2023年电大办公室管理答案9.docx

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1、办公室管理单元作业题（1）1 .将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。序号国内一般性国外一般性国内企业（含外企）1文书撰写接受上司的口头或书面才旨不完成 信函记录上司指令及会谈、会议内容2文书制作复印资料打印文稿及表格3文书处理在权限内按自己的意思发出信函信函和邮件的处理4档案管理档案管理5会议组织支配会议事务，并做好会议记录 或纲要记录上司指令及会谈、会议内容6调查探讨帮助上司打算书面的财务报告、 探讨报告7信息资料打算好公司要公开的资料收集及整理各种信息8信访工作替上司接洽外界人士。如记者、 工会职员等接待来宾和员工的来访9接待工作接待来访来宾10协调工作以电话

2、往来维持和外界的良好公 共关系11督查工作督导一般职员或速记员12日程支配替上司定约会并做好记录13日常事务阅读分类信件通讯事务、电话14办公室管理办公室环境的布置和整理 保管办公室设备及用品15其他临时交 办的事项以速记登记上司交待的事项执行上司交办事项16替上司申报交纳所得税及办理退 税17预定支配外出办事，如银行、邮局等18整理资料收集及整理各种信息19处理邮件处理收件20筛选电话整理来过的电话清单21总结日程日勤表2 .办公用易耗品主要有：1.信封、信纸，2.软盘、光盘等，3.铅笔，4.圆珠表，5.签字笔或 钢笔，6、修正液或修正带，7、印盒，8、各种小型机器，如订书机（包括订书针）、

3、打孔机、 装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等，9、小刀，10、 日历等，11、其他，如标签纸、直尺、三角尺、透亮胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮等。3 .文员工作的三个步骤有：1.支配的步骤，要充分了解即将起先的工作内容，并思索以什 么方法进行效率会最佳。2.实施步骤，要留意：同时检查是否依据当时所拟定的依次进行， 上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施，协作上司预期的期限。3.检查的步骤， 要分析支配和实际的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同 性质的工作加以比较分析。三者的关系为：先作支配，付诸实施，然后检查结果，围绕“支配-实

4、施-检查”这样一个滚 动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。文员首先要细致制定支配，然后依据这个支配 去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的支配有所帮助和启示。4.依据“优先依次”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）支配书。优先依次表审核1、和王先生联络今日预定支配的变更2、和司机联络今日预定支配的变更3、拍发喜庆电报4、复印下午的会议资料5、打算奠基仪式6、誉写原稿（今日截稿）7、结算旅费8、制作感谢信9、整理档案10、练习电脑打字5 .受意就是文员接受和领悟上司的意图。可以分为干脆受意和间接受意。受意方法要留意: 1、擅长领悟上司意图，不要曲解上司意图，2、备好记录本

5、，记录下指示要点，3、留意倾 听，专心推断指示的用意，4、必要时可以提问，直到明白意图为止，但不要打断谈话5、 如有不同看法，可以公开提出，但耍言之成理，并要留意方式、看法，6、接受指示后，要 不失时机地贯彻实施。我曾经经验过一件事情，使我充分相识到，在受意时，充分做好记录 的重要性。办公室管理单元作业题（2）论述题1. 同：A.都应先问好，再传达自己的信息；B.都应保持耐性、热忱的看法；C.通话结束，应 让对方感受到自己开心的心情；D.都应简明扼要表达自己的意思。异：A.打电话应首先查清晰对方的电话号码，接电话应等电话铃响2-4声就接听B.打电 话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍，接电话则

6、没有这一步。2. 了解“电视会议”、“交互式电话会议”的基本用途，比较其与一般会议的不同，谈各 自的优劣或各自应留意的问题。3. 邮件分检的一般标准有：A.依据收件人的姓名分检4. B.依据邮件的重要性分检5. C.依据收件部门的名称分检。4 . A.把须要上司亲自的信件先保存下来，并通知发信人已收到，告知对方何时得到答复; B.上司指明在他不在时把收到的邮件转头某个部门或人员处理，应制作签收单，要求收到人 员签名，并注明时间；C.上司授权处理一些应由他处理的邮件，应在全面驾驭状况的基础上 慎重办理，在回信上签上自己的职称，发出前复印一份，留待上司过目；D.假如邮件许多， 还可以制作邮件摘要表

