Excel数据管理与分析.pptx

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1、EXCEL数据管理与分析数据管理与分析项目一项目一 职员基本情况表职员基本情况表项目要求项目要求熟悉Excel 2010的工作环境。快速、准确地输入数据。修饰表格。保护表格。保存与打印表格。具体任务具体任务任务一：熟悉Excel 2010的工作环境任务二：快速、准确地输入各种类型的数据任务三：修饰数据格式以增强可读性任务四：编辑工作表标签与保护表格内的数据任务五：保存“职员基本情况表”任务六：打印输出职员基本情况表相关知识项目练习本项目效果图本项目效果图任务一：熟悉任务一：熟悉EXCEL 2010的的工作环境工作环境掌握Excel软件启动的方法认识并使用Excel的他各部分任务一：熟悉任务一：

2、熟悉EXCEL 2010的的工作环境工作环境任务一：熟悉任务一：熟悉EXCEL 2010的的工作环境工作环境名称框：显示光标所在单元格的名称。编辑栏：用于输入和显示单元格的内容或公式。工作表标签：在Excel 2010窗口的下面有一排工作表标签，即Sheet1、Sheet2、Sheet3，代表工作簿中的3个工作表，单击标签可以切换到相应的工作表中。任务任务二二：快速、准确地输入各种类型的：快速、准确地输入各种类型的数据数据本任务要求掌握各种数据的输入方法与技巧。任务任务二二：快速、准确地输入各种类型的数据：快速、准确地输入各种类型的数据1输入表格标题和表头内容，将表格标题合并及居中输入表格标题

3、和表头内容，将表格标题合并及居中 选择A1单元格，输入文字“职员基本情况表”。 依次选择A2:J2单元格，并分别输入如图4-3所示的内容。图4-3 输入标题和表头内容 选中A1:J1单元格，单击“开始”选项卡 “对齐方式”组的“合并及居中”按钮 ，然后单击“开始”选项卡 “字体”组的“加粗”按钮 ，在“字号”下拉列表 中选择16，结果如图4-4所示。图4-4 表格标题合并及居中后的效果任务任务二二：快速、准确地输入各种类型的数据：快速、准确地输入各种类型的数据2将将“员工编号员工编号”、“身份证号身份证号”和和“联系电话联系电话”所在列所在列的数字格式设置为的数字格式设置为“文本文本”型型 选

4、择“员工编号”、“身份证号”和“联系电话”所在列。 选择“开始”选项卡“数字”组右下角的对话框启动器 ，打开如图4-5所示的“设置单元格格式”对话框。 切换到“数字”选项卡，并在“分类”列表框中选择“文本”类型，如图4-5所示，然后单击“确定”按钮。图4-5 “单元格格式”对话框任务任务二二：快速、准确地输入各种类型的数据：快速、准确地输入各种类型的数据3使用自动填充功能输入使用自动填充功能输入“员工编号员工编号”序列序列 选择A3单元格，然后输入“A001”。 将光标定位在此单元格的右下角，当光标变成“” 时，按住鼠标左键向下拖动，此时所经过的单元格自动被填充，如图4-7所示。图4-7 自动

5、填充编号后图4-6 自动填充编号前任务任务二二：快速、准确地输入各种类型的数据：快速、准确地输入各种类型的数据4设置设置“性别性别”所在列（即所在列（即C列）的数据有效性为列）的数据有效性为“男男,女女”的序列的序列类型类型 选择“性别”所在列（即单击C列列标）。 选择“数据”选项卡“数据工具”组的“数据有效性” 图标，打开如图4-8所示的“数据有效性”对话框。图4-8 “数据有效性”对话框任务任务二二：快速、准确地输入各种类型的数据：快速、准确地输入各种类型的数据 在“允许”下拉列表中选择“序列”选项，如图4-9所示。 在“来源（S）”文本框中输入“男,女”，如图4-10所示。 切换到“输入

