外贸函电1课件.ppt

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1、外贸英语函电Introduction主讲教师：孙晓程主讲教师：孙晓程 School of Manage Management and Social ScienceSchool of Manage Management and Social Science本课程是国际贸易专业的核心业务课程之一，是一门将英语与外贸业务相结合的课程。本课程通过介绍外贸实务流程中各种英文业务函件，电子邮件、传真以及其它方式的写作格式，商业术语和各种不同的表达方法，并通过介绍对外贸易各环节的具体操作方法，使学生在提高英语水平的同时，熟练掌握对外贸易业务中常用的基本术语及表达技能，培养和提高他们的对外贸易业务工作能力。课

2、程简介学习目的外贸业务的标准过程，涉及以下主要环节：发展新客户、建立贸易关系的途径，从而开拓新市场如何进行询购某商品怎样报盘和还盘怎样灵活运用付款方式如何做到重合同守信用怎样去审查信用证，做到不出差错，并根据具体情况提出改证、展证要求如何进行货物包装、运输、及保险在索赔和理赔事件中做到有理、有利、有节教学内容本课程主要通过学习大量外贸实务基本环节中有代表性的信例来掌握术语、表达法及书写技巧。外贸实务基本环节有：建立业务关系和资信调查、询盘、报盘和报价、还盘、下订单，履行订单、支付、包装和运输、信用证的修改和展期、索赔和解决索赔等。外贸函电是一门实践操作性很强的课程要达到正确拟写外贸业务信函的目

3、的，仅有理论是远远不够的，必须学习大量外贸实务中有一定代表性的信函，深入体会七个“C”的内涵，并通过学习信例，熟悉大量外贸业务各个环节中常用表达法，包括词汇、短语、句型以及习惯表达方式等等，再通过一定量的练习，对常用语进行操练运用，从而达到掌握并熟练使用的目的。学习方法外贸英语函电Chapter1BusinessLetterWriting主讲教师：孙晓程主讲教师：孙晓程 School of Manage Management and Social ScienceSchool of Manage Management and Social ScienceLayout of Business Le

4、tter1Structure1)信头(letterhead)2）编号，日期(referenceanddate)3）封内名称和地址(insideaddress)4）经办人(attention)5）称呼(salutation)6）事由（标题）(subject)7）正文(body)8）结束语（closingsentence)结尾敬词(complimentary)9）签名(signature)10）附件(enclosure)11）抄送(cctoXX)12）附言(postscript)(P.S.)1)Letterhead（信头）外贸商号的信笺，一般都印有信头，包括发信人的姓名、地址、电话号码、传真号、及

5、E-mail等，有些会将经营项目，注册商标和公司董事、经理等姓名一并印在信头上。如需打印，则信头位于信笺上中央或右上方。2)ReferenceandDate（参考号码）参考号：为便于存档与查阅，可以为信编写参考号;为避免混淆，最好标明Your ref:Our ref:打印日期注意事项：A.年份应完全写出，不能用(04)代替(2004)B.月份要写英文名称，不能用数字来代替，但可以用缩写。C.日期最好用基数字。3)InsidenameandAddress（封内地址）收信人的姓名和地址一般是列在信笺的左上方，沿左页边线写起。封内地址与信封地址写法相同。信内把收信人名称地址写明对工作有便利。对发信人

6、而言，便利有二：一是发信时可与信封地址相互对照，避免放入信封时发生差误；二是发信后便于准确归档，便于以后查找。对收信人而言，便利也有二：一是收信人读信时，如发现信封名称地址与封内名称地址不符，可以知道是放入信封时发生错误，将信返回；二是收信后如信封与信函分离原信仍能保持完整，便于查阅。(例见教材)在一般友好来往的私人信中，因为称呼已经说明收信人，一般可不必填写封内地址。4)AttentionLine（经办人）如需注明对方经办人，希望收信商号将信迅速交经办人办理，可以在封内地址下面加Attention 或Attention of例1 Richard Thomas&Baldwins Ltd.,15

7、1 Gower Street London,SC7 6DY,England Attention:Mr.Cave or Attention of Purchasing Manager 5)TheSalutation（称呼）这是写信人对收信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面空两行，目前外贸书信中一般通用的称呼语有：Dear sir,Dear Madam,Dear sirs,Dear Mesdames,Gentlemen(不能用单数),Messrs,Dear Mr.xxx Good Morning To Whom It May Concern 称呼后面的标点，一般使用逗号或分号，美加来信中Gen

8、tlemen后用冒号：6)SubjectLineorCaption6)SubjectLineorCaptionLineLine（事由）事由写在称呼语下面两行，一般是在信笺中间位置，事由要简单扼要，说明商品名称，数量，信用证或合同号等即可。一般加上 Re:或RE:是关于的意思，也就是事由。但这是拉丁文缩写，不能写成regarding.7)BodyoftheLetter（正文1）这是书信的主体，表达发信人的意见。在信的开头有开头语(Opening Sentences),自成一节，在习惯上是用客套语先将收到对方的来信的日期、编号或查号、主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这封信是答复哪一封去信

9、的。如果是第一次通信也可以利用开头语作必要的自我介绍。如果信的本文很长，需要超过一页纸打印得正文，应在联页上端注明收信人的名称，日期，页数，以避免发信时误置。7)BodyoftheLetter（正文2）在信的结尾一般有结尾语(The closing Sentences),一般用来总结本文所谈的事项，提示对收信人的要求，如希望来函或电报订货、答复询问或作必要的声明等。另起一段。如We hope to receive your early reply.Your early reply will be highly appreciated（例见教材p5）8)ComplimentaryClose（结尾

