衡中采购部管理制度汇编.doc

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1、衡水华瑞投资有限公司衡水第一中学建设项目 采购管理制度汇编二O一三年八月目 录职位说明书 第4页采购部经理 第5页采购统计员 第6页采购部采购员 第7页采购部保管员 第8页管理制度、办法 第9页 材料采购人员管理制度第9页 供应商管理制度第12页采购计划管理制度 第13页现场材料进出管理制度第14页材料验收管理制度第15页现场材料仓储管理办法第16页现场材料入库信息化程序第18页现场材料领用信息化程序第19页建筑材料存放标准第20页工作流程第22页第一章 岗位说明书一、采购部经理1、基本资料职位名称采购部经理定员人数1人直属上司总指挥直接下属采购部员工2、工作概要负责衡中项目采购部各项工作，根

2、据衡中项目的进度需求，组织编制采购计划,报领导审批后组织执行；通过考察、调研、网络等，收集供应商信息，组织对供应商的评估工作；根据行情的变化提出相关采购意见，降低采购成本；做好施工物料的供应保障工作；控制现场材料的领用管理，杜绝浪费，降低库存维持成本。3、岗位职责1根据各工程的需求计划，组织编制采购计划,配合合约部、集采中心做好衡中项目各种材料、设备的招标工作， 落实合约部材料（设备）采购或安装合同的执行工作，保证施工物资的供应工作。2、建立相关信息的搜集渠道，达成泰华内部的资源共享，将采购信息分析汇总后，在集团OA平台上，向高层及有关部门公示。3、负责本项目内的供应商评估，建立本公司供应商档

3、案库，做好供应商管理工作。4、负责制定本部门各级人员的职责和权限，指导监督检查所属下级的各项工作，做好下属人员的绩效考核和奖励惩罚工作。5、严格按照国家规范、监理要求及公司有关规定，对进场物资把好质量关。所购物资必须合格，并附有合格证明，检测报告及相关资料。6、负责现场材料的领用管理，摆放整齐，便于清点，降低库存维持成本。7、负责处理采购物资短缺、质量不合格等问题。8、认真完成总指挥交办的其它工作。二、采购部统计员1、基本资料职位名称采购部统计员定员人数1人直属上司采购部经理直接下属2、工作概要负责施工物资的出入、盘点、建账、统计等工作，负责有关数据的收集、归纳整理工作，与工程部、成本部、财务

4、部、合约部做好对接，为成本分析提供有效的数据。3、岗位职责1、负责每天的物资进出登记，做到及时、完整、准确的整理、汇总，建立形成相应统计报表，发布日结月清表、价格信息表。2、依据实际发生业务，填制出入库单据，对购入、领用及库存变化的情况要及时与成本部沟通，进行合理控制。3、检查核对材料收发领的原始记录，做好金蝶系统内的统计台帐。 4、单项工程竣工后，要及时统计该项工程的工、材料消耗统计情况表，上报经理。 6、负责周转材料及相关费用的统计工作。7、负责工程结算、进度的录入、统计工作。8、及时完成领导交办的临时性工作任务。 二、采购部采购员1、基本资料职位名称采购部采购员定员人数2人直属上司采购部

5、经理直接下属2、工作概要负责施工物资的市场信息调研，采购计划编制与执行，采购订单办理，与工程部、成本部、施工项目部做好沟通、协调，为保证物资供应提供有效的服务。3、岗位职责1、对所负责采购的物资做好市场调查，编制考察报告，做出行情分析报主管领导。2、严格按公司制度及采购计划进行采购，保证现场的材料供应，保证所购产品合格，符合施工要求，并附有合格证明、检测报告及必需的资料。3、负责分管供应商的评价工作，做好供货商对合同或约定执行的情况记录工作。4、熟悉业务知识，掌握各种材料的性能、用途、规格和型号。5、严守公司商业机密，不谈论有关供货商信息。6、做到以公司利益为重，不索取回扣，馈赠钱物上缴公司，

