证券股份有限公司证券营业部客户档案管理规定模版.doc

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1、xx证券股份有限公司证券营业部客户档案管理规定第一章 总则 第一条 为实现证券营业部客户档案管理工作的规范化、制度化、科学化，维护公司和客户的合法权益，根据中华人民共和国档案法、中国证监会、沪深证券交易所有关业务规则、公司档案管理办法制定本规定。 第二条 本规定所称客户档案是指客户在证券营业部办理账户类业务、交易类业务以及与账户业务相关联的其他经纪业务所提供和形成的各类有效证件、账户合约、合同、协议、凭证和单据等资料。第三条 本规定适用于各证券营业部（以下简称营业部）、经纪业务管理总部及与经纪业务相关的清算中心等部门的客户资料档案管理。第二章 客户资料的分类第四条 按照业务属性，客户资料分为客

2、户账户类资料、证券交易类资料、资金转移类资料及其它经纪业务资料。（一）客户账户类资料包括账户基础类资料、账户合约类资料。 1、账户基础类资料：（1）境内自然人客户账户基础资料:客户身份证件复印件、证券账户复印件、户籍证明原件及复印件、代理人身份证件复印件等。（2）境外自然人客户账户基础资料：境外所在国家、地区护照或身份证明，或境外所在国家、地区永久居留签证的中国护照，或香港、澳门特区居民身份证，台湾同胞通行证的复印件等。（3）境内法人机构客户账户基础资料：法人发证机关出具的有关变更证明、公证书、营业执照副本复印件、法定代表人证明书、法定代表人授权委托书原件、法定代表人及代理人身份证复印件、组织

3、机构代码证复印件、税务登记证复印件、控股股东或实际控制人有效身份证复印件、控股股东或实际控制人名单、证券账户卡复印件等。（4）境内合伙企业或创投公司等非法人机构客户账户基础资料：工商管理部门颁发的营业执照（或其他国家有权机关颁发的合伙组织成立证书）及复印件、组织机构代码证及复印件、税务登记证、合伙协议或投资各方签署的创投企业合同及章程、全体合伙人或客户名单、有效身份证明文件及复印件、经办人有效身份证明文件及复印件、执行事务合伙人或负责人证明书、执行事务合伙人或负责人有效身份证明文件及复印件、执行事务合伙人或负责人对经办人的授权委托书。2、账户合约类资料：（1）客户证券账户类资料：自然人证券账户

4、注册申请表、机构证券账户注册申请表、证券账户注册资料变更申请表、机构证券账户注册资料变更补充登记表、自然人账户注册资料变更补充登记表、合并证券账户申请表、注销证券账户申请表、挂失补办证券账户卡申请表、休眠账户激活申请表、证券账户注册资料查询申请表、证券持有变动查询申请表（上海A）、查询申请表（深圳）、B股结算会员更换表、B股专用查询申请表、证券非交易过户申报表、B股非交易过户申请表、中国证券登记结算有限责任公司上海分公司境内上市外资股股份查询申报表（个人投资者专用）、发证机关出具的变更证明、遗产继承公证书等。（2）客户资金账户类资料：开户合同书、开户信息表、开户申请表（机构）、控股股东或实际控

5、制人信息名单、开放式基金账户开户申请书、指定交易协议书、授权委托书、投资者风险认知与承受能力调查问卷、客户交易结算资金银行存管协议书、客户交易结算资金第三方存管多银行服务协议书、单客户多银行第三方存管风险揭示书、清除重置通讯密码申请表、清除重置服务密码申请表、动态口令申请表、创业板市场投资风险揭示书、网上交易协议书、权证风险揭示书、开放式基金特殊账户类业务申请书、开放式基金特殊交易类业务申请书、开放式基金转托管申请书、开放式基金定投、债券质押式回购委托协议（含债券回购交易风险提示书）、资金账户销户申请表、账户挂失冻结申请表、账户解冻申请表、资金账户查询申请表、开户资料修改申请表、撤销指定交易申

6、请书、深圳证券转托管申请表、大额取款审批单、资产扣划审批单、质押券提交/转回申请表、协助司法冻结流通证券业务申请书、协助司法冻结流通证券业务通知书、发证机关出具的变更证明、遗产继承公证书等。（二）证券交易类资料：客户因柜台委托交易填写的证券买入、卖出委托单、证券买卖撤销委托单、大宗交易意向申报单、大宗交易成交申报单、大宗交易成交申报撤单、开放式基金认购申购赎回转换特殊交易类申请书等涉及证券交易的凭证资料。（三）资金转移类资料：外汇资金转账存款凭单、外汇资金转账取款凭单、调账申请表、资金进账通知单、转账取款通知单等。（四）其它经纪业务资料：因客户办理特殊业务需要柜员申请权限时发生的经纪业务资料，

