使用Excel 2007制作电子表格 课件.ppt

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1、计算机应用基础项目化教程（XP+2007）项目四 使用Excel 2007制作电子表格任务一 Excel 2007基本操作任务二 使用公式和函数任务三 单元格基本操作任务四 数据处理和分析任务五 查看和打印工作表任务一 Excel 2007基本操作Excel 2007基本操作包括创建、保存、打开、关闭工作簿和工作表，以及在工作表中输入和编辑数据等。本任务内容提要一、认识工作簿、工作表和单元格二、新建和保存工作簿三、工作表常用操作四、输入数据五、选择单元格和编辑数据一、认识工作簿、工作表和单元格u工作簿：Excel中用于储存数据的电子表格就是工作簿，Excel 2007的扩展名为“.xlsx”，

2、启动Excel 2007后系统会自动生成一个工作簿。u工作表：是显示在工作簿中由单元格、行号、列标以及工作表标签组成的表格。行号显示在工作表的左侧，依次用数字1、21048576表示；列标显示在工作表上方，依次用字母A、BXFD表示。默认情况下，一个工作簿包括3个工作表，用户可根据实际需要添加或删除工作表。u单元格与活动单元格：它是电子表格中最小的组成单位。工作表编辑区中每一个长方形的小格就是一个单元格，每一个单元格都用其所在的单元格地址来标示，并显示在名称框中，例如C3单元格表示位于第C列第3行的单元格。工作表中被黑色边框包围的单元格被称为当前单元格或活动单元格，用户只能对活动单元格进行操作

3、。u工作表标签：工作表是通过工作表标签来标识的，单击不同的工作表标签可在工作表之间进行切换。u编辑栏：主要用于显示、输入和修改活动单元格中的数据。在工作表的某个单元格输入数据时，编辑栏会同步显示输入的内容。u名称框：主要用于指定当前选定的单元格、图表项或绘图对象。二、新建和保存工作簿启动Excel 2007后，将自动创建一个空白工作簿，单击快速访问工具栏上的“保存”按钮，或在Office按钮列表中选择“保存”项，或按【Ctrl+S】组合键，打开“另存为”对话框，选择工作簿的保存位置，输入文件名，单击“保存”按钮，即可保存工作簿。三、工作表常用操作u选择工作表：单击某一工作表标签可切换到该工作表

4、；若要同时选取不相邻的多张工作表，只需按住【Ctrl】键依次单击所需的工作表标签即可；若要同时选取相邻的多张工作表，可单击要选择的第一张工作表标签，然后按住【Shift】键并单击最后一张要选择的工作表标签，选中的工作表标签都变为白色。u插入工作表：选择任一工作表，然后单击“开始”选项卡“单元格”组中的“插入”按钮，在展开的列表中选择“插入工作表”项，即可在当前工作表左侧插入一个新工作表，并自动成为当前工作表。新插入工作表的标签也可单击此按钮插入工作表 u删除工作表：选择要删除的工作表标签，然后单击“开始”选项卡“单元格”组中的“删除”按钮，在展开的列表中选择“删除工作表”项，在打开的提示对话框

5、中单击“删除”按钮，即可删除所选工作表。由于删除的工作表不能被恢复，因此删除工作表时一定要慎重u移动和复制工作表：在工作簿中拖动工作表的标签即可移动工作表的位置；若在拖动工作表标签的过程中按下【Ctrl】键，则可复制工作表。要在不同工作簿间移动工作表，首先打开源工作簿和目标工作簿，然后选定源工作簿中要移动的工作表标签。单击“开始”选项卡“单元格”组中的“格式”按钮，在展开的列表中选择“移动或复制工作表”项，打开“移动或复制工作表”对话框。在“将选定工作表移至工作簿”下拉列表中选择目标工作簿，在“下列选定工作表之前”列表中设置工作表移动的目标位置，然后单击“确定”按钮，即可将其移动到目标工作簿的

6、指定位置（若选中对话框中的“建立副本”复选框，表示将工作表复制到目标工作簿指定位置）。u要重命名工作表，可双击工作表标签，此时，工作表标签呈反白显示，处于编辑状态。输入新工作表名，然后按【Enter】键，即可完成工作表的重命名。右击工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择相应的菜单项，也可对工作表执行重命名、插入、删除、移动和复制等操作。三、输入数据 文本型数据是指由汉字、英文或数字组成的文本串。单击要输入文本的单元格，然后直接输入文本内容,输入完毕，按【Enter】键或单击编辑栏中的“输入”按钮确认。输入的文本型数据沿单元格左侧对齐。在Excel中，数值型数据包括数值、日期和时间，它是使用最多，也

