沙溪镇档案业务培训资料.doc

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1、东升镇档案业务培训资料中山市东升镇人民政府党政办二一一年四月1目目 录录一、关于镇级综合档案馆建设的几个问题 1二、文书档案整理 5三、声像档案整理 8四、实物档案整理 13五、会计档案整理 15六、基建档案整理 18七、规划建设档案归档整理办法 27八、婚姻登记档案归档整理办法 29九、计划生育档案归档整理办法 38十、房产契税档案归档整理办法 44十一、纪检案件档案归档整理办法 49十二、审计档案归档整理办法55附录：1、东升镇人民政府档案分类编号方案 652、东升镇下属单位全宗号分配表 743、镇区武装部档案管理办法 764、村（居）委会文件材料归档范围与类别设置 845、东升镇机关文书

2、档案保管期限表 952一、关于镇级综合档案馆建设的几个问题（一）适应档案事业发展趋势，实现各门类档案的集中统一管理1、一个、一个单单位的全部档案位的全部档案实实行集中行集中统统一管理是档案法律法一管理是档案法律法规规的要求的要求中华人民共和国档案法第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。 ”广东省档案条例第十六条规定：“机关、人民团体、国有企业事业单位和其他国有单位应当按照国家档案技术规范要求对本单位的档案整理归档，集中管理。 ”2、集中、集中统统一管理的一管理的优优点点集中人力、物力；确保档案和档案

3、信息安全；便于档案资源的整合与共享。3、 、镇镇档案档案馆馆接收档案接收档案时间时间要求要求镇委镇政府机关各部门应将本部门形成的各种门类的档案，整理好后定期向镇综合档案馆移交：文书档案、声像档案、实物档案、婚姻登记档案：一般在其形成的第二年第二季度移交。特殊情况，如武装部形成的文书档案在武装部门保存三年后移交； 基建档案：在工程项目竣工验收后三个月内移交；会计档案及房地产契税档案：在会计部门保存一年后移交；审计档案：在审计项目结束后的次年 4 月底移交；计划生育档案：在计生部门保存两年后移交；纪检案件档案：在纪检部门保存三年后移交；死亡干部档案：在组织人事部门保存五年后移交；其他门类档案移交时

4、间由镇档案馆与相应部门商定。3（二）提高认识，高质量完成各门类档案整理工作 1、档案整理注意事、档案整理注意事项项（1）各部门、各单位要按照国家和省的有关规定，提高整理各自形成档案材料的自觉性和主动性。相关规定：国家行政机关公文处理办法(国发200023 号)、 中华人民共和国档案法实施办法、 广东省国家行政机关文书立卷归档工作实施办法规定：应当归档的文件材料收集、整理、立卷工作任务由文书或者业务机构(即文件材料形成部门)负责完成。为什么要由文件材料形成部门完成收集、整理、立卷工作：第一，能保证归档文件材料的齐全完整性、准确性，提高档案保存价值 。第二，能保证归档文件材料的有序性、系统性，提高

5、档案整理工作效率。（2） 镇委镇政府机关有关部门在整理好文书档案的同时注意专门档案的整理。各部门都有文书档案，有的部门还形成其他类别的档案，要注意区分开。例如：财会部门：形成文书档案、会计档案、房地产契税档案； 审计部门：形成文书档案、审计档案；纪检监察部门：形成文书档案、纪检案件档案；民政部门：形成文书档案、婚姻登记档案；计划生育部门：形成文书档案、计划生育档案；规划建设部门：形成文书档案、规划建设档案。注：组织人事部门形成的人事档案按上级组织人事部门的要求整理。（3）村(居)委会要注意新产生的档案材料的收集整理。如：文书档案中及4时收集整理：有关换届选举、村务公开、计划生育、最低生活保障、

6、医疗保险、养老保险(包括农保转城保的材料)、五保户等方面的材料。各类专门档案注意及时补充。一般村(居)都有基建档案、会计档案、户籍人口档案、土地管理档案、声像档案、实物档案、人员档案(党员个人档案、农户档案、股民档案) 等专门档案。（4）中小学校要注意学校变迁、教育教学成果等方面档案材料的收集整理。如：有关学校成立、撤并、搬迁、校领导任命、学生学籍管理、教师管理、教研教学成果等方面的材料。（5）做好档案信息的异质转换备份实行电子档案与纸质(实体)档案“双轨制”。(电子数据有不能直接识读、易消失、易被篡改等先天缺陷；纸质等实体档案信息不易传播、共享)（6）注意形成文件材料收集、整理的长效机制。将

