人事档案管理规范.docx

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1、人事档案管理规范 冠超市广西事业部 广西事业部人事档案管理方法 为建立健全公司档案管理制度，对档案进行有效、妥当的保管以保证档案材料的有序性、完整性及机密性，以便公司对档案的有效运用，特明确本管理方法。 一、人事档案分类： 1、人事管理的相关发文： 人事管理的相关发文包括：管理制度、作业流程、作业表单、通知、公示、会议纪要等。 2、员工档案： 员工档案包括：员工入职档案（应聘登记表，身份证复印件一份、免冠一寸照片5张、学历证书复印件一张、最近一家工作单位离职证明书收原件、健康证原件，防损、前台需由辖区派出所开具“政审表”；促销员须供应证明函，促销管理协议书原件）；员工考核评估；职位异动、薪资调

2、整；嘉奖或违纪记录以及员工其他相关材料或文件。 3、企业纪事： 企业大事记：公益活动，新店设立，周年庆典，员工活动。 二、人事档案的建立： 人事档案须以文本及电子两种方式设立档案： （一）、文本档案的建立和维护： 1、“人事管理相关发文”档案： a、发文权限部门：人事行政部 以人事行政部发文，依照人事（行政）审批权限审批签署的文件方可视为有效文件，总部与门店间以传真或扫描的方式收发审批文件。其他各部门需发放的文件须提交人事行政部统一发文，各部门自行发放的文件视为无效文件。 b、发文格式： 页眉：左上角注册商标，右上角“冠超市广西事业部”； 行文第一行右侧：注明“发文门店” +“发文类别”+“文

3、件号”； 发文类别：（管理）制度、（作业）流程、（作业）表单、通知、公示、会 议纪要等。 文件号：年月日+当天文件编号（0 1、02）。 文件归档：运用文件夹按同一发文类别依文件号排序归档， 2、员工档案： 依据公司性质及管理实际须要，员工档案管理将分别以总部各部门、门店各部门为单位，建立档案管理体系。 员工档案归档原则：一人一档，促销员可以“同一个供应商”一档，将资料放置于统一标准的文件袋内，并于文件袋正面书目中标明档案编号、部门或分店名称和所存档案的书目，并注明归档经办人姓名，以编号依次排列。 档案须区分在职和离职员工档案，人员离职后其在公司发生的档案编入各单位离职人员档案中，原则上不归还

4、本人，在两年内不予以销毁。 （二）、电子档案的建立和维护： 1、“人事管理相关发文”档案： 建立人事管理电子文件夹，在此文件夹下分别建立：（管理）制度、（作业） 流程、（作业）表单、通知、公示、会议纪要等子文件夹。以Word为主要行文 冠超市广西事业部 载体（表单以excel为主），电子文件命名方式：“发文日期+文件内容”；排列方式：以“名称”“自动排列”进行排列。 2、员工档案： 员工电子文件资料以实物文件档案为基准，以员工工号、及姓名区分存档，电子文件档案要全面精确体现员工实物文件档案初始及变动信息。电子文件档案可以员工档案材料的种类分类建档，如某某店员工绩效考核汇总表，某某部门薪资调整汇

5、总表。 附：工号格式及代码信息： 门店代码+部门代码+课别代码+入职日期（年月日）+人员编号 a、门店代码：门店所在地地名的大写拼音的第一个字母加分店编号，如都安一店DA01,二店DA02；平果一店PG01 b、部门代码：总经办：00；人事：01；生鲜：02；食品：03；百货：05；资讯、商管：06；前台：08；财务：88； 防损：09；工程部：10；企划：11；南宁办：18；开发部：168。 c、课别代码：用大写英文字母 食品 粮油：A；休闲：B 百货 清洁：A；针织：B；日用文体：C 生鲜 蔬果：A；熟食：B；干杂：C；水产：D；肉类：E；选购:F 前台 收银：A；客服：B 资讯、商管资讯

6、：A；商管：B；搬运：C 属于促销员的一律在工号的尾巴加上大写P（促销）以区分内部员工。 例： 、都安二店百货部针织课2022年09月18日入职的部门第一名员工，他的工号：DA0205B1009180 1、平果一店生鲜部熟食课2022年08月19日入职的部门第一名促销员,他的工号为: PG0102B10081901P 三、档案管理规定： 1、员工档案管理实行部的专人管理，并建立档案室存放，根据资料的性质 进行分类存档，定期进行汇编、整合，统计人力流淌状况，依据须要报相关部门备案。任何员工不得擅自将档案材料带出档案室，不得私自查阅或复印档案材料，如有上述需求，应由总经理批准后主可向人事部办理查阅

7、手续。如有违反以上规定的，将依据情节轻重赐予通报、降级和开除处理。 每月5日前（遇节假日顺延），各门店人事部指定专人整理、汇总各门店、 2、 各部门实物文件档案形成电子文件档案（包含人员编制、人员流淌、员工考核评估结果；职位异动、薪资调整；嘉奖或违纪记录等人事行政档案相关电子文件。）交总部人事专员，由总部人事专员每月10日前（遇节假日顺延）初汇编公司总部及各门店上月的电子文件档案报公司领导。 四、档案管理原则： 运用书目；树状管理；保持整齐，顺手归位。 人事行政部 2022年10月18日 人事档案管理规范 人事档案管理规范 人事档案管理 人事档案管理 人事档案管理 人事档案管理 人事档案管理 人事档案管理 人事档案管理 人事档案管理 本文来源：网络收集与整理，如有侵权，请联系作者删除，谢谢！第7页 共7页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页