2023年物业公司采购管理制度(6篇).docx

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1、2023年物业公司采购管理制度(6篇) 书目 第1篇某物业公司选购管理程序 第2篇物业公司选购管理规定（13） 第3篇物业公司选购管理作业规程（4） 第4篇某物业公司选购管理制度 第5篇某物业公司选购管理运作程序 第6篇某物业公司选购物资管理规定 某物业公司选购管理程序 城市花园物业管理公司质量体系 -选购管理程序 1.目的 限制选购过程,保证所选购物资和服务符合质量要求. 2.范围 适用于公司内各类物资和服务的选购管理. 3.职责 3.1 总经理办公室后勤主管负责物资选购的实施,行政副主任负责物资选购的管理限制. 3.2 品质管理部负责组织对分供方进行评定和限制. 3.3 各部门质检员或专业

2、技术人员负责选购物资和服务的验收. 4.程序 4.1 依据选购物资对服务质量的影响程序,将选购物资分为三类: a类:对服务质量有重大影响的物资.如:土建材料、木材、机电设备等. b类:对服务质量有干脆影响的物资.如:消遣设施、花草树木、清洁物品用于客户水电设施修理运用物资等. c类:对服务质量无明显影响的物资.如:办公文具等 4.2 选购资料 4.2.1 物资运用部门负责供应选购资料,包括:规格、名称、价格、技术要求、相关国家、专业标准等. 4.2.2 总经理办公室后勤人员刚好收集选购资料,不断按分供方评估管理程序调整合格分供方名单,并保存选购资料. 4.3 选购安排审批 4.3.1 各物资运

3、用部门每月于25日前依据工作安排,填写物资申请单由部门经理签字后交总经理办公室后勤主管汇总后报总经理审批. 4.3.2 物资申请单包括:物资名称、规格、型号、等级、数量、价格、交货期、技术要求、检验方法等内容,必要时注明分供方名称. 4.3.3 安排审批后后勤主管支配仓管员依据库存状况制作全公司选购安排填写物资申请单. 4.3.4 后勤主管审核公司物资申请单,并将各部门物资申请单于26日前同时报总经理或其授权人审批. 4.3.5 审批工作在每月28日前完成. 4.3.6 选购员依据审批后的支配物资申请单及合格分供方名单实施选购.大批量集中选购于月底前完成. 4.3.7 后勤主管刚好将各部门物资

4、申请单中未列入全公司选购安排项目反馈到各部门. 4.3.8 应急物资的选购由部门经理、总经理助理审核后报总经理批准. 4.3.9 固定资产和高额物资选购需加专项报告. 4.3.10 各级管理选购物资审批权,按财务规定执行. 4.3.11 须要选购服务的部门提出服务选购申请,经部门经理、总经理助理审核后报总经理审批. 4.3.12 按分供方评估管理程序或设备(服务)合格分供方名单选择合格分供方. 4.3.13 按合同审批程序实施签订合约,合约必需明确我方要求,及双方担当的责任. 4.3.14 严格履约. 4.4 选购物资的验证 4.4.1 物资购进后,选购员应刚好通知质检员办理入库报检手续;库管

5、员依据物资申请单项目进行检验及入库登记,填写入库单,做好台帐记录. 4.4.2 质检员对物资进行验收时,若发觉物资有标识破损、遗失、模糊、物品受潮、水迹、油迹、裂开等异样,必需打开包装进行检验或向经理报告,填写物资验收单. 4.4.3 假如选购物资需在分供方供货处进行检验时,由后勤主管负责组织相关部门质检员与分供方联系,实施现场验证,仔细填写物资验收单. 4.4.4 假如客户提出对我公司分供方验证时,由后勤组负责双方联系,公司可以参考其看法,但客户的验证结果不能代替公司对选购物资的检验. 4.4.5 机电设备等技术性较强的物资验收由物资申请部门组织或指定专人验收其技术性能等. 4.4.6 运用

