Excel 2003电子表格制作.ppt

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1、第6章 Excel 2003电子表格制作6.1 Excel 2003的启动和退出启动Excel 2003中文版的方法很多，常用的有：v（1）从开始菜单启动：单击【开始】【程序】【Microsoft Office Excel 2003】【Excel 2003】命令。v（2）用已有的Excel文档启动：单击已存在的Excel电子表格文件，同时也打开了该文件。v（3）从桌面快捷方式图标启动：如果桌面上有Excel 2003快捷方式图标，则双击该图标。6.1.1 启动Excel 2003工作簿名列标签行标签活动单元格全选按钮名称框工作表标签编辑栏任务窗格状态栏图6.1 Excel 窗口界面6.1.2

2、Excel 2003 窗口介绍v标题栏：标题栏：用于显示当前使用的应用程序名称和工作簿名称。v菜单栏：菜单栏：Excel 2003的命令集合，几乎所有的Excel 2003命令都可以从菜单栏中选择执行。v常用工具栏：常用工具栏：Excel 2003编辑过程中最常用的工具集。工具栏中的每个小按钮都对应一种操作。例如：单击【新建】按钮，就可创建一个新的工作簿。v格式工具栏：格式工具栏：Excel 2003中常用的编排工具集之一。包括字体格式设置、对齐格式设置、数字格式、缩进量、边框样式和颜色设置等工具。v编辑栏：编辑栏：位于 Excel 窗口顶部的条形区域，用于输入或编辑单元格或图表中的值或公式。

3、编辑栏的名称区与编辑区中有“”、“”、“fx”三个按纽，分别表示取消、确认和插入函数操作。v行、列标题：行、列标题：用来定位单元格，例如：A1代表第1行，A列。其中行标题用数字显示，列标题用英文字母表示。v工作表格区：工作表格区：用来记录数据的区域。v状态栏：状态栏：位于底部，可提供有关选择命令或操作进程的信息。v工作表标签：工作表标签：用于显示工作表的名称，单击工作表标签将激活相应的工作表。v水平、垂直滚动条：水平、垂直滚动条：用来在水平、垂直方向改变工作表的可见区域。v任务窗格：任务窗格：任务窗格相当一本Excel的操作手册，它包括“开始工作”、“帮助”、“搜索结果”等11项，单击任务窗格

4、右上角“”符号从拉列表框中选择。通过快捷键Ctrl+F1、右击菜单栏勾选或单击【视图】丨【任务窗格】等方法均可显示或取消任务窗格。vExcel 在窗口中显示包含工作表的工作簿。默认情况下，菜单栏、常用、格式和编辑栏显示在窗口顶部。在窗口底部，状态栏显示不同的指示器指示当前的工作环境。v下面介绍几个常用的术语：v单元格单元格工作表中行列交汇的小格子，用于保存数值、文字、声音等数据，它是Excel处理信息的最小单位，一个单元格最多容纳32000个字符。v单元格地址（编号）单元格地址（编号）表示单元格在工作表上所处位置的坐标。例如，第 C 列和第 3 行交叉处的单元格，其编号为“C3”。行号范围16

5、5535，列标范围AZ，AAAZ，BABZ，IAIV共256列。v活动单元格活动单元格当移动鼠标到工作表内时形状变为空心十字架，单击某单元格，这时该单元格四周框线变粗，该单元格又称为当前单元格，俗称激活单元格。用户只能向活动单元格内写入信息，编辑栏的名称框显示的是当前单元格（或区域）的地址，编辑区显示的是当前单元格的内容（或公式）。v工作表工作表用于存储和处理数据的主要文档，即电子表格。工作表由排列成行或列的单元格组成，一个工作表最多含16777216个单元格（65536256）。工作表总是存储在工作簿中。Excel允许同时在多张工作表上输入并编辑数据，并且可以对多张工作表的数据进行汇总计算。

6、v区域区域工作表上的两个或多个单元格，这些单元格可以相邻或不相邻。通过对区域的引用实现工作表的主要操作，如计算、生成图表等。v工作簿工作簿包含一个或多个工作表的文件（扩展名.xls），该文件可用来组织各种相关信息，其默认文件名为Book1.xls。一个工作簿最多包含255个工作表，默认情况下一个工作簿含3个工作表（默认名称Sheet1、Sheet2、Sheet3），工作表可以重命名、增加、删除。6.1.3 退出Excel 2003v退出Excel 2003的方法也很多，常用的有：v（1）单击应用程序标题栏最右端的“关闭”按钮。v（2）单击【文件】菜单【退出】命令。v如果退出前文件被修改过，系统

