办理封、发出、注发等一系列程序；办收文是指办理外单位发往本单位的文件，包括签收、拆封、登外单位发往本单位的文件，包括签收、拆封、登记、传阅、批办等一系列程序；文件管理即把办记、传阅、批办等一系列程序；文件管理即把办理完毕的收文、发文科学地存放起来，以备领导理完毕的收文、发文科学地存放起来，以备领导随时查询，并定期向档案部门移交工作。随时查询，并定期向档案部门移交工作。办会办会 会议是管理工作和领导活动的方式之一，会会议是管理工作和领导活动的方式之一，会议是民主精神的体现。如何组织好会议、如何做好议是民主精神的体现。如何组织好会议、如何做好会议中的会务服务工作、如何提高开会的效率都是会议中的会务服务工作、如何提高开会的效率都是秘书工作者需要考虑、研究的问题。秘书工作者需要考虑、研究的问题。办事办事 包括值班、电话事务、接待、为领导安排日包括值班、电话事务、接待、为领导安排日程、调查研究、为领导决策提供参考性方案、信息程、调查研究、为领导决策提供参考性方案、信息服务、查办工作、信访工作、保密工作。服务、查办工作、信访工作、保密工作。