6、部门(人)在运用物资前应进行验收,以确保其质量符合要求. 4.4.7 服务质量验收由服务申请部门负责. 4.4.8 当出现不合格物资时,由质检员填写不合格物资处理单,并呈请部门经理审批,由选购员按审批看法处理执行. 4.4.9 对小批量选购的a、b类物及首次承接的分供方可实行全部检验的方法. 4.4.10 选购完成后选购的有关文件由运用部门及后勤各自保存备份以备查阅. 4.4.11 对选购服务不合格项由服务选购部门负责人依据合同等,要求分供方赔偿或返工. 4.5 物资的保管按仓库管理程序执行. 5.监督执行 由总经理办公室监督执行. 6.支持性和相关性文件 *s4.6-01-01 a、b、c类

7、物资合格供应商名单 *s4.15-01仓库管理程序 *s4.6-01-02 设备(服务)合格分供方名单 7.质量记录及表格 *s4.6-01-f1-01物资申请单 *s4.6-01-f2-01入库单 *s4.6-01-f3-01物资验收单 *s4.6-01-f4-01不合格物资处理单 物业公司选购管理规定（13） 物业公司选购管理规定(十三) 1.0目的 保证供方供应的物资和服务符合组织要求达到的规定标准,对产品服务的最终实现供应优质保障; 2.0适用范围 适用于公司对物资选购的限制及对评价、选择供方服务的管理; 3.0职责 3.1管理部依据实际状况,选择物资供应商和供方,并进行供方评审确定物

8、资供应商和供方名单; 3.2办公室负责员工标识、办公用品等物资的选购,管理部负责其它物资的选购;并分别制定物资选购安排单; 3.3各相关责任部门负责物业管理过程供方供应服务的限制; 3.4各仓库由各部门(管理处)负责管理,仓管员负责各类已选购物资的质量、数量、验收及选购物资的保存; 3.5总经理负责审批物资选购安排单; 4.0程序 4.1供方评审 4.1.1相关专业人员协作管理部选择物资供应商或服务供方,选择依据包括但不限于: a)公司现状及发展目标; b)供方基本状况,例如服务看法、营业执照及地理位置等,服务供方还应考察人员基本素养及服务水平是否能达到公司要求; 4.1.2管理部组织人员进行

9、供方评审,评审内容包括但不限于: a)营业执照和产品经营资格证书或执业资质证书; b)顾客满足率及行业中的声誉和口碑; c)有人员和设备能保证刚好供应配件和售后服务,从业人员的持证上岗率合格; d)评审时的物资样品质量达到100%,现场操作人员服务质量达到100%的合格; e)在保证质量的前提下考虑价格; f)评审完毕,管理部填写供方评审报告; 4.1.3评审合格的物资供应商在合格物资供应商名单中登记,合格服务供方在合格供方名单中登记。不合格者,由管理部填写不合格报告不予登记,合格物资供应商名单和合格供方名单由管理部编制,总经理审批; 4.1.4管理部对评审合格的物资供应商和供方每年进行复评,

10、填写物资供应商评价报告和供方评价报告以保证其持续供应合格产品的实力,复评不合格者,应从合格物资供应商名单和合格供方名单中除名。 4.2各部门、小区与合格的服务供方签订服务分包合同时在合同中应明确: a)供应服务的范围、期限、质量要求; b)公司对供方所供应服务的监督方法和供方的保证措施; c)双方的权利和义务; d)违约责任,赔偿等事项; 4.3当合格物资供应商和供方在供应产品或服务中出现问题时,各责任部门应会同选购人员实行以下措施,以保证产品、服务符合要求: a)与供应商或供方沟通,要求其实行订正措施将出现不合格产品的机率降至最低,必要时向其供应肯定的帮助。 b)严密选购的验证或检验过程,严