6、信息”选项卡，输出如图4-11所示的内容。图4-9 选择数据有效类型图4-10 输入序列来源图4-11 设置输入信息任务任务二二：快速、准确地输入各种类型的数据：快速、准确地输入各种类型的数据5设置“身份证号”所在列的文本长度不小于18 选择“身份证号”列，选择“数据”选项卡“数据工具”组的“数据有效性” 图标，打开 “数据有效性”对话框。 切换到“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“文本长度”选项，在“数据”下拉列表中选择“等于”选项，在“长度”折叠框中输入18，如图4-16所示。 设置“输入信息”为“请在此处输入您18位的身份证号！”，“出错警告”为“输入的身份证号长度不对，请重新输入

7、！”。 单击“确定”按钮即可完成数据有效性的设置。图4-16 设置数据有效文本长度为18任务任务二二：快速、准确地输入各种类型的数据：快速、准确地输入各种类型的数据 此时，在表格中输入如图4-17所示的数据。图4-17 输入数据任务三：修饰数据格式以增强任务三：修饰数据格式以增强可读性可读性任务要求：本任务要求通过对单元格行高、列宽、字体、边框和图案等进行设置的方法修饰数据格式，并进一步增强整个表格的可读性与可视性。任务三：修饰数据格式以增强可读性任务三：修饰数据格式以增强可读性1设置行设置行高高设置第1行的行高为25。 单击行号1，选择第1行，选择“开始”选项卡|“单元格”组的“格式”下拉按

8、钮中的“行高”命令，如图4-18所示。 在如图4-19所示的“行高”对话框中输入25。 单击“确定”按钮。图4-18 选择“行高”命令图4-19 “行高”对话框任务三：修饰数据格式以增强可读性任务三：修饰数据格式以增强可读性2设置列设置列宽宽将“员工编号”列设置为“最适合的列宽”。 选择“员工编号”（单击A列）所在列。 选择“开始”选项卡“单元格”组的“格式”下拉按钮中的“自动调整列宽”命令。 使用相同的方法将其他列也设置为最适合的列宽。任务三：修饰数据格式以增强可读性任务三：修饰数据格式以增强可读性3设置单元格格设置单元格格式式设置A2:J2单元格格式为宋体、加粗、16磅、白色，图案为第2行

9、的灰色。 选择A2:J2单元格区域，然后选择“开始”选项卡“字体”组右下角的对话框启动器，打开“设置单元格格式”对话框，如图4-20所示。图4-20 “字体”选项卡任务三：修饰数据格式以增强可读性任务三：修饰数据格式以增强可读性 在此选项卡中设置“字体”为“宋体”、“字形”为“加粗”、“字号”为12，然后在“颜色”下拉面板中选择“白色”，如图4-21所示。图4-21 字体设置参数任务三：修饰数据格式以增强可读性任务三：修饰数据格式以增强可读性 切换到“填充”选项卡，然后在该选项卡中选择相应的颜色，如图4-22所示。 单击“确定”按钮。图4-22 “填充”选项卡任务三：修饰数据格式以增强可读性任

10、务三：修饰数据格式以增强可读性4设置对齐设置对齐方式方式设置A2:J30单元格的对齐方式为水平居中、垂直居中，并设置外边框为双实线，内部框线为单实线。 选择A2:J30单元格区域，选择“开始”选项卡“对齐方式”组右下角的对话框启动器，打开“设置单元格格式”对话框，分别在“水平对齐”和“垂直对齐”下拉列表中选择“居中”选项如图4-23和图4-24所示。图4-23 水平对齐设置图4-24 垂直对齐设置任务三：修饰数据格式以增强可读性任务三：修饰数据格式以增强可读性 切换到“边框”选项卡，先设置线条样式为双实线，并选择“外边框”选项，然后设置线条样式为单实线，并选择“内部”选项，如图4-25和图4-

11、26所示。 单击“确定”按钮。图4-25 外边框设置图4-26 内部线条设置任务三：修饰数据格式以增强可读性任务三：修饰数据格式以增强可读性5使用条件格式设置图案使用条件格式设置图案颜色颜色使用条件格式方法设置A2:J30单元格区域中偶数行的图案为浅灰色。任务三：修饰数据格式以增强可读性任务三：修饰数据格式以增强可读性 选择A2:J30单元格区域，然后选择“开始”选项卡“样式”组的“条件格式”下拉按钮，并在其下拉列表中选择“新建规则”命令，打开“新建格式规则”对话框。在“选择规则类型”列表中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”，如图4-27所示，并在其右边的折叠框中输入公式“=MOD(ROW

