邮件系统用户使用手册(Outlook使用手册).doc

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1、 统一邮件系统终端用户使用手册中国石油化工股份有限公司微软（中国）有限公司2007年3月文档管理信息表主题：统一邮件系统终端用户使用手册版本：V1.0内容：关键字参考文档：提交时间：创建人：文档修改记录表修改人修改时间修改内容缩略语MCS微软顾问咨询服务目 录第1章概述11.1邮件系统访问方式1第2章OUTLOOK ANYWHERE方式22.1Outlook 2007的配置22.2Outlook 2003的配置4第3章使用OUTLOOK WEB ACCESS (OWA)方式访问邮件系统93.1使用OWA访问方式93.2使用OWA更改邮箱密码11第4章POP3/SMTP方式144.1Outloo

2、k Express的配置144.2Foxmail的配置18第5章常见问题225.1如何将其它邮件客户端中的邮件和联系人信息导入Outlook？225.1.1从Outlook Express邮件客户端导入到Outlook邮件客户端225.1.2从Foxmail邮件客户端导入到Outlook邮件客户端245.2如何解决邮件发送错误？295.3为什么某些正常邮件收不到？295.4为什么发送邮件后收到对方的退信？295.5如何确认及更改邮件的本地存储位置？315.5.1Outlook express客户端315.5.2使用Outlook Anywhere方式收发邮件的Outlook邮件客户端325.6

3、如何备份邮箱数据？355.7如何变更用户邮箱的密码？355.8如何联系邮件系统管理员？35第1章 概述中国石油化工股份有限公司（以下简称“中国石化”）在全国范围内统一部署了新的基于Microsoft Exchange 2007的电子邮件系统，实现了一个统一的企业电子消息系统。本文档的目标是给出中石化统一邮件系统的终端配置和使用方式。1.1 邮件系统访问方式统一邮件系统提供了多种访问方式，用户可以方便的使用这些方式访问统一邮件系统的邮箱。下表列出了邮件系统的各种访问方式：类型邮件客户端软件访问方式参见章节Outlook AnywhereOutlook 2003/2007第2章Outlook WE

4、B Access（OWA）IE第3章Pop/SmtpOutlook ExpressOutlook（各版本）Foxmail发送服务器：接收服务器：第4章第2章 Outlook Anywhere方式2.1 Outlook 2007的配置Outlook 2007支持Exchange 2007邮件系统提供的自动发现的功能，可以自动为用户配置好需要的邮箱帐户，具体操作过程参见下面的步骤：1、 打开Outlook 2007，选择“Microsoft Exchange、POP3、IMAP或HTTP”，点击“下一步”：2、 输入“您的姓名”（此处可以输入您的中文名称或其他您希望显示在邮件客户端中的名字）、“电

5、子邮件地址”（此处输入您在系统中的邮箱地址，如username）和“密码”（此处输入您的邮箱密码）等信息，点击“下一步”：3、 等待Outlook 2007通过自动发现服务进行邮箱的自动配置：4、 在弹出的“用户名/密码”框中输入用于连接自动发现服务的用户凭证（邮件地址/密码），用户名栏的输入格式为： username：5、 等待自动发现配置完毕，点击“完成”：6、 打开Outlook 2007并登录邮箱，测试各项功能是否正常。2.2 Outlook 2003的配置1、 第一次启动Outlook2003时需要进行初始化配置，点击“下一步”：2、 选择“是”，点击“下一步”：3、 服务器类型选择

6、“Microsoft Exchange Server”，点击“下一步”：4、 在Microsoft Exchange Server框输入用户帐户所在的Exchange服务器名称：“BJ-MAIL-01”，勾选“使用缓存Exchange模式”，单击“其他设置”，以配置RPC Over HTTP支持：5、 在弹出的“Microsoft Exchange Server”对话框中，保持“常规”属性页不变：6、 选择“连接”选项卡，勾选“使用HTTP连接到我的Exchange邮箱”，点击“Exchange代理服务器设置”：7、 在弹出的“Microsoft Exchange代理服务器设置”对话框中，按照

