时间管理工具.ppt

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1、n认识时间障碍 n分析如何运用时间n掌握各种有效控制时间的工具n订出行动方案课程目标课程目标时间管理的错误观念时间管理的错误观念n时间管理只是常识只要我把工作做好，时间管理只是常识只要我把工作做好，我的时间管理应该还不错我的时间管理应该还不错n我在压力下表现较好，我在压力下表现较好，时间管理会令我时间管理会令我失去我的优势失去我的优势n我有使用计事本和行事历，这还不够吗我有使用计事本和行事历，这还不够吗？这个课程带给大家最重要的讯息是.n不是教给你把事情做得快的技巧,也不是教你怎样可以不眠不休明白自己问题所在明白自己问题所在,你们需要作出怎样的决定你们需要作出怎样的决定,及及你可以做些什么和要

2、做些什麽你可以做些什么和要做些什麽认识时间障碍认识时间障碍什么是时间杀手?时间杀手的分类时间杀手的分类人最容易掉进的时间陷阱人最容易掉进的时间陷阱n工作欠目标，优先次序不明确n危机管理能力薄弱n多项工作须同时进行n自我组织问题n外界骚扰n无力拒绝要求n不能有效授权n拖延工作n会议要懂得管理自己，首先要认识自己要管理好自己吗?n抛弃恶习,引进新的工作方式和生活习惯 订立目标订立目标妥善计划妥善计划分配时间分配时间权衡轻重权衡轻重权力下放权力下放自我约束自我约束持之以恒持之以恒订立计划以掌握时间订立计划以掌握时间 运用企划的概念运用企划的概念-拟定计划拟定计划 订好长期目标,以及的短期目标 根据目

3、标的轻重,安排优先次序 搞清楚个人活力周期表,再根据最有效 的工作时间,勾勒出“理想工作时间表”以目标,优先次序,理想工作时间表表示这三块积木为基础,想好一天的计划 目标是行动的导航灯目标是行动的导航灯!为什么需要目标？为什么需要目标？成功就等于目标，成功就等于目标，其他的一切都是这句话的注解。其他的一切都是这句话的注解。美国潜能大师伯恩美国潜能大师伯恩崔西语崔西语为什么需要目标？为什么需要目标？哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现：27%的人没有目标60目标模糊10有清晰但较短期的目标3有清晰且长期的目标为什么需要目标？为什么需要目标？

4、25年后调查发现：27%的人没有目标 60目标模糊 10有清晰但较短期的目标 3有清晰且长期的目标 为什么需要目标？为什么需要目标？社会的最底层，抱怨整个世界社社会的中下层面安稳地生活与工作成为各行业的专业人士成为社会各界的顶尖人士长期目标长期目标:n个人目标-是否有关于健康,休闲和营养等的目标?n事业目标长期的目标应该是长期的目标应该是可以鼓励自己和推动自己可以鼓励自己和推动自己!短期目标短期目标项目计划(例如推行 新系统)日常运作计划(编写每月生产报告)每周的行事安排每日的需要完成的工作短期的目标短期的目标应该应该是是现实现实的的!n“剥洋葱法剥洋葱法”n“多叉树法多叉树法”分 解 目 标

5、nS Specific-pecific-明确的明确的nM Measurableeasurable-可以量度的可以量度的nA Achievablechievable-可以达成的可以达成的nR Realisticealistic-实际可行的实际可行的nT Time Boundime Bound-有时间性的有时间性的计划目标n命中是偶然的，打不中是必然的！命中是偶然的，打不中是必然的！如 果 没 有 目 标浩浩 君君 的的 故故 事事一、明 确 的 目 标二、工 作 排 列 优 先 次 序你是怎样编排时间计划？一、年度计划甘特图二、周计划执行事项清单史蒂芬 柯维博士“与时间有约”TO DO LIST

6、-执行事项清单执行事项清单TO DO LIST-执行事项清单执行事项清单n n每天做每天做n n每天同一时间做每天同一时间做n n将优先次序写下将优先次序写下n n由最重要的事情写下由最重要的事情写下区分优先工作区分优先工作最重要的是我们必须常常把最重要的事列为最重要The main thing is to keep the main thing the main thing at all times-哲学家 施格兰理想的工作时间表理想的工作时间表1/要有正面的工作态度2/留意自己的表现曲线3/预留自己安静的时间4./利用工作日志请记着:巴雷德“80/20”定理看看你的工作日志看看你的工作日志

7、,然后问自己然后问自己:n几点开始目标几点开始目标?能不能早点开始能不能早点开始?有没有任何让你分心有没有任何让你分心,以致以致无法完成目标的事情无法完成目标的事情?,?,能不能早点开始能不能早点开始?n你完全不受干扰的最长时段有多久你完全不受干扰的最长时段有多久?(?(不要把午饭也放进去不要把午饭也放进去)n你最有效率和最没有效率是什么时候你最有效率和最没有效率是什么时候?n你将当天的主要目标完成到什么程度你将当天的主要目标完成到什么程度?n你会照着优先次序的书面计划做事吗你会照着优先次序的书面计划做事吗?n你在适当的时间做适当的事吗你在适当的时间做适当的事吗?n你在怎么处理不应该做的事你在