12、(),2)=0”，如图4-28所示。图4-27 选择条件类型图4-28 输入条件公式提示：输入公式时需切换到英文输入法，否则将不能得到正常结果。 任务三：修饰数据格式以增强可读性任务三：修饰数据格式以增强可读性 单击“格式”按钮，打开“设置单元格格式”对话框。在对话框中切换到“填充”选项卡，设置“颜色”为浅灰色，如图4-29所示，然后单击“确定”按钮，返回到“条件格式”对话框，如图4-30所示。 单击“确定”按钮即可完成表格条件格式的设置。图4-29 设置图案颜色图4-30 条件与格式设置参数任务四：编辑工作表标签与保护表格内的任务四：编辑工作表标签与保护表格内的数数据据任务要求：本任务要求通

13、过保护工作表和工作簿的方法实现对表格中的数据进行保护的功能。1将Sheet1工作表标签名改为“职员基本情况表”2保护“职员基本情况表”工作表中的数据3保护工作簿任务四：编辑工作表标签与保护表格内的数任务四：编辑工作表标签与保护表格内的数据据1将将Sheet1工作表标签名改为工作表标签名改为“职员基本情况表职员基本情况表” 选择Sheet1工作表标签，选择“开始”选项卡“单元格”组的“格式”下拉按钮，并在下拉列表中选择“重命名工作表”命令，此时工作表标签呈反白显示。 输入“职员基本情况表”文本，然后按【Enter】键即可。任务四：编辑工作表标签与保护表格内的数任务四：编辑工作表标签与保护表格内的

14、数据据2保护保护“职员基本情况表职员基本情况表”工作表中的工作表中的数据数据 选择“职员基本情况表”工作表标签，选择“开始”选项卡“单元格”组的“格式”下拉按钮，并在下拉列表中选择“保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框。 在“取消工作表保护时使用的密码”文本框中输入密码，在“允许此工作表的所有用户进行”列表框中取消选中“选定锁定单元格”和“选定未锁定的单元格”复选框，如图4-34所示。 单击“确定”按钮，然后在打开的对话框中再次输入相同的密码，单击“确定”按钮，即可完成工作表的保护。任务四：编辑工作表标签与保护表格内的数任务四：编辑工作表标签与保护表格内的数据据图4-34 “保护工作表”

15、对话框任务四：编辑工作表标签与保护表格内的数任务四：编辑工作表标签与保护表格内的数据据3保护保护工作簿工作簿 选择“审阅”选项卡 “更改”组中的“保护工作簿”按钮。 在弹出的对话框中可根据需要选择保护工作簿的类型，即选中“结构”或“窗口”复选框，然后在“密码”文本框中输入密码，如图4-35所示。 单击“确定”按钮，然后在打开的对话框中再次输入相同的密码，单击“确定”按钮，即可完成工作簿的保护。图4-35 “保护工作簿”对话框任务五：保存任务五：保存“职员基本情况表职员基本情况表”任务要求：本任务要求掌握Excel 2010的保存以及为其设置相应打开权限、修改权限密码的方法。任务五：保存任务五：

16、保存“职员基本情况表职员基本情况表”将此工作簿保存在E盘，并命名为“职员基本情况表.xlsx”，同时为此工作簿设置打开权限、修改权限密码。 选择“文件”选项卡“另存为”命令，打开“另存为”对话框，设置如图4-36所示参数，然后单击工具栏中的“工具”按钮，在打开的下拉列表中选择“常规选项”选项。图4-36 “另存为”对话框任务五：保存任务五：保存“职员基本情况表职员基本情况表” 在打开的“常规选项”对话框中的“打开权限密码”文本框中输入密码，并根据需要勾选相应的复选框，如图4-37所示。 单击“确定”按钮，打开“确认密码”对话框，在该对话框中再次输入刚才的密码，最后单击“确定”按钮。图4-37

