采购管理制度及流程采购管理.doc

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1、采购管理制度及流程_采购管理制定日期 98-11-15 主 题 程序书 版次 B 等级 修订日期 99-03-10 采购管理 编号 MD-P-003 页数 1 OF 3 1.目的 采购运用公司的资金换取公司的有用物品与服务也可以说以资金来建立资源物品服务 此资源透过管理的运用产生更大附加的资产来为公司创造利润 2.范围 接收物料的采购需求到供货商或协力厂商物料的追溯的采购作业及下单事宜作业与变更等 3.参考文件 3.1 供货商管理程序 MD-P-001 3.2品质记录管理程序 PB-P-004 4.定义无 5.权责 5.1物控员提出原物料请购需求 5.2经理审核请购需求 5.3采购人员良好的采

2、购作业使采购之产品符合要求 6.作业内容 6.1采购需求 6.1.1原物料请购需求 生产产品所需的产品由物控员以请购单(附件一)提出请购需求 6.1.2明确请购需求 请购单位填写请购单时必须指出产品料号品名规格需求量与需求期 6.1.3审核请购需求 原物料请购单须呈资材部副理审核厂务中心经理核准后送至采购 6.1.4接受采购申请 6.4.1.1当采购人员接到请购单时应查验是否经权责主管核准 6.4.1.2若请购单未经权责部门主管核准或与实际需求日期品质等问题相抵触 则退回请购单位 6.4.1.3采购部门完全确定可以接受请购单后在请购单上编号第二联给物控员 以便作追溯依据 6.2决定采购对象 6

3、.2.1自合格供货商名录中选择适当厂商采购 例如样品承认交货绩效好的厂商或依供货商管理程序的规定选择评估新的厂商 6.2.2若客户指定厂商时向指定厂商采购 6.3同厂商确认采购要求 在正式下单前采购人员应和厂商进行沟通以确认厂商了解且能满足本次采购需求 6.3.1确定产品规格 制定日期 98-11-15 主 题 程序书 版次 B 等级 修订日期 99-03-10 采购管理 编号 MD-P-003 页数 2 OF 3 若向从未供应本次采购之厂商时应分发必要的采购文件(图纸产品规格.)并确认厂 商已了解且能满足规格需求 6.3.2交期 采购人员应确认厂商能够满足交期的需求 6.3.3询比议价作业

4、当采购产品为非常性采购(厂商不固定)或调整采购价格时应依以下规定询比议价 作业 6.3.3.1询比价作业 采购人员应从合格厂商中选择两家以上邀请厂商报价进行询比价作业 6.3.3.2议价作业 采购人员进行比价作业中除价格的评估外应同时询厂商之品质交货与服务等 要项选择合乎公司利益的厂商进行议价作业以决定物品采购的价格与厂商 6.4订购产品 6.4.1填写订购单 采购人员在确认厂商能够满足本次采购需求后填写订购单明确相关采购资料及所 附文件内容以清楚描述所购产品的要求如合适时可包括 6.4.1.1产品识别说明 产品的形式,类别,等级或其它精确识别说明及订购单号码交货与数量等资料 6.4.1.2其

5、它采购文件 产品规格图样制程要求技术说明相关作业 6.4.1.3采购应由每一厂商建立供货商数据分发表(附件三)以登录所分发的采购文件 于文件变更时更新内容确定厂商有正确版本的文件 6.4.1.4品质系统的要求 若对厂商的品质系统有所要求时应在订购单上注明所采用的品质系统标准 名称编号及版本 6.4.1.5若将至厂商处验货时应在订购单附记有关产品验证及放行的安排进行 6.4.1.6 采购人员在填写订购单时应检查订购单内容是否清楚明白以免造成 厂商误解 6.4.2审核订购文件 6.4.2.1采购人员汇总采购文件后订购单提报资材部副理初审厂务中心经理核准 后可分送厂商及相关单位 6.4.2.2分发订

6、购单 订购单一分四联一联厂商签回二联仓库三联财会四联采购 6.4.2.2.1厂商联及相关采购文件送厂商请厂商交货 制定日期 98-11-15 主 题 程序书 版次 B 等级 修订日期 99-03-10 采购管理 编号 MD-P-003 页数 3 OF 3 6.4.2.2.2仓库联送交仓库供接收产品使用 6.4.2.2.3财会联送交会计以供请款使用 6.4.2.2.4采购联由采购存盘备查 6.5订购单变更 6.5.1若业务订单变更时请购单位先与采购人员确认且目前采购状况后重新开立请购单 附上相关文件经权责部门主管核准后送采购办理变更事宜 6.5.2采购人员办理订购单之变更通知厂商变更采购内容 6

7、.6交期跟催 6.6.1采购人员在送交厂商订购单后须和厂商进行沟通和联系并对所采购的物料进行 跟催 6.7客户对采购产品的查证 6.7.1若合约中有所规定客户或客户代表有权在厂商及本公司实施采购产品的验证以确认 是否符合规定要求 6.7.2但此项查证不得被本公司用以对产品品质有效管制之证明 6.7.3客户之查证不能解除本公司提供合格之产品责任也不能拒绝以后被客户退货事宜 6.7.4所有产品由本厂检验人员依进料检验程序进行检验以确保所采购产品符合要求 6.8记录要求 请购单订购单供货商资料分发表物料跟催表与变更通知书依品质记 录管理程序办理 7.附件 7.1请购单 MD-P-003 01 7.2

8、订购单 MD-P-003 02 7.3供货商资料分发表 MD-P-003 03 7.4物料跟催表 MD-P-003 04 7.5变更通知书 MD-P-003 05 S5 顺源五金塑料电子厂 东莞市清溪镇铁松管理区 TEL(0769) 73119568 FA_ :(0769) 7311959 订 购 单 供应厂商 地址 订购编号 厂商编号 联系人 订购日期 项 次 品 名 规 格 单 位 数 量 单 价 金 额 交 货 日 期 1 2 3 4 5 6 7 8 9 合计金额 万 千 百 拾 元 角 分 交易条款 一 付款方式 月结 二 交期 承制厂商须依本订单之交期或本公司采购课以电话或书面调整之

9、交期交货若有延误造成 损失一律由贵公司负责 三 不良处理 1 经检验后不合格品应于三日内取回逾时本公司不负责 2 如急需须选用所产生之费用依本公司之索赔标准计费 备注 核 准 审 核 初 审 采 购 厂商签回 MD-P-003 02 供 应 商 资 料 分 发 表 供货商名称 项 次 文 件 编 号 文 件 名 称 版 本 分 发 日 期 分发确认签收 分 发 者 备 注 MD-P-003 03 物 料 跟 催 表 序号 订单号码 订购日期 品名料号 数量 进料计划日期(日期数量) 供货商名称 备注 MD-P-003 04 S5 顺源五金塑料电子厂 请 购 单 PR _O: 请购日期: 需求日期: 项次 品 名 规 格 单 位 数 量 备 注 第 一 联 采 购 核准: 审核: 请购: MD-P-003 01 第 6 页 共 6 页