会计电算化的内部控制初探.doc

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1、目录目录摘要1Abstract1引言11 电算化会计系统内部控制的现状及存在的问题21.1 内部控制含义的变化21.1.1 数据重要性1.1.2 严格控制操作人员的权限1.1.3 要避免会计档案无纸化和电脑操作无形化带来的风险1.2 电算化会计系统下企业内部控制面临的问题31.2.1 职能区分1.2.2 会计电算化系统使内部会计控制扩大了控制范围1.2.3 会计电算化环境下可引起错误的连续性和重复性2 电算化会计环境下内部控制的改进措施42.1 深化企业电算化会计系统运行日常控制42.2 人员管理52.3 维护系统与网络的安全，保证控制环境的稳定62.4 健全内部审计，加强内部控制的监督检查6

2、2.5 妥善保存62.6 引入风险控制，防范潜在风险73 会计电算化系统内部会计控制体系的构建设想73.1 宏观方面73.1.1 营造一个完善的内部会计控制环境3.2.2 加强会计电算化系统的核算控制3.2 微观方面8结论9参考文献10致谢11电算化会计系统的内部控制初探江一北 西南大学经济管理学院，重庆 400715摘要：摘要：内部会计控制是单位为了提高会计信息质量，保护资产的安全、完整，确保有关法律、法规和规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。电算化会计会计系统内部控制特征是：控制环境发生了改变，控制手段对程序的依赖性增加，内部控制的内容发生了改变，内部控制功能的强

3、弱是会计信息准确、可靠的关键。加强电算化会计内控制度，进一步完善电算化会计的配套法规，使电算化会计工作走上规范化的道路，是顺应互联网发展趋势的必然要求，也是有效降低企业经营风险的迫切需要。本文研究了电算化会计系统内部控制的现状和存在问题以及改进措施和电算化会计系统内部控制的构建设想关键字：会计电算化； 内部控制The study of Computerized Accounting Systems Internal ControlJiang Yi-beiCollege of economics and management, Southwest University, Chongqing 40

4、0715, ChinaAbstract: Accounting is a series of methods, measures and procedures to improve the accounting information quality, protecting the security and completeness of property and ensure implement the laws and regulations. The feature of accounting computerization system internal control is: the

5、 control environment has changed and the control measures depend on the procedures more. The content of internal control has changed and the power of internal control function is the key of the accuracy of accounting information. To adapt the development of internet and decrease the business risk fo

6、r company, it is necessary to enhance the management system of accounting information and complete corresponding regulations and laws of accounting computerization.In this paper,we studied not only the current situation and problems of computerized accounting systems internal control but also improm

7、ents and constructure ideas about the systems internal control. Keyword: accounting computerization,；internal control第 2 页 共 11 页引言引言会计电算化，是电子计算机在会计工作中应用的简称，就是把以电子计算机为代表的现代化数据处理工具和以信息论、系统论、控制论、数据库以及计算机网络等新兴理论和技术应用于会计核算和财务管理工作中，以提高财会管理水平和经济效益，进而实现会计工作的现代化。我国会计电算化开始于 20 世纪 70 年代末、80 年代初，经过近 30 年的发展，我国

8、的会计电算化事业取得了可喜的成就，发展了一批民族品牌的商品化财务会计软件，在会计信息系统中发挥了重要作用，提高了会计工作效率和会计信息的质量。内部控制是指一个单位内部的管理控制系统。在会计电算化系统中，内部控制的目标仍然是确保法规的贯彻，保护单位资产的安全和完整，提高单位经营管理水平，促进会计信息质量的提高。但是随着由手工会计系统转化为电算化会计系统，内部控制的基础和手段也发生了变化。会计电算化系统的内部控制既包括了原来的手工财务过程,又包括程序设计、电算化账务处理过程。严格的内部控制制度是会计电算化信息真实和可靠的重要保证。内部控制制度要求处理同一笔经济业务的人员既要相互联系、又要相互制约。