17、“保存选项”对话框任务六：打印输出职员基本情况任务六：打印输出职员基本情况表表任务要求：本任务要求掌握在打印工作表之前对工作表打印效果的预览，工作表的页眉、页脚以及页边距的设置以及打印超大工作表的方法等。任务六：打印输出职员基本情况表任务六：打印输出职员基本情况表1进行页面设置进行页面设置设置职员基本情况表的纸张大小为A4，方向为横向，显示比例为80%，自定义居中页眉内容为“北京华信科技公司”，自定义右对齐页脚内容为“制表时间和制作人”。任务六：打印输出职员基本情况表任务六：打印输出职员基本情况表 选择“页面布局”选项卡“页面设置”组右下角的对话框启动器，打开“页面设置”对话框。切换到“页面”

18、选项卡，设置纸张大小为A4，方向为横向，显示比例为80%，如图4-38所示。图4-38 “页面”选项卡任务六：打印输出职员基本情况表任务六：打印输出职员基本情况表 切换到“页眉/页脚”选项卡，如图4-39所示，单击“自定义页眉”按钮，打开“页眉”对话框。将光标定位在“中”文本框中并输入“北京华信科技公司”，如图4-40所示，然后单击“确定”按钮，完成自定义页眉的设置并返回到“页眉/页脚”选项卡。图4-39 “页眉/页脚”选项卡图4-40 自定义页眉的设置任务六：打印输出职员基本情况表任务六：打印输出职员基本情况表 单击“自定义页脚”按钮，打开“页脚”对话框，在“右”文本框中输入如图4-41所示

19、的内容，然后单击“确定”按钮，完成自定义页脚的设置并返回到“页眉/页脚”选项卡。 单击“确定”按钮即可完成此页面的设置。图4-41 自定义页脚的设置任务六：打印输出职员基本情况表任务六：打印输出职员基本情况表2打印预览职员基本情况打印预览职员基本情况表表 选择表中的A1:J30单元格区域，然后选择“页面布局”选项卡“页面设置”组中的“打印区域”下拉按钮，并在其下拉列表中选择“设置打印区域”命令，即可将所选区域设置为打印区域。 打开“页面设置”对话框，并选择“打印预览”命令，打开打印预览视图，如图4-42所示。任务六：打印输出职员基本情况表任务六：打印输出职员基本情况表图4-42 打印预览效果任

20、务六：打印输出职员基本情况表任务六：打印输出职员基本情况表3打印职员基本情况打印职员基本情况表表选择“文件”选项卡的“打印”命令相关知识相关知识1工作簿、工作表和单元格工作簿、工作表和单元格 工作簿是用来存储并处理数据的文件，工作簿名就是文件名。启动Excel 2010后，系统会自动创建一个新的、空白工作簿，Excel 2010自动为其命名为“工作簿1”，其扩展名为.xlsx。 工作表是工作簿的重要组成部分。它是Excel 2010进行组织和管理数据的地方，用户可以在工作表中输入数据、编辑数据、设置数据格式、排序数据和筛选数据等。一个工作簿中可以包含多张工作表。Excel 2010默认提供3张

21、工作表，分别是Sheet1、Sheet2和Sheet3，它们分别显示在工作表标签中。 每个工作表由4096列和1048576行组成，列和行交叉形成的每个网格又称为一个单元格。每一列的列标由A、B、C表示，每一行的行号由1、2、3表示，每个单元格的位置由交叉的列、行名表示。每个工作表中只有一个单元格为当前工作的单元格，称为活动单元格，例如，屏幕上带粗线黑框的单元格就是活动单元格。相关知识相关知识2工作表区域的选定工作表区域的选定（1）选定一个单元格直接选择单元格，也可利用按键选取单元格。（2）选定连续区域 将鼠标指针指向该区域的任意一个角单元格并选择它。 按住鼠标左键沿着对角线拖动到对角单元格，释放鼠标后即可选定鼠标指针经过的区域。相关知识相关知识（3）选定不相邻的矩形区域 选取第1个区域。 按住【Ctrl】键的同时选择第2个区域。 重复步骤，将所需的不相邻区域全部选定，然后释放【Ctrl】键。（4）选定整行选择该行的行号。相关知识相关知识（5）选定整列选择该列的列标。（6）选定整个工作表单击工作表左上角的选定全部工作表按钮或按【Ctrl+A】组合键。项目练习项目练习 仿照本项目制作一个本班级基本信息情况表。