7、是最为复杂的数据类型，一般由数字09、正号、负号、小数点、分数号“/”、百分号“%”、指数符号“E”或“e”、货币符号“$”或“￥”和千位分隔符“，”等组成。输入大多数数值型数据时，直接输入即可，Excel会自动将数值型数据沿单元格右侧对齐。u 如果要输入负数，必须在数字前加一个负号“”，或在数字两端添加圆括号。如果在输入数据的过程中出现错误，可以使用【Backspace】键删除错误的文本；也可以将插入点定位在编辑栏中，在编辑栏中进行修改。如果确认输入过后才发现错误，则需双击需要修改的单元格，然后在该单元格中进行修改。如果单击某个有数据的单元格，然后输入数据，则单元格中原来的数据将被替换，这与

8、双击单元格的操作效果是不同的。此外，单击某个单元格后按【Delete】键或【Backspace】键，可删除该单元格中的全部内容。在输入数据时，还可以通过单击编辑栏中的“取消”按钮或按【Esc】键取消本次输入。在按【Enter】键确认输入时，光标会跳转至当前单元格的下方单元格中。若要使光标跳转至当前单元格的右侧单元格中，可按【Tab】键或【】键。此外，按【】键可将光标移动到当前单元格左侧的单元格中。分数的格式通常为“分子/分母”，如果要在单元格中输入分数，应先输入“0”和一个空格，然后再输入分数值。如果不输入“0”直接输入分数值，Excel会将该数据作为日期格式处理。在Excel中可以使用斜杠“

9、/”或者“-”来分隔日期中的年、月、日部分。如果省略年份，则系统以当前的年份作为默认值，显示在编辑栏中。在Excel中输入时间时，可以用冒号“：”分开时间中的时、分、秒。系统默认的时间是按24小时制的方式输入，因此，如果要以12小时制的方式输入，应该在输入的时间后面键入一个空格，然后输入“AM”或“PM”。如果缺少空格，则所键入的数据会被当作文本型数据处理。利用填充柄快速输入数据：填充柄是位于选定单元格或选定单元格区域右下角的小黑方块。如果希望在相邻的单元格中输入相同的或有规律的数据，可首先在第1个单元格中输入示例数据，然后上、下，或左、右拖动填充柄即可。输入初始数据后选择要进行填充的单元格区

10、域 利用“填充”列表可以将当前单元格或单元格区域中的内容向上、下、左、右相邻单元格或单元格区域做快速填充。利用快捷键快速输入：若要一次性在所选单元格区域填充相同数据，可先按住鼠标左键并拖动选中要填充数据的单元格区域，然后输入要填充的数据，输入完毕按【Ctrl+Enter】组合键。五、选择单元格和编辑数据 u选择单个单元格：在要选择的单元格上单击即可。此外，在工作表左上角（编辑栏左侧）的单元格名称框中输入单元格地址，按【Enter】键可选中该单元格。u选择相邻的单元格区域：按下鼠标左键拖过想要选择的单元格，然后释放鼠标；或单击要选择区域的第一个单元格，然后在按住【Shift】键的同时单击要选择区

11、域的最后一个单元格，即可选择它们之间的多个单元格。u选择不相邻的多个单元格或单元格区域：应首先选择第一个单元格或单元格区域，然后在按住【Ctrl】键的同时选择其他单元格或单元格区域。u选择行或列：要选择工作表中的一整行或一整列，可将鼠标指针移到该行的左侧的行号或该列顶端的列标上方，当鼠标指针变成向右 或向下 的黑色箭头形状时单击即可。参考同时选择多个单元格的方法，可选择多行或多列。u选择所有单元格：可按【CtrlA】组合键或单击工作表左上角行号与列标交叉处的“全选”按钮。u修改单元格数据：双击工作表中要编辑数据的单元格，将光标定位到单元格中，然后修改其中的数据即可。也可单击要修改数据的单元格，

12、然后在编辑栏中进行修改。u复制和移动单元格内容：选中要复制内容的单元格或单元格区域，将光标移至所选单元格区域的边缘，然后按下鼠标左键，拖动鼠标指针到目标位置后释放鼠标左键，即可移动单元格或单元格区域中的内容。若在拖动过程中按住【Ctrl】键，则拖动操作为复制操作。也可使用“开始”选项卡“剪贴板”组中的按钮，或利用快捷键【Ctrl+C】、【Ctrl+X】和【Ctrl+V】来复制、剪切和粘贴所选单元格的内容。在Excel中可以有选择地粘贴全部内容，或只粘贴公式或值等。u清除单元格内容或格式：选中要清除内容或格式的单元格或单元格区域，单击“开始”选项卡上“编辑”组中的“清除”按钮，在展开的列表中选择

