会议支持.docx

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1、第一章 会议支持第一节 前期准备工作一、确定会议时间地点（一）大规模的会议找酒店尽量找跟公司有协议的，方便日后走采购流程打款，避免一些不必要的麻烦。（二）小规模的会议本着节约成本控制预算的宗旨，我们可以合理的利用公司资源，找到合适的会场。建议筹办者会前亲临会场，必要的时候讲会场情况拍摄，方便日后工作的进展。跟负责会场主要负责人取得联系，尽可能的将会场的布置以及会议需要协助的事宜进行准确无误的沟通，必要时用 的形式告知到对方，以免遗漏。二、确定与会人员，并汇总名单各区域行政需与参会人员确认到达时间，住宿时间，住宿人数。尽早与酒店工作人员将住宿房间安排妥当，并通知大家。如无特殊情况住宿房间不予以调

2、换，方便管理。关于住宿人员统计将附有统一表格。名单统计格式如下：序列号区域姓名性别职务联系方式身份证号入住时间退房时间名单统计完毕后尽早给到酒店，方便酒店按照名单分发房卡，尽可能的保证一个标准间能够给到两张房卡（根据会议要求有时候日程卡可以跟房卡一同发放）三、行程预定区域行政需与参会人员确认是否需要安排票务预订，如果是大区层面的团队会议需要汇总后上报接口预订人预订票务，如果是个别因会议涉及范围很小的区域，可以由区域行政直接预订票务。（一）出机票以及特殊情况需统一包车外，其他一切出行基本自行解决，差旅费自行返回后报到各自区域里。（二）对于产生机票费用的同学，每个区域行政在拿到确定名单后第一时间按

3、照以下格式将机票明细表以邮件的形式发出给大区省长批示，抄送区域经理、行政主管以及负责大区机票结算的接口人，具体汇总格式如下：序号区域预算部门受益部门乘机人乘机时间行程订单号票价服务费总金额携程统一订购热线：800-820-6699，按“8”再按企业代码“2188”即可预定。在此提醒一点一般七天预定可以扑捉到低价票，另外出票后可以告知携程的预订人将行程确认单除了给到乘机人后一定要让携程同时也给你一份，一来可以确保机票行程无误，二来方便日后的结算核对。四、准备会议支持用品考察会场，需要与酒店工作人员确认会场布置，会议协助用品，会议前提前确认物品摆放。根据会议规模以及会议性质而定，每场会议的所需物品

4、会有所不同，以下是规模型会议的一般所需物品：1. 日程卡（日程卡设计两天，制作至少需要两天时间）2. 投影仪（特别要注意投影仪连接线长短，有时候讲台与投影仪本身有有段距离的）3. 插线板4. 白板纸5. 白板笔6. 白板7. 话筒（确保每场会议至少有两个话筒）8. 音响设备9. 茶歇食品（一般准备面包、牛肉干、饼干、红绿茶、咖啡、清凉糖、口香糖）10. 饮用水11. 一次性纸杯12. 抽纸13. 横幅（横幅制作至少要一天时间）14. 海报（视海报大小而定，从设计到制作至少要三天时间）15. 桌签及名牌（一天时间）（内网admin里的外包复印可以制作，但需要说明费用挂靠哪里，如果不方便的话最好有

5、费用相关部门领导的邮件批示）16. 相关会议资料（内网admin里的外包复印可以制作，但需要说明费用挂靠哪里，如果不方便的话最好有费用相关部门领导的邮件批示）17. 纸18. 笔19. 背景音乐20. 照相机21. 摄像机22. 指示牌23. 奖品（海报、奖杯、锦旗）24. 其他会议用品道具（eg：游戏环节道具）五、酒店协助工作为了高效准确无误的完成会场布置，酒店可以充分给予帮助，在跟酒店联系人得到准确的沟通后，将协助工作以 的形式告知到对方，方便工作核查，一般来说酒店可以协助的工作如下：1.日程卡的发放2.横幅的悬挂3.海报的张贴4.会议白板5.白板笔（少量的可以准备）6.音响设备7.无线话

6、筒（至少两个）8.茶杯9.茶水10.一次性杯子11.指示牌制作以及摆放12.桌签架子摆放13.会议资料的摆放14.会议座位的摆放（岛屿式、课桌式、鱼骨式、圆桌式等）15.相关会议物品的保管（eg：道具、旗杆、锦旗等，贵重物品还是要自己妥善保管）六、会议用餐（一）预订快餐按照实际与会人员预定快餐要在原有人数上多预定出几份，避免出现少餐现象。（二）预订酒席按照实际与会人员预定酒席，建议在原有的餐桌数多备一桌，避免出现少餐现象。第 6 页第二节 会议中支持一、拍照颁奖过程中可以找一位同事帮助拍照，颁奖之外的其他环节，会议支持者可以亲自拍照。二、提问环节提问环节行政人员要在短时间内将话筒送到提问者手中

7、。三、颁奖环节按现场颁奖的顺序，须与负责颁奖的相关人事先确认好颁奖顺序，并且按照确定的颁奖顺序将奖品一次码放整齐，以免出错。第三节 会后工作一、会议结束（一）查看会议室是否有同事遗漏物品（二）整理可用物品，统一汇总，方便下次大家继续使用（例如像瓶装饮用水，茶歇食品，纸杯，各类可再用道具）杜绝浪费现象。（三）若会场使用的是酒店会场待检查完会场结帐后方可离开，若使用的是公司资源的会场需要跟保洁说好打扫卫生，另外还需要将座位摆放好，所有电源切断，门窗锁好，原会议室物品码放整齐，方便下面的同学使用。（四）会议结束后发出战报。（五）其它一些需处理事情。二、会议费用结算（一）因会务而产生的费用报销归档到会务费-会务费里（eg：海报的制作，横幅的制作，白板纸笔的采购等）。（二）会务费超过两千元的一律走采购，低于两千元的可以走报销流程。（三）餐费可以报销，科目是会务费-餐饮。