7、下面的方式进行输入：“https:/”框输入“”；勾选“仅使用SSL连接”和“仅连接到其证书中包含该主题名称的代理服务器”，并在其下的输入框中输入：msstd:；其他选项保持不变。如下图：8、 点击“确定”两次，回到“Exchange Server设置”对话框，点击“下一步”：9、 点击“完成”，完成Outlook的配置。10、 打开Outlook，输入用户名和密码，测试Outlook各项功能。第3章 使用Outlook Web Access (OWA)方式访问邮件系统Outlook Web Access（OWA）是基于WEB页面的邮件系统访问方式，用户可以通过在IE等浏览器内输入加密网站地址

8、的方式访问邮件系统，并使用OWA提供的各项功能。3.1 使用OWA访问方式其具体过程参见下面的步骤：1、 打开IE等浏览器，在地址栏中输入，通过安全连接访问邮件系统：2、 在弹出的OWA登录页面中，在“用户名”输入框中输入您在系统中的邮件地址，在“密码”输入框中输入您邮箱的密码，点击“登录”；3、 如果用户名/密码输入正确，将出现OWA邮箱访问界面，您可以使用OWA提供的各项邮件功能；3.2 使用OWA更改邮箱密码用户邮箱的密码可以通过OWA方式进行变更，其具体操作过程参见下面的步骤：1、 登录用户邮箱的OWA界面，点击界面的右上角位置处的“选项”按钮；2、 在左边的控制栏中选择“更改密码”选

9、项；3、 在右侧的操作栏中，输入邮箱的原密码和新密码，点击“保存”按钮；4、 在弹出的提示页面上点击“确定”；5、 使用变更后的密码登录邮件系统；第4章 POP3/SMTP方式4.1 Outlook Express的配置用户可以使用Outlook Express通过POP3/SMTP方式收发邮件，具体配置过程参见下面的步骤：1、 运行Outlook Express，点击菜单栏中的“工具”-“帐户”，打开用户帐户配置界面；2、 在Internet帐户配置界面中，选择“邮件”标签页，在右边选择“添加”-“邮件”，新建一个邮件帐户；3、 在“您的姓名”部分输入您的名称（可以使用中文），点击“下一步”

10、；4、 在“Internet电子邮件地址”部分，输入您在系统中的邮件地址，点击“下一步”；5、 在“电子邮件服务器名”部分，输入接收邮件服务器地址：，发送邮件服务器地址：，点击“下一步”；6、 在“Internet Mail 登录”部分，输入您的邮件帐户名和密码，根据您的需要决定是否勾选“记住密码”复选框，点击“下一步”；7、 在“祝贺您”部分点击“完成”，完成Outlook Express的配置；8、 再次通过点击菜单栏中的“工具”-“帐户”，打开用户帐户配置界面，选择“邮件”选项卡，选择新建的邮件帐户，在右边选择“属性”按钮，打开用户邮箱帐户的属性配置界面；9、 选择“服务器”选项卡，在“

11、发送邮件服务器”部分，勾选“我的服务器要求身份验证”复选框，点击“确定”，完成用户邮箱的配置；4.2 Foxmail的配置用户可以使用Foxmail通过POP3/SMTP方式收发邮件，具体配置过程参见下面的步骤：1、 打开Foxmail主界面，选择“帐户”菜单栏中的“新建”，来创建一个新的邮箱帐户；2、 在弹出的“Foxmail用户向导”对话框中，点击“下一步”；3、 在弹出的“建立新的用户帐户”对话框中，输入用户的用户名（中英文均可），并可以选择邮箱路径，之后点击“下一步”；4、 在弹出的“邮件身份标记”对话框中，输入“发送者姓名”和“邮件地址”，之后点击“下一步”；5、 在弹出的“指定邮件

