采购控制及付款控制制度.pdf

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1、采 购 控 制 制 度 第 1章 总 则 第 1条 目 的 明 确 采 购 方 式、采 购 数 量、采 购 订 单、供 应 商 选 择 等 各 项 规 定，确 保 采 购 过 程 透 明 化。第 2 条 责 权 单 位 1.采 购 部 负 责 本 制 度 的 制 定、修 改、废 除 等 工 作。2.总 裁 负 责 本 制 度 制 定、修 改、废 除 等 的 审 批。第 2 章 采 购 方 式 控 制 第 3 条 采 购 方 式 分 类 1.订 单 采 购 方 式(1)采 购 部 根 据 批 准 的 请 购 单 签 发 订 购 单，订 购 单 上 注 明 求 购 商 品 或 劳 务 的 具 体

2、项 目、价 格、数 量、交 货 时 间 等，送 交 供 应 商 并 表 明 购 买 意 愿。(2)供 应 商 按 照 订 单 上 面 的 要 求 生 产 和 供 应 商 品 或 劳 务。(3)订 单 在 提 交 给 供 应 商 之 前 应 由 财 务 部 门 检 查 订 单 的 合 理 性。2.合 同 订 货 方 式(1)采 购 部 与 供 应 商 通 过 谈 判 就 采 购 的 货 物 的 质 量、数 量、价 格 水 平、运 输 条 件、结 算 方 式 等 项 内 容 达 成 一 致，并 且 以 购 销 合 同 的 形 式 确 定 下 来。(2)供 应 商 按 合 同 提 供 货 物 并 取

3、 得 货 款，企 业 按 合 同 验 收 货 物 并 支 付 款 项。3.直 接 采 购 方 式 采 购 人 员 根 据 批 准 的 请 购 单，就 其 所 列 货 物 直 接 向 供 应 商 购 买 的 一 种 采 购 方 式。4.比 质 比 价 采 购 方 式 选 择 三 家 以 上 的 供 应 商，就 其 质 量、价 格、供 货 期 等 进 行 对 比 分 析，在 符 合 质 量 标 准 的 前 提 下，选 择 价 格 最 低 的 供 应 商。5.紧 急 采 购 方 式 因 紧 急 情 况，需 要 以 最 快 的 速 度 使 采 购 商 品 或 劳 务 到 位。紧 急 采 购 方 式 一

4、 般只 有 在 临 时 性、突 发 性 需 要 时 方 可 采 用。第 4 条 采 购 方 式 选 择 1.根 据 商 品 或 劳 务 的 性 质 及 其 供 应 情 况 确 定 采 购 方 式。2.一 般 商 品 或 劳 务 的 采 购 应 采 用 采 购 订 单 或 合 同 订 货 等 方 式。3.小 额 零 星 商 品 或 劳 务 等 的 采 购 可 以 采 用 直 接 购 买 等 方 式。4.重 要 的 商 品 或 劳 务 以 及 政 策 性 采 购 等 应 当 经 过 决 策 论 证 和 特 殊 的 审 批 程 序 后，采 用 订 单 或 合 同 方 式 或 者 比 质 比 价 方

5、式。5.大 宗 原 料、然 料 和 辅 料 的 采 购、基 建 或 技 改 项 目 主 要 物 资 的 采 购 以 及 其 他 金 额 较 大 的 大 宗 物 资 采 购 采 用 比 质 比 价 采 购 方 式。第 3 章 采 购 数 量 控 制 第 5 条 采 购 数 量 应 该 严 格 按 照 采 购 计 划 进 行 确 定。第 6 条 采 购 员 应 审 查 每 一 份 请 购 单 的 请 购 数 量 是 否 在 控 制 限 额 的 范 围 内。第 7 条 检 查 使 用 商 品 和 获 得 劳 务 的 部 门 负 责 人 是 否 在 请 购 单 上 签 字 同 意。第 8 条 对 于

