公文写作基础知识(基础知识).pdf

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1、公文写作基础知识(基础知识)一,公文写作基本要求 公文是一种特殊的文章,写作过程中除了要遵行一般的写作通则之外,还需要遵循一些特殊的规律,公文写作基本要求就是对这些规律的反映.其内容是:合 法,求实,合体,简明,严谨,准确,规范,完整,清晰,耐久.二,行文规则 行文规则是关于正确有效传递文件的规定,也是撰拟公文的指导依据.遵守行文规则具有重要意义.行文规则的主要内容包括:根据机关间的工作关系准确行文;选择适宜的行文方式,一般不越级行文;正确选择主送,抄送机关;明确发文权限,不越权行文;坚持 党政文件分开;联合行文时,作者应为 同级;行文前需就有关问题协商一致;严格控制文件数量,简化行文手续.三

2、,文稿书写规范 文稿书写规范主要涉及:文稿用纸要求;图文区的规定;稿纸的使用;书写格式要求;字体与各种计量单位的使用;标点符号使用;外文字母书写;公文中的数字表示;序号表示;标注格式设计,排版,印刷注意事项的要求;文稿的修改;页码的标注;注释的处理;公式的处理;文中的表格的编排.四,公文写作的一般步骤 公文写作前的准备 1.明确行文目的和要求.2.确立公文主题.3.选定公文文种.4.占有材料.5.确定具体表达方式.撰拟文稿 1.安排好结构,一是确定总体的构成;二是确定正文的具体构成,解决好各组成部分的编排次序,安排各层次,段落间的衔接与转换,处理好开头和结尾.2.拟出写作提纲.3.正式撰拟文稿

3、.审核修改 文稿的审核修正要认真严肃反复进行,要按规定的程序进行.五,公文的语言特点 公文语言的主要特点是:庄重,准确,朴实,精炼,严谨,规范.这些特点具体体现在公文词语,公文语句,公文表达,公文修辞中.六,公文词语的选择 在选择词语的过程中应注意:认真辨析词语的确切含义,使词语的意义符合客观实际;注意分辨词语的感情色彩,以正确表达作者的立场观点;注意词语声音和语调对语义的影响,以提高表达效果;注意词语间的正确搭配,遵循语言法则;注意公文具体使用场合对词语风格的要求,维护公文的严肃性及强制执行性;注意针对公文具体收受对象的特点选词,以 有的放矢 便于理解和执行;注意根据公文中所涉及的人和事物的

4、特殊性质选词,以获得更加鲜明直接的表达效果;注意根据上下文的需要选词,以维护公文的完整有效性;注意根据文种的不同特点选词,以保证语言得体而有力;注意词语的规范性,以提高公文沟通的效果,扩展沟通的范围.七,公文中特殊事物和概念的表达要求 在对公文中所涉及的事物和概念进行表达的过程中,除了必须遵循一般的语法规则,逻辑规则之外,还必须遵循一些特殊要求.其中特别需要注意:时间的表达;空间的表达;职务,姓名的表达;数量的表达;范围的表达;程度的表达;语气,神态的表达.八,公文修辞 公文修辞在其所追求的效果方面,重准确鲜明,质朴平匀,精练顺达,反对含糊暖昧,繁冗堆砌,轻浮造作,重内在美而不只求形式美;在修

5、辞手法方面,以消极修辞手法为主,以积极修辞手法为辅,重在选词炼句及章法方面下功夫,审慎使用修辞格.九,公文专用词语 由于表意和表现特殊色彩的需要,公文中有一些出现频率较高的词语.这些词语词形确定,词义精确特定,用途稳定专门,并为从事公文工作的人们所熟悉,它们就是公文专用词语.正确地使用公文专用词语可使写者顺手,读者便当,保证表意精当得体,理解精确周严,可提高制发和处理公文的质量与效率.依照具体用途的不同,公文专用词语可被划分成多种,其中比较常见的有:称谓词语,领叙词语,追叙词语,补叙词,承转词语,祈请词语,商洽词语,受事词语,感盼词语,令知词语,告诫词语,见解词语,判定词语,时态词语,目的词语