13、相应选项选项，可清除单元格中的内容、格式或批注等。任务二 使用公式和函数 Excel强大的计算功能主要依赖于其公式和函数，利用公式和函数可以对表格中的数据进行各种计算和处理，从而提高我们在制作复杂表格时的工作效率及计算准确率。本任务内容提要一、使用公式三、使用函数四、单元格引用二、公式中的运算符一、使用公式 公式由运算符和参与运算的操作数组成。运算符可以是算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符；操作数可以是常量、单元格引用和函数等。要输入公式必须先输入“=”，然后再在其后输入运算符和操作数，否则Excel会将输入的内容作为文本型数据处理。要创建公式，可以直接在单元格中输入，也可以在编辑

14、栏中输入，输入方法与输入普通数据相似。也可在输入等号后单击要引用的单元格，然后输入运算符，再单击要引用的单元格（引用的单元格周围会出现不同颜色的边框线，它与单元格地址的颜色一致，便于用户查看）。移动和复制公式的操作与移动、复制单元格内容的操作方法是一样的。所不同的是，移动公式时，公式内的单元格引用不会更改，而复制公式时，单元格引用会根据所用引用类型而变化，即系统会自动改变公式中引用的单元格地址。利用填充柄复制公式 要修改公式，可单击含有公式的单元格，然后在编辑栏中进行修改，或双击单元格后直接在单元格中进行修改，修改完毕按【Enter】键确认。删除公式是指将单元格中应用的公式删除，而保留公式的运

15、算结果。二、公式中的运算符运算符是用来对公式中的元素进行运算而规定的特殊符号。Excel包含4种类型的运算符：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。u算术运算符有6个，其作用是完成基本的数学运算，并产生数字结果。u比较运算符有6个，它们的作用是比较两个值，并得出一个逻辑值，即“TRUE（真）”或“FALSE（假）”。u文本运算符：使用文本运算符“”（与号）可将两个或多个文本值串起来产生一个连续的文本值。例如：输入“祝你”“快乐、开心！”会生成“祝你快乐、开心！”。u引用运算符：有3个，它们的作用是将单元格区域进行合并计算。三、使用函数 函数是预先定义好的表达式，它必须包含在公式中。每

16、个函数都由函数名和参数组成，其中函数名表示将执行的操作（如求平均值函数AVERAGE），参数表示函数将作用的值的单元格地址，通常是一个单元格区域（如A2：B7单元格区域），也可以是更为复杂的内容。在公式中合理地使用函数，可以完成诸如求和、逻辑判断和财务分析等众多数据处理功能。使用函数时，应首先确认已在单元格中输入了“=”号，即已进入公式编辑状态。接下来可输入函数名称，再紧跟着一对括号，括号内为一个或多个参数，参数之间要用逗号来分隔。用户可以在单元格中手工输入函数，也可以使用函数向导输入函数。常用函数及其使用范例 手工输入一般用于参数比较单一、简单的函数，即用户能记住函数的名称、参数等，此时可直

17、接在单元格中输入函数。如果不能确定函数的拼写或参数，可以使用函数向导输入函数。在工作表中选择要进行计算的单元格区域在工作表中选择要进行计算的单元格在引用的单元格区域的行号和列标前均加上“$”符号四、单元格引用引用的作用是通过标识工作表中的单元格或单元格区域，来指明公式中所使用的数据的位置。通过单元格的引用，可以在一个公式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个公式中使用一个单元格中的数据，还可以引用同一个工作簿中不同工作表中的数据。当公式中引用的单元格数值发生变化时，公式的计算结果也会自动更新。u引用不同工作表间的单元格在同一工作簿中，不同工作表中的单元格可以相互引用，它的表示方法为：“工作表名

18、称!单元格或单元格区域地址”。如：Sheet2!F8:F16u引用不同工作簿中的单元格在当前工作表中引用不同工作簿中的单元格的表示方法为：工作簿名称.xlsx工作表名称！单元格（或单元格区域）地址u相对引用：相对引用指的是单元格的相对地址，其引用形式为直接用列标和行号表示单元格，例如B5，或用引用运算符表示单元格区域，如B5：D15。如果公式所在单元格的位置改变，引用也随之改变。默认情况下，公式使用相对引用。引用单元格区域时，应先输入单元格区域起始位置的单元格地址，然后输入引用运算符，再输入单元格区域结束位置的单元格地址。u绝对引用：绝对引用是指引用单元格的精确地址，与包含公式的单元格位置无关

19、，即不论将公式复制或移动到什么位置，引用的单元格地址的行和列都不会改变。绝对引用的引用形式为在列标和行号的前面都加上“$”符号，如$B$5：$D$15。u混合引用：引用中既包含绝对引用又包含相对引用的称为混合引用，如A$1或$A1等，用于表示列变行不变或列不变行变的引用。任务三 单元格基本操作单元格的基本操作包括拆分与合并单元格，插入、删除行/列/单元格，设置边框和底纹，套用表格样式等。本任务内容提要一、合并与拆分单元格二、插入、删除行、列或单元格三、调整行高与列宽四、设置字符格式、对齐方式和数字格式五、设置边框和底纹六、设置条件格式七、套用表格样式一、合并与拆分单元格选中要合并的单元格区域然