7、将提示是否保存修改的内容，单击“是”按钮保存，单击“否”按钮则不保存。6.2 工作簿、工作表v工作簿是计算机和存储数据的文件，一个工作簿就是一个Excel文件，其扩展名为XLS，相当于Word中的文档概念。一个工作簿可包含多个工作表，这样可以将若干相关工作表组成一个文件，操作时不必打开多个文件，而直接在同一文件的不同工作表中方便地切换。6.2.1 工作簿和工作表的基本操作v1、新建工(1)新建空白工作簿：空白工作簿是其工作表中没有任何数据资料的工作簿，可以通过以下方法创建。选择【文件】菜单【新建】命令。按下快捷键Ctrl+N在任务窗格中选择“空白工作簿”选项，如图6.2所示。图6.2 选择“空

8、白工作簿”选项图6.3 新建的空白工作簿v根据模板新建工作簿vExcel 2003提供了一系列丰富而实用的模板，利用这些模板可以新建模板结构工作簿。模板工作簿可以通过以下操作创建。在任务窗格中单击“本机上的模板”，如图6.4所示v在弹出的“模板”对话框内，先单击“电子方案表格”标签，打开“电子方案表格”选项卡，然后在选项列表中选择所需要模板，如图6.5所示。图6.4 用模板创建工作簿图6.5“电子方案表格”模板v2、打开已有的工作簿文件 单击常用工具栏中的“打开”按钮或单击【文件】菜单【打开】命令，系统会弹出“打开文件”对话框，选择要打开的文件后单击“打开”按钮。v3、工作簿的保存v当完成工作

9、簿文件的编辑和修改后，就要保存。其操作步骤如下：v（1）单击【文件】菜单【保存】命令，弹出另存为对话框。如果是新文件，Excel将会要求输入一个文件名，否则将采用缺省的文件名（Book1.xls）。v（2）单击“保存”按钮v如果不想将旧的内容冲掉，可以单击【文件】菜单【另存为】来保存当前的内容。v4、选取工作表v工作簿默认由三个工作表组成，最多可创建255个工作表。可能通过单击工作表标签来选取工作表。v要选取多个连续的工作表，可以先单击第一个工作表，然后按信Shift键并单击最后一个工作表；要选取多个不连续的工作表，可以选单击第一个工作表，然后按信Ctrl键并单击其他工作表。多个选中的工作表组

10、成一个工作组。选择工作组的作用是：在其中一个工作表的任意单无格中输入数据或设置格式，在工作组的其他工作表的相同单元格中将具有相同数据或相同格式，即同时编辑多个工作表。v5、插入工作表插入工作表有如下两种方法：（1）单击【插入】菜单【工作表】命令。（2）右击要插入工作表的后一个工作表，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令。v6、删除工作表删除工作表也有两种方法：（1）选择要删除的工作表或工作组，再单击【编辑】菜单【删除工作表】命令。（2）右击要删除的工作表，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令。v7、重命名工作表重命名工作表有三种方法：（1）双击工作表标签，使之处于选中状态，输入新的名字将原名字覆盖

11、。（2）将鼠标指针指向工作表标签，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中单击“重命名”命令，输入新的名字将原名字覆盖。（3）单击需重命名工作表的标签，单击【格式】菜单【工作表】【重命名】命令，输入新的名字将原名字覆盖。v8、工作表的复制与移动用户可以在一个或多个工作簿中复制或移动工作表，如果在不同的工作簿中复制或移动工作表，这些工作簿都必须是打开的。（1）使用菜单命令复制或移动工作表操作步骤如下：打开需要操作的所有工作簿。激活要复制或移动的工作表。单击【编辑】菜单【移动或复制工作表】命令，右击要移动或复制的工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“移动或复制工作表”命令也会弹出该对话框。在“工作簿”下拉列表框

12、中选择要移至或复制到的工作簿（目标工作簿）。在“下列选定工作表之前”列表框中选择希望把工作表插在目标工作簿的哪个工作表之前。如果是复制操作请选中“建立副本”复选框，否则执行的是移动操作。单击“确定”按钮。v（2）使用鼠标复制或移动工作表 移动操作：单击需要移动的工作表标签，按住鼠标左键（这是鼠标箭头前带一个小矩形），拖到所希望的位置。复制操作：复制操作与移动操作基本相同，只是在拖运的同时要按住Ctrl键。6.2.2 工作表数据的输入v工作表由单元格组成，单元格内的数据由格式和值两部分确定，所以输入数据时可以先设置格式再输入值，也可以先输入值，再将其转换为指定的格式。v无论Excel用在电子政务

13、、商务等各行业，均必须明白数据的类型。Excel提供12种数据类型（常规、数值、货币、分数、文本、时间、日期、特殊等），最常用的是字符串、数值、时间、日期、逻辑类型的数据。v数值型、时间型或日期型右对齐，字符型左对齐，逻辑型居中对齐，这是Excel默认的对齐方式。特殊数据的输入 v1.单元格宽度有限，怎么输入长字符串？若右侧单元格无内容则当前单元格自动扩宽，成为宽单元格；若右侧单元格有内容，则超宽部分自动隐藏（可通过双击列标后的竖线或选择【格式】菜单【列】【最合适的列宽】，将隐藏内容显示出来）；用Alt+Enter强制断行，实现在一个单元格内输入几行数据。v2.数值字符串怎么输入？数值字串是数