6、需 大 量 采 购 的 原 材 料、零 配 件 等，必 须 做 各 种 采 购 数 量 对 成 本 影 响 的 分 析，将 各 种 请 购 进 行 有 效 的 归 类，然 后 利 用 经 济 批 量 法 来 测 算 成 本。第 9 条 对 于 请 购 数 量 不 大，或 者 零 星 采 购 的 商 品，采 购 批 量 的 成 本 分 析 控 制 可 对 照 资 金 预 算 来 执 行。第 4 章 采 购 时 间 控 制 第 10条 采 购 时 间 包 括 请 购 单 的 报 送 审 批 时 间、订 单 处 理 时 间、供 应 商 备 货 时 间、运 货 时 间、验 收 时 间 和 入 库 时

7、间 等。第 11条 根 据 请 购 性 质 和 采 购 方 式 确 定 具 体 的 采 购 时 间。1.现 用 现 购 商 品 或 劳 务 从 实 际 使 用 或 需 要 日 期 算 起，倒 算 出 合 理 的 采 购 时 间。2.以 最 佳 成 本 为 原 则 确 定 最 经 济 的 订 货 方 式 采 购 时 间 通 常 是 按 照 库 存 量 控 制 的 方 法 确 定 采 购 时 间。3.保 险 储 备 量 和 定 量 当 某 一 商 品 达 到 订 货 点 时 就 是 采 购 时 间。第 12条 对 采 购 时 间 的 控 制 是 防 止 正 常 的 业 务 活 动 被 推 迟，或

8、者 过 早 地 使 现 金 被 使 用 而 形 成 过 大 的 存 量 资 产。第 13条 采 购 时 间 的 控 制 由 仓 库 管 理 部 门 运 用 经 济 批 量 法 和 分 析 最 低 存 货 点 来 进 行，但 当 请 购 单 已 经 提 出，采 购 员 应 及 时 处 理 请 购 单，并 将 处 理 结 果 及 时 通 知 仓 库 管 理 部 门。第 5 章 供 应 商 选 择 第 14条 供 应 商 初 步 评 价 1.采 购 部 与 使 用 部 门 根 据 企 业 实 际 需 求 寻 找 适 合 的 供 应 商，同 时 收 集 多 方 面 的 资 料，如 质 量、服 务、交

9、货 期、价 格 作 为 筛 选 的 依 据，并 要 求 有 合 作 意 向 的 供 应 商 填 写“供 应 商 基 本 资 料 表”。2.采 购 员 对“供 应 商 基 本 资 料 表”进 行 初 步 评 价，挑 选 出 值 得 进 一 步 评 审 的 供 应 商，填 写 供 应 商 候 选 名 单，交 采 购 经 理 审 核。3.选 择 供 应 商 标 准（1）供 应 商 应 有 合 法 的 经 营 许 可 证，应 有 必 要 的 资 金 能 力。（2）供 应 商 按 国 家（国 际）标 准 建 立 质 量 体 系 并 已 通 过 认 证。（3）有 良 好 的 售 前、售 后 服 务 措 施

10、 和 服 务 意 识。（4）具 有 足 够 的 生 产 能 力，能 满 足 本 企 业 经 营 需 要。（5）同 等 价 格 择 其 优，同 等 质 量 择 其 廉，同 价 同 质 择 其 近。4.采 购 员 在 对 供 应 商 进 行 初 步 评 审 时，需 确 定 采 购 的 物 资 是 否 符 合 国 家 法 律 法 规 的 要 求 和 安 全 要 求，对 于 有 毒 品、危 险 品，需 要 求 供 应 商 提 供 相 关 证 明 文 件。第 15条 供 应 商 现 场 评 审 1.采 购 部 会 同 使 用 部 门、请 购 部 门、生 产 部 门、质 量 管 理 部 门、技 术 部 门