7、档案工作纳入岗位职责，纳入年终考核、绩效考核；加强监督指导，奖罚分明 。2、档案整理的要求与步、档案整理的要求与步骤骤（ （1）档案整理的基本要求：科学）档案整理的基本要求：科学规规范范怎样理解科学规范：遵循规律，保持联系；分门别类，有目可查；手段先进，方便利用。怎样做到科学规范：自力更生，及时整理；社会力量，适时借助；加强联系，寻求指导。（ （2）档案整理的一般步）档案整理的一般步骤骤分类鉴定编码电脑著录编制目录封装排架5二、文二、文书书档案整理档案整理（按（按单单件方法整理）件方法整理）（一）三分开1、分、分归归档与不档与不归归档档：参照中山市镇区机关文书档案保管期限表(附录5)执行。归档

8、部分：以本级文件为主；上级文件中主要是有针对性和需要贯彻执行的；下级文件中主要是工作汇报、请示、统计报表等；2、分保管期限、分保管期限：归档文件按照中山市镇区机关文书档案保管期限表划分为永久(代号 1)、30 年(代号 4)、10 年(代号 5)三部分；3、分年度、分年度：以文件落款时间为准。（二）编页码只对文件材料的有效页面编页码，空白页面不编。本身有正确页码或单页的归档文件不需再编页码；一份文件各部分（如收、发文处理单和定稿等）已有独立正确的页码时，也可以不用再编页码，合并计算其总页数即可。（三）排序在同一年度同一保管期限内排列文件先后次序。尽量将同一事由（同一次会议、同一个活动、同一件事

9、情等）的文件排列在一起 。（四）盖档号章档号章盖于文件首页左上方空白处。如文件首页上方空白处不够位置盖档号章，可另加一张白纸作封面，档号章盖在白纸封面左上方。档号章可手工填写，工整即可。（五）电脑著录全宗号全宗号类别类别期限期限年度年度件号件号页页数数*A0112010186在电子档案馆系统中按照著录界面和归档文件目录格式的要求进行著录 。完成著录后上传全文：永久和 30 年的档案，应将相应电子全文上传至电子档案馆系统，以符合“双套制”管理的要求。（六）装订拆除文件材料中的金属物后，采用衣车、白乳胶、三孔一线等方法装订。（七）装盒排架采用文书档案单件盒。注意不同保管期限的文件材料不能装在同一盒

10、内；同一保管期限的文件较少时，可跨年度装盒。排架：可按年度顺序上架排列。（八）编制目录采用归档文件目录(附后)，打印一式三份，档案盒内放一份，装订两本汇总的档案目录。档案目录首页放置“年度归档说明”。 “年度归档说明”的主要内容：本单位本年度组织机构、人事变化情况；本年度文书归档情况（含归档工作组织情况，归档文件的完整程度、归档数量、有何缺陷和问题等）。归 档 文 件 目 录7全宗号：全宗号：* 类别类别： ：A01 期限：永久期限：永久 年度：年度：2009件件号号文文号号责任者责任者题题 名名日日期期页页数数备备注注001府 2010 5 号 镇政府关于印发镇管理制度 的通知2010 .0

11、2. 1215002镇政府 市国土资 源局会议纪要关于项目前期征 地工作的若干问题2010 .03. 073003府干 2010 18 号 镇政府关于等同志任职的通知张三2010 .04. 102名名词词解解释释： ：全宗号全宗号：一个单位全部档案的代号，由市档案馆确定。类别类别：大类代字+机构代码(见附录 1)年度年度：文件形成年度。件号件号：同类同年度同保管期限内文件排列著录流水号。责责任者任者：落款单位名称或个人姓名。题题名名：文件标题，文件标题不能反映文件内容的，要附加说明。三、声像档案整理8声像档案大类代字为 F，分三个属类：F1：录像；F2：录音；F3：照片。凡列入归档范围的声像档

12、案的保管期限统一定为永久。(一)录像、录音档案的整理方法1、 、鉴鉴定定选择有保存价值的录像、录音归档。非本单位形成的电教片、宣传片等，不作为声像档案整理，只作为一般声像资料保存。2、分、分类类即区分录像、录音。区分时不管载体形式（磁带、光盘、其它），只看内容记录形式。如既有声音又有影像的，则为录像；如只有声音无影像的，则为录音。3、按内容分件、按内容分件一项工作或一次活动所形成的录像或录音视为一件，按“件”拟写题名。如“2009 年全镇经济工作会议”4、排列、排列编编号号录像、录音档案一般按其形成时间顺序排列编号。编号方法：大类代字属类代号机构代码年度件号。例：录像 1.012008件号（第