6、,报送词语,颁行词语,核查词语,结尾词语等.十,公文语言表达的简化 简化公文语言表达的方法主要是:取消,压缩,替代,合并.十一,公文中避免歧义的一般方法 歧义是指语句有两歧或多歧意义,可同时形成两种或多种解释的一种语言现象.在文件中,歧义是一种非常有害的语病,它将使作者与受文者对文件内容无法建立一致的理解,无法实现沟通目的.因此,必须避免歧义的出现.消除歧义的主要途径是语言变换;禁止滥用省略;在语句中增加必要的限定修饰成分;禁用夸张,拟人,反语,双关等修辞格;语调一般不附加语义,必须附加时用标点符号作为辅助表达方式,保证语句含义单一明确;以上下文提供尽可能充分的语言环境.公文写作基础知识二 1

7、,公文即公务文书,是党政机关,企事业单位,社会团体在进行公务活动时所使用的体式完整,内容系统的各种书面材料.2,狭义的公文指国家行政机关公文处理办法中规定的 13 类 14 种公文;广义的公文既包括狭义的公文,也包括司法,军事,外交,科技等部门专用公文以及机关常用应用文,如倡议书,请柬等等.还包括改革开放以来出现的市场调查报告,商务说明书等.3,按使用范围划分,公文分为政务公文,专用公文,经济公文和日常事务类.4,政务公文包含法定文种和非法定文种.法定文种即 13 类 14 种,命令,决定,公告,通告,通知,通报,议案,报告,请示,批复,意见,函,会议纪要.非法定文种即 9 类 14 种,即计

8、划,总结,调查报告,简报,讲话稿,提案,建议书,合同,聘书,章程,条例,规定,办法,电报.5,专用公文:在科研,财经,司法,军事,外交等部门使用.包括科研文书,财经文书,司法文书,军事文书,外交文书等.如科研报告,实验报告,可行性报告,学术论文,设计说明书,起诉书,公诉书,法律意见书,答辩状,判决书,审计报告,训令,照会,条约,声明等.6,经济公文:包括经济合同,市场调查报告,市场预测报告,经济活动分析报告,产销分析报告,质量分析报告,广告,意向书,商务说明书等.7,日常事务公文:包括规章制度,简报,计划,总结,演讲稿,述职报告,倡议书,建议书,挑战书,表扬信,感谢信,慰问信,聘书,请柬,证明

9、,介绍信,启事等.8,按行文方向划分,公文分为:上行文,下行文,平行文.9,按和运转方向分为:收文,发文,内发文.10,按处理时限分为:紧急公文,通常当日办复;急办公文,通常 3 日内办复;常规公文,通常 7-10日内办复.11,按机密程度划分:绝密文件,机密文件,秘密文件,普通公文.12,公文的特点是什么 一,法定性二,权威性三,实用性四,规范性五,时效性 13,提高公文写作能力的方法主要有哪些 一,参与实践,增强整体素质.政治素质经济意识业务素质 二,学习协作知识,熟悉常用文体 三,多读古今中外范文.14,报告是下级机关向上级机关汇报工作,反映情况,提出建议的上行文.报告分呈报性报告和呈转

10、性报告.15,报告主要包含标题,发文字号,主报机关,正文,发文机关,发文日期等.如有附件,则应在正文下面一行空两格后写明附件的件数和名称.有抄报机关的,应在末页的下半部分写明.16,请示:是下级机关请求上级机关对某一工作,事项给予请示,批准的上行文.17,请示的特点:一,一文一事二,不能多头请示三,一般不能越级 18,请示包括标题,发文字号,主送机关,正文,发文机关,发文日期等内容.19,请示和报告有何区别 一,内容不同.请示是一文一事,报告内容可广泛.二,对象不同:请示只送一个领导机关,报告可多头主送.三,处理方式不同:请示需要批复,报告一般不需要批复.四,行文时间不同.请示是事先行文,报告