14、字的组合，不具有数字的含义（如编号、身份证号），不能进行数学运算，如求和、求平均等。其输入方法有两种：先输入单引号“”，再输入数字（如在A3格输入编号“001”，直接输入001结果变成了1，应该输入001）；或先设单元格格式为文本，然后再输入数字串。设置单元格格式的方法是在“单元格格式”对话框中选择“数字”页框。v3.分数的输入。分数有真分数和假分数两种：输入真分数时，先输入数字0和空格，再输入内容；输入假分数时在系数和分数之间还要输入一个空格。v4.大数值的输入。比如输入身份证号510802198501250719，变成了科学计数法的形式5.10802E+17，降低了精度。v5.逻辑型数据输

15、入。Excel中某条件成立用“TRUE”表示，否则用“FLASE”表示。如在A2内输入“=52”，则显示值为“TRUE”。v6.时间和日期型数据的输入。先试验一下：在某单元格内输入3-2时，显示结果“3月2日”；在某单元格内输入=3-2，显示结果为1。这说明当输入的数据符合某种格式时，Excel将自动以该种格式存储数据。所以当输入3/2、3-2时，系统认为是3月2日；当输入8:30、21:45时，系统认为是时间；也可以在单元格内同时输入日期和时间，二者之间以空格分隔。v7.智能填充数据。智能填充主要是指快速输入按规律变化的数据序列，如等差数列、等比数列、医院药品名称、单位职工姓名等，这个功能非

16、常实用。Excel已经自带的数据序列有“一月，二月，十二月”、“星期一、星期二，星期日”等等。用户也可以根据需要自定义一些数据序列，并且一劳永逸。查看或自定义数据序列的方法：单击【工具】菜单【选项】【自定义序列】，出现如图6.7所示的页面。当选择左框中的新序列时，在右侧“输入序列”框中输入完欲定义的数据序列后（以回车结束每一个数据项），单击“添加”按纽，再“确定”退出。图6.7添加了六个姓名。图6.7 自定义序列对话框v填充柄填充柄活动单元格右下角的小黑块，拖运它可以实现智能填充。具体填充方法：在当前单元格中输入数据序列中的任意一项，纵向或横向拖动填充柄至某单元格，松开鼠标。若数据序列用完，则

17、从头开始循环填充。v填充相同数据项填充相同数据项对时间或日期数据，按住Ctrl拖动填充柄；对字符串或数值型数据，直接拖动填充柄。这种填充其实是复制单元格数据。v递增方式填充数据项递增方式填充数据项对时间或日期数据，直接拖动填充柄，是期型数据按日增加，时间型数据按小时增加；对数值型数据，按住Ctrl键拖动填充柄。v快速填充快速填充不拖动填充柄也能实现填充，主要是日期、等差或等比序列。例如在A1F1单元格填充等比数列1、3、9、27、81、243：在A1内输入1；选中A1F1区域；单击【编辑】菜单【填充】【序列】，按如图6.8设置参数，确定即可。图6.8填充序列对话框6.2.3 单元格格式的设置v

18、1、选择区域v（1）选整行或整列v单击行号或列标；（此时还可通过【格式】菜单【行】或【列】设置行高或列宽，当然也可直接拖动行号或列标之边线调整行高或列宽。）v（2）选整个工作表v单击“全选”按纽（行号1的上边，列标A的左边）或按快捷键Ctrl+A；v（3）选区域v按住鼠标左键从一个单元格拖动到另一个单元格，则相应的矩形区域被选中；在名称框内输入单元格首尾编号回车（形如A5、B2:F5等）；也可配合Sheet或Ctrl键作连续选择和间断选择区域。v（4）条件选定 选择满足条件的若干单元格，这个功能非常有趣，从【编辑】菜单【定位】调出“定位”对话框，在“引用位置”处输入区域名称或单击“定位条件”按

19、纽，调出“定位条件”对话框，如图6.9所示。图6.9定位条件对话框2、单元格格式化 自定义格式可以通过“单元格格式”对话框来完成。选择【格式】菜单【单元格】命令，弹出“单元格格式”对话框，如图6.10所示。v1、设置数字格式（1）选择要格式化的单元格或单元格区域。（2）单击“单元格格式”对话框中的“数字”选项卡，如图6.10所示。（3）在左侧的“分类”列表框中单击数字格式的类型，右侧显示该类型的格式，在“示例”框中可以预览设置效果。图6.10“单元格格式”对话框v2、设置对齐格式v默认情况下，Excel根据输入的数据自动调节数据的对齐格式，如文字内容左对齐、数据内容右对齐等。v操作步骤：v（1