13、 1 件录像）年度机构代码(党政办)属类代号（录像档案）大类代字（声像档案）5、 、载载体刻体刻录录9数码形式的录像、录音应刻录光盘脱机保存。不同类别的档案尽量不要刻录在同一张光盘上（即分别按录像、录音刻录）。作为档案信息存储载体一般应选用只读型光盘。 6、 、载载体排列体排列编编号号编号方法：载体类别代码机构代码年度顺序号常见的载体类别代码为：录音带 TP、录像带 VTP、光盘 CD如：2009 年第 1 张光盘的编号为：CD.01200917、著、著录录及打印目及打印目录录在中山市电子档案馆系统进行著录，并打印档案目录，目录格式见下表：录录 音音 录录 像像 档档 案案 目目 录录全宗号：

14、全宗号：* 类别类别号：号：F1.01 年度：年度：2009件件号号题题 名名摄录摄录者者摄录摄录日期日期载载体体编编号号参参 见见 号号备备注注12009 年全镇经济工作会议张2009.08.06CD.01/2009/12广东省卫生厅副厅长到镇视察李2009.10.20CD.01/2009/2(二)照片档案的整理方法1、 、纸质纸质照片的整理照片的整理数码照应冲晒成 4R 或 4D 规格纸质照片归档。（ （1） ）鉴鉴定定：选择有代表性的数码照片冲晒后归档。（ （2）分）分组组：一项工作或活动形成的照片作为一组。10（ （3）排列）排列编编号号：排列：同一年度内各组照片按形成时间顺序排列；组

15、内照片按工作活动程序排列。编号结构模式为：分类号年度号组号张号 。分类号：大类代字+属类代号机构代码。组号：每个年度的组号均从 1 开始编流水号。张号：照片的组内序号，每组照片从 1 开始编张号。例： .012008张号(该组第 1 张)组号（第 1 组）年度机构代码(党政办)属类代号（照片档案）大类代字（声像档案）（ （4）著）著录录：在电子档案馆系统中著录并将数码照片上传档案管理系统。（ （5）打印）打印：打印照片组说明标签 、 照片张说明标签、 照片档案组目录。 例 1：照片组说明标签组 号F3.01/2008/005参见号A011200815起止日期2008 年 7 月 2-4 日拍

16、摄 者张照片张数10 张载体编号CD.01/2008/3组题名镇 2008 年“迎奥运”田径运动会组说明2008 年 7 月 2-4 日，在*体育场举行“迎奥运”田径运动 会，全镇共有 106 人参加了 10 个项目的比赛。镇领导以 及特邀嘉宾、出席了开幕式。例 2:照片张说明标签11张 号F3.01/2008/8/1载体编号CD.01/2008/5底片号拍摄者张拍摄日期2008.07.02参见号文字说明镇长李（左三），特邀嘉宾王（左二）、刘（右二）在开幕式主席台上。 例 3: 照 片 档 案 组 目 录全宗号： 类别号：F3.01 期限：永久 年度：2008组组号号组组 题题 名名拍拍摄摄者

17、者起止起止日期日期载载体体编编号号张张数数备备注注1镇 2007 年度总结表彰会 张2008.01.06CD.01/2009/358镇 2008 年“迎奥运”田径 运动会 张2008.07.02/ 2008.07.04CD.01/2009/38(6)入册入册每组照片前留一空位，放置组照片说明标签；放置组内照片；每张照片下面放置张照片说明标签；把打印的照片档案组目录粘贴于照片档案册内页上；填写照片册背脊标签。注：大张照片可统一编号、另行存放保管例:照片册背脊标签122、数、数码码照片的整理方法照片的整理方法(1)鉴定选择有保存价值、有代表性的数码照片归档保存。(2)分组、排列编号同纸质照片的整理

18、方法。(3)在计算机的非系统盘中选择一个分区设置一个文件夹，专门用来存储数码照片，每个年度建一个子文件夹，可用年度命名。(4)年度文件夹内每次活动建一个子文件夹，文件夹以该组照片档号+活动名称来命名。如：115-F3.01-2008-1（2007 年度工作总结会议）(5)活动文件夹内每张照片为一个文件，对每张照片进行说明，主要说明本张照片内容或人物姓名及其身份、所处位置 。(6)刻录：数码照片应刻录光盘脱机保存。全宗号全宗号*类别类别号号F3.01年年 度度2008组组 号号1813四、实物档案整理实物档案是在工作活动中形成、获得的各种牌匾、锦旗、证书、印章、字画、礼品等实物性材料。实物档案整