8、怎么处理不应该做的事?可不可以授权可不可以授权?n手边的工作要如何做得更有成效手边的工作要如何做得更有成效,更为简化更为简化,并减少细节并减少细节?n你花的时间与你的优先次序是否相称你花的时间与你的优先次序是否相称?以行动配合计划以行动配合计划将目标写下来-是什么目标?要达致什么的成果?行动 要做些什么?次序 -哪些应该先做/哪些为后?订下完成 日期及排列优先次序时间估计 每项的行动需要多长时间?灵活性 有没有预留时间给不可估计的突发事情时间表 甚么时候处理甚么事项？立立 即即 行行 动动 !1/改 变 你 的 习 惯 行为科学研究表明：一个人一天的行为只有5是属于非习惯性的，而95的行为都是

9、习惯性的。江山易改，本性难移!罗曼罗兰名言：性情即命运!立立 即即 行行 动动 !2/修 正 你 的 态 度 时光对有些人像张满的风帆，而对另一些人却像爬行的蜗牛。怎样可以增加怎样可以增加你的生产力你的生产力?1.你的办公桌n你的工作环境是怎么样?n有什么方法令你的办公环境可以令你感到愉快和增加效率?改善工作环境n将所有可以吸引你视线的东西全挪开n将你每天必须用的文具放在上面(电话,时间表,笔记本,日历,笔座.)n将你要用的器材放在容易找到的地方n把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看到的地方n将一些你知道不会作出反应的信件抛弃n 利用文件夹来将不同的文件归档改善工作环境2.归档n所有的

10、文件和书信应只分成三类:马上处理只作参考归档归档系统n一些你需要今天马上完成的事情-DO NOWn 一些你需要这个星期完成的工作-FILEn 一些你需要归档的文件-FILEn 有空才阅读的书本-READn 需要传阅的文件-PASS ONn 一些文件需要等待资料完成-PROGRESS3.如何处理电话/电邮n如果找不道要通话的对方-切记要留言,并说明事情的严重性,以确保对方回电n打电话之前,要把事情重点写下来n 要谈比较复杂的事情,可以先将文件传真给对方先看,减少详细解释的时间n备有有关文件n 自设时限4.处理会议n每次召开任何会议前,必须要紧记以下几点:我是否一定要出席这个会议 会议之前应派发议

11、程 说明开会的目的 如果你是主席,你应 鼓励发言和要求言之有物,要避免发言同事偏离主题 最好设定一个时限,以方便各人安排工作5.授权授权的定义和原因n委派授权是一个向下级分配工作的过程,它通常与一个经理的责任以及决策权利有关n 委派授权可以帮助你节约时间的有力武器n 委派授权可以增强一个经理的聪明才智 授 权 应 有 的 心 态?n 把工作授权给下级,应该存在一个给下属发展的机会n 它不是用来惩罚下级n 不是让经理摆脱自己不喜欢做的事情授权的形态授权的形态n主要可以分成两种形态：下达指令下达指令 充分信任充分信任委派授权技巧预期的成果预期的成果预期的成果预期的成果n解释所分配工作的重要性n订出

12、需要的结果n询问下属的意见及疑问应守的规则应守的规则n订出下属的权利范围及规定n达到完成工作限期的共识n订出跟进时间表n肯定成就,提高士气如何介定哪些工作委派?你必须自己做你应该做,但有些人可以帮助你你可以做,但如果其他人有机会也可以做其他人应该做,但情况紧急时你可以帮他其他人必须做委派授权技巧n解释所分配工作的重要性n订出需要的结果n订出下属的权利范围及规定n达到完成工作限期的共识n询问下属的意见及疑问n订出跟进时间表n肯定成就,提高士气6.要懂得说不n 说不应该是有礼貌n 要给对方的清晰的解释n 给对方另外的选择和建议 7.处理拖延心态n为什么我们会拖延?不知道如何或从何入手不知道为什么要

13、做?不喜欢去处理 个人情绪及健康问题 缺乏奖励没有迫切性找借口过分忧虑忙碌过后改善拖延方法问题问题文件洗牌著手工作时间行动行动每次只处理一项工作每次只处理一项工作-即时去做即时去做-交付下属去做交付下属去做-把工作分成若干部分把工作分成若干部分-订出工作时间订出工作时间改善拖延方法建立自信-跟自己说“我一定可以做到”设立目标找出与自己相关的地方-对自己的好处储蓄时间全力再战自我奖励设立完工期限时刻提醒自己事情的重要性有充分的准备,才会把事情做好时间就是金钱我们可以怎样赢得每一分秒?n利用交通时间 与运动同行 避开繁忙时间 车上观察构思 车上看书n出差外游 收集情报 计划构想 寓工作于娱乐总结 希望你能够:看到自己的问题在那里 要改变生活的习惯和工作方式 订立目标,策略,行动去应付每一个挑战 在自己所能控制的情况下,把握每分钟 在不能完全自己控制的情况下,把负面的影响减到最低在新的天地里,你会.n有清晰的目标,知道自己在做什么和要做什么n 分辨事情的先后次序n 知道自己是否朝着目标前进n 选择做对的事,而不是说只念着把事情做对n 讲求效率,以最少的资源追求最大的成效n 计划每天,每周,每年要做的事情n 估计需要完成时间,并编排时间表行事n懂得在适当时候说“不”n建立一套方法和技巧减少打扰n缩短必须要做的事所花的时间n抗拒拖延n求取生活和工作平衡