6、遵守国家法律，不违法乱纪。二、采购部保管员1、基本资料职位名称采购部保管员定员人数3人直属上司采购部经理直接下属2、工作概要负责施工物资的验收、存储、发放、盘点等工作，做好现场材料领用的监督检查，及时汇报现场材料的使用情况。收集保管好各种材料的质量证明材料，及时交与工程部资料员。3、岗位职责1、保管员要保持高度的责任心和敬业精神，认真学习各种有关业务知识，努力完成交给的各项任务。 2、负责对物料进行检验、收料、发料、存储、盘点工作。 3、保管员要定期做好盘点工作，准确把握库存的实际情况，做好库存量的预警工作。 4、保管员验收砂石料，严格跟车过磅制度，不允许与货主合伙欺骗公司。 5、本工地退场物

7、品一定过数，填写出库单，标明目的地及物品的详细数据，并由项目负责人及经手人签字。 6、监督检查现场材料的领用情况，及时汇报现场不合理的存放、使用情况。 7、严守公司商业机密，不谈论有关供货商信息。 8、对公司正规单据、账簿要按规定保存完好，建立健全相关台账。9、做到以公司利益为重，不索取回扣，馈赠钱物上缴公司，遵守国家法律，不违法乱纪。第二章 管理制度、办法材料采购人员管理制度为了加强建筑材料采购管理工作，确保工程质量，杜绝不合格建筑材料使用在工程建设上，特制定材料有关管理制度如下：一、材料采购管理必须坚持合理选材、物尽其用，质优价廉的原则。二、坚持按设计要求选用材料，由专人负责监督施工方领料

8、、用料。三、对工程所需的主要材料，水泥、钢材、木材、水电材料、红砖等，坚持定品牌、定厂家、定合同，坚持认真考察、比较、跟踪采购、验收。四、对工程主辅材，建立样品入库制度。对所有工程用材都要求使用合格以上产品。必须要求有商标和材料说明书、合格证、质检单，并注明厂家、商家。五、加强对材料采购规范管理，工程部、成本部、合约部、采购部、监理现场施工人员组成材料监察小组，负责定材、选材、监督和验收。六、材料采购管理人员必须坚持不断学习，要求对建筑所需用的材料有关成份、性能、特点以及市场价格基本做到心中有数。对确定建筑用材提供相关依据。七、材料采购管理人员必须做到勤跑市场，即勤跑施工工地；勤查看，即勤查看

9、材料商标、合格证、生产厂家、出厂材质说明书是否与材料相符；勤查问，即勤查问材料按规范、按批次取样做送检；勤记录，即对应掌握材料情况必须进行逐日登记；勤检查，即对工地各种材料的使用是否合理、合适，一是控制浪费现象，二是为了改进采购工作。 八、本制度自二O一三年九月一日起施行，解释权归指挥部。供应商管理制度一、为公司工程提供所需材料、设备及服务的供方，要严格按照程序进行评定和选择，以保证供方能严格按照进度需求提供质量稳定、价格合理的物料及服务。二、采购部、工程部负责组织相关部门对供方进行评定工作。对供方的能力进行调查，以书面形式汇总供方的基本情况，包括：产品质量标准、环保标准、供货能力、售后服务质

10、量、价格等，并填写供方评价表。必要时，应会同技术、监理人员参加。三、依据提供服务的不同，可分别采取样品（或样板）评价、现场评价方法，对供应商进行评价。 样品评价就是请供方提供样品，各部门对样品进行检测并出具材料样品认证单。现场评价就是 组织相关部门人员到供方的生产现场，对其质量管理情况、生产设备、检测手段、生产现场管理、人员结构等情况进行现场评价。四、依据对供方的评价，选择确定合格供方后，及时收集相关资料，填写合格供方名录，上报集采审定，并建立档案。合格供方的档案内容包括：供方评价表、供货合同、营业执照、税务登记证、产品说明书、合格证书、生产许可证、产品质量检测报告、质量体系证明等。合格供方名