7、；E.假如上司习惯于每天给办公室打电话，应当把须要上司处理的每 封信件的内容大致记录一下随时向上司汇报；F.假如上司在临走时留下通讯地址和电话，在 处理邮件时遇到麻烦的事情，应刚好请示；G.把寄给上司邮包连续编号；H.可以把积压的信 件分别标示，放入纸袋，如标上“须要签字的信件” “须要处理的信件”等。5 . （1）上司正在开会时：让您久等了，愧疚，他正在紧急会议中，无法离开，可不行以让 代理人与你先谈？（2）上司繁忙时：真对不起，某某（上司）现在在忙，放不下手边的事, 您看这样好不好，改日在与你联系，实在愧疚；（3）上司即将外出：对不起，某某先生（上 司）已经支配好有事外出，现在正忙着，没法

8、与您网页，我们上司说让您白跑一趟真不好意 思，能不能由我转达留言，我叫XXX是他的文员，然后讲留言记录下来。（4）远道来访或 有重要事情的来访：先告知来访者，他（上司）即将下出（理由）。再去通报上 司，若上司指示代理人，便始终访者传达“愧疚、让您久等”某某急着外出，但他请代理人 与您网页，请往这边走。使对方能充分了解状况。6 .敬爱的凯慈夫人:感谢您告知我们那些玫瑰在很差的状况下已经到达您家的消息。在此信的附件里， 请查找一张偿还您购买这些玫瑰所用的全部金额的支票。由于我们货车中途修理的意外耽搁，加之昨天不正常的高温，所以您的玫瑰我们未 能按时、保质交货，为此，请接受我们的歉意和保证。我们保证

9、将实行有效措施以防止这类 事情的再次发生。在过去的两年里，我们总把您看作一个敬重的顾客，并始终为此感到荣幸。顾客的满 足乃是我们努力争取的目标。请让我们了解怎样更好地为您服务。您真诚的霍华德佩雷斯（经理签名）XX年X月X日7 .会议记录的写法应留意如下的事项：（1）以确定事项为重点，逐项列出较易明白；（2） 简洁而有要领地写出会议经过，不必写全部人员的发言；（3）要留意的是：要写什么议题？ 以怎样的依次提出？这些议题是什么人发言？有什么答复？表决结果有没有定案？这些都 要简要的写上；（4）要写正确、写清晰，要留意会议内容有误疏漏之处？客观地记录内容, 不行写记录者的主观感觉，用主观意识去影响记

10、录内容。办公室管理单元作业题（3）问答题1 .日程支配支配表的种类大致有:工作支配表,家务支配表,旅游支配表,大型活动支配表, 学习支配表，就医支配表等.2 .文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括：帮助领导制订总体规划，参与目标管理;帮助 领导抓好中心工作，搞好调查探讨，刚好发觉新问题,驾驭新状况,总结新阅历.3 .国际惯例的宴请有以下程序：迎接、小憩、开宴、致辞、宴会、宴毕、休息、告辞。文 秘人员常常要帮助上司举办各类宴会。打算宴会须要细心、细心和耐性。正式宴请应当完全 符合社交礼仪规则。文秘人员对参与宴会的每一个人都应落落大方，温柔爱护，不让任何人 受到冷落。文秘人员自始至终都要留意细微环