7、如佣金调整审批表、佣金OA审批表、权限申请表、特殊权限申请表等。第五条 按照存储介质，客户资料分为客户书面资料和客户影像资料。客户书面资料即客户本人亲自临柜填写的纸质资料。按照一户一档管理。客户影像资料包括客户证券和客户账户类资料，即客户与营业部签订的各类协议书、风险揭示书均纳入电子档案归档范围。营业部T+1日前对上一交易日须完成待扫描电子档案任务的影像扫描采集工作，档案全部扫描完，由营业部复核人在每个交易日闭市后进行总部上传操作。柜员须按业务流程要求进行凭证扫描，即使扫描任务提示为“非必须”，但若发生该业务就必须扫描。第三章 客户档案的建立、整理和立卷第六条 客户账户类资料和证券交易类资料按

8、照一户一档管理；客户股东账户类资料中按清算中心要求分类归档管理（附件1）；客户资金转移类资料按账务管理部要求装订管理。第七条 每个交易日营业终了，各业务经办人完成自查、复核员完成复核，无误后经办人、复核人在客户资料交接清单（附件2）签字确认，交接给档案管理员审核。档案管理员根据打印的操作员流水，审核收到的客户资料，确认无误后在客户资料交接清单签字确认。经办人、复核人、档案管理员三方在客户资料交接清单上全部签字确认后，由档案管理员及时归档。每个交易日营业终了，经办人、复核人将当日客户资金转移资料及操作员流水整理齐全，交财务人员审核。财务人员根据打印的操作员流水，审核收到的客户资料，确认无误后经办

9、人、复核人、财务人员三方在客户资料交接清单上签字确认，客户资金转移资料由财务部按照财务有关制度进行管理，操作员流水由档案管理员统一管理。第八条 客户档案需编制档案目录，标明档案内容的名称及入档时间，档案内容按照入档时间粘贴并有序排列。 第九条 档案管理员将其它经纪业务资料根据业务种类按日整理，按季度每一百份装订成册，不足一百份的装订一册；音频、影像资料须刻录成光盘保存；录像带、录音磁带、磁盘、光盘按月归档，标明录制内容及时间，必要时须附加录音、影像资料情况说明；每一年度结束后一个月内，按照归档要求整理立卷、编制保管清册。各类登记簿在每一年度结束后一个月内，经办人、复核人按照第五条交接程序上交档

10、案管理员，档案管理员按照归档要求整理立卷、编制保管清册。 第十条 立卷的客户资料需按年度及年度客户册数编制资料编号，卷宗封面标写简明扼要的标题，注明卷宗编号和卷宗资料的起止日期。 第十一条 客户资料保存期限分为永久保存和定期保存。开户、销户资料、各类协议书、挂失、冻结、解冻、查询申请书等资料为永久保存；其余资料为定期保存，保存期不得少于20 年。 第四章 客户档案的存放和管理第十二条 客户资金账户资料中的基本业务资料、录像带、录音磁带、磁盘、光盘，存放在营业部，由档案管理员进行保管。第十三条 扫描的股东账户资料每季度末上传中央登记结算公司；客户书面股东账户资料在每个年度结束后，营业部档案管理员

11、按照清算中心的要求装订成册，本地存放和保管。第十四条 营业部应设置专门的场所存放客户档案，并配备必要的设施。存放场所要与普通办公场所相对隔离，避免无关人员进入。归档案卷要专柜存放，做好防盗、防火、防潮、防有害生物和防污染等安全工作。第十五条 营业部应定期和不定期对客户资料管理工作进行检查，并保留检查记录。 第五章 客户档案的查阅第十六条 查阅客户档案应履行登记手续（附件 3），查阅记录包括起止时间、内容、是否复印等要素，经营业部负责人签字确认后，在指定场所查阅，查阅后应及时归还。 第十七条 客户档案不得借出，如有特殊情况，经营业部负责人签字确认后，可为查阅者提供复印件，但必须办理登记手续。第十

12、八条 营业部因业务需要，向清算中心查询客户档案，需由营业部出具查询申请（注明被查询客户的姓名、证件号码、股东号码、开户时间、查询原因等），加盖营业部业务专用章，传真至清算中心，由清算中心查询。 第六章 客户档案的销毁第十九条 营业部定期保管的档案，保存到期后，应集中销毁。 （一）由营业部档案管理员提出销毁意见，编制销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、保管期限、销毁时间等。 （二）经营业部负责人签署意见后报经纪业务管理总部、总裁办公室审批。 （三）经纪业务管理总部、总裁办公司审批同意后，指定专人监销，档案销毁后，参加监销人员应在销毁清册上签字或盖章。第七章 保密与处罚第二十条 涉及保密内容的档案，按照公司保密制度办理。营业部档案管理员应根据有关保密制度保守客户档案秘密。第二十一条 因管理不善，造成客户资料的损毁、遗失和泄露等，对相关人员按照公司问责处理办法的有关规定予以处理。 第八章 附则第二十二条 本规定由经纪业务管理总部负责解释。 第二十三条 本规定自发布之日起施行。6