9、此外,严格的内控制度有助于防止舞弊行为的发生。国内、外电算化会计的实践表明,计算机本身处理出错概率较低,但人为造成出错和人为舞弊却有增无减,而且一旦出现舞弊,企业损失巨大。 1 1 电算化会计系统内部控制的现状及存在的问题电算化会计系统内部控制的现状及存在的问题1.11.1 内部控制含义的变化内部控制含义的变化内部控制是企业为保护其资产安全、保证会计信息的完整和准确、促进经营管理政策得以有效实施、提高经营效率、控制经营风险、防止舞弊行为发生进而制定的各项规章制度、组织措施、业务处理程序等控制措施的总称。然而在电算化会计系统下，内部控制的内容在传统方式的基础上，又出现了许多新的问题，主要有以下几

10、个方面：1.1.11.1.1 数据重要性数据重要性确保原始数据操作的准确性在电算化会计中，电子计算机输出的数据是在程序控制之下，对输入的原始数据自动进行加工处理，并储存于磁性介质上。所有记账、分第 3 页 共 11 页析及编制会计报表等工作均在计算机程序的控制下自动进行。然而，电脑中的原始数据必须是由人工事先进行审核和输入计算机的，这就要求一切数据的处理方法和过程都必须规范化，并保持准确性和相对的稳定性，才能保证会计信息质量的真实性、完整性和准确性。1.1.21.1.2 严格控制操作人员的权限严格控制操作人员的权限授权、批准控制是一种常见的、基础的内部控制。在实施会计电算化后，会计人员职能划分

11、发生了巨大的变化。因为业务处理全部都是以电算化系统为主，电算化功能的高度集中导致了职责的集中，某些人员既可从事数据的输入，又可负责数据的输出和报送。因此，如果不加强内部控制，就会使某些计算机操作人员直接对使用中的程序和数据库进行个性操纵处理结果，加大出现错误的风险。1.1.31.1.3 要避免会计档案无纸化和电脑操作无形化带来的风险要避免会计档案无纸化和电脑操作无形化带来的风险在实行会计电算化后，会计凭证转变为以文件、记录形式储存在磁性介质上，使会计核算无纸化，修改数据不留痕迹。电磁介质也易受损坏，且有丢失或毁损的危险。所以会计电算化对会计档案管理形式提出了更高的要求。不仅要保存好相关的纸质数

12、据文件，还要保存、保管好已存储在电子介质中的各种会计数据和计算机程序。如计算机机内及磁盘内会计信息安全保护、计算机病毒防治以及计算机操作管理等。1.21.2 电算化会计系统下企业内部控制面临的问题电算化会计系统下企业内部控制面临的问题1.2.11.2.1 职能区分职能区分由于对原有手工业务流程的重新设计，电算化会计系统的实施在很大程度上改变了企业的业务流程。在电算化会计系统实施以前，许多企业基于计算机的业务系统，基本上都是围绕某一业务功能或者是职能部门运行的，比如销售系统、采购系统和财务系统等。这些系统都不是基于跨部门的业务流程来设计的。电算化会计系统实现了从采购到付款、订单的获取到发票的开出

13、等业务集成，实现了跨职能部门业务处理。同时数据处理的集中性使会计工作组织发生了质的变化。而在手工会计系统下，企业的会计部门按经济业务的性质分为不同的职能中心或不同的工作岗位，会计的多项业务资料，如“凭证、日记账、明细账、总账”等均由不同的责任人分别记录并保管，构成一个内部牵制网，未经授权，任何人都难以浏览到全部的会计资料，较少出现错漏或舞弊的行为，一旦出现问题，也可通过核查不同的责任者追究责任。这种职能的划分与人员的分工便形成了行之有效的手工会计的内部组织控制。而在会计电算化环境下，记账、算账、报账全部由电子计算机自动完成，主要处理过程不须人工干预，第 4 页 共 11 页全部责任高度集中于同

14、一电算化软件系统。这种特点使系统数据和信息处理资料面临被不留痕迹非法浏览、修改、拷贝乃至毁灭的巨大风险。因而会计电算化环境下面临着一系列重要的内部控制问题。1.2.21.2.2 会计电算化系统使内部会计控制扩大了控制范围会计电算化系统使内部会计控制扩大了控制范围传统的内部会计控制主要局限于企业内部的查错防弊，而会计电算化条件下的范围相应扩大，其中包括对系统开发过程的控制、数据编码的控制以及对调用和修改程序的控制等。随着电子信息技术的发展，企业与外部的信息传递更加频繁，过去边界明确现象逐渐消失，内部会计控制的范围不再局限于企业内部，因而加大了内部会计控制的难度。1.2.31.2.3 会计电算化环