11、录应依据供方动态适时进行考核、评价、调整。五、供应商对所供材料、设备、服务连续三次出现不合格或不合格批量较大时，由采购部、工程部组织相关部门对供应商重新进行评价，评价结论上报集采中心，确认为不合格的供应商的，将通报全公司，不再继续要求其供货。以下情况将直接视为不合格供应商：1.造成质量事故；2.不履行合同义务，与合同材料要求不符或供货能力出现问题；3.所供材料以次充好，与提供样板不相符的；4.发生行贿、串标等违规行为；5.如果供应商中标且签订合同后，因供应商自身原因而中止供应材料、设备或中止合同，该供应商将被清除出合格供应商名录。六、本制度自二O一三年九月一日起施行，解释权归指挥部。 采购计划

12、管理制度 一、项目开工前，各施工单位编制施工方案及材料需用计划，经由工程部、成本部审核后，交由合约部制定招采计划，采购部依据招采计划，办理相关采购事宜。 二，对于因变更或紧急事件需要的用料申请，由工程部、成本部共同审定,报主管领导审批后，通知合约部，转交采购部，办理相关采购事宜。三、对于月度用料计划及预算计划，项目部在每月25日前将本项目部的施工进度计划及月材料使用计划报有关部门审批后，转交合约部，合约部依据实际需用量及采购部提供的库存等参数，调整、编制月度预算及招采计划，采购部依据招采计划，并编制本部门的工作计划组织考察、市场调研、信息收集、采购、验收、库存管理等各项工序。申报计划按照滚动流

13、程上报。四、各项目编制材料计划必须经过工程部、成本部审签。计划单上要注明材料名称、规格、型号、数量、用途及进场日期。（特殊情况需紧急采购的，要在备注栏里注明原因，并请示上一级领导。）五、采购部依据合约部招采计划及签订的相关合约，办理相关采购业务流程。没有合同不得办理采购、验收等相关业务。特殊情况必须请示上级领导认可后执行。进场后按照工程部的需求、成本部的预算定额，进行领发用管理。并及时将实际用量统计，在OA平台进行内部公示。 六、采购原则：公开、透明、诚信、廉洁。 七、本制度自二O一三年九月一日起施行，解释权归指挥部。 现场材料进出管理制度一、仓库保管员要加强仓库管理，做好物资的收发和保管工作

14、。二、进库材料要有标识，要根据材料的类别、型号、规格等分开堆放，货架要排列整齐，便于进出。三、仓库要有严格的防潮和防火安全措施。四、仓库保管员通过对进库材料验证，在材料质量、数量、规格等符合要求后，才能办理入库手续。五、仓库保管员要认真记好台帐，要做到记录准确、完整，帐、卡、物相符。六、仓库保管员必须按计划限额发料，不按限额领料单发料的每次罚仓库保管员200元。 低值易耗品以旧换新率要达到90，每月由材料科长负责到仓库办理材料报废手续，达不到规定比率的罚仓库保管员200元。若被监察室或相关人员查出弄虚作假的，对仓库保管员罚款500元，严重者辞退。七、对于积压和闲置材料，仓库保管员要随时通知采购

15、部经理，便于及时催促调用。如不及时调运而导致材料长期积压的，罚仓库保管员200元。八、项目部材料的领用，要由项目负责人、工程部、成本部必须共同签字；提供的材料，必须三证齐全，不合格品拒收。九、工地上清理下来的各种废料，由项目负责统一归堆，一律由公司派专人到现场过磅出售、收款。项目擅自出售，每次罚2000元，废料出售后项目不允许截留资金。不符合废料条件而出售的材料，每次罚项目负责人2000元。发现把半成品、长料切断后出售的，一次罚项目2000元以上。 十、 本制度自二O一三年九月一日起施行，解释权归指挥部。 材料验收管理制度。 一、材料进入施工现场时及进场后的管理，由采购部材料人员负责实施。 二

