物业公司法律纠纷案件管理办法.docx

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1、xx物业管理有限公司法律纠纷案件管理办法 第一章 总 则 第一条 为了规范xx物业管理有限公司（以下简称“物业公司”）法律纠纷案件的管理，建立和完善企业法律风险防范、控制和救济机制，维护企业的合法权益，根据有关法律法规，结合物业公司实际，制定本办法。 第二条 本办法适用于物业公司及所属各单位法律纠纷案件管理工作。所属各单位指物业公司各分公司和项目部。 第三条 本办法所称法律纠纷案件，是指各类诉讼、仲裁案件和可能引发诉讼、仲裁的各类事件。 第二章 法律纠纷案件的分类管理 第四条 物业公司及所属各单位的法律纠纷案件处理，在遵循“谁造成案件，谁负责处理，谁造成损失，谁承担责任” 的原则基础上，实行分

2、层分类管理。 第五条 构成重大法律纠纷案件和物业公司发生的案件，由法律事务部直接或参与进行案件处理。重大法律纠纷案件指具有下列情形之一的诉讼、仲裁或者可能引起诉讼、仲裁的事件： （一） 涉案金额超过 10 万元人民币的； （二） 物业公司及所属单位作为诉讼当事人且一审由中级人民法院受理的； （三） 可能引发群体性诉讼或者系列诉讼的； （四） 其他涉及出资人和物业公司重大权益或者具有国内外重大影响的。 第六条 涉案金额 10 万元人民币（含 10 万元人民币）以下的案件，由发案单位负责处理（发案单位认为需要报告物业公司法律事务部直接或参与处理的除外）。 第七条 物业费起诉案件依据xx物业管理有限

3、公司物业费收缴涉法工作实施细则（xx 年版）执行。 第八条 物业公司及所属各单位发生的所有诉讼、仲裁案件均需报法律事务部备案，并按集团公司要求录入中国铁建法律合规管理系统。 第三章 法律纠纷案件处理原则 第九条 法律纠纷案件的处理须以维护公司合法权益为基础，遵循以下原则： （一） 合法性原则，即以事实为依据、以法律为准绳； （二） 及时性原则，即法律纠纷案件发生后及时报告、及时处理； （三） 处理方式灵活多样性原则，即诉讼、仲裁与非诉讼协商等方式结合，并根据案件具体情况灵活运用，寻求既有利于解决纠纷又维护公司利益的处理方式； （四） 时机性原则，公司合法权益受到侵害需采取诉讼、仲裁手段予以维护

4、的，应综合考虑案件审理、执行等相关因素，注意把握提起诉讼、仲裁的恰当时机； （五） 经济性原则，即权衡诉讼、仲裁成本与收益，进而合理决策； （六） 维护公司信誉和形象原则，即要重视维护公司信誉和形象，特别是经济活动中应尽量避免被诉、被申请仲裁案件的发生，积极采取非诉协商的方式化解被诉、被申请仲裁风险。 第四章 法律纠纷案件处理程序 第十条 物业公司及所属各单位收到起诉书、仲裁申请书等法律文书后，案发部门应当及时填写应诉案件报告单（附件 1），并将有关法律文书转交法律事务部或项目法律联络员处理。 由物业公司及所属各单位提起的诉讼或仲裁案件，应当履行申请程序（见附件 2起诉/仲裁案件立案申请表），

5、并向法律事务部或项目法律联络员报送相应的案件材料。 第十一条 与应诉案件报告单或起诉/仲裁案件立案申请表一起报送的材料包括下列内容： （一） 起诉书、仲裁申请书、法院传票、受理（应诉）通知书等法院或仲裁机构送达的法律文书（选择适用）； （二） 基本案情介绍，包括案由、当事人各方、涉案金额、主要事实陈述、争议的焦点等； （三） 已采取的处理措施和效果； （四） 案件证据资料情况； （五） 具体案件承办人及联系方式。 第十二条 除重大法律纠纷案件外，具有下列情形之一的，所属单位可报请法律事务部协调。 （一） 法律未规定或者规定不明确的； （二） 有关政策未规定或者规定不明确的； （三） 受到不正当

6、干预，严重影响公司合法权益的； （四） 其他需要上级主管单位或有关部门协调的情形。 第十三条 所属单位报请协调的法律纠纷案件，除需报送本办法第十一条规定的材料外，还应当报送以下材料： （一） 案件发生后处理、备案情况； （二） 案件影响分析； （三） 案件代理人的工作情况； （四） 需要物业公司上级主管单位或部门协调处理的重点问题。 第十四条 经公司领导研究决定需要上报和物业公司上级主管单位或部门要求上报的法律纠纷案件，经公司领导审核同意后按要求上报。 第十五条 物业公司及所属各单位与中国铁建系统内单位发生经济纠纷的参照股份公司内部法律纠纷管理办法（中国铁建法201585 号）执行。 第十六条

7、 物业公司法律事务部、所属各单位项目法律联络员应当对法律纠纷案件进行登记，案件承办人在初步查明案件事实和适用法律的基础上进行法律分析、提出处理方案，及时报告物业公司领导或所属单位主管领导审核决定。 第十七条 经批准采取非诉协商方式处理的案件，应以互谅互让为方针，以维护公司合法权益为准则，积极促成法律纠纷案件的协商解决。 在与对方当事人进行协商解决纠纷期间，案件承办人不应停止以诉讼、仲裁方式解决法律纠纷案件的准备工作。 第十八条 对通过协商仍不能解决的法律纠纷，案件承办人应及时向物业公司领导或所属单位主管领导提出建议，由物业公司领导或所属单位主管领导决定。 第五章 法律纠纷案件的代理 第十九条