15、境下可引起错误的连续性和重复性会计电算化环境下可引起错误的连续性和重复性在会计电算化环境下内部控制具有制度控制与程序控制相结合的特点。电算化会计系统许多应用程序中包含了内部控制功能，这些程序化的内部控制的有效性取决于应用程序，如果程序发生差错或不起作用，由于人们依赖性以及程序运行的重复性，使得失效控制长期未被发现，从而使系统在特定方面发生错误或违规行为的风险较大。例如由于所有数据都源于凭证库，当凭证输入后，系统将自动进行多项业务处理。一旦输入操作不当，将会引发日记账、明细账、总账，乃至会计报表等一系列的错误。因而错误的连续性和重复性将是会计电算化环境下所面临的关键的控制问题。会计电算化的特点决

16、定需要建立与之相配套的一系列内部控制制度加以约束。 2 2 会计电算化环境下内部控制的改进措施会计电算化环境下内部控制的改进措施2.12.1 深化企业电算化会计系统运行日常控制深化企业电算化会计系统运行日常控制确保原始数据操作的准确性。在电算化会计中，计算机输出的数据是在程序控制之下，对输入的原始数据自动进行加工处理，并储存于磁性介质上。所有记账、分析及编制会计报表等工作均在计算机程序的控制下自动进行。然而，电脑中的原始数据必须是由人工事先进行审核和输入计算机的，这就要求一切数据的处理方法和过程都必须规范化，并保持准确性和相对的稳定性，才能保证会计信息质量的真实性、完整性和准确性。2.1.12

17、.1.1 数据输入控制数据输入控制企业应建立一套完善的内部控制制度，对输入的数据进行严格控制，以保证数据输入的准确性。数据输入控制要求输入的数据应经过必要的授权，并经有关内部控制部门或人员审核。同时企业要采取各种技术手段对输入数据的准确性进行校验，对操第 5 页 共 11 页作人员必须分级授权并强制定期修改密码。输入控制的关键是加强凭证填制、审核、传递、保管 4 个环节的全面控制。凡输入的凭证均应经过复核和校验，发现不符，系统自动警告操作员进行检查和修改；凭证传递应严格执行签收制度，以防止凭证失散或篡改，从而保证输入的正确性，从源头上减少系统的安全风险。2.1.22.1.2 数据处理控制数据处

18、理控制数据处理控制是指对会计电算化系统进行数据处理的有效性和可靠性进行控制。数据处理控制分为有效性控制和文件控制。有效性控制包括数字核对，字段、记录长度检查，代码和数值的有效范围检查，记录总数检查等。文件检查包括检查文件长度、检查文件标识、检查文件等是否被非法篡改。2.1.32.1.3 数据输出控制数据输出控制数据输出控制是指企业为了保证输出信息的准确、可靠性而采取的各种控制措施。企业电算化会计系统输出控制的重点在于输出检查控制和输出文件的使用权限控制，定期或不定期核对输入信息与输出信息的一致性。通过对凭证、账簿、报表数据的查询、打印，并进一步核对、检查可以有效防范利用计算机犯罪行为。在系统输

19、出的会计资料中，有些资料属机密文件，未经批准授权任何人不得接触，对这样的文件要建立严格的文件保管和登记制度，以防止恶意窃取和损坏重要机密会计数据。数据的发送对象、份数应有明确的规定，要建立标准化的报告编号、收发、保管制度。数据的输出要有明确的操作人员身份标识，以及输出时间、数量等标识，以加强管理。2.22.2 人员管理人员管理加强人员职能的划分，完善授权审批制度。授权、批准控制是一种常见的、基础的内部控制。在实施会计电算化后，会计人员职能划分发生了巨大的变化。因为业务处理全部都是以电算化系统为主，电算化功能的高度集中导致了职责的集中，某些人员既可从事数据的输入，又可负责数据的输出和报送。因此，