20、后单击“开始”选项卡“对齐方式”组中的“合并后居中”按钮，在展开的列表中选择“合并后居中”项，即可将该单元格区域合并为一个单元格，且单元格中的数据居中对齐。u取消合并的单元格：选中合并的单元格，然后单击“对齐方式”组中的“合并及居中”按钮即可，此时合并单元格的内容将出现在拆分单元格区域左上角的单元格中。注意，在Excel中不能拆分没合并的单元格。跨越合并就是将选择的单元格区域每行合并成一个合并单元格。合并单元格就是将两个或多个位于同一行或者同一列的单元格合并成一个单元格。二、插入、删除行、列或单元格 在工作表中插入行 确定插入位置后选择相应的插入选项。在工作表中插入列 插入单元格 如果在插入前

21、选择的是单元格区域而非单个单元格，则插入的是与所选单元格区域大小相同的单元格区域。此外，用户也可利用右键快捷菜单来插入或删除单元格、行或列。要删除单元格，可选中单元格后在“删除”列表中选择“删除单元格”项，在打开的对话框中选择一种删除删除后空出的位置由周围的单元格补充。删除单元格在此对话框选择由哪个方向的单元格补充空出来的位置 要删除行或列，只需选中要删除的行或列包含的任意单元格，然后单击“删除”列表中的“删除工作表行”或“删除工作表列”，即可删除插入点所在的行或列。如果同时选中多个单元格，则可同时删除多行或多列。三、调整行高和列宽 利用鼠标拖动：在对行高度和列宽度要求不十分精确时，可以利用鼠

22、标拖动来调整。将鼠标指针指向要调整行高的行号，或要调整列宽的列标交界处，当鼠标指针变为上下或左右双向箭头形状时，按住鼠标左键并上下或左右或拖动，到合适位置后释放鼠标，即可调整行高或列宽。要精确调整行高和列宽，可选中要调整行高的行或列宽的列（或行列包含的单元格），然后单击“开始”选项卡上“单元格”组中的“格式”按钮，在展开的列表中选择“行高”或“列宽”项，打开“行高”或“列宽”对话框，输入行高或列宽值，然后单击“确定”按钮。四、设置字符格式、对齐方式和数字格式 默认情况下，在单元格中输入数据时，字体为宋体、字号为11、颜色为黑色。要重新设置单元格内容的字体、字号、字体颜色和字形等字符格式，可选中

23、要设置的单元格或单元格区域，然后单击“开始”选项卡上“字体”组中的相应按钮即可。利用“设置单元格格式”对话框的“字体”选项卡对单元格的字符格式进行更多设置。要打开该对话框，可单击“字体”组右下角的对话框启动器按钮。通常情况下，输入到单元格中的文本为左对齐，数字为右对齐，逻辑值和错误值为居中对齐。我们也可自行设置单元格内文本的对齐方式，使整个表格看起来更加美观。对于简单的对齐操作，可在选中单元格或单元格区域后直接单击“开始”选项卡上“对齐方式”组中的相应按钮。对于较复杂的对齐操作，则可以利用“设置单元格格式”对话框的“对齐”选项卡来进行。Excel中的数据类型有常规、数字、货币、会计专用、日期、

24、时间、百分比、分数和文本等。为单元格中的数据设置不同数字格式只是更改它的显示形式，不影响其实际值。在Excel 2007中，若想为单元格中的数据快速设置会计数字格式、百分比样式、千位分隔或增加、减小小数位数等，可直接单击“开始”选项卡上“数字”组中的相应按钮。若希望选择更多的数字格式，可单击“数字”组中“数字格式”下拉列表框右侧的三角按钮，在展开的下拉列表中进行选择。此外，若希望为数字格式设置更多选项，可单击“数字”组右下角的对话框启动器按钮，或在“数字格式”下拉列表中选择“其他数字格式”选项，打开“设置单元格格式”对话框的“数字”选项卡进行设置 五、设置边框和底纹 对于简单的边框和底纹，可在

25、选定要设置的单元格或单元格区域后，利用“开始”选项卡上“字体”组中的“边框”按钮和“填充颜色”按钮进行设置。若想改变边框线条的样式、颜色，以及设置渐变色、图案底纹等，可利用“设置单元格格式”对话框的“边框”和“填充”选项卡进行设置。六、设置条件格式 选中要添加条件格式的单元格或单元格区域，然后选择一种条件格式并进行设置即可。u突出显示单元格规则：突出显示所选单元格区域中符合特定条件的单元格。u项目选取规则：其作用与突出显示单元格规则相同，只是设置条件的方式不同。u数据条、色阶和图标：使用数据条、色阶（颜色的种类或深浅）和图标来标识各单元格中数据值的大小，从而方便查看和比较数据。要删除条件格式，