11、格监控供方供应服务的过程。 c)依据合同限制或停止物资供应商供货/供方的服务,并从合格物资供应商名单和合格供方名单中另选供应商或供方以保证产品实现。 4.4 选购 4.4.1每月底各部门(管理处)制定下月物资需求安排交综合办; 4.4.2综合办依据各部门(管理处)的物资需求安排制定公司下月, 物资选购安排单,物资选购安排单应包括:选购物资的名称、型号、规格、数量及所购物资的质量等级和要求; 4.4.3选购人员依据物资选购安排单内容在合格物资供应商名单中选购,假如该物资无法在合格的物资供应商中选购时,选购人员应上报综合办经理,由综合办经理组织人员重新选择物资供应商进行临时评审,临时评审准则依据实

12、际状况而定,至少应包括供方评审内容中的a、d项; 4.4.4各部门(管理处)每月初按本部门(管理处)本月物资需求安排到公司仓库领取本月所需物资,如遇突发事务需另外购买时,部门(管理处)负责人可确定临时购买,但应向综合办经理说明,各小区管理处主任可确定单价在200元(含200元)以下物资的选购,大厦管理处主任可确定单价在500元(含500元)以下物资的选购; 4.4.5服务供方项目应由相关部门依据顾客要求进行评审,并填写服务分包申请安排、服务分包申请安排单包括:服务项目范围、质量要求、期限等,经授权人审批后报管理部。 4.4.6综合办依据服务分包申请安排单内容在合格的供方名单中选择适当的供方。

13、4.5物资的验证与接收。 4.5.1全部选购的物资,由有关选购部门或申购部门依据详细产品验收的必要性和选购文件、资料和验证标准分别对产品进行验证,并记录验证结果,刚好通知仓管员进行检验和入库,仓管员按选购物资检验规程进行验收。 4.5.2假如有必要在供方现场检验时,应检验合格后进行记录才赐予放行。 4.5.3对于服务分包项目应由分管部门在服务过程中对其服务质量进行定期和不定期检查,其中属一次性分包服务项目如:外墙清洗,管理处必需加强过程的连续监控和实行竣工验收,明确其是否符合有关规定和合同的要求。 5.0相关文件 a)合格物资供应商名单qr-c b)合格供方名单qr-c c)服务分包合同 d)

14、物资供应商评价报告qr-c e)供方评价报告qr-c f)物资选购安排单qr-c g)服务分包申请安排单qr-c h)选购物资检验规程 i) 供方评审报告qr-c 物业公司选购管理作业规程（4） 物业公司选购管理标准作业规程(四) 1.目的 规范公司选购按理工作,确保公司选购物品符合规定要求。 2.适用范围 适用于物业管理公司及下属管理处的选购管理工作。 3.职责 (1)经营部选购员负责物品的选购工作。 (2)公司/管理处仓库管理员负责物品申购安排的制定,物品的验收,出、入仓手续的办理以及库存物品的保管工作。 (3)公司财务部经理负责物品申购安排的审核。 (4)管理处经理负责零星物品、应急物品

15、的选购审批。 (5)公司总经理负责申购安排的审批。 4.程序要点 (1)物品选购的申请范围 a)凡公司为供应服务、管理所须要的有形物料、工具等,均属选购申请范围。 b)下列有形产品如公司仓库无储存时,应提出选购安排; *公用设备设施、装置运行、维护保养、检修和更新所需的材料、配件、组件、单机和整机; *为便于服务和管理所需添置的设备、设施、装置; *房屋本体及其他公共配套设施修缮所需的材料。 (2)物品选购的申报程序 a)安排选购物品的申报程序: *仓库管理员应于每月25日前依据仓库管理标准作业规程中的相关限额规定编制下月物品申购安排表; *物品申购安排表,应于每月26日交公司财务部经理依据仓