12、服务器”对话框中，保持帐户类型为缺省“POP3帐户”，指定“POP3服务器”地址为“”，在“POP3帐户名”和“密码”处输入您在服务器上的用户名和密码，指定“SMTP服务器”地址为“”，之后点击“下一步”；6、 在弹出的“帐户建立完成”对话框中，勾选“SMTP服务器需要身份验证”复选框，之后点击“完成”，完成用户邮箱的配置。第5章 常见问题5.1 如何将其它邮件客户端中的邮件和联系人信息导入Outlook？5.1.1 从Outlook Express邮件客户端导入到Outlook邮件客户端1、 同时打开Outlook和Outlook Express；2、 点击Outlook的“文件”菜单下的“

13、导入和导出”：3、 在弹出的对话框中，选择“导入Internet邮件和地址”，点击“下一步”：4、 在弹出的对话框中，要导入的应用程序选择“Outlook Express 4.x, 5.x, 6.x”，勾选“导入邮件”、“导入通讯簿”和“导入规则”三个复选框，点击“下一步”：5、 在弹出的对话框中选择“允许创建重复项目”，点击“完成”：等待导入进度完成：查看导入摘要，点击“保存到收件箱”。此时，Outlook Express中的邮件和联系人已经成功导入到Outlook中。5.1.2 从Foxmail邮件客户端导入到Outlook邮件客户端从Foxmail中将邮件和联系人导出到Outlook的基

14、本流程如下：1、 将Foxmail邮件导出到一个目录；2、 将目录中导出的邮件导入到Outlook Express；3、 将Foxmail联系人导出为.wab格式的Windows 地址簿文件；4、 使用Outlook Express导入Foxmail导出的wab文件；5、 使用Outlook导入Outlook Express中的邮件和联系人。具体操作步骤如下：1、 打开Foxmail程序，点击“编辑”菜单中的“选择全部”项，选中Foxmail中的所有邮件：2、 保持邮件的选中状态，点击“文件”菜单中的“导出”项：3、 选择适当的文件夹用来存放导出的邮件，点击“确定”：4、 打开导出邮件的文件夹

15、，选中所有邮件，拖拽到Outlook Express程序的“收件箱”中：5、 查看Outlook Express中已经导入了Foxmail导出的邮件：6、 打开Foxmail的地址簿，点击“工具”菜单下的“导出”-“WAB文件（*.wab）”：7、 选择wab文件的存储位置，点击“保存”：点击“确定”：8、 打开Outlook Express，选择“文件”菜单中的“导入”-“通讯簿”：9、 浏览并选择从Foxmail中导出的wab文件，点击“打开”：点击“确定”，完成通讯簿导入：10、 按照5.1.1小节“从Outlook Express邮件客户端导入到Outlook邮件客户端”中描述的步骤，

16、将已经导入到Outlook Express程序中的Foxmail的邮件和联系人导入到Outlook程序中。5.2 如何解决邮件发送错误？具体现象：发送邮件时提示报错信息： “553 : Sender address rejected: , 端口: 25, 安全(SSL): 否, 服务器错误: 553, 错误号: 0x800CCC79”。可能原因一：邮件客户端软件中未设置“发送邮件服务器需要身份验证”项；解决方法一：添加邮件客户端设置“发送邮件服务器需要身份验证”项，具体配置按照客户端的不同参见各相关章节。可能原因二：用户安装的杀毒软件附带的邮件监控程序尚未支持发件人身份验证的功能；解决方法二：