26、可先选中应用了条件格式的单元格或单元格区域，然后在“条件格式”列表中单击“清除规则”项，在展开的列表中选择“清除所选单元格的规则”项；若选择“清除整个工作表的规则”项，可以清除整个工作表的条件格式。七、套用表格样式 u应用单元格样式：选中要套用表格样式的单元格区域，单击“开始”选项卡“样式”组中的“其他”按钮，在展开的列表中选择要应用的样式。u应用表样式：选中要应用表样式的单元格区域，单击“开始”选项卡“样式”组中的“套用表格格式”按钮，在展开的列表中单击要使用的表格样式，在打开的“套用表格式”对话框中单击“确定”按钮，所选单元格区域将自动套用所选表格样式。任务四 数据处理和分析 除了可以利用

27、公式和函数对工作表数据进行计算和处理外，还可以利用Excel提供的数据排序、筛选、分类汇总，以及合并计算等功能来管理和分析工作表中的数据。Excel可以根据表格中的数据生成各种形式的图表，从而直观、形象地表示和反映数据的意义和变化，使数据易于阅读、评价、比较和分析。此外，还可使用数据透视表来帮助用户从不同的角度观察和分析数据。本任务内容提要一、数据排序二、数据筛选三、分类汇总四、创建和编辑图表五、创建和操作数据透视表一、数据排序 简单排序是指对数据表中的单列数据按照Excel默认的升序或降序的方式排列。单击要进行排序的列中的任一单元格，再单击“数据”选项卡上“排序和筛选”组中“升序”按钮或“降

28、序”按钮，所选列即按升序或降序方式进行排序。在Excel中，不同数据类型的默认排序方式如下。u升序排序数字：按从最小的负数到最大的正数进行排序。日期：按从最早的日期到最晚的日期进行排序。文本：按照特殊字符、数字（09）、小写英文字母（az）、大写英文字母（AZ）、汉字（以拼音排序）排序。逻辑值：FALSE排在TRUE之前。错误值：所有错误值（如#NUM!和#REF!）的优先级相同。空白单元格：总是放在最后。u降序排序与升序排序的顺序相反。当工作表中的单元格引用了其他单元格内的数据时，有可能因排序的关系，使公式的引用地址错误，从而使工作表中的数据不正确。多关键字排序就是对工作表中的数据按两个或两

29、个以上的关键字进行排序。在此排序方式下，为了获得最佳结果，要排序的单元格区域应包含列标题。对多个关键字进行排序时，在主要关键字完全相同的情况下，会根据指定的次要关键字进行排序；在次要关键字完全相同的情况下，会根据指定的下一个次要关键字进行排序，依次类推。系统先按照主要关键字条件对工作表中各行进行排序；若数据相同，则将数据相同的行按照次要关键字进行排序二、数据筛选 在对工作表数据进行处理时，有时需要从工作表中找出满足一定条件的数据，这时可以用Excel的数据筛选功能显示符合条件的数据，而将不符合条件的数据隐藏起来。Excel提供了自动筛选、按条件筛选和高级筛选三种筛选方式，无论使用哪种方式，要进

30、行筛选操作，数据表中必须有列标签。自动筛选一般用于简单的筛选，筛选时将不需要显示的记录暂时隐藏起来，只显示符合条件的记录。单击“数据”选项卡“排序和筛选”组中的“筛选”按钮，此时标题行单元格的右侧将出现三角筛选按钮 在Excel中，还可按用户自定的筛选条件筛选出符合需要的数据。先进行筛选操作，然后单击列标题右侧的筛选箭头，在打开的筛选列表选择所需选项并在打开的对话框中进行设置。筛选出“销售额”大于等于15000的数据 如果所筛选的列中记录为文本型或日期型数据，筛选列表中的“数字筛选”项会变成“文本筛选”或“日期筛选”，其操作与“数字筛选”相似。此外，如果对工作表中的单元格填充了颜色，还可以按颜

31、色对工作表进行筛选。高级筛选用于条件较复杂的筛选操作，其筛选结果可显示在原数据表格中，不符合条件的记录被隐藏起来，也可以在新的位置显示筛选结果，不符合条件的记录同时保留在数据表中，从而便于进行数据的对比。要通过多个条件来筛选单元格区域，应首先在选定工作表中的指定区域创建筛选条件，然后单击数据区域中任一单元格，也可先选中要进行高级筛选的数据区域，再单击“数据”选项卡上“排序和筛选”组中的“高级”按钮，打开“高级筛选”对话框，接下来分别选择要筛选的单元格区域、筛选条件区域和保存筛选结果的目标区域。条件的标题必须与筛选区域的标题保持一致确认列表区域的单元格引用是否正确，如果不正确，重新在工作表中进行