11、可在事前,事中,事后行文.20,函的特点:行文自由,用途广泛,灵活多样.21,函的种类:商洽函,询问函,答复函,请示函,周知函.22,值班记录是指把工作期间发生的事情,客户的意见或建议如实记录下来的书面材料.23,值班记录的特点是:一,记实性二,直接性三,原始性 公文写作基础知识 一、公文的定义和分类 （一）定义 公文，是公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者，是机关实施管理的基本手段和重要工具，发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。公文贯穿机关管理工作的始终。我们要向上级报告情况，需要写成文件；我们要向乡镇、村安排什么工作，提工作要求，

12、需要写成公文印发下去，备查、备用，便于基层照章执行；我们要告知社会公众一个什么决定，也要印制成公文。因此，公文写作与我们每一个机关告知人员息息相关，可以说，具备较强的公文写作能力，是每一个机关工作人员的基本素质要求。当前，各级各部门都十分缺乏优秀的文秘工作人员，有许多年轻人因为具备较好的文字功底，而被选拔进市、县党委、政府机关工作，从而改变了自己的生活环境和人生境遇，一些机关还因为选不到合适的文秘人员而发愁。由此可见，重视公文写作、加强公文写作，对于年轻人来说，具有更加积极的作用。（二）分类 下载:公文写作基础知识全文 1、按照制文机关的种类划分：党务机关公文、行政机关公文、司法机关公文、军事

13、机关公文、企事业单位公文、社会团体公文。今天讲的，重点是行政机关公文。2、按照行文方向划分：上行公文、平行公文、下行公文。草拟公文前，必须弄清楚行文方向，才能确定文种、内容、措辞等。3、按照保密程度划分：绝密公文、机密公文、秘密公文、内部材料、普通公文 5 种。我们在起草或者管理公文时，必须要按照该公文的秘密等级来处理，涉及秘密问题的，不能泄密。4、按照紧急程度划分：特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文 5 种。紧急公文的处理，我在后面要专门给大家讲。5、按照使用范围划分：通用公文和专用公文。决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等全是通用公文；司法类的公文、经济类

14、的公文、任免类公文、议案、提案、建议等等，属专用公文。今天讲的，主要是通用公文。6、按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱划分：规范性公文和非规范性公文。规范性公文有 13 种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。非规范性公文：除规范性公文以外的公文。常用的非规范性通用公文有调查报告、工作计划类、工作总结类、提案、建议、说明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、大事记等等。（三）机关公文要素 机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、

15、抄送机关、印制版记组成。（四）公文处理包括哪些工作 公文处理包括拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。*二、公文写作的共性要求 公文不同于其他文字作品，它的写作、制发、处理必须按照固有的规定、特定的体例格式来进行。（一）确定文种 这是写作公文首先要明确的。我们在写作公文前，要弄清楚这个文件具有或者说应该发挥什么作用，是在什么背景下写这个文件材料。根据写作的背景、目的、受文对象（为什么要写这个文件；写这个文件要达到什么目的，是安排工作、通报情况，还是解决困难问题；文件是写给哪个部门，是上行、平行还是下行），确定采取哪个文种。一般说来：1、要对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关

16、单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项，选择决定文种。比如：党中央决定在全党（特别是党员领导干部）开展讲政治、讲正气、讲团结的“三讲”活动，这对党的建设来说，是件大事，所以用决定文种；每年初的农村工作会议、计划生育工作会议上，县政府都要出台一个关于兑现*年农村工作（人口与计划生育工作）责任制的决定，这就是个奖惩决定。2、要向社会公众或者广大行政管理相对人宣布重要事项或决定，适用公告。比如，要在县城取缔三轮车、或者实行三轮车分单双号进城运营，这涉及到广大三轮车从业人员的切身利益，我们就要事先以各种方式发出公告，告知社会各界。联合执法队、建设局、交警大队。要公布社会各有关方面应该遵守或者

