采购流程及管理制度.docx

《采购流程及管理制度.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《采购流程及管理制度.docx（8页珍藏版）》请在得力文库 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、采购流程及管理制度采购流程及管理制度一、总则1.为了进一步加强公司制度管理，健全企业采购管理制度，监督和控制不必要的开支，保证采购工作的正常化、规范化，特制定此制度。2.对外采购业务内部控制制度的基本要求是采购与付款中的不相容职务应当分离，其中包括：1付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求供给商和洽商价格的业务；2采购合同的洽商人员、订立人员和采购人员不能由一人同时担任；3货物的采购人员不能同时担任货物的验收和记账工作。3.采购原则1采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。2采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益的原则，并综合考虑“质量、价格的竞争，择优选取。3采购

2、经办人应尽职尽责，不能接受供给商任何形式馈赠、回扣、贿赂等，若因严重渎职或违背原则作出不合适行为者，给予辞退，情节严重者提交公安机关处理。4物料采购应尽量采用月结方式为付款条件与供给商洽商。4.采购经办人职责1建立供给商资料与价格记录。2做好市场行情经常性的调查。3询价、比价、议价及定购作业。4所采购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。5做好平常的采购记录及对账工作。4.采购部门的划分1生产原材料采购：由采购部门负责办理。2日常办公用品采购：由行政管理部或其指定的部门或专人负责办理。3对于重要材料的采购，必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。二、采购方式1.一般情况，选择下列一

3、种最有利的方式进行采购：1集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利，采购前，先通知请购部门依计划提出请购，采购部门集中办理采购。2长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定供给厂商，议定长期供给价格，批准后通知请购部门依需要提出请购。3未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有原辅材料供给商；如有更合适供给商而需要替换原供给商的，采购部必须提交书面变更供给商陈述材料，获得书面批准后方可变更。4询价、议价结束后，需公司主管领导书面同意方可定价，否则公司不予认可价格特殊情况下，需电话征得总经理同意；由此引起后果由责任人负全责。5采购合同签订由公司

4、指定或受权委派专人负责，否则视为无效。6每年第一个月重新审定上年度供给商，与供给商洽商需两人以上进行，并对供给商评审，且作出相关评审记录。2.询价、比价、议价1经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深化调查分析后，以电话或其他联络方式向供给厂商议价。2但凡最低采购量超过请购量的，采购经办人员在议价后，应在请购单中注明，经主管签字确认后上报。3采购经办人员接到“采购申请单后应依采购材料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需优选三家以上的供给商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果书面上报主管领导。4采购部门接到请购部门生产部、行政管理部以电话联络的紧急采购情况

5、，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。3.请购与采购1使用部门根据本部门实际物资需求情况，填写请购单即采购单第一联，明确采购物资的名称、规格、质量执行标准、数量、价格、使用日期等，交给采购部门审核。请购单应有部门经理签字。2采购部门收到使用部门提交的请购单时，审核后如确有必要购买，由采购经理签字，再请总经理予以批示。采购经办人员接到经批准的“采购申请单即采购单第二联后，应根据上述总则与采购方式操作，货比三家，选择出适宜的供给商后，并以电话或传真确定交货(到货)日期。3采购单一式四份，第一联即便用部门提交的请购单，第二联即采购部门使用的采购申请单，第三联

6、交给财务采购员核销时,第四联交给仓管员以备验收。4若撤销采购，应立即通知采购部人员，以免造成不必要的损失。三、验收与入库1.采购物资到货后，采购员要及时组织质监部门、仓库管理员进行入库前的盘点验收，验收经过中应首先比拟所收物资与请购单、发票账单上的品名、规格、数量、单价能否相符，然后检查物资有无损坏、使用性能优劣。验收合格后，验收部门的人员应对已收物资编制一式两联、事先编号的验收单进行签字，作为验收和检验物资的根据，第一联本部门留存，第二联交给仓管员。2.仓管员根据进货检验报告结果主要是验收单对合格货品进行入库，入库单必须通过采购员、仓管员签字。不合格品由相关采购员办理退货事宜。入库单一式三份

7、，第一联本部门留存，第二联交给财务，第三联交给采购员。四、付款与核算1.预付款采购2.1、按合同约定需要预付购货款的，由采购员提供采购申请单、合同复印件、付款通知书(注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号)，办理付款批准手续后(付款通知书须由总经理签字)，交公司财务部门办理预付货款业务。3.2、货物及发票已到，验收合格并与购货合同、发票及清单核对无误后，采购员粘贴好报销票据采购申请单、入库单、购货发票、购货合同，财务部审核后，由总经理签字，财务做账。4.2.现款采购5.采购员必须凭有总经理签字的借款单向财务部借款，采购回来后，采购员持购货发票到仓库办理入库手续，由质监部门、仓库保

8、管员验收，并开出入库单入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用处签字。入库单必须通过采购员、保管员签字。采购员粘贴好报销票据采购申请单、入库单、购货发票、购货合同，财务部审核后，由总经理签字，然后办理报销手续。6.3.后付款采购7.采购员粘贴好报销票据采购申请单、入库单、购货发票、购货合同，财务部审核后由总经理签字。供给商需要结款时，由财务将款项汇出。8.1货物已到发票未到，验收合格并与购货合同核对无误后，如供货方要求并经总经理签字批准，可凭付款通知书支付不超过货物总价值80%的货款，待发票到后再付清余款；发票已到货物未到，不准支付购货款。采购业务完毕后，财务部门要催促采购员及时结清购货结余款，不留“尾巴。9.2物资采购必须获得发票方可报销，如无特殊情况，发票应是增值税专用发票17%)。五、附则1.各部门需要采购时，但凡没有按上述审批和流程采购的，财务部拒绝付款。2.附生产物料采购流程图。