证券股份有限公司会计档案管理规定模版.doc

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1、xx证券股份有限公司会计档案管理规定第一章 总则第一条 为了加强公司会计档案管理工作，根据中华人民共和国会计法和中华人民共和国档案法有关档案管理法律法规及公司财务管理办法等档案管理制度，特制定本规定。第二条 会计档案工作应遵循全面完整、真实有效、归档及时、属地管理的原则。第三条 计划财务部负责管理公司的会计档案，并指导分支机构及子公司的会计档案保管工作。计划财务部指定专人负责公司会计档案的管理工作。分支机构及子公司财务负责人负责所在部门的会计档案管理工作。第四条 会计档案的管理工作包括分类、立卷、归档、保管、查阅和销毁等。第二章 会计档案的分类第五条 会计档案分会计核算类档案、财务管理类档案、

2、档案登记簿三类。（一）会计核算类档案：1、会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证； 2 、会计卡片、账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、固定资产登记簿、代保管证券登记簿、自营及资产管理业务辅助账簿、其他会计账薄和辅助账簿等；3 、财务报告类：中期财务报告、年度财务报告、包括会计报表、附表、附注及文字说明、其他财务报告；4、 其他会计类档案：包括：现金盘点表、银行对账单、银行存款余额调节表、其他应当保存的会计核算专业资料、纳税单证、税务申报报表、各种会计单据备查簿、统计资料等。（二）财务管理类档案：1、内部管理类：（1）年度和月度财务计划、财务总结、年度财务预算报告、财务

3、工作会议文件及资料； （2）各种财务分析资料； （3）资信证明；（4）税务登记证正副本、发票购领簿、空白发票、税务文件及处理决定；（5）其他管理类档案资料2 、合同协议类：核算单位与外部签订的购销合同、审计协议、验资报告、专项报告、银行贷款合同（含：担保合同、质押合同）、对外投资协议及其他有关会计工作的相关文件或复印件等。（三）档案登记簿：会计档案保管清册，会计档案查阅登记簿，会计档案移交清册，会计档案销毁清册。第三章 会计档案的立卷归档第六条 会计档案的立卷：各会计岗位责任人按照会计档案管理的有关要求，月度、半年度、年度对会计凭证、会计帐簿等会计档案按照时间顺序进行整理、装订。（一）各会计岗

4、位责任人需在次月第5个工作日内，将上月发生的会计凭证按照序号装订成册。（二）各会计岗位责任人需在次年第15个工作日内，将上年度发生的会计档案打印整理、装订成册。第七条 会计档案的归档：各会计岗位责任人将全部会计档案在年度报告终了一个月内装订成册，分类编制档案目录，写明案卷号；及时办理移交手续，交会计档案管理人员归档管理。财务管理类档案应在会计年度报告终了后三个月内整理完毕，并填写会计档案移交清单之后，移交会计档案室专人保管。第四章 会计档案的保管及查阅第八条 会计档案的保管：会计档案管理人员应将会计档案专柜存放，并置于防火、防盗、防水等安全、通风的场所妥善保管。第九条 会计档案的保管期限按照会

5、计档案的类别分为5年、15年、25年、永久4类。保管期限自会计年度终了后的第一天计算。大 类明细分类档案名称保管年限会计核算类会计凭证类全部15同上会计卡片、账薄类总账（含日记总账）15同上同上明细账15同上同上现金、银行存款日记账25同上同上其他日记账15同上同上固定资产卡片固定资产清理后5年同上同上固定资产登记簿15同上同上其他辅助帐簿15同上财务报告类中期财务报告5同上同上年度报告永久同上程序软件类电算化软件停用后5年同上其他会计类档案证照或复印件永久同上同上其他15财务管理类内部管理类财务部文件15同上同上其他内部管理类文件5同上合同协议类全部永久档案登记簿/会计档案移交清册15同上/

6、会计档案查阅登记簿15同上/会计档案保管清册永久同上/会计档案销毁清册永久第十条 会计档案的查阅：（一）公司总部内部查阅会计档案，需经计划财务部总经理批准后，方可办理；分支机构内部查阅会计档案，需经所在部门财务经理批准后，方可办理。（二）公司外部检查部门查阅会计档案，检查部门需出具相关的检查证明，经公司相关部门、计划财务管理部总经理审查后，报财务总监批准后，计划财务部指定专人协同办理。（三）会计档案的查阅要及时填写会计档案查阅登记簿，未经批准会计档案不得复印或外借，严禁在会计档案原件上涂画、拆封和抽换。第五章 会计档案的销毁第十一条 会计档案的销毁：对保管期限届满的会计档案，按照公司档案管理的

7、有关规定，由专人办理。会计档案的销毁程序：（一）计划财务部指定专人负责销毁会计档案。计划财务部对需销毁的会计档案提出书面销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；（二）公司负责人及相关部门在会计档案销毁意见上签字确认；（三）财务管理部及相关部门共同派员监销，监销人应按照会计档案销毁清册所列内容清点、核对所要销毁的会计档案；（四）会计档案销毁后，销毁现场的当事人在会计档案销毁清册上签名盖章，监销人将监销情况报告公司负责人。第十二条 不得销毁的会计档案包括：（一）保管期限届满但未结清债权债务的原始凭证；（二）涉及

8、其他未了事项的原始凭证；（三）其他不得销毁的会计档案。第六章 会计档案的移交第十三条 财务会计档案的移交。档案保管人员，应相对稳定。如发生变动，必须办理交接手续才能离开。交接时移交人与接交人应按档案目录逐一点交，并编制财务会计档案移交清册。如发现档案短缺不全，应由移交人负责找全，如有遗失，移交人应查明原因，承担责任，交接清楚后应由双方在移交清册上签字。 第十四条 特殊情况下档案的处理：（一）凡涉及会计档案的部门因撤销、解散或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当移交公司计划财务部代管；法律、行政法规另有规定的，从其规定；（二）分立后原分支机构存续的，其会计档案应当

9、由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；（三）分立后原分支机构解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交计划财务部代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。分支机构分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续；（四）分支机构因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅，复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续；（五）单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单

10、位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管；（六） 建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续；（七）单位之间交接会计档案的，应按下列方式进行：1、交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后、交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者签章；2、本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。第七章 附则第十五条 凡违反本规定的，视其情节轻重，给予责任人经济处罚、行政处分、直至追究法律责任。 第十六条 本规定由公司计划财务部负责解释。 第十七条 本规定自发布之日起施行。原xx证券股份有限公司会计档案管理规定（xx号）同时废止。