17、周知的事项，比如停水停电，适宜采用通告文种。3、我们要将上级的文件批转给下级执行，或者要求下级从哪些方面作好哪件工作时，一般印发通知 4、向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时，选用报告类文种，如工作报告、情况汇报等等。（在其中，政府工作报告是一个有特指内容的文种，政府工作报告是政府向同级人大或人大常委会报告工作情况）5、向上级机关反映并请求帮助解决困难和问题，选用请示。6、答复下级机关的请求事项，用批复。7、我们要对某项重要工作或者某个重要问题提出见解和处理办法，一般选用意见。8、不相隶属的机关之间，也就是说不存在直接的行政管理关系的机关之间，比如绥江县与三峡公司、与市财政、审计

18、、国土等市政府部门，商洽问题、询问或答复问题，一般用函。9、明确通过会议形式决定的事项、记录会议精神，选用会议纪要。10、还有一种命令文种，主要适用于依照有关法律公布行政法规和规章（如主席令、国务院令），宣布施行重大强制性行政措施（如通缉令），这些法规、规章的制定，要省级以上的国家机关才能制定和通过，因此，在市、县两级，一般不涉及到命令文种。以上讲的是一般原则，具体采用哪类文种，要根据具体情况来确定。（二）规范写作 公文写作要努力做到“七个规范”：1、主题规范。主题是文章所要表达的中心思想。任何文章都要有主题，公文也不例外。公文主题的提炼标准，就是集中单一、鲜明显露。要求一文一事，一个主题，主

19、题鲜明突出。主张什么，反对什么，要鲜明直接，不能含糊，不能让人产生歧义。2、使用材料规范。公文材料的选用标准必须是真实典型，新鲜有力。所谓真实，就是实实在在存在的、反映当前事物本质规律的真实。我们分析问题时，所列举的现象，不是假的、人为编造的，也不是偶然现象和个别现象。所谓典型，就是既是个性特征，又是共性特征。新鲜有力，就是我们所列举的、分析的问题，、提出的办法，必须是符合当前实际的，必须是有说服力的。你不能在说今年的工作时，还拿去年、前年的数据和一成不变的措施办法，因为事物总是在发展变化，尤其在这个信息飞速发展和人的民主法制意识普遍快速增强的这么一个时代下，如果总是一成不变、不思进取，不思考

20、、不调研，写公文也好、安排工作也好（事实上，写公文也是安排工作的一种方式），都做不到“有的放矢”即对准目标放剑，一剑中的。公文的选材标准与文学作品不同，公文强调真实，强调掌握最基础最真实的材料，屏弃想象（合理的推测可以），而想象则是文学作品的核心和灵魂。一、公文写作的四条原则 企业秘书要写各种文体的公文，大到上万字的工作报告，小到几十字的通知。这些文字材料，无论是什么样的文体，也无论篇幅大小，都有一些最基本的写作原则要求，只有掌握了这些原则要求，并且按照这些原则要求去做，才能使文字材料成型，才能使文字材料有基本的质量。这些基本原则要求是什么呢？主要有四条：第一条是逻辑紧密，也就是说文章要有非常

21、强的逻辑性。什么是文章的逻辑性呢？打个比方说，文章的逻辑性就好象人身体内部有经络一样，文章内部也有“经络”，就是文章内容的内在相互联系，构成了文章的逻辑性。逻辑紧密是说文章内容的内在联系要环环相扣，不脱节，不错乱，给人一种“针插不进、水泼不进”的感觉。如果人身上的经络出了毛病，就会得病，文章也是这样，逻辑乱了，也就不成文章了。一些年轻朋友所写的文章之所以让人看了觉得很散，或者前言不搭后语，病根儿往往出在逻辑混乱上面。文章文章，有“章”才能成“文”，这个“章”就是逻辑性。所以，写文章的时候一定要注意逻辑性。第二条是结构清晰，也就是说文章的结构要非常清楚。什么是文章的结构呢，打个比方说，文章的结构