20、）选择格式化对象（单元格或单元格区域）。v（2）单击【格式】菜单【单元格】命令，选择“对齐”选项卡，如图6.11所示。v（3）在“水平对刘”下拉列表框中选取希望的对刘方式，“水平对齐”方式包括：常规、左缩进、居中、靠左、填充、两端对齐、跨列居中、分散对齐。v（4）在“垂直对齐”下拉列表框中选取希望的对齐方式，“垂直对齐”方式包括：靠上、居中、靠下、两端对齐、分散对齐。v（5）下方的复选框是单元格中的文字较长时的解决方案。v自动换行：选中该复选框，对输入的根据单元格列宽自动换行。v缩小字体填充：选中该复选框，减小单元格中的字符大小，使数据的宽度与列宽相同。v合并单元格：选中该复选框，将多个单元格

21、合并为一个单元格，与“水平对齐”方式中的“居中”联合使用可以实现标题居中，相当于格式工具栏中“合并居中”按钮的功能。v（6）“方向”区域用来改变单元格中文本旋转的角度，角度范围为-90度到90度。图6.11“对齐”选项卡v3、设置字体vExcel中的字体设置包括：字体类型、字体形状、字体尺寸。与Word不同，Excel的【格式】菜单中没有字体命令，而是要通过单元格格式对话框来设置。v（1）选择格式化对象（单元格或单元格区域）。v（2）单击【格式】菜单【单元格】命令，选择“字体”选项卡，如图6.12所示。v（3）在其中选择合适的字体、字形、字号。图6.12“字体”选项卡v4、设置边框线v默认情况

22、下，Excel的表格线都是统一的淡虚线。这种边线打印表格时不会打印，用户可以给它加上其他类型的边框线。v操作步骤：v（1）选择格式化对象（单元格或单元格区域）。v（2）单击【格式】菜单【单元格】命令，选择“边框”选项卡，如图6.13所示。图6.13“边框”选项卡v5、设置单元格或单元格区域的图案和颜色v图案是指区域的颜色和阴影。设置合适的图案可以使工作表显得更为生动活泼、错落有致。v操作步骤：v（1）选择格式化对象（单元格或单元格区域）。v（2）单击【格式】菜单【单元格】命令，选择“图案”选项卡，如图6.14所示。图6.14“图案”选项卡v6、设置列宽、行高v当用户建立工作表时，所有单元格具有

23、相同的宽度和高度。默认情况下，当单元格中输入的字符串超过列宽时，超长的文字被截去，数字则用“#”表示。当然，完整的数据还在单元格中，只不过没有显示出来。因此可以调整行高和列宽，以便于数据的完整显示。v列宽、行高的调整用鼠标来完成比较方便。鼠标指向要调整列宽（或行高）的列标（或行标）的分隔线上，这是鼠标指针会变成一个双向箭头的形状，拖曳分隔线至适当的位置即可。v列宽、行高的精确调整，可用【格式】菜单【列】命令或【行】命令及其子命令进行设置。v7、自动格式化vExcel预定义了17种格式供用户选用，这样既可以节省大量时间，又具有较好的效果。自动格式化的操作方法如下：v（1）选择格式化对象（单元格或

24、单元格区域）。v（2）单击【格式】菜单【自动套用格式】命令。v（3）在弹出的“自动套用格式”对话框中选择一种合适的格式后单击“确定”按钮。如图6.15所示。图6.15“自动套用格式”对话框6.2.4 单元格的保护设置v在Excel 2003中，可以设置工作表的保护功能，防止其他用户对工作表的内容进行删除、复制、移动和编辑等。保护工作表的具体操作步骤如下。v(1)选择“工具”菜单“保护”“保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，如图6.16所示。v(2)在“保护工作表”对话框的“允许此工作表的所有用户进行”列表框中，选中相应的复选框。v(3)可以在“取消此工作表保护时使用的密码”文本框中输入

25、密码。v(4)单击“确定”按钮，在随后打开如图6.17所示的“确认密码”对话框中重新输入密码，单击“确定”按钮，这样就完成了对工作表的保护。图6.16“保护工作表”对话框图6.17“确认密码”对话框6.3 使用公式6.3.1 创建公式v1、输入公式v公式的输入操作类似于输入文字数据，但输入一个公式的时候应以一个等号(=)作为开始，然后才是公式的表达式。在单元格中输入公式的步骤如下。v(1)选择要输入公式的单元格，如图6.18所示，选择G2。v(2)在编辑栏的输入框中输入一个等号“=”，或者在当前选择的单元格中输入一个等号“=”，然后输入公式表达式为：C2+D2+E2+F2，如图6.18所示。v