32、选择“销售数量”大于5，且“销售额”大于20000的记录 对于不再需要的筛选可以将其取消。若要取消在数据表中对某一列进行的筛选，可以单击该列列标签单元格右侧的筛选按钮，在展开的列表中选择“全选”复选框，然后单击“确定”按钮。此时筛选按钮上的筛选标记消失，该列所有数据显示出来。若要取消在工作表中对所有列进行的筛选，可单击“数据”选项卡上“排序和筛选”组中的“清除”按钮 ，此时筛选标记消失，所有列数据显示出来；若要删除工作表中的三角筛选箭头，可单击“数据”选项卡上“排序和筛选”组中的“筛选”按钮 。三、分类汇总 分类汇总是把数据表中的数据分门别类地进行统计处理，无需建立公式，Excel将会自动对各

33、类别的数据进行求和、求平均值、统计个数、求最大值（最小值）和总体方差等多种计算，并且分级显示汇总的结果，从而增加了工作表的可读性，使用户能更快捷地获得需要的数据并做出判断。分类汇总分为简单分类汇总、多重分类汇总和嵌套分类汇总三种方式。无论哪种方式，要进行分类汇总的数据表的第一行必须有列标签，而且在分类汇总之前必须先对数据进行排序，以使得数据中拥有同一类关键字的记录集中在一起，然后再对记录进行分类汇总操作。简单分类汇总指对数据表中的某一列以一种汇总方式进行分类汇总。先对要进行分类汇总操作的列进行排序，然后打开“分类汇总”对话框进行设置。设置分类汇总项以“月份”作为分类字段，对“销售额”进行求和分

34、类汇总 在“分类字段”下拉列表进行选择时，该字段必须是已经排序的字段，如果选择没有排序的列标题作为分类字段，最后的分类结果是不正确的。此外，在“分类汇总”对话框中做设置时，注意在“选定汇总项”列表框中选择的汇总项要与“汇总方式”下拉列表中选择的汇总方式相符合。例如，文本是不能进行平均值计算的。嵌套分类汇总是指在一个已经建立了分类汇总的工作表中再进行另外一种分类汇总，两次分类汇总的字段是不相同的，其他项可以相同，也可以不同。在建立嵌套分类汇总前首先对工作表中需要进行分类汇总的字段进行多关键字排序，排序的主要关键字应该是第1级汇总关键字，排序的次要关键字应该是第2级汇总关键字，其他的依次类推。有几

35、套分类汇总就需要进行几次分类汇总操作，第2次汇总是在第1次汇总的结果上进行操作的，第3次汇总操作是在第2次汇总的结果上进行的，依次类推。在“电器销售表”中分别以“月份”和“销售员”作为分类字段，对“销售额”进行求和汇总。先参考简单分类汇总的操作，以“月份”作为分类字段，对“电器销售表”进行第一次分类汇总，然后再次打开“分类汇总”对话框进行第二次分类汇总设置。设置嵌套分类汇总项 以“月份”和“销售员”作为分类字段，对“销售额”进行汇总结果 对工作表中的数据执行分类汇总后，Excel会自动按汇总时的分类分级显示数据。u分级显示明细数据：在分级显示符号中单击所需级别的数字，较低级别的明细数据会隐藏起

36、来。u隐藏与显示明细数据：单击工作表左侧的折叠按钮可以隐藏原始数据，此时该按钮变为，单击该按钮将显示组中的原始数据。u清除分级显示：不需要分级显示时，可以根据需要将其部分或全部的分级删除。方法是选择要取消分级显示的行，然后单击“数据”选项卡上“分级显示”组中的“取消组合”“清除分级显示”项，可取消部分分级显示；要取消全部分级显示，可单击分类汇总工作表中的任意单元格，然后单击“数据”选项卡上“分级显示”组中的“取消组合”“清除分级显示”项即可。要取消分类汇总，可打开“分类汇总”对话框，单击“全部删除”按钮。删除分类汇总的同时，Excel会删除与分类汇总一起插入到列表中的分级显示。四、创建和编辑图

37、表 Excel可以根据表格中的数据生成各种形式的图表，从而直观、形象地表示和反映数据的意义和变化，使数据易于阅读、评价、比较和分析。此外，还可使用数据透视表来帮助用户从不同的角度观察和分析数据。在Excel 2007中创建图表的一般流程为：选中要创建为图表的数据并插入某种类型的图表；根据需要编辑图表，如更改图表类型、切换行列、移动图表和为图表快速应用系统内置的样式等；根据需要设置图表布局，如添加或取消图表的标题、坐标轴和网格线等；根据需要分别对图表的图表区、绘图区、分类（X）轴、数值（Y）轴和图例项等组成元素进行格式化，从而美化图表。图表由许多部分组成，每一部分就是一个图表项，如图表区、绘图区