8、物业公司及所属单位案件承办人可以单独或与外聘法律事务机构相关人员共同接受委托，作为案件代理人，依法履行代理人职责，按照法院或仲裁机构有关通知要求及时提交证据、参加案件审理并办理各种法律手续。 案件代理人必须有一名为本单位内部人员，且外聘法律事务机构代理人的代理权限为一般代理。 第二十条 法律纠纷案件有下列情形之一的，经物业公司领导批准可以外聘法律事务机构进行代理： （一） 重大法律纠纷案件； （二） 法律关系比较复杂，双方争议比较大，或者涉外案件； （三） 涉及群体性及系列性，社会影响较大案件； （四） 单位内部有多种不同处理意见； （五） 对审理（执行）地司法环境比较陌生； （六） 受到比较

9、大的外界干扰； （七） 单位内部缺乏案件处理人力资源； （八） 物业公司法律事务部或其他部门认为需要外聘法律事务机构的其他情形。 第二十一条 案件承办人和代理人应当及时收集、整理证据等各种涉案资料，办理相关法律文书，根据需要向物业公司领导、所属单位主管领导提交案件的处理方案或代理意见。 法律纠纷案件涉及的各级业务部门应当积极协助配合案件承办人和代理人调查案情、收集证据。 第六章 法律纠纷案件的结案与备案 第二十二条 法律纠纷案件处理结案后，根据物业公司领导或所属单位主管领导要求，案件承办人、代理人应向物业公司领导、所属单位主管领导提交结案报告，依据案件处理过程中的有关情况，对案件处理结果进行分

10、析，提出下一步的处理意见或管理建议。 第二十三条 诉讼、仲裁案件败诉，但可以采取上诉、申请撤销仲裁裁决、申请再审等救济程序的，应采取穷尽救济程序的原则，以维护公司的合法权益。 第二十四条 所属各单位应按季度编制法律纠纷案件统计表，并对发案原因、趋势、处理结果进行综合分析和评估，提出完善防范措施的建议，并于每季度最后一个月的 30 日前将统计表上报物业公司法律事务部。 第二十五条 物业公司及所属各单位发生的诉讼、仲裁案件应当自立案之日起或收到起诉书、仲裁申请书副本之日起1-5日内，由其项目法律联络员书面报物业公司法律事务部备案。 第二十六条 物业公司法律事务部、所属单位项目法律联络员应当整理和保

11、管法律纠纷案件相关文件资料，并对案件资料建立卷宗。 第七章 恶意法律纠纷案件的通报 第二十七条 恶意法律纠纷案件是指与物业公司及所属各单位存在外部委托、材料供应等业务关系的自然人、法人或其他组织，利用其居住地、权力、地位、社会关系等各种优势，或采取隐瞒真相、虚构事实等手段，采取在签订合同、协议或补充协议时，合同履行中另行约定等方式，以合法形式进行恶意索赔、达到获得非法利益等各种纠纷案件。 第二十八条 物业公司及所属各单位发生恶意法律纠纷案件，涉案单位应全力收集证据、采取措施积极应对，并在案件发生的1-5日内将法律纠纷案件情况及相关证据报物业公司法律事务部。报送资料内容参照本办法第十一条规定。

12、第二十九条 物业公司法律事务部对于报送的恶意法律纠纷案件进行调查、分析，确认为恶意法律纠纷后，对进行恶意法律纠纷的单位或个人，将建立恶意诉讼黑名单，并向物业公司及所属各单位发出警示通报。各单位在选择合作方时，不得与通报中所列的单位或个人进行任何业务往来。各单位与通报中所列单位或个人之间尚未履行完毕的合同或协议，应协商解除；无法解除的应切实做好风险防范工作。 第八章 附 则 第三十条 本办法由物业公司法律事务部负责解释。 第三十一条 本办法自印发之日起施行，原xx物业管理有限公司法律纠纷案件管理办法（xx物综201411 号）废止。物业公司及所属各单位依照本办法执行。 附件：1. 应诉案件报告单

13、 2. 起诉/仲裁案件立案申请表 3. 诉讼/仲裁案件立案申请流程 附件1：应诉案件报告单 案件所在单位名称（简称） 案 号 开庭时间 年 月 日 时 案 由 传票日期 年 月 日 标的额 元 是否委托律师代理案件 是/否 案件指定承办人 联系电话 当事人基本情况 公 民 姓名 身份证号 法人/其他组织 名称 法定代表人/负责人 住所 联系电话 案件简述及已采取的措施 （需根据实际情况描述案件情况，及已采取的措施） 申请单位/部门意见 （盖章） 负责人： 日期： 业务相关部门意见 法律事务部意见 物业公司相关领导意见 物业公司副总经理、总法律顾问意见 物业公司总经理意见 物业公司法定代表人意见

14、 注：使用本表时须提供相关附件如传票、应诉通知书、举证通知书、起诉状等。 附件2：起诉/仲裁案件立案申请表（仅供参考） 申请单位/部门名称（简称） 案 由 纠纷发生时间 年 月 日 标的额 元 是否委托律师代理案件 是/否 案件指定承办人 联系电话 当事人基本情况 公 民 姓名 身份证号 法人/其他组织 名称 法定代表人 /负责人 住所 联系电话 案件简述及已采取的措施 （需根据实际情况描述案件情况，及已采取的措施） 申请单位/部门意见 （盖章） 负责人： 日期： 业务相关部门意见 法律事务部意见 物业公司相关领导意见 物业公司副总经理、总法律顾问意见 物业公司总经理意见 物业公司法定代表人意见 注：使用本表时须提供相关附件简述案件。（仅供参考） 附件3： 诉讼/仲裁案件立案申请流程（仅供参考） 13 / 13