11、节问题。文秘人员应当打算一份备忘录，列出 须要解决的事项。项目或任务完成任务状况备注、提示负责人完成进度宴请人数是否落实？重要客人的陪伴、接待场地是否落实？场地布置是否落实？餐桌上的装饰品、姓名标签 是否落实?菜单选择是否落实？洒、饮料是否落实？款待员支配是否落实？男女比例？时间？特殊要求？供应者？特殊饮食要求?管理？接待人?现场音乐主桌和其他席位支配、席位卡签到桌和签到本门口的接待工作上司的特殊提示、要求（如发言稿）衣物寄存处、洗手间来宾的司机支配、车辆停放 意外状况（停电、客人洒醉等）专人负责?桌椅摆设、其他物品打算结束后清场办公室管理单元作业题（4）答案1、口头语言的基本特征：（1）语音

12、听过就马上消逝，但语义让人明白了，可能留在记忆中； 所以发声要清晰，尽可能说得通俗、生动、规范，使人一听就明白，并留下印象。（2）有重 音。口语中，须要强调的成分，都是通过重音表达的。（3）有歧义。因为汉字一音多字。（4） 口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同。比如，庄重的场合，口语应规范、简明些; 休息时间，口语可生动些，语调也可轻松、开心些。敬语运用的一般场合：（1）对于自己敬重的人，当然会运用敬语。（2）与并非熟识的人或 是在正式场合（生意场合或婚丧喜庆时的致词及谈话）也须要运用敬语。（3）敬语一般针对: 年长或比自己辈分高者；具有较高职务、职称或社会地位者；给（给过）自己恩惠者；

13、有求 于对方，或希望得到对方帮助，或好感者。2、社交合适的话题包括：（1）谈话双方都感爱好的、有共同利益的话题，如合作意向等;（2） 一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；（3）显示地方或民族色调 的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等；（4）比较高雅的话题，如 古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；（5）主动、健康的生活体验的话 题；（6）风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。社交不适合的话题包括：（1）应当忌讳的话题，如个人私生活等；（2）令人不快的话题, 如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等；（3）过于敏感的话题，如个人的特

14、殊生活习惯、 宗教信仰和政治观点的分歧等；（4）自己不甚熟识的话题，如对于专业问题略知皮毛就不应 当随意发挥；（5）夸耀自己的话题；（6）庸俗的、色情的话题；（7）不宜谈论的保密话题, 如涉及商业机密的话题。3、印章的运用的主要形式为：（1）落款章（2）更正章（3）证件章（4）骑缝章（5）骑边 章（6）密封章（7）封存章。落款章、骑缝章、更正章的运用范围：（1）落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明 作者的法定性和文件的有效性，（2）骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存 根连接处的骑缝线上。（3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后， 作为法定。4、收文处理的程序

15、：签收和拆封一一登记一一分送一一拟办一一批办一一承办一一催办一 一注办。分送的基本原则：（1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥文件或重大问题 的恳求、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导批阅或处理。（2）属于机关 日常事务性的已有分工的文件，或早有指示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工 范围送给有关部门或承办人阅办。（3）分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”, 连同文件一并送批。（4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，干脆交详细负责 人办理。（5）在文件份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的状况下，应按先办理、后阅知, 先主办、后协办，先正职、

16、后副职的次序分别批阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。5、类型：（1）按问题特征立卷，（2）按作者特征立卷，（3）按文种特征立卷，（4）按时间 特征立卷，（5）按地区特征立卷，（6）按通讯者特征立卷。按问题特征立卷的含义：将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面 或某一详细问题的联系和处理状况，运用最广泛。6、（1）通过设置档案室，可以供应档案原件或复印件，便利借阅或干脆阅读，（2）通过肯 定的制度和手续，如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等，可以供应档案外借，（3） 依据档案原件制发各种复制本，实行档案的有偿沟通，可以提高档案的利用率，（4）利用 所藏档案中的有关记载和资料，可以对申请者供应核实某种事实的书面证据，（5）以档案 为依据，文秘和档案人员可以对查询者的有关问题进行专业性的解答，供应询问服务，（6） 将档案书目印制成册，分发到有关部门，可以沟通信息，（7）通过举办档案展览，以充分 发挥档案的作用。