10、敬词）结束语是一种客套用语它应与前面的称呼相呼应，后面加逗号。SalutationComplimentary closeDearSir,DearSirs,DearMadam,Madam,MesdamesYoursfaithfullyorYourstrulySir,Gentlemen,Madam,MesdamesYourobedientservantorYoursrespectfullyDearMr.Jones,DearMrs.Jones,DearMissJonesYourssincerely,orYourstrulyDear.(thefirstnamebeingwritten)Asuitabl

11、ehandwrittenclose9)TheSignature 结束语的下面，应将商行号的名称用大写打出，必须由负责人签名，签名的下面为使对方了解签名人的姓名、职位，可以打字注明。例见教材P6 外国函件都必须由负责亲笔签名，用橡皮戳说明该信并非本人亲自过目，只是通函，不为人重视。MICROSOFT CO.,_ Bill Gates President10)Enclosure 如信中有附件时，应在签名下注明Encl.或Enc.如附件不止一件应注明2 Encls or 3 Encls,或详细列明如下：Encls:2 Invoices Enc:1 B/L 1 Photo 1 Certificate1

12、1)TheCarbonCopyNotation如果函件要抄送其他有关单位，同时使对方也知道已抄送其他单位，可在信件最后的左下角注明“CC to xxx”or“CC xxx”12)Postscript信写完后，如果想起还有要紧的要说，可以在信末加P.S.引出补叙的话，然后由发信人签署本人简笔签名Initial(本人姓名的第一个字母,如:S.X.C)。2.Writing Principles of business Letters7“C”1)Courtesy Courtesy 礼貌礼貌 语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。2)Consideration Consideration 体谅体谅

13、 写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。3)3)Completeness Completeness 完整完整完整完整一封商业信函应概括了各项必需的事项，如邀请一封商业信函应概括了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，确忌寄出含糊不清的信信应说明时间、地点等，确忌寄出含糊不清的信件。件。4)Clarity Clarity 清楚清楚 意思表达明确，要注意：（一）避免用词错误（二）注意词语所放的位置（三）注意句子的结构 5)5)Conciseness Conciseness Conciseness Conciseness 简洁简洁简洁简洁 （一）避免废话

14、连篇（一）避免废话连篇（二）避免不必要的重复（二）避免不必要的重复 （三）短句、单词的运用（三）短句、单词的运用 6)6)Concreteness Concreteness Concreteness Concreteness 具体具体具体具体 7)Correctness 7)Correctness 7)Correctness 7)Correctness 正确正确正确正确3.4DifferentFormsofBusinessLetter1)Full Block Form 完全平头式：凡是用打字机打上去的每一行字，包括日期、封内地址、事由和结尾礼词。都是从左边的空白边缘打起。2)Modified

15、Block Form 改良平头式：这种格式，除日期，结尾礼词和签名部分外，其他部分每行开头都与左边空白看齐。3)Modified Block Form with Indented Style混合式：封内地址及其他需要分行的部分，采用平头式，而第一段开始一行采用缩行式。两种格式的混合采用所以称之为混合式。4)Simplified Form简单式：与平头式相仿，但省略部分内容，如称呼、结尾礼词等。The Wilson Company1377 Main StreetDallas,Texas 75226U.S.A.February 5,1999Nippon International Trading

16、Co.Ltd.3 Nihonbashi,Honcho 3 ChomeJapanGentlemen:Were sending you our latest pricelist We are looking forward to hearing from you soon.Truly yours,THE WILSON COMPANYWilliam Robertson,PresidentWR/ea Nippon International Trading Nihonbashi,Honcho 3 Chome Chuo-ku,Tokyo 104 Japan February 15,19-The Wils

17、on Company 1377 Main Street Dallas,Texas 75226 U.S.A.Attn:Mr.Robertson Nippon International Trading Nihonbashi,Honcho Chome 3 Chuo-ku,Tokyo 104 Japan February 15,19-The Wilson Company1377 Main StreetDallas,Texas 75226U.S.A.Attn:Mr.Robertson4AddressingEnvelopesReturn AddressStampAddressRemarks Mr.Jam

18、es WilkinsonMr.James Wilkinson The Wilson Company The Wilson Company 1377 Main Street 1377 Main Street Dallas,Texas 75226 Dallas,Texas 75226 U.S.A.U.S.A.Addressing Addressing an envelopean envelopeNippon International Trading Co.Ltd.3 Nihonbashi,Honcho 3 ChomeChuo-ku Tokyo 104JapanstampRemarks1.Priv

19、ate私人信2.Confidential机密信3.Registered挂号邮件4.Express快递邮件5.OrdinaryMail平信6.Immediate(Urgent)急件7.PrintedMatters印刷品8.Sample样品Arrange the following in proper form as they should be set out in a letterExercise1)Senders name:China National Chemicals Imp.&Exp.Corporation2)Senders address:Xijiao,Beijing,China3)

20、Date:August 18,20014)Receivers name:Messrs.J.Brown&Co.,5)Receivers address:143 Eastcheap,London E.C.36)Salutation used:Dear Sirs,7)Subject-line:Shipping Documents8)The massage:We are sending you under separate cover a full set of non-negotiable copies of shipping documents per s.s PEACE.We hope that

21、 you will find everything in good order.9)Complimentary close used:Yours faithfully,10)The signature:China National Chemicals Imp.&Exp.Corporation,Manager Wang WeiTranslatethefollowingaddress大连市甘井子区榆林街大连市甘井子区榆林街56号号 3-2-4，116038李明收 Mr.LiMingP.O.BoxNo.(信箱号)3-2-4,No.56#,Yulin Street(St.)（road）(avenue,boulavarde,drive)Ganjingzi District(Dist.)Dalian,Liaoning 116038 ,China(post code,zip code)