26、(3)单击“确认”按钮或按Enter键就可以得到计算结果“377”，如图6.19所示。v单元格中的公式也可以像单元格中的其他数据一样进行编辑，包括修改、复制、移动等操作。图6.18 输入公式图6.19 公式计算结果v2、修改公式v若发现输入的公式有错，则可以很容易地修改它，操作步骤如下。v(1)单击包含要修改公式的单元格。v(2)在编辑栏中对公式进行修改。v(3)按Enter键，完成修改。v3、公式的自动填充v在一个单元格中输入公式后，如果相邻的单元格中需要进行同类型的计算(如数据行合计)，可以利用公式的自动填充功能。其操作步骤为：v(1)单击公式所在的单元格。v(2)拖动“填充柄”，到达目标

27、区域后放开鼠标左键，公式将自动填充至目标单元格。v如果对填充的格式有要求，可单击“自动填充选项”按钮，从下拉菜单中选择需要的选项。v4、删除公式v删除公式的方法与清除单元格数据一样，可以选择【编辑】菜单【清除】【内容】命令，也可以使用Delete键。6.3.2 运算符及其优先级v运算符运算符用于对公式中的元素进行特定类型的运算。Microsoft Excel 包含四种类型的运算符：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符，如表6.1所示。vExcel 中的公式以等号“=”开始，紧随其后的是需要计算的表达式。Excel 将根据公式中运算符的特定顺序从左到右进行计算。如果公式中同时用到多个运

28、算符，Excel 将按下表所示的优先级顺序进行运算。如果公式中包含相同优先级的运算符，例如，公式中同时包含乘法和除法运算符，则 Excel 将从左到右进行计算。运运 算算 符符名名 称称举例举例:（冒号）引用区域运算符，产生对包括在两个引用之间的所有单元格的引用(B5:B15)交叉运算符，产生对两个引用共有的单元格的引用。(B7:D7 C6:C8)联合运算符，将多个引用合并为一个引用(SUM(B5:B15,D5:D15)（单个空格）,（逗号）负号-100%百分比51%(即0.51)乘幂23(即8)*和/乘和除3*5,1/4+和 加和减12+5,78-3&连接“中”&”国”(即”中国”)=比较结

29、果为TRUE或FLASE表6.1 Excel常用运算符 注意若要更改求值的顺序，请将公式中要先计算的部分用括号括起来。例如，1+2*5结果是 11，因为 Excel 先进行乘法运算后进行加法运算；而(1+2)*5结果是15。6.3.3 单元格地址引用v引用引用引用的作用在于标识工作表上的数据区域，以此指明公式中所使用的数据的位置，如表6.2。通过引用，可以在公式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一区域的数据，还可以引用同一个工作簿中不同工作表上的区域的数据。v引用主要有四种方式：相对引用、绝对引用、混合引用和三维引用。若要描述若要描述引用引用列 A 和行 10 交叉处的单元格A

30、10在列 A 和行 10 到行 20 之间的单元格区域A10:A20在行 15 和列 B 到列 E 之间的单元格区域B15:E15行 5 中的全部单元格5:5行 5 到行 10 之间的全部单元格5:10列 H 中的全部单元格H:H列 H 到列 J 之间的全部单元格H:J列 A 到列 E 和行 10 到行 20 之间的单元格区域A10:E20表6.2 引用的表示v1.相对引用v公式中的相对单元格引用（例如 A1）是基于包含公式和单元格引用的单元格的相对位置。如果公式所在单元格的位置改变，引用也随之改变公式所在单元格的位置改变，引用也随之改变。如果多行或多列地复制公式，引用会自动调整。默认情况下，

31、新公式使用相对引用。v2.绝对引用v单元格中的绝对单元格引用（例如$A$1）总是在指定位置引用单元格。如果公公式所在单元格的位置改变，绝对引用保持不变式所在单元格的位置改变，绝对引用保持不变。如果多行或多列地复制公式，绝对引用将不作调整。绝对引用的标志是符号$。v3.混合引用v混合引用具有绝对列和相对行，或是绝对行和相对列。绝对引用列采用$A1、$B1 等形式。绝对引用行采用 A$1、B$1 等形式。如果公式所在单元格的位置改公式所在单元格的位置改变，则相对引用改变，而绝对引用不变变，则相对引用改变，而绝对引用不变。如果多行或多列地复制公式，相对引用自动调整，而绝对引用不作调整。v4.三维引用

32、v公式中引用本工作表单元格地址，简单而应用广泛。其实，跨工作簿、跨工作表单元格地址也可以引用，只需在单元格地址前进行一些限定。其格式是：v工作簿名工作簿名工作表名！单元格地址工作表名！单元格地址v如公式“=SUM(语文!A2:A10,数学!B2:B10)”表示当前工作簿中“语文”工作表的A2:A10区域与“数学”工作表的B2:B10区域的数据之和。公式“=产品.xls 单价!D2*销售.xls 销售数量!D2”表示产品工作簿中“单价”工作表的D2单元格内容与销售工作簿中“销售数量”工作表的D2单元格内容之积。这些跨簿、跨表的公式同样支持自动复制功能。6.4 使用函数v6.4.1 函数分类v函数

