档案管理作业指导书.pdf

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1、第 1 页 共 4 页档案管理作业指导书1.1.1.1.目的目的目的目的:规范各类档案管理，为管理提供查阅依据。2.2.2.2.范围范围范围范围:适用于分公司各类文书文档管理。3.3.3.3.职责职责职责职责31 各部门将各类文档定期收集归类。32 人事文员将各部门收集各类文档按类别、级别分别入库保存。4.4.4.4.方法和过程控制方法和过程控制方法和过程控制方法和过程控制4.14.14.14.1管理规程管理规程管理规程管理规程4.1.1档案的归档和分类4.1.1.1 各部门每月 30 日前，将本部门需要归档的材料整理后，提交行政事务部门档案管理员，经档案管理员检查核对归档资料后，填写资料归档

2、登记表，双方签字确认。4.1.1.2 档案管理员根据档案的性质、内容，整理立卷归档，并对档案进行分类编号，填写档案登记卡。4.1.2档案的存档4.1.2.1存档时按档案的分类编号，将档案放置在相应的位置。做好档案索引，以便于查找。4.1.2.2需送交档案管理员的资料，应当保证当天及时送到并归档，以免散失和积压。4.1.2.3卷内文件包括正文和底稿、文件和附件、请示和批复，页号一律在右下角，案卷目录打印四份，卷内目录打印五份。第 2 页 共 4 页4.1.2.4案卷的厚度一般 152cm，装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，对破损或裉色的材料要进行修补和复制；装订部位过窄或有字迹的材料要加纸

3、衬边；纸面过大的书写材料要按卷宗大小折叠整齐；字迹难以认清的材料要附上抄件；卷宗标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，字迹要端正。4.1.2.5根据卷内文件之联系，进行系统排列、编号、抄写案卷题目和封面、确定保管期限、装订案卷、排列案卷和编制案卷目录等。目录包括封面、全卷说明、案卷目录和卷内目录。4.1.2.6案卷按年代、部门排列，永久与长、短期案卷分开保存。4.1.3档案的整理和保管4.1.3.1严格执行档案清理和整理制度，实行周整理、季度大整理和年度大清理，防止借阅档案催要不及时与遗失、档案立卷不全和无效档案大量积压。4.1.3.2 档案柜保持整洁，做好防盗、防水、防潮、防尘、防鼠

4、、防强光和防高温措施。4.1.3.3 每季度对档案材料的数量和保管情况进行一次检查，发现问题及时补救，确保档案的安全。4.1.3.4 档案室是公司的重要工作场所，任何无关人员不得入内。4.1.3.5 档案室的一切设施设备任何人未经许可不得随意使用及翻动。4.1.4 档案的借阅：见借阅申请单。4.1.5 档案的销毁4.1.5.1 档案达到规定的保存期限后，对失效的，没有保存价值的档案要进行销毁。4.1.5.2档案销毁前要认真鉴定，由档案员负责清理达到保存期限的档案，经档第 3 页 共 4 页案存入部门的负责人同意后，并经分公司总经理审批后方可销毁。同时要登记造册，填写档案销毁记录表，才予以销毁。

5、4.24.24.24.2劳动人事档案劳动人事档案劳动人事档案劳动人事档案4.21公司配备专门的劳动人事档案柜，可上锁保管，由人力资源部门直接进行管理。4.22职员劳动人事档案调入公司后，人力资源部负责登记编号，并将档案放置在相应的档案柜内，上锁保管。4.2.3 职员劳动人事档案的借阅应严格控制，一般情况下不得借阅和复印。公司总经理、人力资源部主管和经授权的人力资源专员，可根据需要查阅职员劳动人事档案，其他职员不得查阅。有特殊情况需查阅时，必须有人力资源部主管在场监督。4.2.4 公司劳动人事档案的销毁按照有关规定执行。4.34.34.34.3财务档案财务档案财务档案财务档案4.3.1 分公司的

6、财务档案由公司及分公司财务部门直接进行管理，配备专门的档案柜，上锁保管。4.3.2 财务档案应严格按照会计基础工作规范化的要求进行管理。4.3.3 财务档案除非上级财务、审计部门、有关执法部门外，一般不得借阅，非财务人员也不得查阅，有特殊情况需查阅时，必须有财务稽核部经理或授权的财务人员同意，并由财务人员代为查阅。4.44.44.44.4客服中心档案客服中心档案客服中心档案客服中心档案4.4.1客服中心的档案由客服中心文员负责统一负责，分类管理；档案管理员根据档案的性质、内容，对档案进行分类编号，填写资料归档登记表及档第 4 页 共 4 页案登记卡，并按档案分类编号，将档案放置在相应的位置。4.4.2 客服中心主管级职员可根据工作需要，随时借阅档案，但不得将档案资料用作与工作无关的其它用途；其他级职员，需借阅档案必须征得相应主管的同意。职员借阅档案资料，必须填写档案借阅登记表，并限期（时）归还。4.4.3客服中心档案的销毁，由客服中心文员负责清理达到保存期限的档案，经客服中心负责人同后，填写档案销毁记录表，并予以销毁。5.5.5.5.相关支持文件相关支持文件相关支持文件相关支持文件档案管理作业指导书6.6.6.6.质量记录质量记录质量记录质量记录档案登记卡 图纸资料归档收集表图纸资料归档登记档案借阅申请单档案借阅登记表档案销毁记录表