20、如果不加强内部控制，就会使某些计算机操作人员直接对使用中的程序和数据库进行个性操纵处理结果，加大出现错误的风险。由于电算化下，控制方式和控制范围发生变化，企业必须改变传统的职能分工与岗位设置，确保电算化下不相容职责的分离，明确职责分工，加强组织控制。为防止错误与舞弊，企业还应实行定期的职务轮换制度，并同时建立一整套符合职责划分原则的内部控制制度。职务的分离可通过对不同层次操作者的权限进行设定来实现，单位应该要有明确和严格的授权审批制度。一旦相应的权限范围内出现错误或则舞弊，则应追究相关人员的责任。第 6 页 共 11 页2.32.3 维护系统与网络的安全，保证控制环境的稳定维护系统与网络的安全

21、，保证控制环境的稳定控制环境的稳定与否直接关系着企业内部控制的效果。企业应该制定各种可行的制度，保护本企业电算化会计系统的安全，以减少由于差错或者人为故意所导致的系统被修改、破坏。如企业可以设置各种进入障碍，对储存各种财务数据的终端计算机（服务器）加以保护，也可以设置监控系统，监控操作员对系统的调用等。另外，企业应该配备精通网络技术的系统维护人员，并利用一些安全技术如访问控制技术、认证技术等。防范网络黑客和计算机病毒的恶意破坏，保证网络环境的安全。2.42.4 健全内部审计，加强内部控制的监督检查健全内部审计，加强内部控制的监督检查内部审计既是公司、企业内部控制系统的重要组成部分，也是强化内部

22、会计监督的制度安排。加强内部审计能检查出发生的错误，打消作弊或犯罪的意图。内审人员应定期规则地检查与计算机有关的控制目标、过程以及遵照情况，核实数据和程序的完整性。对会计资料定期进行审计，审查电算化会计账务处理是否正确，是否遵照会计法及有关法律、法规的规定，审核费用签字是否符合有关内控制度，凭证附件是否规范完整等；审查电子数据与书面资料的一致性，如查看账册内容，做到账表相符，对不妥或错误的账表处理应及时调整；监督数据保存方式的安全、合法性，防止发生非法修改历史数据的现象；对系统运行各环节进行审查，防止存在漏洞。同时，执行内部审计时应该配备精通软件的审计人员，以对软件本身的有效性进行监督。2.5

23、2.5 妥善保存妥善保存在实行会计电算化后，会计凭证转变为以文件、记录形式储存在磁性介质上，使会计核算无纸化，修改数据不留痕迹。电磁介质也易受损坏，且有丢失或毁损的危险。所以会计电算化对会计档案管理形式提出了更高的要求。不仅要保存好相关的纸质数据文件，还要保存、保管好已存储在电子介质中的各种会计数据和计算机程序。如计算机机内及磁盘内会计信息安全保护、计算机病毒防治以及计算机操作管理等。2.62.6 引入风险控制，防范潜在风险引入风险控制，防范潜在风险为了帮助企业更好的了解和跟踪会计风险，有条件的企业可以为自身建立一个能够与企业的每项会计业务过程相关联的风险库，一旦识别出潜在风险，系统将及时自动

24、报警，以使企业降低发生错误和舞弊的风险。风险库的设计思路可根据手工会计处理的一些原则和思想，譬如会计处理是否具有一贯性和完整性，数据的来源和去处是否能对应等。3 3 电算化会计系统内部会计控制体系的构建设想电算化会计系统内部会计控制体系的构建设想第 7 页 共 11 页会计电算化系统内部会计控制体系的构建可从宏观和微观两个方面入手：3.13.1 宏观方面宏观方面3.1.13.1.1 营造一个完善的内部会计控制环境营造一个完善的内部会计控制环境具体来讲，就是要尽快建立现代企业制度，实现产权明晰、权责清楚、管理科学、政企分开的管理体制。在产权制度上，保证内部控制制度的有效实施，同时要使管理者明确自