16、库管理标准作业规程中的相关规定进行审核; *审核无误的物品申购安排表报公司总经理审核; *公司总经理审批同意的物品申购安排表交经营部选购员按安排购买。 b)零星物品的申购: *零星物品的标准: -常用品以外的; -数量较少的; -仓库中没有储存的; *零星物品的申报程序: -由运用部门填写零星物品申购单; -管理处会计审核; -零星物品单位价值在500元以内的,由管理处经理审批; -零星物品单位价值在500元以上的,报公司总经理审批; -审批手续完整的申购单交公司选购员购买。 c)应急物品的申报程序: *应急物品的标准: -突发性急用物品; -仓库中没有储存的; *应急物品的申报程序: -运用

17、部门填写应急物品申报单; -物品单位价值在1000元以下的,申购单交管理处经理审批; -物品单位价值在1000元以上的,申购单交公司总经理审批; -审批同意后交公司选购员购买。 (3)物品选购的时效 a)通用物品的选购。原则上应在3个工作日内完成,特别状况报经营部经理或管理处经理同意后另行处理。 b)特别物品的选购。原则上应在5个工作日内完成,特别状况报经营部经理或管理处经理同意后另行处理。 c)零星物品的选购。原则上应在1个工作日内完成,特别状况报经营部经理或管理处经理同意后另行处理。 d)应急物品的选购。原则上应在3个小时内完成,特别状况报经营部经理或管理处经理同意后另行处理。 (4)物品

18、选购程序 a)公司选购员在选购物品时,应按物品难标准作业规程中的相关要求选择所需物品。 b)公司选购员在选购物品时,应根据分供方评审与管理标准作业规程中的相关规定选择评审合格的分供商。 c)批量物品的选购: *选购员凭审批手续完整的选购安排单到公司财务部根据备用金管理标准作业规程中的相关规定借支物品选购资金或支票; *选购单位数量在10个以上的物品时,原则上应通过评审合格的供应商送货上门; *选购量不大或其他缘由使供货商不能送化上门的,由选购员到评审合格的分供商处购买; *选购价值在50元以上物品时,选购员必需要求供应商供应正式的商品销售发票; *选购员在合格供应商处购买不到的物品,应做到货比

19、三家,争取选购物料质优价廉。 d)零星物品的选购: *选购员凭审批手续完整的零星物资申购单,到管理处财务部办理物品选购借支手续; *管理处财务部的相关人员根据备用金管理标准作业规程中的相关规定借支现金或支票; *选购员原则上应到评审合格的供应商处购买,如合格供应商处没有所需物品,应到物优价廉的正规商店购买; *购买价值在50元以上的物品,应要求供货方供应正式商品销售发票。 e)应急物品的选购: *选购员凭审批完整的应急物品申购单到管理处财务部办理借支手续; *管理处财务部相关人员根据备用金管理标准作业规程中的相关规定借支现金或支票; *选购员应到距离公司较近的正规商店购买。 f)选购员应将选购

20、回来的物品根据仓库管理标准作业规程中的相关规定刚好送交仓库办理验收入库手续。 g)物品选购发生的费用,由选购员根据费用报销审核标准作业规程中的相关规定到财务部办理费用报销手续。 (5)物品选购资料的保管 a)物品选购的申报资料由经营部选购员长期保存。 b)物品选购的发票及验收资料等,由公司财务部或仓库相关人员于月末汇总后,在公司财务部或仓库加密长期保存。 (6)本规程的执行状况,作为相关人员绩效考评的依据之一。 5.记录 物品选购安排表 6.相关支持性文件 a)仓库管理标准作业规程 b)备用金管理标准作业规程 c)物品验证标准作业规程 d)分供方评审与管理标准作业规程 e)费用报销审核标准作业

