物业管理公司体系文件控制工作程序.docx

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1、 物业管理公司体系文件控制工作程序_物业经理人 物业治理公司体系文件掌握程序 1.目的 为质量治理体系文件编制、更改、审批、分发和作废处理供应指引,保证文件受控。 2.范围 适用公司各治理处/部门对质量治理体系文件的治理和掌握。 3.职责 3.1 相关部门/岗位职责 部门/岗位工作内容频次/时间 总经理审批质量手册2个工作日 治理者代表审核质量手册、审批程序文件、作业指导书和体系文件下创造细2个工作日 品质治理部经理审核程序文件、作业指导书、体系文件下创造细，审批质量记录表格5个工作日 治理处/部门负责人审核本治理处/部门职员提出的文件编制/更改申请 负责保管本治理处/部门领用的体系文件2个工

2、作日 持续 品质治理部保管体系文件正本及培训 检查监视各治理处/部门体系文件受控、执行状况5个工作日内 准时 各部门对本部门员工进展培训及文件掌握、执行文件发放后7个工作日内培训 3.2 文件编制、更改、审核、审批权限 文件类别编制权限更改权限审核权限审批权限 质量手册品质部经理部门主管以上人士治理者代表总经理 程序文件具有相关技能人士公司任一职员品质部经理治理者代表 作业指导文件具有相关技能人士公司任一职员品质部经理治理者代表 质量记录表格具有相关技能人士公司任一职员品质部人员品质部经理 体系文件下创造细品质部人员品质部人员品质部经理治理者代表 注：1、审核、审批人不得与编制/更改人一样，但

3、审核、审批人可为同一人； 2、品质治理部经理编制或更改的程序文件、作业指导文件及表格，须由治理者代表审核和审批。 4.方法和过程掌握 4.1重要说明：为进一步明确质量治理体系文件的受控状态，受控章在文件左上角的为体系文件正本，受控章在文件右上角的为体系文件副本。授控章由品质治理部统一掌握治理 4.2体系文件的版本掌握 4.2.1 未经修改的文件版本号为“A/0“，修改一次版本号升为“A/1“，当版本号从“A/9“升级时，则升为“B/0“，依此类推。当对体系文件进展全面修改时，即使修改次数未到达9次，版本也要全面改版（如从AB、BC）。 4.2.2 文件页数超过1页以上,则文件修改时只更改修订页

4、的版本号,如文件某一页的版本号升至“A/9“,则该页再次修改升级时，文件全部页的版本号升为“B/0“。 4.2.3 若文件更改后增加或削减页数，则各页均按原最高版本号的页统一升级为一样的版本号。 4.3 体系文件的编制、更改 4.3.1 文件的编制和更改需按体系文件掌握细则规定的格式和编号方法进展。 4.3.2 动议编制/更改文件需填写文件编制/更改申请表，经治理处/部门负责人确认后，报品质治理部。集中编制/更改时可只填写一个编制/更改申请表，经治理者代表审批。 4.3.3体系文件通过审批后,最迟自文件标明的生效日期开头生效执行。 4.4 体系文件的分发 4.4.1新编或更改的体系文件，由品质

5、治理部加盖红色“受控“印章后，填写文件发放签收表，按体系文件下创造细分发给相关部门（零星编制或修改的质量记录表格可通过内部邮件系统发送到各部门，不须填写文件发放签收表，作废表格不须交回品质治理部）。 4.4.2各部门领回体系文件后须在七个工作日内完成更换并将旧文件加盖“作废“章后送交品质治理部。品质治理部负责对各部门作废体系文件进展抽查。作废文件正本由品质治理部保存至少三年。 4.4.3新部门成立时，应准时到品质治理部申请领取体系文件。 4.4.4各治理处/部门因现场悬挂等缘由需增加持有体系文件时,需填写文件发放签收表,经品质治理部经理批准后领取。 4.5 体系文件的培训 4.5.1新编或更改

6、的体系文件发放后，品质治理部须对各部门相关业务块主办以上人员及相关人员进展培训（零星更改的表格除外）。 4.5.2新编或更改的体系文件执行前，治理处/部门应将全部新增或更改的文件内容对相关岗位人员进展培训。 4.5.3新治理处/部门成立后，品质治理部须对全体人员进展培训、考核。 4.6 体系文件的作废处理 4.6.1作废文件均须加盖作废章。如发觉文件名、编号均一样的文件,应以最近生效日期或最高版本号区分新旧文件。 4.6.2如文件不适用需取消，须填写文件编制/更改申请表，按原审批程序报批后报废。 4.7 体系文件的查阅、借阅 4.7.1非本公司人员不得查阅、借阅体系文件。特别状况需经治理者代表

7、批准。 4.7.2查阅的体系文件不得带离办公区域。借阅须填写文件借阅登记表，经治理处/部门经理或其授权人批准，并不得带离本治理处/部门治理效劳区域。如有污损或遗失，须报部门经理处理，并向品质治理部申请补发。 4.7.3隔夜借出须治理处/部门经理批准，外借时间最长不得超过3天。 4.8 体系文件的保管和保密 4.8.1治理处/部门经理负责本治理处/部门保管体系文件，并对结果负责。 4.8.2依据体系文件下创造细的文件承受人负责对相应体系文件进展 保管。 4.8.3任何人不得复印、泄露体系文件，不得擅自携带体系文件外出。 4.8.4体系文件发生丧失和短缺时，除追究责任外，重新办理领用手续，品质部在补发文件上赐予新分发号，并注明原文件分发号作废，并将作废文件的分发号通知相关部门/治理处。 5.支持性文件 TJVKWY4.2.3-Z01-01 体系文件掌握细则 6.质量记录表格 TJVKWY4.2.3-Z01-F1 文件编制/更改申请表 TJVKWY4.2.3-Z01-F2 文件发放签收表 TJVKWY4.2.3-Z01-F3 文件借阅登记表 TJVKWY4.2.3-Z01-F4 体系文件下创造细 TJVKWY4.2.3-Z01-F5 文件领用审批表/P