19、理步骤：1、收集、收集2、排列、排列：按实物形成或获得时间顺序排列。3、 、编编号号：按“类目号机构代码年度件号”的编号方法对实物档案进行编号。例如：党政办 2009 年的第一件实物，其档号表示为 H01-2009-01；4、 、标识标识给每件实物档案制作一个标签，标签内容包括该实物档案的档号、名称、来源、时间等相关信息，并将标签贴在相应实物的背面或侧面等不显眼处。例如：实实物档案物档案标签标签档号档号H01200901实实物物名称名称中山市文明中山市文明单单位位奖奖牌牌来源来源市政府市政府日期日期2009.02.005、 、编编制目制目录录使用档案管理软件，按照编号顺序在实物档案目录上依次进

20、行登记，并将目录打印出来装订成册。著著录项录项目：目：14档 号：该实物的完整档案编号；实物名称：实物文字内容 实物类型，如；先进单位锦旗来 源：该实物赠与或授予的单位或个人；日 期：获得该实物的具体时间；存放点：存放该实物档案的具体地点；备 注：其他需要特别说明的事项，如无则空。实 物 档 案 目 录档档 号号实物名称实物名称来源来源日期日期存放点存放点备注备注H01-2008-001中山市文明单位奖牌市政府2008 .02. 00荣誉室H01-2008-002XX 镇 2008 年度先进单位 锦旗XX 镇委、 镇政府2008 .03. 00档案室6、存放、存放实物档案可以存放于单位档案室或

21、陈列于单位荣誉室；存放单位档案室时，注意将较重要的和新获得的摆在比较显眼的位置。锦旗、字画等在收藏时，应卷放，外加封套，在封套上贴实物档案标签。珍贵字画应专柜存放。7、 、实实物的拍照物的拍照所有实物均应拍数码照片，并标识相关信息。实物拍数码照片，应注意拍摄角度和技巧，便于日后使用。实物数码照片可不冲晒纸质照片，但应上传档案管理系统中，数码照片积累到一定量时可集中刻录光盘保存。五、会计档案整理151、分、分类类会计档案大类代字为 D，分四个属类：D1：会计报表(永久或长期)；D2：会计帐簿(25 年)；D3：会计凭证(15 年)；D4：其他(永久或长期)。2、 、组组卷卷报表、其他类：一年或一

22、套报表组一卷；帐簿、凭证类：一册或一本为一卷。3、排列、排列按时间顺序排列。4、 、编页编页号号凭证类不需编页码；报表、帐簿、其他类的编号方法与文书档案相同，如果原已有页码不用再编。5、装、装订订帐簿、凭证类一般保留原装订；报表、其他类如已有封面则保留，无封面时，可以白纸加封面，并拟定案卷标题。案卷标题格式为：单位名称时间会计材料名称6、盖档号章、填档号、盖档号章、填档号全宗号类 别年 度案卷号*D3.120091类别号大类代字+属类代号+帐套代号；案卷号：同类同年度案卷排列流水号。7、 、电脑电脑著著录录利用电子档案馆系统进行著录。各著录项目应规范统一，一般要求按“一卷一条”的方式著录（见附

23、表 1），由于会计凭证数量较多，著录时可按16“一月一条”的方式著录（见附表 2）。 “标题”应按照“单位+时间+会计材料名称”的模式著录。8、 、编编制目制目录录会计帐簿、凭证类只需打印会计档案目录，会计报表和其他类需要另外打印卷内文件目录。9、装盒上架、装盒上架装盒：报表、帐簿、其他类装会计档案盒；凭证类装会计凭证盒。上架排列：一般先分属类，再按年度和案卷号顺序进行排架附表附表 1： ： 会 计 档 案 目 录全宗号：全宗号： 类别类别： ：D3.1 年度：年度：2009案案 卷卷 号号案案 卷卷 标标 题题起起 止止时时 间间保保 管管 期期 限限卷卷 内内 张张 数数备备考考001镇中