38、、标题、坐标轴、数据系列等。其中图表区表示整个图表区域；绘图区位于图表区域的中心，包括数据系列、网络线等所在区域。Excel 2007支持各种类型的图表，如柱形图、折线图、饼图、条形图、面积图、散点图等，从而帮助我们以多种方式表示工作表中的数据。一般我们用柱形图比较数据间的多少关系；用折线图反映数据的变化趋势；用饼图表现数据间的比例分配关系。对于大多数图表，如柱形图和条形图，可以将工作表的行或列中排列的数据绘制在图表中；而有些图表类型，如饼图，则需要特定的数据排列方式。在Excel 2007中可以创建多种类型的图表，不同类型的图表具有不同的特点和用途，具体如下。u柱形图：用于显示一段时间内的数

39、据变化或显示各项之间的比较情况。在柱形图中，通常沿水平轴组织类别，而沿垂直轴组织数值。u折线图：可以显示随时间而变化的连续数据，非常适用于显示在相等时间间隔下数据的趋势。在折线图中，类别数据沿水平轴分布，数值数据沿垂直轴分布。u饼图：显示一个数据系列中各项的大小与各项总和的比例。u条形图：显示各个项目之间的比较情况。u面积图：强调数量随时间而变化的程度，也可用于引起人们对总值趋势的注意。u散点图：显示若干数据系列中各数值之间的关系，或者将两组数绘制为xy坐标的一个系列。u其他图表：包括股价图、曲面图、圆环图、气泡图和雷达图等。要创建图表，首先选中要创建图表的数据区域，然后选择一种图表类型即可。

40、创建的嵌入式图表 创建图表后若单击“图表工具 设计”选项卡上“位置”组中的“移动图表”按钮，打开“移动图表”对话框，选中“新工作表”单选钮，然后单击“确定”按钮，即可在原工作表的前面插入一“Chart+数字”工作表以放置创建的图表。也可在该编辑框中输入图表名称 创建图表后，在工作表的其他位置单击可取消图表的选择，单击图表区任意位置可选中图表。选中图表后，“图表工具”选项卡变为可用，用户可使用其中的“设计”子选项卡编辑图表，如更改图表类型，向图表中添加或删除数据，将图表行、列数据对换，快速更改图表布局和应用图表样式等。为图表应用样式切换到“图表工具 布局”选项卡，利用该选项卡可以添加或取消图表的

41、标题、坐标轴、网格线和图例等组成元素，以及设置这些组成元素在图表中的位置等，从而更改图表布局。取消图例、显示数据表显示数据系列、设置形状填充颜色和图表区样式五、创建和操作数据透视表 数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格，用户可以旋转其行或列以查看对源数据的不同汇总，还可以通过显示不同的行标签来筛选数据，或者显示所关注区域的明细数据，它是Excel强大数据处理能力的具体体现。同创建普通图表一样，要创建数据透视表，首先要有数据源，这种数据可以是现有的工作表数据或外部数据，然后在工作簿中指定放置数据透视表的位置，最后设置字段布局。为确保数据可用于数据透视表，在创建数据源时需要

42、做到如下几个方面：u删除所有空行或空列。u删除所有自动小计。u确保第一行包含列标签。u确保各列只包含一种类型的数据，而不能是文本与数字的混合。任意单元格确认该要创建数据透视表的数据区域将一个空的数据透视表添加到指定位置，此时“数据透视表工具”选项卡自动显示，且窗口右侧显示“数据透视表字段列表”窗格，以便用户添加字段、创建布局和自定义数据透视表 默认情况下，“数据透视表字段列表”窗格显示两部分：上方的字段列表区是源数据表中包含的字段（列标签），将其拖入下方字段布局区域中的“列标签”、“行标签”和“数值”等列表框中，即可在报表区域（工作表编辑区）显示相应的字段和汇总结果。“数据透视表字段列表”窗格

43、下方各选项的含义如下：u数值：用于显示汇总数值数据。u行标签：用于将字段显示为报表侧面的行。u列标签：用于将字段显示为报表顶部的列。u报表筛选：用于基于报表筛选中的选定项来筛选整个报表。单击这些按钮可筛选要显示的数据如果选择字段左侧的复选框，则默认情况下，非数值字段会被添加到“行标签”区域，数值字段会被添加到“值”区域。也可以右击字段名，然后在弹出的菜单中选择要添加到的位置 创建数据透视表后，可利用“数据透视表工具 选项”选项卡更改数据透视表的数据源，添加数据透视图等。编辑数据透视图的方法与编辑普通图表相同。任务五 查看和打印工作表 工作表制作完毕，一般都会将其打印出来，但在打印前还需进行一些