16、、材料进场时，现场材料人员组织监理、工程部、需求部门等进行联合验收。 三、在验收材料时，须通过目测、实测等方法对进场材料的名称、规格、数量、质量进行审核、验收，并逐项记录。对供方资质、材质单、合格证、检测报告等资料，要做好收集整理工作。四、验收确认无误后，方可按实收数签收，并填写材料验收单五、填写验收单时，要认真逐项填写，字迹清楚，不得缺项，并如实填写验收抽检情况，包括检尺量方、过磅检斤以及进场材料的外观等。 六、验收单的填写内容要与供方送货单的内容相符，凡供方送货单有编号，须把编号及年月日填写在验收单的相应栏目内；若供方送货单无编号，须把验收单的编号明确注明在供方送货单的空白处。七、 需要进

17、行复试的材料，由采购部向工程部提供材料质量证明，并填报复试通知单 八、经验收，对不符合标准的材料要立刻进行隔离、标识，及时通报材料公司有关人员后，通知供方退货，并做好记录。 九、进场材料在使用、贮存过程中出现过期失效或不适用的情况，现场材料员应及时通报采购部经理，与供方协商解决，并予以记录。十、本制度自二O一三年九月一日起施行，解释权归指挥部。现场材料仓储管理制度 一、 施工现场须有施工平面图。平面图要标明区域，并做到平面图区域划分与实际存放场地相符。存放场地发生变化时，平面图应及时更改，确保图、地相符。 二、物资、设备、材料等均按平面图规划的位置，分品种、规格存放，应做到码放整齐、稳固、一头

18、齐、一条线。 三、钢材料场要有排水措施，场地平整无杂草、杂物，各种钢材码放垫底高度不低于0.25米，并分品种、规格码放，标识齐全。 四、木材及易燃物的码放：木材码放高度不超过1.5米，堆垛不应过大，垛间要有合理的距离，以便消防通道的畅通，并配备良好的消防器材，垛位要远离易燃易爆品仓库，高压线下严禁堆放木料。 五、 构件码放时垫木要上下对齐，层与层之间要有隔垫，垛高不超过1.5米。 六、存放水泥严禁靠墙码放，每垛10袋，垛底不得有散灰，露天存放时要严密遮盖，设置的产品标识要明确注明水泥的规格、型号、出厂日期等主要内容。 七、砖应成丁、成行，砌块堆放高度不超过1.5米，要稳固，规范。使用时不留垛料

19、底。砂石和其他散料应设围档，必要时应严密遮盖，防止飞扬。围档界限清楚，不得混杂，随用随清不留料底。 八、 施工材料的保管应根据材料的性质采取必要的防雨、防潮、防腐、防晒、防冻、防火、防暴、防虫、防损坏、防污染措施；贵重物品、易燃、易爆或有毒有害物品应及时入库、专库专管，易飞扬的颗粒材料，露天存放应严密遮盖；库房应采用非燃性或阻燃性材料支搭；不准在库房内调配油漆稀料。九、搅拌机、砼泵周围、施工现场、建筑物内不应有废弃砂浆。运输道路和操作面落地灰及时清用，砂浆、砼倒运浇注时，应采取有效的防撒落措施，必须人工搅拌材料时需垫铁板，使用砂浆砼要有容器。 十、建筑物内外零散碎料，钢筋头和垃圾渣土应及时清理