17、关闭杀毒软件里面的邮件监控或取消隐私保护功能，具体配置参考杀毒软件用户手册。5.3 为什么某些正常邮件收不到？ 原因：邮件系统的反垃圾功能将某些可疑邮件作为垃圾邮件转移到您邮箱的垃圾箱中。解决方法：用户打开邮件客户端，点击进入“垃圾箱”文件夹，内查找是否存在该封邮件。如果该邮件存在，请选择该邮件并转移到“收件箱”，并可以设置客户端的垃圾邮件选项，如设置为安全发件人、阻止发件人等，具体配置细节请参考邮件客户端软件的帮助文件；如果在“垃圾箱”里找不到该邮件，可能是其它原因导致信件没有发到邮件系统中。出现这种问题，请您立刻联系我们的邮件系统管理员协助处理。5.4 为什么发送邮件后收到对方的退信？几类

18、常见退信的分析判断：n 对方E-mail地址或邮箱帐户不存在：返回信息：“No such user”，“User unknown”，“unknown or illegal alias:”，“user not found”，“cannot be delivered”等，或“Host not found”，“unreachable”，“Connection refused”等； 解决方法： 请核对收件人E-mail地址后重新发送。n 对方邮箱空间不够，无法再接收新邮件 返回信息： “Quota exceed ”，“hard limit for”，“exceeding”，“storage alloc

19、ation”等 解决方法： 联系接收方用户对收件箱进行清理后再发送该邮件。n 发送的邮件容量过大，造成接收方服务器拒收 返回信息： “maximum message size”，“Data size not exceed”等 解决方法：用户可将过大的邮件使用邮件客户端的拆分功能进行分拆发送，或压缩附件后再次发送。n 连接邮件服务器超时 返回信息：“Connection timed out”等 解决方式：确认核实对方地址是否存在。检查网络，稍后时间重新尝试发送此邮件。n 接收方的系统服务商拒收此邮件 返回信息： “banned”，“not in my list of allowed rcptho

20、sts”，“domain is not welcome”，“SPAM”，“spammers”等 解决方式：请把您的发送时间、收件人地址、退信内容发给邮件系统管理员，管理员会联系解决。如返回信息带有SPAM标记，请尝试重新修改邮件的内容和邮件主题再次发送；如您需要有邮件急需发送，请先使用其他邮箱发送。5.5 如何确认及更改邮件的本地存储位置？5.5.1 Outlook express客户端1、 选择“工具”菜单中的“选项”项：2、 选择“维护”选项卡，点击“存储文件夹”：3、 弹出的对话框中列出了当前的邮箱存储位置，可以通过点击“更改”按钮修改邮箱的存储位置：4、 指定您希望的存储位置，如“d:

21、mail”目录：5、 在弹出的对话框中，点击“确定”：6、 下图显示了邮箱本地存储中的物理文件：5.5.2 使用Outlook Anywhere方式收发邮件的Outlook邮件客户端1、 选择“工具”菜单下的“电子邮件帐户”项：2、 选择“查看或更改现有电子邮件帐户”，点击“下一步”：3、 选择需要更改的邮件帐户，点击“新建Outlook数据文件”：4、 选择“Office Outlook个人文件夹文件（.pst）”，点击“确定”：5、 指定数据文件的存储位置和文件名称：6、 指定个人文件夹的标识，点击“确定”：7、 设置“将新电子邮件投递到下列位置”栏的下拉菜单，使用新建的个人文件夹作为新邮件的投递位置，点击“完成”：8、 在弹出的对话框中点击“确定”，并重新打开Outlook邮件客户端：5.6 如何备份邮箱数据？参照问题“如何确定及变更邮箱的本地存储位置”，得到邮箱的本地存储位置，通过将物理文件直接拷贝到备份位置的方式进行备份。5.7 如何变更用户邮箱的密码？用户可以通过访问邮箱OWA页面的方式修改邮箱的密码，具体操作步骤参见2.2小节“使用OWA更改邮箱密码部分”；如果用户忘记了邮箱的原始密码，只能由邮件帐户管理员进行密码重置。5.8 如何联系邮件系统管理员？电话支持：010-64998141管理员邮箱：mailadmin