44、设置，如设置工作表页面，设置要打印的区域，以及对多页工作表进行分页预览和调整分页等，这样才能按要求完美地打印工作表。在对大型表格进行编辑时，由于屏幕所能查看的范围有限而无法做到数据的上下、左右对照，此时可利用Excel提供的拆分功能，对表格进行“横向”或“纵向”分割，以便同时观察或编辑表格的不同部分。此外，在查看大型报表时，往往因为行、列数太多，而使得数据内容与行列标题无法对照。此时，虽可通过拆分窗格来查看，但还是会常常出错。而使用“冻结窗格”命令则可解决此问题，从而大大地提高工作效率。本任务内容提要一、拆分和冻结窗格二、设置页面、页眉和页脚三、分页预览和设置分页符四、预览和打印文件一、拆分和

45、冻结窗格在对大型表格进行编辑时，由于屏幕所能查看的范围有限而无法做到数据的上下、左右对照，此时就可利用Excel提供的拆分功能，对表格进行“横向”或“纵向”分割，以便同时观察或编辑表格的不同部分。u水平拆分：将鼠标指针移到窗口右上角的水平拆分框上，当鼠标指针变为拆分形状 时，按住鼠标左键向下拖动，至适当的位置松开鼠标左键，即可在该位置生成一条拆分条，将窗格一分为二。u垂直拆分：将鼠标指针移至窗口右下角的垂直拆分框上然后按住鼠标左键并向左拖动，至适当的位置松开鼠标左键，可将窗格左右拆分。利用冻结窗格功能，可以保持工作表的某一部分数据在其他部分滚动时始终可见。如在查看过长的表格时保持首行可见，在查

46、看过宽的表格是保持首列可见。u冻结窗格：选中表格行中的任意单元格，然后单击“视图”选项卡上“窗口”组中的“冻结窗格”按钮，在展开的列表中选择“冻结拆分窗格”项。此时，所选行以上行被冻结，当拖动垂直滚动条向下查看工作表内容时，这些行始终显示。u取消冻结窗格：单击工作表中的任意单元格，然后在“冻结窗格”下拉列表中选择“取消冻结窗格”项即可。在Excel中设置纸张大小、方向和页边距的方法与在Word中的设置是相同的，都是利用“页面布局”选项卡上“页面设置”组中的相关按钮进行设置，或单击“页面设置”组右下角的对话框启动器按钮，在打开的“页面设置”对话框中进行设置。二、设置页面、页眉和页脚设置打印区域

47、在“页边距”选项卡中选择“水平”和“垂直”复选框，可使打印的表格在打印纸上水平和垂直居中。在设置打印方向时，当要打印的表格高度大于宽度时，通常选择“纵向”；当宽度大于高度时，通常选择“横向”。页眉和页脚分别位于打印页的顶端和底端，通常用来打印表格名称、页号、作者名称或时间等。如果工作表有多页，为其设置页眉和页脚可方便用户查看。用户可为工作表添加系统预定义的页眉或页脚，也可以添加自定义的页眉或页脚。在列表中可为工作表添加系统预定义的页眉或页脚 可看到自定义的页眉和页脚三、分页预览和设置分页符 单击“视图”选项卡上“工作簿视图”组中的“分页预览”按钮，或单击“状态栏”上的“分页预览”按钮，可以将工

48、作表从普通视图切换到分页预览视图。蓝色虚线为分页预览视图中的自动分页符如果需要打印的工作表中的内容不止一页，Excel会自动插入分页符，将工作表分成多页 默认分页符的位置取决于纸张的大小和页边距设置等。我们也可在分页预览视图中改变默认分页符的位置，或插入、删除分页符，从而使表格的分页情况符合打印要求。利用鼠标拖动方法调整分页符位置 在指定位置上方插入水平分页符 如果单击工作表的任意单元格，然后在“分隔符”列表中选择“插入分页符”项，Excel将同时插入水平分页符和垂直分页符，将1页分成4页。单击垂直分页符右侧或水平分页符下方的单元格，或单击垂直分页符和水平分页符交叉处右下角的单元格，然后单击“

49、分隔符”列表中的“删除分页符”项，可删除手动分页符。四、预览和打印文件 利用Excel提供的“打印预览”功能，可以在打印前看到实际的打印效果，避免多次打印调整，浪费时间和资源。单击“Office按钮”，在展开的列表中单击“打印”“打印预览”选项，即可进入打印预览视图。在打印预览视图中，将鼠标指针移至预览窗口中，当鼠标指针变为“”形状时单击，可放大显示表格内容；此时鼠标指针变为“”形状，再次单击鼠标可缩小显示表格内容。此外，当页面中有多页时，单击“下一页”或“上一页”按钮，可显示下一页或上一页内容。单击“关闭打印预览”按钮返回普通视图 如果在打印预览视图看到的效果非常满意，就可以将工作表打印出来了。在“名称”下拉列表中选择要使用的打印机，在“打印范围”区中选择打印范围，在“打印内容”区中选择要打印的内容，在“份数”区中设置要打印的份数，设置完毕单击“确定”按钮，系统将按照设置打印工作表 谢谢大家