20、干净。楼梯、踏步休息平台、阳台等悬挑结构上不得堆放料具及杂物。施工现场应设密闭垃圾站，生活垃圾与施工垃圾应分开，做到及时集中分拣、回收、利用。 十一、现场剩余材料、容器要及时回收，废钢材应单独存放，存放数量不得超过两吨。 十二、施工现场应节约用水、用电，有必要的节约措施，严禁有长流水、长明灯。十三、 脚手架下不应堆放材料，材料堆放应距架1.5米。 十四、内业资料齐全，领、退料手续完善，各种单据、台帐填写清楚，不缺项。十五、独立分包工程，项目部必须与外包队签订施工材料现场管理协议。十六、本制度自二O一三年九月一日起施行，解释权归指挥部。现场材料入库程序 1、材料进场时，现场材料人员组织监理、工程

21、部、需求部门等进行验收，并填写验收单。 2、保管员依据验收单及发货清单，办理验收入库，并于发货清单上签字确认，填写验收单。 3、统计员依据现场验收单，办理入库登记。 4、开单前核实相关数据准确无误，包括：数量、规格型号、单价、供应单位等，严禁出现数量短缺或型号不符，按实际收到材料开单。 5、没有发货清单的材料或费用（机砖、吊卸费等），直接由保管员填写验收单，需求部门负责人签字后，办理开单。 6、供应商发货清单须有公章或签字。 7、商砼统计对账分层进行，每层工程完工后，由需求部门核对工程量后，与采购部、成本部核对。 8、开单后，保管员、需求部门负责人签字，交与供货商作为收货凭据。 9、每周将入库

22、单（机打票财务联）汇总，与财务办理对账核算。 10、入库单据一式四联，财务、供应商、保管员、施工项目各一联。 11、各种签字必须本人签字，如有代签，罚款50元。 12、电子票票由材料统计员按程序制单，经采购部、成本部、主管领导审核后，进入财务流程。 13、付款结算附有材料清单、合同等手续，由合约部办理。现场材料领用程序为了保证仓库物资数量正确，质量完好的要求，为达到保障施工降低消耗，杜绝浪费的目的，具体规定要求如下： 1、对于现场存放物资（钢筋、砂石料、红砖、白灰、水泥），可以依据工程需要随时取用，但必须每天提供施工计划，每天上交本班组工作位置及工作量（分楼号）。 2、材料统计员依据各班组上报

23、的材料用量编制领用单。成本部门每天依据进度复查施工班组工作量及材料使用量，并签字确认。 3、对于库房内存放物资，各施工队领用材料时，必须提前填写领用申请，由材料统计员填写材料领用单，内容包括工程名称、物料名称、规格型号、单位数量、领用班组等。领料人及领料单位主管必须签字，经成本部领导审核签字后方可领用，否则不予发放。 4、保管员负责库房物料的发放，发料后将领用单交给统计员。 5、领发料要坚持先进先出的原则，避免物资保管时间过长而造成损坏和老化变质现象。 5、对于剩余物料要及时清点退库，退库时要经成本部审签。 6、根据施工进度，正确控制库存量，对物资的补充，必须及时报采购人员采购，保证货源的储备

24、数量。 建筑材料存放标准一、仓库材料储存 （一）现场仓库库区布局合理，道路平整畅通，库容整洁。库内划区分类管理，新旧分开，定量码放，标签齐全，整齐有序。 （二）仓库须做好防火、防盗工作，明确责任，配齐消防器材。 （三）对易燃、易爆、有毒、腐蚀性强的材料应设专库存放，执行易燃、易爆、危险化学品管理规定，并严加管理，制定应急预案，随时检查温度并做出记录。 （四）材料凭验收单入库，必须对入库材料的品名、规格、数量、质量等主要内容进行验收，核对无误后方可办理入库手续。（五）货架存放，应做到上放轻、下放重、中间放常用，便于收发、清点。 （六）仓库保管工作应做到：防虫蛀、防锈蚀、防变质、防受潮、防桶漏、防