33、由函数名和用括号括起来的参数组成，是一个预先定义好的内置公式。Excel 2003中的函数通常分为：常用函数、工程函数、财务函数、数学与三角函数、统计函数、查寻与引用函数、数据库函数、文本函数、逻辑函数、信息函数等，每一类又包含若干个函数。恰当地使用函数可以大大提高表格计算的效率。v6.4.2 常用函数vExcel的公式和函数功能较强，其提供的函数较多，下面我们选择一部分常用的函数进行简要介绍，其中包含求和、求平均值等，如表6.3所示。表6.3 Excel常用函数6.4.3 在公式中使用函数v函数的输入有两种方法：直接输入和粘贴函数法。v1、直接在单元格内输入函数v对于比较简单的函数，可以直接

34、在单元格内输入函数名及其参数值。例如，求出每个学生的总成绩，可直接在G3中输入“=Sum(C2:F3)”或“=Sum(C2+D2+E2+F2)”。输入确认后，在单元格中显示值。如图6.20所示。图6.20 直接输入函数v2、通过“插入函数”对话框选择函数v对于比较复杂的函数，可采用下面的方法进行选择：v(1)选中要插入函数的单元格。v(2)单击常用工具栏上的“插入函数”按钮，这时单元格中自动出现“=”，并弹出“插入函数”对话框。v(3)在“选择函数”列表框中选择所需的函数名(如“AVERAGE”)后，单击“确定”按钮，如图6.21所示。图6.21“插入函数”对话框v(4)在弹出的“函数参数”对

35、话框中，显示了该函数的函数名和它的每个参数，以及参数的描述和函数的功能，根据提示输入每个参数值。v如果要将单元格引用作为参数，可单击参数框右侧的“暂时隐藏对话框”按钮，则只在工作表上方显示参数编辑框。再从工作表上选定相应的单元格，然后再次单击按钮，恢复原对话框。v(5)单击“确定”按钮，完成函数的使用。图6.22“函数参数”对话框6.5 数据管理v6.5.1 数据清单vExcel中数据表的基本概念建立在目前流行的关系模型的基础上，用二维表的形式编辑数据。数据表可以像一般工作表一样进行建立和编辑，还可以对记录进行增加、修改、删除和检索等。v1.建立数据表建立数据表v建立数据表时要按照下述规则：v

36、(1)数据表是由单元格构成的矩形区域。v(2)数据表区域的第一行为列标，相当于数据库的字段名，因此列标名应惟一。其余为数据，每行一条记录。v(3)同列数据的性质相同。v(4)在数据表中，列之间、行之间必须相邻，不能有空行或空列。v根据以上规则，首先建立数据表的列标志。在工作表中，从需要的单元格依次输入各个字段名。列标建好后，在列标下的单元格中输入记录，如图6.23所示。图6.23 建立数据表v2.数据表的使用数据表的使用v数据表是用来对大量数据进行管理的。它采用在一个对话框中展示出一个数据记录所有字段内容的方式，并且提供了增加、修改、删除及检索记录的功能。使用数据表的具体操作步骤为：v(1)将

37、光标放在数据库所在工作表中任一单元格内，如图6.24所示。图6.23 建立数据表v(2)单击【数据】菜单【记录单】，打开记录单对话框，如图6.25所示。在记录单中，首先显示的是数据表中的第一条记录的基本内容(未格式化的)，其中带有公式的字段内容是不可编辑的。v(3)使用“上一条”或“下一条”按钮或按滚动条，可以在每条记录间上下移动。v(4)单击“关闭”按钮，关闭记录单。图6.25“记录单”对话框v3.增加记录增加记录v向数据表中增加记录的方法有两种：一是直接在工作表的数据区输入新记录；二是通过记录单进行。v通过记录单增加记录的操作步骤为：v(1)单击【数据】菜单【记录单】命令。v(2)在打开的

38、记录单对话框中，单击“新建”按钮，屏幕上将出现一个新记录的记录单，按键(或+键)依次输入各项。v注意：注意：记录单中的公式项是不能输入或修改的，第一条记录的公式必须在工作表中输入，在记录单中新增的记录会自动显示公式计算结果。v(3)所有的记录添加完毕后，单击“关闭”按钮。这时，在数据表中将显示新记录。v4.删除记录删除记录v在记录单中，选中要删除的记录，单击“删除”按钮，确认后再单击“关闭”按钮即可完成操作。6.5.2 排序 新建立的数据表是按输入记录的先后顺序排列的，我们可以利用数据表的排序功能对其进行重新排序。v1.简单排序简单排序v若只需按数据表中的某一列对数据表中的行数据进行排序，最简