24、学 2009 年 1 月会计凭 证第 1 册2009.01. 011015 年002镇中学 2009 年 1 月会计凭 证第 2 册2009.01. 112015 年003镇中学 2009 年 1 月会计凭 证第 3 册2009.01. 213115 年004镇中学 2009 年 2 月会计凭 证第 1 册2009.02. 011315 年17附表附表 2： ：会 计 档 案 目 录全宗号：全宗号： 类别类别： ：D3.1 年度：年度：2009案案 卷卷 号号案案 卷卷 标标 题题起起 止止时时 间间保保 管管 期期 限限卷卷 内内 张张 数数备备考考001 / 004镇中学 2009 年 1

25、 月会计凭证2009.01.01 / 2009.01.3115 年4 册005 / 007镇中学 2009 年 2 月会计凭证2009.02.01 / 2009.02.2815 年3 册008 / 012镇中学 2009 年 3 月会计凭证2009.03.01 / 2009.03.3115 年5 册013 / 014镇中学 2009 年 4 月会计凭证2009.04.01 / 2009.04.3015 年2 册18六、基建档案整理基建档案是各单位在基本建设管理和基本建设工程项目活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表和声像载体材料等。成套性和阶段性是基建档案的基本特点。一、归档范围基建项目报

26、建阶段：主要形成有计划任务书、可行性研究报告、选址报告、各种设计（初步设计、技术设计、施工图设计）的全套材料，以及审批文件和来往文件等。施工阶段：在施工准备中，主要形成有施工承包合同、工程协议书及图纸会审记录、施工总体规划及说明书、形式报告、施工预算书等；在工程施工中，主要形成施工任务书及工程更改书、材料试验单及预制件出厂证明书、各种技术会议记录、各种施工记录、质量事故报告、有关专家建议及施工经验总结材料等。竣工验收阶段：主要形成有全套竣工图、竣工验收报告及验收证明书、验收会议记录、竣工技术总结、工程决算书、收尾工程总结报告等。具体归档范围和保管期限参见基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表

27、二、归档要求1、收集文件材料，及时齐全完整。基建档案的平时收集和管理工作由基建管理部门指定专人负责，要与项目建设进程同步，从项目申请立项起，即应开始进行基建档案材料的收集，并进行审查和初步整理，项目竣工后，要及时补充收集相关材料，确保文件材料的齐全完整。2、科学组卷。按照文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用，科学分类组卷。3、卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。必须字迹清楚19工整，纸张及文件格式符合国家要求，避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料；卷内文件按 A4（297210mm）规格折叠取齐，图纸折叠以减少折痕和突出图标为

28、原则。4、归档时间：基建管理部门应在项目竣工验收后三个月内，将工程立项至竣工全过程的基建档案材料按要求立卷整理好后，向档案管理部门移交，移交时双方办理交接手续。三、整理方法与操作步骤基建档案案卷有以件为单位装订和整卷装订两种方法，我们分别进行介绍。（一）以件为单位装订整理方法1、 、组组卷卷组卷，是对一个基建项目的文件材料进行分类、组合的过程，也就是把一个项目的全部文件材料，分成一个或多个案卷的过程。基建档案组卷整理时，一般根据其成套性和阶段性的特点，结合考虑文件材料的种类，来确定案卷，并拟写案卷题名。案卷题名应简明、准确的揭示出卷内文件材料的内容，基本格式为：项目名称阶段文件材料名称，如：镇

29、政府办公楼项目报建、审批材料。2、案卷和卷内文件材料的排列、案卷和卷内文件材料的排列（1）按项目依据性材料（项目报建、审批、红线图、拆迁协议等）、基础性材料（含地质勘探报告等）、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计等）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等顺序排列。（2）案卷内管理性文件材料按问题、时间或重要程度排列。（3）图文混合的案卷，要求文字在前，图样在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。3、 、编编档号档号档号一般由全宗号分类号项目号案卷号组成，具体由本单位档20案分类编号方案确定。例如：东升镇政府基建档案的第一个工程项目的第一个案卷，它的档号可编为：134-B1-14、 、编页

30、编页号号每卷以件为单位编制页号，以有效内容的页面为一页；已有页号的文件可不再重新编写页号，卷内目录、卷内备案表不编写页号。文字材料的编页号位置：正面编于右下角，背面编于左下角；图纸的页号在图标的右上角编写。编页号时建议采用打码机。5、盖档号章、盖档号章在每份文件的首页空白处加盖科技档号章，图纸则盖于标题栏的右上角。档号章式样如下图，填写方法参见卷内目录中的相同项目。档号序号6、目、目录录及封面的填写及封面的填写（1）填写卷内目录卷内目录（见附表 1）放在卷内科技文件材料之前，其主要项目的含义及填写要求如下： 档号：参见编档号部分。 序号：文件材料在案卷内排列件数的顺序号，每卷均从 1 开始，用