21、规程 某物业公司选购管理制度 1.0 总则 1.1目的 为了规范公司选购行为,兼顾效率及成本,在保证公司日常运营所需物资按时、按质、按量交付运用的前提下,降低风险,削减交易成本,保持并保证对供应商的谈判实力,以获得较优性价比的选购物资,特制定本制度。 1.2 适用范围 本制度适用于*物业管理有限公司经营活动所需的全部物资的选购管理。 2.0 选购职能部门划分 2.1物资运用部门:负责申购单的申报及物资质量的把关。 2.2选购部门:负责物资详细的选购以及选购资料的管理。 2.3仓库管理部门:负责选购物资的数量、外观质量的验收。 2.4财务部门:负责选购货款的支付结算。 2.5总经理:负责权限内的

22、选购、货款的审批和超出权限范围的审核,以及选购的监督。 2.6集团选购部:对选购的监督和检查。 3.0 选购管理 3.1选购物资分类 3.1.1a类物资:办公用品类物资。为满意公司正常办公而所需的it设备、备件、网络设备及备件、开发工具、软件产品、:计算机外设与耗材及其维护服务;公司用车辆、家具、办公设备、办公文具、办公耗材、印刷类产品、礼品、财产保险、场地修饰、设施维护以及其它行政类物资及服务。 3.1.2b类物资:工程水电类物资。为满意各小区物业维护而须要的各种水电配件、土建施工常用品。 3.1.3c类物资:清洁绿化类。包括小区清洁所需常用设备、工具、消耗品;小区绿化所需的设备、工具、消耗

23、品、补种的花草、树木以及维护。 3.1.4d类物资:劳保类物资。包括办公室、保安、绿化、工程、清洁等全集职工的工服及劳动爱护用品。 3.1.5e类物资:固定资产类物资。会同集团选购部统一选购。 凡本制度定义范畴内的选购物资类型,均根据本制度执行。未包括物资管理应参照本制度逐步统一集中管理。 3.2购方式 3.2.1安排选购:各部门依据正常经营活动、以及工作安排于每月25日编制申购安排,并填写申购单报主管经理、管理处经理审核后,报总经理审批,如超出审批权限,上报集团审批。 3.2.2紧急选购:选购人员得到总经理口头允许,可以先行选购,而后补办申购单手续。 3.3选购流程 申请人填写申购单-主管审

24、核-区域经理审核-总经理审批-选购人员按安排选购-物资运用部门和仓库验收接受-选购人员办理财务等相关手续并登记管理。 3.4选购审批权限 3.4.1为提高工作效率,选购在2000元以下的,由总经理审批权后,可进行选购; 3.4.2选购在2000以上的由总经理审批后,报集团总经理或总经理授权人审批,方可进行选购。 3.5选购价格管理 3.5.1采纳货比三家的方法:由选购人员与运用人员对市场价格进行调查,向几家供应商发放询价表,进行比价、议价到最终定价,并做好询价、定价表的管理。 3.5.2由集团选购部供应价格参考表,再进行市场询价、定价。 3.6选购实施 3.6.1选购人员依据审批的申购单,依据

25、实际状况,进行询价、定价后,确定供应商,进行选购。 3.6.2大宗用品或长期需用物资,与有关厂家、供应商签订长期供货协议,以保证质量以及合理的价格供应。 3.6.3与集团选购部保持信息共享,做好物资选购保障工作。 3.6.4原则上选购人员应找寻至少三家以上的供应商,进行各方面的比较后再确定最终供应商。 3.7选购货款的支付与报销 3.7.1选购人员报销时,必需具备正式发票、手续齐备的申购单、送货单、仓库的入库单。 3.7.2由经办人在发票上签字确认、主管经理审核、财务经理审核、总经理审批后,由财务部负责支付结算工作。 3.8选购协议和合同以及各种选购资料的管理 3.8.1长期供应商。要求其供应

26、营业执照复印件,都要与公司签订供货协议(合同),以确保其供应物资的质量、规格以及价格的合理性。 3.8.2临时供应商。要求与其达成口头协议,保证物资质量、规格以及价格的合理性。 3.8.3表格管理。规范各种表格,做好各种表格的管理 4.0 供应商管理 4.1建立供应商档案。做好原始询价表的管理,以及对供应商定期评价,包括产品质量、价格、送货时间观念等各项评价。 4.2不达标的供应商。刚好调整,削减对公司的损失。 5.0 选购的监督和检查 5.1选购人员每月5日向集团选购部上报月度选购报告,每年1月20日向集团选购部上报年度选购报告。 6.0 选购人员职业规范 6.1本规范适用于选购人员及公司其