25、尘污、防老化、防凝固、防受冻、防变形、防破损、防失油。 （七）材料出库应坚持先进先出的原则，做到照单发料，确保品名、规格、数量无误；应及时登帐，日清月结，做到帐、物、卡相符。 （八）仓库保管员（库工）应严格执行检查制度，自觉履行岗位职责，对所管材料的收发情况，进行自检、互检、月抽查、季盘点。发现盈亏要马上查明原因，及时做出盈亏报表，报请主管领导审批，进行帐务处理。二、场内材料存储。 （一）钢材存放，料场平整，砌成七道40公分砖垛， 分规格依次摆放在砖垛上，保证最低处离地面少于20公分。半成品必须集中存放，分类放置，离地面10公分以上，注意防雨。（二）PVC穿线管、给排水、PP-R管件、线盒，码

26、放整齐，必须单独设库房保存，地面硬化，不得潮湿。（三）防水卷材，要防雨防晒，垂直放置，放于水泥地面或或用废木胶板垫底，并笘盖。（四）白灰膏存放，必须放入50公分高的池中，注意保湿，防晒。（五）加气块、红砖存放现场平整，码放整齐。（六）安全网码放整齐，不允许乱拉乱拽，做好防雨防晒工作。（七）泡沫板、油漆等易燃物必须远离火源。（八）水泥、FTC保温材料、内墙瓷砖、地板砖存放地面硬化并用竹排子等物品垫起，必须高于周围地面，用塑料布垫底并覆盖，严禁雨淋受潮。（九）架管存放地，现场平整， 分类放置，横平竖直，不得放于低洼地带。扣件存放入池，木胶板分类码放整齐，新木胶板存放必须离开地面，集中存放，木方子分

27、类放置，横平竖直。（十）木脚手板用不低于12#铁丝离木板两头5厘米处双丝绑紧，并用50#以上铁钉双方向耙住。（十一）对不再使用的周转材料立即退场，如因此耽误工期，损失由施工方全部承担。三、 本制度自二O一三年九月一日起施行，解释权归指挥部工作流程图第一节 采购部工作流程 招采计划进度计划采购计划入库单入账现场材料管理付款流程领发料管理报表流程退料流程成本核算第一节第二节 提料流程班组填写材料计划表项目部审签工程部审签成本部审签主管领导审批备注：1：采购部必须在3日内将提料单上的材料送至施工现场，以采购部收到提料单日期开始。2：所提的提料单必须写明工程项目、填写时间、材料名称、规格、数量、到货时

28、间及用途，并留存库房一份。（材料科长按提料单收货）3：对于不符合填写要求的单据，采购部有权拒收。第三节 材料招标流程（合约部）资格预审备案审批 制定招标文件审批发送招标文件投标单位及招标小组招标确定供应商项目部负责人下发中标通知单 签订合同第四节 采购流程（合约部、采购部）依据需求及预算数据招标采购制定招采计划议标采购采购部直接采购样品验收提供样品工地验收（小区监理、甲方项目部及公司验收（材料员）材料进场按材料存放标准放置核对数量入库 一、 入账流程保管员核对签收材料统计员制单部门领导提交审批主管经理收回核对提交财务 第六节 材料领用流程 填写领用单注明用途、部位并签字按照实际用量发放材料、检

29、查好坏按期将剩余材料退库，检查质量并记录结算当期领用量，当事人签字1.要有时间，有责任人，可检查，有用途。2.要有责任授权书，明确规定责任人的权限和义务3.用途要明确，使用部位要确定，可随时考证。4.退库要及时，要登记。5.领用要有合同控制，按照规范程序进行。6.领用记录要表格化，便于对比、统计和检查7.领用要走审批，按工种分类8.人员素质：保管员要熟悉材料的存放标准、位置，首先能够区分各工种的材料，其次对各工种的材料的使用部位、用途要有所了解。其他人员按照流程中授权责任书规定的义务和责任执行。第七节 退料流程保管员统计上报剩余材料项目部确认需退场材料上报采购员采购员办理退料第六章 本制度自二O一三年九月一日起施行，解释权归指挥部