39、单的方法是利用常用工具栏上的“升序”按钮或“降序”按钮。操作步骤为：v(1)单击数据表中要排序列中的任一单元格(例如，要对“年龄”进行降序排列，则单击“年龄”列中的任一单元格)。v(2)单击常用工具栏中的“升序”按钮升序排序；或单击“降序”按钮降序排序。v排序后，数据表将按照指定的排序次序重新排列行，如图6.26所示。图6.26按降序排序后结果v2.组合排序组合排序v当所排序的字段出现相同值时，可以使用Excel提供的组合排序功能，其操作步骤为：v(1)在需要排序的数据表中，单击任一单元格。v(2)单击【数据】菜单【排序】命令，Excel会自动选择整个记录区域，并弹出“排序”对话框，如图6.2

40、7所示。图6.27“排序”对话框v(3)在“主要关键字”下拉列表框中，选择排序的主关键字(如“年龄”)，选取“主要关键字”列表框右边的排序顺序(如“降序”)。v(4)在“次要关键字”下拉列表框中指定要排序的列(如“工龄”)，并指定排序顺序(如“升序”)。v(5)在“第三关键字”下拉列表框中指定要排序的列(如“工资”)，并指定排序顺序(如“升序”)。如果数据表的最上面的行中含有列标志行，则选中“有标题行”，这样可使选取的排序范围不包括标题行；如果数据表中最上面的行中没有标志行，则选中“无标题行”，这样可使第一行包括在排序范围中。v(6)单击“确定”按钮完成排序操作。6.5.3 筛选v将满足条件的

41、记录选出来放于原数据区或放于本工作表的其它区域，以便对它们做进上步的编辑、设置格式、制作图表和打印。v 注意 与排序不同，筛选并不重排区域，筛选只是暂时隐藏不必显示的行。v1、自动筛选、自动筛选v激活列标题区域，选择【数据】菜单【自动筛选】，则自动筛选箭头显示于筛选区域中列标题的右侧。单击该箭头，弹出下拉列表框，根据需要设定条件，图6.28是按“部门”进行自动筛选，由图可见，自动筛选有排序功能，如果只想选出部门为“市场部”的记录，则直接从下拉列表框中点击“市场部”。图6.28自动筛选设置v2、取消筛选、取消筛选v若要取消某列中的筛选条件，可单击该列旁边的字段箭头，并在下拉列表框中单击“全部”。

42、v若要取消数据表中所有列的筛选条件，以显示所有的数据行，可以单击【数据】菜单【筛选】【全部显示】命令。v若要取消自动筛选操作，则单击【数据】菜单【筛选】【自动筛选】命令。这时，列标题旁的字段箭头消失，全部记录行将被显示。6.5.4 分类汇总v在实际工作中往往需要对一系列数据进行小计或合计，这时使用Excel的分类汇总会很方便。现在我们对“部门”进行分类汇总，介绍其操作步骤。v(1)对分类字段“部门”进行排序。v(2)将光标放在工作表的任一单元格，选择【数据】菜单【分类汇总】命令，打开“分类汇总”对话框，如图6.29所示。图6.29“分类汇总”对话框v(3)在“分类字段”下拉列表中选中分类排序字

43、段(如“部门”)，在“汇总方式”下拉列表中选中汇总计算方式(如“平均值”)，在“选定汇总项”中选中需要汇总的项(如“工资”)。v(4)单击“确定”按钮，完成操作，其结果如图6.30所示。图6.30“分类汇总”的结果v在分类汇总结果工作表中，单击屏幕左边的“”按钮，可以仅显示汇总结果而隐藏原始数据库的数据，这时屏幕左边将变为“”按钮；如果再次单击“+”按钮，将恢复显示隐藏的原始数据。v如果要取消分类汇总，可重复上述操作，在打开的“分类汇总”对话框中选择“全部删除”。v分类汇总的数据将变为自动更新，也就是说，如果修改了原始数据，则汇总结果将自动随之更新。6.6 数据图表v将单元格中的数据以各种统计

44、图表的形式显示，可使繁杂的数据更加生动，可以直观清晰地显示不同数据间的差异。当工作表中的数据发生变化时，图表中对应项的数据也自动更新。Excel中图表分为内嵌图表和独立图表两种。内嵌图表与数据源放置在同一张工作表中，是工作表中的一个图表对象，可以放置在工作表中的任意位置，与工作表一起保存和打印；独立图表是独立的图表工作表，打印时与数据分开打印。v6.6.1 创建图表vExcel提供约100种不同格式的图表，其中包括二维图表和三维图表。利用图表向导工具，用户只要按照向导所指示的步骤一步一步地进行，就可以建立所需的图表。下面以职员登记表为例，介绍建立图表的操作步骤。v(1)在工作表中输入建立图表所