31、阿拉伯数字依次标注。 文件编号：填写文件材料的文号或图样的图号等。 责任者：填写文件材料的形成部门或主要责任者。 文件材料题名：填写文件材料的全称，如果原有标题不能反映材料内容（如“通知”、 “报告”等），则应将文件内容归纳一个标题，用“ ”括起来，以便查找检索。21 日期：填写文件材料的形成日期。 页数：应填写每件文件总页数。 。 备注：文件材料如有需要特殊说明的情况可在此栏填写。（2）填写案卷封面案卷封面印制于档案盒的正表面（也可按照规定格式打印后粘帖），样式见附表 2（虚线内为提示项，下同），其主要项目的含义及填写要求如下： 档号：与卷内目录上的档号相同。案卷题名：即案卷标题，按照所拟好

32、的案卷标题逐字抄录。立卷单位：填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。编制单位有两个以上时，选择 12 个主要的编制单位填写。起止日期：填写案卷内文件材料形成的起止日期。保管期限：填写组卷时该卷档案所划定的保管期限。密级：依据相关保密规定填写卷内文件材料的最高密级。（3）填写备考表备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及组卷提供使用过程中需要说明的问题。排列在卷内全部文件后，或直接印制在卷盒内底面，其主要项目及填写要求如下： 说明：用以说明卷内文件的件数、页数以及在组卷和案卷提供利用过程中需要说明的，以反映卷内文件的完整齐全程度及缺损、修改、补充等情况。 立卷人：应由立卷责任人签名。

33、 立卷日期：填写完成立卷的日期。 检查人：应由案卷质量审核者签名。 检查日期：填写审核的日期。 互见号：填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式，并用括号括起来。22 档号：同上（4）填写案卷目录案卷目录其样式见附表 3，各项目的含义及填写要求如下： 序号，应填写登录案卷的流水顺序号。 档号、案卷题名、保管期限，填写方法同上。 总页数、应填写案卷内全部文件的页数之和。 备注，可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。注：使用档案管理软件的单位可将相关数据录入档案管理系统，自动生成相关档案目录和封面格式，并进行打印。7、装盒、填写档案盒背脊、

34、装盒、填写档案盒背脊（1）装盒装盒前要求对卷内每份文件材料单独装订，单份文件装订时要求去除易锈金属物、塑胶封皮等，单份文件较薄时可采用衣车缝边、胶剂粘合、不锈钢钉等方法，单份文件较厚时可采用三孔一线的装订方法，具体可参见文书档案单件归档时的装订方法。成本成册本身已装订好的单份文件可保留原装订。案卷内图纸应按张折叠，以 A4 型大小为标准，折叠方法保持一致，折叠后标题栏露在右下角，尽量减少折痕，折好后依图号顺序排列。装盒时只能是一盒一卷，在案卷的最前面放置一份科技档案卷内目录。装盒时采用适当厚度的档案盒以节省和充分利用排架空间。（3）填写档案盒背脊档案盒背脊主要有三个项目：保管期限、档号、案卷题

35、名，具体样式见附表 4。三个项目的填写内容与案卷封面上相同。8、制作档案目、制作档案目录录档案目录装订顺序为：案卷目录卷内目录。23科技档案目录的封面和背脊均需制作标签，其样式可参见其他档案档案目录封面和背脊标签，各项目的填写方法参见案卷封面和档案盒背脊的填写。科技档案目录一般要求制作一式两份，一份用于日常检索（用硬皮夹装订），一份用于备份（可用软牛皮纸装订作封面）。（二）整卷装订方法具体步骤包括组卷、案卷和卷内文件材料的排列、编档号、编页号、目录及封面的填写、案卷装订、装盒和制作档案目录。其中组卷、案卷和卷内文件材料的排列、编档号、编页号、填写和制作档案目录等环节的要求同不装订方法相同，不再