11、 以 及 财 务 部 门 共 同 进 行 供 应 商 的 现 场 评 审，并 提 出 相 应 的 意 见 和 建 议。2.供 应 商 评 价 内 容（1）采 购 部 主 要 负 责 评 价 供 应 商 的 资 质、经 营 状 况、信 用 等 级 及 服 务 等 方 面。（2）财 务 部 主 要 负 责 评 价 供 应 商 要 求 的 付 款 条 件 等。（3）使 用 部 门、质 量 管 理 部 门 主 要 负 责 评 价 供 应 商 提 供 商 品 的 质 量。（4）上 述 所 有 部 门 共 同 对 采 购 的 价 格、交 货 时 间 进 行 评 价。3.适 用 范 围（1）根 据 所 采

12、购 物 资 对 企 业 经 营 的 重 要 程 度，将 采 购 的 商 品 分 为 关 键、重 要、普 通 三 个 级 别，不 同 级 别 实 行 不 同 的 等 级 控 制。(2)必 须 对 提 供 关 键 与 重 要 材 料 的 供 应 商 进 行 现 场 评 审。(3)对 于 普 通 物 资 的 供 应 商，无 需 进 行 现 场 评 审。(4)紧 急、小 额 零 星 的 采 购，由 使 用 部 门 直 接 提 出 申 请，采 购 员 进 行 市 场 调 查 后，直 接 选 择 供 应 商，经 采 购 经 理 审 批 后，进 行 采 购。第 16条“供 应 商 质 量 保 证 协 议”的

13、 签 定 1.采 购 部 负 责 与 现 场 评 审 合 格 的 关 键、重 要 材 料 的 供 应 商 和 普 通 物 资 供 应 商 签 定“供 应 商 质 量 保 证 协 议”。2.“供 应 商 质 量 保 证 协 议”一 式 两 份，双 方 各 执 一 份，作 为 供 应 商 提 供 合 格 物 资 的 一 种 契 约。第 17条 样 品 需 求 与 供 应 商 送 样 1.如 有 样 品 需 求，由 采 购 员 通 知 供 应 商 送 交 样 品，使 用 部 门、质 量 管 理 部 门 等 相 关 人 员 需 对 样 品 提 出 详 细 的 质 量 要 求，如 品 名、规 格、包 装

14、 方 式 等。2.样 品 应 为 供 应 商 正 常 经 营 情 况 下 的 具 有 代 表 性 的 商 品，数 量 应 多 于 两 件。第 18条 样 品 确 认 1.样 品 在 送 达 企 业 后，由 验 收 人 员 及 使 用 部 门 完 成 样 品 的 质 量、性 能、尺 寸、外 观 等 方 面 的 检 验，并 填 写“样 品 签 样 试 用 回 单”。2.经 确 认 合 格 的 样 品，需 在 样 品 上 贴“样 品 标 签”，并 注 明 合 格 或 不 合 格，标 识 检 验 状 态。3.合 格 的 样 件 至 少 为 两 件，一 件 返 还 供 应 商，一 件 留 在 采 购 部

15、 作 为 今 后 检 验 的 依 据。第 19条 确 定 合 格 供 应 商 名 单 1.采 购 员 根 据 现 场 评 审 结 果 和 样 品 检 查 结 果 选 择 合 格 供 应 商，无 需 进 行 现 场 评 审 的，直 接 填 写 合 格 供 应 商 名 单 后，交 采 购 经 理 审 核。2.采 购 经 理 审 核 无 误 后，交 总 裁 审 核。3.原 则 上 一 种 商 品 需 两 家 或 两 家 以 上 的 合 格 供 应 商，以 供 采 购 时 选 择。4.唯 一 供 应 商 或 独 占 市 场 的 供 应 商，可 直 接 列 入“合 格 供 应 商 名 单”。第 6 章

16、订 单 的 控 制 第 20条 选 定 合 格 的 供 应 商 后，采 购 员 在 合 格 的 供 应 商 名 单 内 找 出 合 适 的 供 应 商 进 行 采 购。第 2 1条 采 购 价 格 审 核 1.财 务 部、使 用 部 门 等 相 关 部 门 负 责 审 核 采 购 价 格，并 报 财 务 总 监、总 裁 审 批。2.对 所 有 超 过 规 定 价 格 的 订 单 必 须 经 过 总 裁 特 殊 审 批。第 2 2条 条 款 审 核 财 务 部 门 对 采 购 订 单 进 行 审 核，特 殊 条 款 必 须 由 法 律 办 公 室 或 专 业 法 律 顾 问 把 关。第 2 3条