25、己的职责、权限，进一步强化对生产经营管理过程的监督与控制。只有通过产权制度改革，建立现代企业制度，企业才会有动力去实施内部会计控制，才能发挥内部会计控制应有的作用。3.1.23.1.2 加强对会计电算化系统研制开发的控制及安全控制加强对会计电算化系统研制开发的控制及安全控制会计电算化系统的研制开发不仅涉及到诸多学科，而且还涉及到其系统是否遵循会计法规和财经制度的有关规定。尽管财政部规定了只有省以上（包括省级）财政部门才可以组织商品化会计软件的评审，然而大多数商品化会计软件仅仅是手工会计的功能模拟，所以，财政部门在依据会计电算化管理办法 、 商品化会计核算软件评审规则 、 会计核算软件基本功能规

26、范等法规对商品化会计软件进行评审时，尤要重视对软件内部会计控制和会计软件研制工作的检查，使会计软件公司明确自己的责任。系统安全控制是要保证系统程序不被修改、不损毁、不被病毒感染。其内容主要包括：（1）接触控制。非系统维护人员不得接触到程序的技术资料、源程序和加密文件，以减少程序被修改的可能性。 （2）数据和程序控制。数据控制的目标是要做到任何情况下数据都不丢失、不损毁、不泄露、不被非法侵入。通常采用的控制包括丢失数据的恢复与重建、程序备份等。 （3）实体安全控制。实体安全涉及到计算机机房的环境、光盘和磁介质等数据存储体的存放和保护。 （4）系统网络安全控制。设置不同岗位，并赋予不同的操作权限，

27、拒绝其他用户的访问。每个用户按照各自的身份和密码进入系统。 （5）病毒的防范与控制。防范病毒最为有效的措施是加强安全教育，健全并严格执行防范病毒管理制度。3.1.33.1.3 建立和完善会计信息化的管理制度。建立和完善会计信息化的管理制度。这一管理制度一般包括下列几方面的内容：(1)各种人员的岗位责任制。确定各种人员的职责范围及其考核办法。(2)机器操作管理制度。规定应遵守的机器操作过程和应注意事项。(3)会计档案管理制度。电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责。电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘

28、存储的会计数据和计算第 8 页 共 11 页机打印出来的书面等形式的会计数据。应规定会计档案的范围、保管办法以及领用手续。企业必须根据电算化会计档案的特点，做好会计档案的收集、管理与保存、移交、销毁等工作及防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。(4)系统维护管理制度。规定系统维护的申请、审批和应完成的任务。3.23.2 微观方面微观方面3.2.13.2.1 加强电算化会计系统的组织控制加强电算化会计系统的组织控制 由于会计电算化功能相对集中，必须制定相应的组织控制，明确职责分工。所谓组织控制，就是将系统中不相容的职责进行分离，其目的在于通过设立一种相互监督和

29、相互制约束的机制来保障会计信息的真实、可靠，减少发生错误和舞弊的可能性。职责分工是分离电算化会计各部门与用户部门间的职责。尽可能保持不相容职责分离，以及在会计电算化部门内部的职责相分离。要建立有效的内部会计控制，使系统中的有关人员正确、有效地履行自己的职责并能及时发现问题。必须贯彻以下原则：(1)授权批准职务与执行业务职务相分离。(2)业务经办职务与审核监督职务相分离。(3)业务经办职务与会计记录职务相分离。(4)财产保管职务与会计记录职务相分离。(5)业务经办职务与财产保管职务相分离。(6)对于某些特殊的会计记录的访问，必须经过数据所有者的正式授权。管理层必须定期检查系统的访问权限来确保只有

30、经过授权的用户才能够拥有访问权限，并且符合职责分离原则。如果存在例外，必须进行调查。(7)访问控制必须满足适当的职责分离，交易的审批和处理必须由不同的人员来完成。(8)对每个系统的访问控制都要单独考虑。密码必须要定期更换，并且在规定次数内不能重复，定期生成多次登录失败导致用户账号锁定的报告，管理层必须跟踪这些登录失败的具体原因。3.2.23.2.2 加强会计电算化系统的核算控制加强会计电算化系统的核算控制会计核算控制是电算化系统内部控制中的重要内容。会计核算结果是会计预测、决策、分析的基础，因此必须保证账务处理的正确性、规范性、真实性。原始凭证经过审查，在录入处理前一切经济业务处理必须经过相应