36、赘述，其余操作步骤的具体要求如下：1、填写案卷封面、填写案卷封面、备备考表考表装卷装订的基建档案案卷可采用软牛皮纸印制的封面，其主要项目的含义及填写要求与以件装订方法相同。备考表一般印制在卷皮（封三），其主要项目及填写要求与以件装订方法相同。2、案卷的装、案卷的装订订装订的案卷要求去除文件上原有的金属物；以 A4 大小为标准，向左和向下取齐，大张的文件要折叠，残破的文件要修补裱糊，未留装订线的要补贴加边，图纸应按张折叠并留出装订位置，折叠后标题栏露在右下角，图纸能完全打开，不影响阅读和利用。装订时的排列顺序为：案卷封面科技档案卷内目录科技文件材料封底（含备考表）。装订时采用三孔一线的装订方法，

37、装订文件左侧，要求装订后整齐、牢固、不影响阅读。3、装盒、装盒对于装订的案卷，装盒时依据案卷的厚度可一盒一卷，也可以一盒多卷，装满为止。但不同项目的案卷不能装在同一盒。4、填写档案盒背脊、封面。、填写档案盒背脊、封面。24（1）一盒一卷背脊、封面填写内容与案卷封面上相同。（2）一盒多卷档案盒背脊“保管期限”填写盒内案卷的最长保管期限， “档号”则填写分类号加案卷起止号（如第一个项目的第一至第三卷装于同一盒可填写：B11），案卷题名项可不填写，但为了查找方便，可将盒内每个案卷题名分别列于其上，如本身案卷题名很长，可将其简化为“工程项目名称阶段名称材料”。档案盒封面除“档号”一栏之外，其他项目均可

38、不填写。25附表 1：科技档案卷内目录卷内目录档号：序 号文件 编号责任者文 件 题 目日期页数备注附表 2：科技档案案卷封面档 号： 立卷单位 起止日期 保管期限 密 级 案卷题名26附表 3：科技档案案卷目录案卷目录类别： 序 号档号案 卷 题 名总页 数保管 期限备注附表 4：科技档案盒背脊档 号案卷题名保管期限27七、规划建设档案归档整理办法镇区规划建设档案是指镇区规划建设部门在规划建设业务活动中形成的专门档案。规划建设档案是镇区档案资源的重要组成部分，在一定年限后移交镇档案馆，实行统一管理，一是可以集中相应的人力、物力，二是方便镇区各部门的查阅利用和信息资源共享。规划建设档案移交镇档

39、案馆集中统一管理，其分类编号必然要求纳入镇档案馆的分类编号体系。规划建设档案可根据实际情况采用不同的分类编号方法：一、按一、按项项目性目性质质划分属划分属类类， ，可分为市政工程、公用设施、公用建筑、民用建筑等属类；根据镇区规划建设档案的成套性的特点，按照建设项目进行整理，即把同一个建设项目的规划报建、规划许可、规划验收、施工许可、施工验收等各个业务环节的文件材料进行系统整理。这种方法既避免了在各个业务环节中形成的相同文件的重复归档，又保证了每个建设项目所有文件材料的系统和完整，方便查阅利用。编号：大类代字+属类代号+年度+项目代号+案卷号K 1200711案卷号（第一个案卷）项目代号（第一个

40、项目）年度属类代号（市政工程）大类代字（规划建设档案）二、按二、按业务环节业务环节划分属划分属类类， ，可分为规划报建、规划验收、施工许可、施工验收等属类；每个业务环节内按项目进行归档整理。28这种方法便于各个业务环节在业务办理完毕后及时归档，但不能保证每个项目的文件材料的系统完整，并且会造成某些文件材料的重复。编号：大类代字+属类代号+年度+项目代号+案卷号K 1200711案卷号（第一个案卷）项目代号（第一个项目）年度属类代号（规划报建）大类代字（规划建设档案）规划建设档案的具体整理可参考科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T118222008和基建档案整理。29八、婚姻登记档案归档整理办

41、法一、定义婚姻登记档案是婚姻登记机关在办理结婚登记、撤销婚姻、离婚登记、补发婚姻登记证的过程中形成的具有凭证作用的各种记录。二、分类婚姻登记档案分为结婚登记（含复婚、补办结婚登记，下同）、离婚登记、补发婚姻登记证、撤销婚姻登记等四个属类。三、归档内容（一）（一）结结婚登婚登记归记归档内容档内容1、 结婚登记审查处理表；2、 申请结婚登记声明书或者申请补办结婚登记声明书；3、香港特别行政区居民、澳门特别行政区居民、台湾地区居民、出国人员、华侨以及外国人提交的婚姻登记条例第五条规定的各种证明材料（含翻译材料）；4、当事人身份证件复印件；5、其他有关材料。（二）离婚登（二）离婚登记归记归档内容档内容