17、 合 同 审 批 根 据 采 购 授 权 审 批 制 度 的 相 关 规 定，报 相 关 人 员 按 权 限 进 行 审 批。第 2 4条 登 记 采 购 订 单 1.采 购 员 应 该 按 编 号 编 制 采 购 订 单。一 式 四 联。(1)一 联 提 出 请 购 部 门，以 便 让 请 购 部 门 验 证 订 单 的 内 容 是 否 符 合 他 们 的 要 求。(2)一 联 提 交 质 量 管 理 部 门，一 联 提 交 仓 库 保 管 部 门，作 为 验 收 的 标 准。(3)一 联 提 交 财 务 部，作 为 入 账 凭 证。2.采 购 员 要 及 时 对 采 购 订 单 进 行 归

18、 档，在 采 购 订 单 每 月 存 档 时 应 检 查 已 处 理 的 采 购 汀 单 是 否 连 续 编 号。3.定 期 汇 总 所 有 被 取 消 和 修 改 过 的 订 单，并 编 制 报 表。4.定 期 汇 总 所 有 未 完 成 的 采 购 申 请，并 编 制 报 表。第 7 章 附 则 第 2 5条 本 制 度 经 总 裁 审 批 后，自 颁 布 之 日 起 执 行。第 2 6条 本 制 度 由 采 购 部 负 责 解 释。付 款 控 制 制 度 第 1 章 总 则 第 1条 为 规 范 企 业 商 品 采 购 付 款 业 务 的 内 部 控 制 管 理，特 制 定 本 制 度。

19、第 2 条 本 制 度 由 采 购 部 制 定、修 改，报 总 裁 审 批 后 执 行。第 3 条 企 业 应 当 按 照 现 金 管 理 暂 行 条 例、支 付 结 算 办 法 和 内 部 会 计 控 制 规 范 资 金（试 行）等 规 定 办 理 采 购 付 款 业 务。第 2 章 付 账 控 制 中 单 据 的 审 核 第 4 条 财 务 部 门 在 办 理 付 款 业 务 时，应 当 对 采 购 发 票、结 算 凭 证、验 收 证 明 等 相 关 凭 证 的 真 实 性、完 整 性、合 法 性 及 合 规 性 进 行 严 格 审 核。第 5 条 真 实 性 审 核。1.应 付 账 款

20、会 计 应 确 定 原 始 凭 证 是 否 虚 假，是 否 存 在 伪 造 或 者 涂 改 等 情 况。2.核 实 原 始 凭 证 所 反 映 的 经 济 业 务 是 否 发 生 过，是 否 反 映 了 经 济 业 务 事 项 的 本 质 等。第 6 条 合 法 性 审 核。审 核 原 始 凭 证 所 反 映 的 经 济 业 务 事 项 是 否 符 合 国 家 有 关 法 律、法 规、政 策 和 国 家 统 一 会 计 制 度 的 规 定 等。第 7 条 合 规 性 审 核。审 核 原 始 凭 证 是 否 符 合 有 关 规 定，如 是 否 符 合 预 算，是 否 符 合 有 关 合 同，是

21、否 符 合 有 关 审 批 权 限 和 手 续，以 及 是 否 符 合 单 位 的 有 关 规 章 制 度，有 无 违 章 乱 纪、弄 虚 作 假 现 象 等。第 8 条 完 整 性 审 核。根 据 原 始 凭 证 所 反 映 的 基 本 内 容 的 要 求，审 核 原 始 凭 证 的 内 容 是 否 完 整，手 续 是 否 齐 备，应 填 写 的 项 目 是 否 齐 全，填 写 方 式、填 写 形 式 是 否 正 确，有 关 签 章 是 否 具 备 等。第 9 条 除 对 上 述 5、6、7、8 条 审 核 外，还 应 对 原 始 凭 证 的 正 确 性 进 行 审 核，即 审 核 原 始