27、它部门干脆或间接参加选购工作人员(以下统称为选购人员)。 6.2选购人员应以公司利益为己任,不允许向供应商索要礼品或接受礼品,以及私自收受其它个人利益,一经发觉,公司:将依据有关规定处理直至予以辞退。 6.3选购人员只有在合理的工作缘由状况下,经主管经理认可后,方可接受供应商的宴请;在选购谈判过程中,无论任何缘由,都不允许接受供应商的邀请。 6.4选购人员只有在有利于商业合作及协调工作的前提下,方可接受供应商的邀请,前往参观公司、观摩产品展示公开商务活动。 6.5选购人员代表公司形象,对于供应商方面的工作人员,应当做到有礼有节,公允对待,不允许高傲的举止和不公允的看法。 6.6选购人员在与供应

28、商的谈判过程中,应严格遵守保密制度,杜绝随意或无意的泄密行为。 6.7对违反本制度的行为,公司有权进行处理,包括必要时对严峻违反本制度的员工解聘,情节严峻的移交司法机构处理。 7.0 附则 7.1本制度由公司办公室负责说明; 某物业公司选购管理运作程序 e物业公司选购管理运作程序 一、物料金额在500元以上的按下列程序办理: 1、申购单位到经理助理处填写材料申购单,并按申购单备注说明仔细填写。 2、经理助理审核。 3、由经理助理报经理审批。 4、由办公室报公司领导审批。 5、申购单位凭审批报告选购相应物品,凭审批报告和入库验收单及发票到经理助理处按费用报销审核标准作业规程办理费用报销手续。 二

29、、物料金额在500元以下的按下列程序办理: 1、申购单位到经理助理处填写材料申购单,并按申购单备注说明仔细填写。 2、经理助理审核。 3、由经理助理报经理审批。 4、申购单位凭审批的申购单选购相应物品,凭审批的申购单和入库验收单及发票到经理助理处按费用报销审核标准作业规程办理费用报销手续。 三、购买物品借款按下列程序办理: 1、修理部在物业财务可办理借款手续。其他单位可实行先购物后报账,或者联系供货商干脆送货上门,也可到公司财务办理借款手续。 某物业公司选购物资管理规定 物业公司选购物资管理规定 1、各部门每周六上午把下周选购预算和工作快报一起上交总经理批准 2、按批准预算,由运用部门填写申购

30、单,部门经理签字后,送选购部进行询价,原则上以货比三家及以最佳质量、最合理价格取舍,在可能范围内附上报价单及说明书,然后送财务经理审核及总经理审批,以此作为选购依据,经财务经理和总经理批准后,购买入库; 3、未经批准的选购申请单一律不准选购,禁止先买后批; 4、如有预算之外的紧急选购或临时选购,需报总经理批准,如无总经理批准,选购部一概不予受理; 5、为提高选购工作效率和部门协调,各部门物资需求一般需提前3天报单; 6、每周一和每周三为选购申报日,各部门在此两天将申购单交选购部; 7、为便于选购工作流转,每周二及周四10:00-11:0014:00-15:00拟定为请示财务经理和总经理审批申购单时间; 8、实行部门成本核算限制制度,即各部门购买、领用物资费用(单项、小额款)由各部门自行限制,如当月成本超出预算或规定标准将由责任人担当赔偿责任; 9、各部门申购单上需注明物资规格、数量、尺寸、用途、材质及特别要求等,以便利选购,如发生选购失误(重复购买、选购过剩、多余购买等),将由相应责任人赔偿。 签署人:*物业管理有限公司