42、1、 离婚登记审查处理表；2、 申请离婚登记声明书；3、当事人结婚证复印件；4、当事人离婚协议书；5、当事人身份证件复印件；6、其他有关材料。30（三）（三）补发补发婚姻登婚姻登记证归记证归档内容档内容1、 补发婚姻登记证审查处理表；2、 申请补领婚姻登记证声明书；3、婚姻登记档案保管部门出具的婚姻登记档案记录证明或其他有关婚姻状况的证明；4、当事人身份证件复印件；5、当事人委托办理时提交的经公证机关公证的当事人身份证件复印件和委托书，受委托人本人的身份证件复印件；6、其他有关材料。（四）撤（四）撤销销婚姻登婚姻登记归记归档内容档内容1、婚姻登记机关关于撤销婚姻的决定；2、 撤销婚姻申请书；3

43、、当事人的结婚证原件；4、公安机关出具的当事人被拐卖、解救证明，或人民法院作出的能够证明当事人被胁迫结婚的判决书；5、当事人身份证件复印件；6、其他有关材料。四、保管期限婚姻登记档案的保管期限为 100 年。五、归档要求（一）当年的婚姻登记材料应当在次年的 3 月底前完成归档；（二）归档材料必须齐全完整，规范、整齐，复印件一律使用 A4 规格的复印纸，复印件和照片应当图像清晰；（三）归档章、档案盒封面、盒脊、备考表等项目，使用蓝黑墨水或碳素31墨水钢笔填写，也可进行打印；档案目录应当打印；备考表和档案目录一律使用 A4 规格纸张；（四）使用计算机办理婚姻登记所形成的电子文件，应当与纸质文件一并

44、归档，归档要求参照电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）。六、整理方法和步骤婚姻登记档案以“卷”为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒。（一）案卷组成。一对当事人婚姻登记材料为一卷。（二）案卷排列。按属类年度，每年小流水号排列。（三）案卷编号。婚姻登记档案编号模式为：全宗号目录号案卷号。全宗号：通常指立档单位的代号。目录号：由大类代字属类代号年度组成。大类代字为“G”，属类代号分别为：结婚登记（G1）、离婚登记（G2）、补发婚姻登记证（G3）、撤销婚姻登记（G4）。案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。例：134 / G 1 .20081案卷号

45、（第 1 个案卷）年度属类代号（结婚登记）大类代字（婚姻登记档案）全宗号（东升镇）（四）案卷整理1、卷内文件排列。按照归档内容部分规定的顺序排列。2、编制页码。每一个案卷均从第一页开始编流水页码，凡有内容的页32面均需编页码，正面编于右上角，反面编于左上角。3、填写卷内目录、封面和备考表。具体式样见附件，可使用中山市婚姻登记中心开发的婚姻登记档案封面打印系统进行打印。4、案卷装订。装订排列顺序为：案卷封面卷内文件目录文件封底（含备考表），一般采用胶剂粘合方式将文件左边粘贴在一起。（五）制作案卷目录。按案卷的排列顺序逐份在案卷目录上进行登记，具体式样见附件，可使用中山市婚姻登记中心开发的婚姻登记

46、档案封面打印系统进行打印，打印完成后用目录夹装订。（六）案卷装盒。按档案编号顺序将案卷装入档案盒中，并填写档案盒脊背项目，具体式样见附件。七、移交婚姻登记部门在婚姻登记档案整理完成后应及时向镇档案馆移交，并办理交接手续。附件 1：婚姻登记档案案卷封面式样附件 2：婚姻登记档案卷内目录式样附件 3：婚姻登记档案卷内备考表式样附件 4：婚姻登记档案案卷目录式样附件 5：档案盒封面式样关于统一婚姻登记档案归档整理方法的通知（中档200839 号，中山市档案局、中山市民政局 2008 年 8 月 13 日联合印发）33附件 1：婚姻登记档案案卷封面式样婚姻登婚姻登记处记处登记档案婚姻登记人员姓名男女婚姻登记编号：登记日期：全宗号目录号案卷号卷内张数： 保管期限：年 度34附件 2：婚姻登记档案卷内目录式样婚姻登记档案卷内目录序号提供者卷内文件名称页号备注35附件 3：婚姻登记档案卷内备考表式样卷 内 备 考 表本卷情况说明整 理 人： 检 查 人： 立卷时间： 36附件 4：婚姻登记档案案卷目录式样目录号期限页码登登记记档案目档案目录录案卷号登记证字号姓名（男、女）登记日期页数备注