会议中的商务礼仪.pdf

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1、 1 会议中的商务礼仪 一、一、 如何穿着得体如何穿着得体 西方社会讲究穿着的礼节， 尽管平时不修边幅， 一旦工作需要或赴正式场合， 莫不力求穿着得体。 办公服（business suit），这是在业务上接见宾客或是在开会等等的场合所穿 着的，为西方社会正式之办公服饰。您在穿着正式的办公服时，需要注意的穿着 重点有： 外套：普通西装外套（jacket）以保守为原则。 长裤：一般的西裤，剪裁较保守。 衬衫：普通衬衫，颜色、款式较保守。 领结（领带）：一般领带，款式较倾向保守。 二、二、 接待礼节接待礼节 人际关系是公司的一大资产，与客户会晤时所留下的第一印象，往往影响到 日后两者之间的关系，在接

2、待客户时，需要注意以下接待礼仪： 1. 介绍二者认识的顺序，会有两种情况： （1） 介绍两位同性认识：介绍较年轻、地位较低者给较年长、位尊者。 （2） 介绍两位异性认识：西洋社会中通常先将男士介绍给女士认识。 2. 待客之道 （1） 确定办公室有足够的座位能够容纳访客。若等到访客到了办公室，再 手忙脚乱的找椅子，则有损公司专业的形象。 （2） 勿让访客等候。若您暂时无法分身，可请秘书代为接待。 （3） 如果访客进办公室时，您正在接电话，应立即起身致意，并且以手势 示意，请来客坐下。 （4） 尽量亲自到接待室迎接客户，再一起走到办公室。 管理沟通管理沟通 2 3. 以下何者属正确的待客之道？ （

3、1） 将访客的外套摆在椅背上面。 （2） 把禁烟的标志，放在明显看得到的地方。 （3） 用纸杯提供茶水给客户。 （4） 结束会谈后，应该起身握手道别，再让客户自行离开。 （5） 访客的外套应该挂好，不要摆在椅背上面。 （6） 如果访客有抽烟的习惯，应该准备烟灰缸。如果不愿有人在您办公室 吸烟，则应把禁烟的标志，放在比较明显看得到的地方。 （7） 您自己在吸烟前应先征得访客的同意。 （8） 提供给访客的茶水应使用瓷杯，不宜使用纸杯 或是塑料杯。 （9） 在会谈进行时，尽量避免谈话中断。 （10） 结束会谈后，应该起身握手道别，亲自或请秘书送访客到大门。 三、三、 会议技术会议技术 开会对上班族而

4、言，已成为一项例行公事，因为它是上下沟通意见的最佳方 式。但如何使会议有效的进行，而不再是梦魇一场？以提供您一些开会的原则。 1. 会议通知事项 开会之前，最好要有会议通知，以通知要来开会的人，而在会议通知里面， 应该注意到下列的重要事项： （1） 写明开会主题，让与会者能预先针对内容做好 准备工作。 （2） 载明开会的时间、地点。 （3） 使用备忘录、电话、或信件通知与会者。 2. 开会前的准备事项 开会的时候，需要准备一些基本的硬设备： （1） 麦克风、投影机、屏幕之准备。 （2） 重要数据影本、Memo 纸、笔。 3 3. 会议座位安排及茶水供应 （1） 主席两旁的座位安排给公司高级主管

5、。座位越往后者，阶级越低。 （2） 通常由秘书负责咖啡、茶等饮料的安排。 （3） 超过午餐时间，会议仍未结束时，必须准备餐盒或点心。 4. 会议中使用录音机记录 （1） 通常可以利用录音机，一来可详记所有会中发言，二来亦可让与会者 谨慎说话对答。 （2） 同时请秘书记录重点。 5. 为保证会议效率需注意 （1） 主席应控制讨论时间，准时开会、散会。 （2） 不邀请对讨论事项无建设性意见者开会。 （3） 齐全而扼要的资料。 （4） 结束前检讨出确切结论，并让与会者在 48 小时 内收到会议记录。 6. 急事通知与会者 除非万不得已，一般来说，是不希望中断任何的会议进行，如果有急事通知 某位与会者

6、，请注意下列事项： （1） 确定有必要通知对方。 （2） 敲门后向演说者道歉，再说明有事情通知某某人。 （3） 将事情写在字条上，翻面递给当事人，切勿宣布事情的内容。 四、四、 公司阶级简介公司阶级简介 大公司里的阶级概念涉及层层负责的组织结构，在此我们要为各位介绍各个 分工部门人员的特定职权。 1. 中文职称的英文翻译 （1） 股东（Stock Holders） （2） 董事会（Board of Directors） 4 （3） 董事长（Chairman of the Board） （4） 总经理（President） （5） 部门经理（Managers） （6） 主管（First Line Supervisors） （7） 员工（Employees） 2. 个人幕僚 个人幕僚（personal staff）：专属特定主管，工作范围为一般性。如总经理 特别助理（Assistant to the President） 专业幕僚（specialized staff）：对某些专门事务有专长，服务对象为整个组 织而非某一高层主管，如： （1） 人事经理（Personnel Manager） （2） 生产部经理（Production Manager） （3） 财务经理（Finance Manager） （4） 行销经理（Marketing Manager）