45、需要的数据。数据区域应包含数据标题，其中包括数据系列的标题和分类标题。v(2)单击数据区域中的任意位置。v(3)单击常用工具栏上的“图表”按钮，打开“图表向导4步骤之1图表类型”对话框，如图6.31所示，在“标准类型”选项卡中选择要创建的图表类型(如“柱形图”中的“簇状柱形图”)。图6.31图表向导步骤1v(4)单击“下一步”按钮，打开“图表向导4步骤之2图表源数据”对话框，如图6.32和图6.33所示。在“数据区域”选项卡中，指定图表的数据区域，并指明数据系列为行或列；在“系列”选项卡中，可以指定系列的“名称”、“值”的位置，以及分类(X)轴的标志。图6.32 图表向导步骤2“数据区域”选项

46、卡图6.33 图表向导步骤2“系列”选项卡v(5)单击“下一步”按钮，打开“图表向导4步骤之3图表选项”对话框，如图6.34所示。在“标题”选项卡中，分别输入“图表标题”、“分类(X)轴”及“分类(Y)轴”的标题。其他几个选项卡中的选项暂不作改变。图6.34 图表向导步骤3“标题”选项卡v(6)单击“下一步”按钮，打开“图表向导4步骤之4图表位置”对话框，如图6.35所示。在“图表位置”对话框中，选择图表插入的位置，选中“作为其中的对象插入”，然后在列表框中选择要插入其中的工作表。如果选择“作为新工作表插入”，Excel将自动插入一张图表工作表。图6.35 所示图表向导步骤4v(7)单击“完成

47、”按钮，完成图表的创建，创建好的图表如图6.36所示。图6.36 图表创建完成6.6.2 编辑图表 当图表建立好之后，有时需要修改图表的源数据。在Excel中，工作表中的图表源数据与图表之间存在着链接关系，修改任何一方的数据，另一方也将随之改变。因此，当修改了工作表中的数据后，不必重新创建图表，图表会随之调整以反映源数据的变化。v1、图表的移动和缩放、图表的移动和缩放 刚建立好的图表，边框上有8个黑色控制块。将鼠标定位在图表上，通过拖动鼠标，可以将图表移动到需要的位置。将鼠标定位在控制点，拖动鼠标可以调整图表的大小。v2.图表中数据的修改图表中数据的修改v创建图表时，图表与图表源数据区域之间建

48、立了联系。当源数据区域中的单元格数据发生变化时，图表中对应的数据将会自动更新。v在图表上同样可以修改数据点的值。在图表上单击要更改的数据点标志，拖动标志点在数值轴方向移动，拖动时会有一个小窗口指示当前拖动位置的值，拖动到所需位置后放开鼠标。v3.向图表中添加数据向图表中添加数据v向图表中添加数据的操作步骤为：v(1)在工作表相应的单元格中输入新的数据，如图6.37所示。v(2)在图表的图表区中单击鼠标，此时与已建立图表相关的源数据区会被一线条框住。v(3)用鼠标拖动数据区的角控制点使其包含新的系列数据，放开鼠标，这时新的数据系列已被添加到图表中。图6.37 添加数据v4.从图表中删除数据从图表

49、中删除数据v如果从工作表中删除数据，图表将自动更新。v如果在图表中单击要删除的数据系列，然后按键，那么图表中该数据系列将被删除，而工作表中的数据并未被删除。v5.更改图表类型更改图表类型v对于大部分二维图表，既可以更改整张图表的图表类型，又可以更改某一数据系列的图表类型。选中图表，单击“图表”工具栏上的“图表类型”按钮旁的下拉箭头，选择新的图表类型，如图6.38所示。v若要更新单个数据系列的图表类型，应先单击该数据系列，其他操作与上述相同。图6.38 更改图表类型v6.设置图表选项设置图表选项v设置图表选项的操作步骤为：v(1)单击图表。v(2)单击【图表】菜单【图表选项】，打开“图表选项”对

50、话框。“图表选项”对话框与“图表向导4步骤之2图表源数据”对话框内容相同。v(3)在“标题”选项卡中，可以设置或修改图表标题、分类轴以及数值轴标题。v(4)在“坐标轴”和“网格线”选项卡中，可以对图表的坐标轴以及网格线进行设置。v(5)在“图例”选项卡中，可以设置图表中是否显示图例以及图例的显示位置。v(6)在“数据标志”或“数据表”选项卡中，可以设置在图表中是否显示数据标志或数据表，以及进行有关数据标志与数据表的其他设置。v7.设置图表元素的格式设置图表元素的格式v在图表中双击任何图表元素都会打开相应的格式对话框，在该对话框中可以设置该图表元素的格式。v例如，双击图表中的图例，会打开“图例格