31、的级别的审批，简明、准确、完整地填制与录入。不正确的业务更正与删除，待解报单的处理等都必须严格按规定进行，严格执行复核制度，充分保证计算机账务处理不错不乱。无论是静态审核，还是动态审核，都要仔细核对输出的账务凭证与实际发生的经济业务是否一致。会计数据输出必须进行严格审核并签章，认真做好会计数据日备份和月末备份，并坚持双重备份制度。从核算环节把关，保证整个系统正常运行，做到数据真实、完整和安全，第 9 页 共 11 页业务处理合法、有效。会计核算控制是防范和化解会计核算风险的重要环节，必须引起高度重视。3.2.33.2.3 加强会计人员选用控制加强会计人员选用控制企业必须重视对内部控制制度管理人

32、员的选用，内部控制制度即使设计得再完善，若没有称职和合格的人员来执行，也不能发挥作用。内部控制制度管理人员应既熟悉会计业务，又能进行软件分析及系统维护等。要利用计算机技术提高内部控制水平，不断提高会计信息化水平，以信息技术防范信息技术风险。这就要求决策层对此有明确的认识。只有决策层重视电算化会计系统的内部控制，才能实现电算化软件及时更新换代，进而提高内控水平。同时还要培养会计人员高度的责任感和事业心，升华对整个系统的理解与应用，为企业更好地防范控制风险，加强内部控制提供人才保障和智力支持。总之，会计电算化是会计改革和会计工作现代化的发展趋势，健全和完善会计电算化环境下的内部控制制度，才能确保各

33、单位的会计电算化工作在合法、健康、高效的轨道上运行。结论结论随着社会生产力的发展和科学技术的进步，信息技术高度发展，全球经济一体化的进程加速，企业之间的竞争越来越激烈，所面临的风险也逐渐加大。企业为了减少经营风险，在激烈的竞争中立于不败之地，必须加强约束、规范企业管理行为，完善内部控制体系，从而有利于资产安全、完整，保证经营成果与财务状况真实、可靠，提高经营管理的效率和经济效益。基于内部控制所具有的重要作用，加强内部控制成为企业提高经营管理效率、在竞争中取胜的前提条件。随着我国社会主义市场经济体制和现代企业制度的建立，内部控制已逐渐为经营者所重视，建立健全内部控制制度逐渐成为企业加强经营管理的

34、内在需要。因此，企业应充分把握机遇，加快建立现代企业制度，完善内部控制。防止企业在经营管理上存在的各种漏洞，使企业的经营健康地向前发展。参考文献：参考文献： 1 刘庆志,国凤兰;加强电算化会计信息系统内部控制的措施分析J;齐鲁论坛;2003（05） 2 雷俊峰;会计电算化对传统会计的影响J;内蒙古科技与经济;2004（04） 3 杨国有.信息时代会计电算化环境下内部控制研究J.会计之友，2007（05）:42-43. 4 苗露.谈电算化会计的内部控制制度J.中国教育发展研究杂志，2007(06):75-76. 5 张立林.加强电算化会计系统内部控制之我见J.科技信息，2007(35):265.

35、第 10 页 共 11 页6 朱荣恩内部控制评价M.中国时代经济出版社，2002 7 段平禄，彭久麒高师财务管理研究M广西师范大学出版社。2004 8 周启海，孙静华财务软件应用教程M清华大学出版社2004 9 Bell T B, Knechel W R, Payne J L, et al. An Empirical Investigation of the Relationship between the Computerization of Accounting Systems and the Incidence and Size of Audit DifferencesJ. Auditi

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39、内部控制系统的对策J.审计月刊,2006,23:37-38.指导老师评语指导老师评语随着电子技术的进一步发展和财务软件的完善，会计电算化已在众多企业会计核算中得到了广泛应用。会计电算化在提高会计工作效率的同时也给企业的内部控制带来了新的挑战。电算化会计系统环境下的企业内部控制与传统的手工会计系统下的内部控制有很大的变化，有很多有关企业内部控制的新情况和新问题值得探讨。该文选题仍有一定的实际意义。该文论述了电算化会计系统下企业内部控制面临的控制风险 以及电算化会计环境下内部控制的改进措施；并就如何建立一整套适合电算化会计系统的内部控制制度进行了初步探讨。文章内容充实、论点正确、结构严谨。主要不足是对电算化会计系统下不相容职责应如何划分，岗位应如何设置涉及较少。