22、凭 证 的 摘 要 和 数 字 是 否 填 写 清 楚、正 确，数 量、单 价、金 额 的 计 算 有 无 错 误，大 小 写 金 额 是 否 相 符 等。第 3 章 付 账 控 制 中 的 现 金 使 用 第 1 0条 现 金 使 用 范 围。1.向 个 人 收 购 农 副 产 品 和 其 他 物 资 的 价 款。2.结 算 起 点 以 下 的 零 星 采 购 支 出 价 款。第 11条 现 金 使 用 方 法。1.采 购 付 款 中 零 星 的 采 购 需 要 支 付 现 金 的，采 购 员 向 财 务 部 提 出 申 请。2.财 务 部 根 据 企 业 现 金 使 用 规 定 从 库 存

23、 现 金 限 额 中 支 付 或 者 从 开 户 银 行 提 取 后 支 付。3.财 务 人 员 不 得 从 企 业 的 现 金 收 入 中 直 接 支 付（即 坐 支），需 要 坐 支 现 金 的 需 报 经 开 户 银 行 批 准。4.因 采 购 地 点 不 确 定、交 通 不 便 等 特 殊 情 况，办 理 转 账 结 算 不 便，必 须 使 用 现 金 支 付 时，应 向 开 户 银 行 提 出 书 面 申 请，由 企 业 财 务 部 门 负 责 人 签 字 盖 章，开 户 银 行 审 批 后，予 以 支 付 现 金。第 4 章 付 账 控 制 第 1 2条 采 购 员 在 付 款 时

24、，应 得 到 采 购 经 理、验 收 储 存、财 务 部 门 等 部 门 负 责 人 的 相 应 确 认 或 批 准。第 1 3条 一 切 购 货 业 务 应 编 制 购 货 订 单，购 货 订 单 应 通 过 有 关 部 门（如 采 购 部、生 产 部、销 售 部、总 裁 等）签 单 批 准。订 单 副 本 应 及 时 提 交 财 务 部 门。第 1 4条 收 到 货 物 并 验 收 后，验 收 员 应 编 制 验 收 报 告，验 收 报 告 必 须 按 顺 序 编 号，验 收 报 告 副 本 应 及 时 送 交 采 购 部 和 财 务 部。第 1 5条 收 到 供 应 商 发 票 后，采

25、购 员 将 供 应 商 发 票 与 购 货 订 单 及 验 收 报 告 进 行 比 较，确 认 货 物 种 类、数 量、价 格、折 扣 条 件、付 款 金 额 及 方 式 等 是 否 相 符,核 对 无 误 后 交 财 务 部。第 1 6条 财 务 部 将 收 到 购 货 发 票、验 收 证 明、结 算 凭 证 与 购 货 订 单、购 货 合 同 等 进 行 复 核，检 查 其 真 实 性、合 法 性、合 规 性 和 正 确 性。第 1 7条 采 购 付 款 实 行 付 款 凭 单 制。有 关 现 金 支 付 须 经 采 购 部 门 填 制 应 付 凭 单，并 经 财 务 经 理 审 核，财

26、务 总 监 和 总 裁 按 权 限 审 批。第 1 8条 已 确 认 的 负 债 应 及 时 支 付，以 便 按 规 定 获 得 现 金 折 扣，加 强 与 供 应 商 的 良 好 关 系，并 维 持 企 业 信 用。第 19条 财 务 部 应 该 按 照 应 付 账 款 总 分 类 账 和 明 细 分 类 账 按 月 结 账，并 且 互 相 核 对，出 现 差 异 时 应 编 制 调 节 表 进 行 调 节。第 20条 财 务 部 按 月 从 供 应 商 处 取 得 对 账 单，将 其 与 应 付 账 款 明 细 账 或 未 付 凭 单 明 细 表 互 相 核 对，并 查 明 发 生 差 异 的 原 因。