22、就好象楼房的楼层一样，楼房是由一层一层盖起来的，文章也是由多个层次组成的。这一条的要点有两点：一是文章内容的排列要有层次，通篇要分列成多个大的层次，每一个大的层次中要有若干小的层次，通过层次的排列，使结构清晰；二是层次的排列要有先后顺序，按照先后顺序排列层次，并且层次的顺序排列不能随意，不能排错，必须按照内容的内在联系排列，通过正确的层次顺序排列，使结构清晰。一些年轻朋友在写文章的时候，往往不会安排结构，或者不注意结构安排，所写出来的文章，让人看着杂乱不清，甚至糊涂，这就是结构不清晰造成的。所以，写文章一定要注意排列好层次，使结构十分清晰。第三条是内容表述正确，也就是说对文章内容的表述要正确，

23、不能出现观点错误，如果把观点表述错了，那是严重的失职行为，也是领导不能允许的。所以，必须保证内容表述的正确性。这一条的要点有两点：一方面是所写的事实必须真实，不能有假，文章不是“编”出来的，而是根据事实写出来的，无中生有、弄虚作假、编造事实不行，不能玩儿虚的；另一方面是按照内容的客观要求表达观点，企业公文中所表达的观点，并不是作者个人的观点，而是内容本身就存在的，因此必须依据内容的客观要求表达观点。一些年轻的朋友在写文章的时候，往往根据自己的主观意愿写，自己怎么想的就怎么写出来，这样写很容易出错，必须注意自觉纠正这个习惯。第四条是语言表达准确，也就是说要用准确的语言表达文章内容。这一条的要点有

24、三个：一是要选择好语言表述形式，企业公文有书面语言、口语语言、程式化语言三种表述形式，应当根据需要选用相应的表述形式，需要用书面语言形式表述的，不能用口语语言表述，需要用口语语言形式表述的，不能用书面语言表述；二是谴词造句要准确，必须根据所要表达的内容需要，选用恰当的词句表述内容，既不能随意“谴词儿”，也不能随意“造句儿”，如果这样做，肯定会出错；三是必须慎重使用形容词，企业公文不是文学作品，不能为了追求文章“生动”就大量的使用形容词，只有在确实需要的时候，才能使用形容词。上面讲的四条基本原则，既是文章写作的要求，也是文章写作的基本功，需要在长期的写作实践中刻苦修炼，才能不断提高。因此，希望从

25、事企业公文写作的秘书朋友和从事文案制作的朋友，应当努力修炼这四项基本功。二、怎样写单位工作报告 企仔细研读了题为励精图治 再铸辉煌的哈工大第四届教职工代表大会的工作报告，在这里，我结合实际谈一谈怎样写工作报告。我们知道，更清晰、更快捷地让员工了解单位所取得的成绩，有效地贯彻落实下一步的工作计划，是我们写工作报告的主要目的。当前，工作报告已逐渐在程式化、格式化的风格上定位。而且，常常是文风朴实、惯用直笔。上面提到的这篇报告，其结构简单明了，基本框架如下：各位代表、同志们：我代表?做报告，请各位代表审议。一、过去工作回顾 二、未来工作展望 通读全篇，我们可以发现工作报告有如下几个特征：1、总结的客

26、观性 2、措施的可行性 3、执行的约束力 4、明确的目的性 这几点，在以下的探讨中我们会有更深的认识。在过去工作回顾这部分，常常谈及主要业绩、主要体会、存在的主要问题这三点。我们知道，只有认真分析总结经验教训，才能更好地为下一步工作提供参考依据。业绩是肯定成绩，鼓舞人心的；体会是交流心得，再接再厉的；问题是发现不足，予以改进的。在未来工作展望这部分，常常是先分析形势，然后明确任务。分析形势是我国由来已久的、报告中不可或缺的一部分，它可以让员工知道当前的情况，增强他们的归属感。明确任务时一定要具体：首先是基本情况。需要对前期计划执行情况进行概要说明，从而根据下阶段的特点，找出当前执行计划的有利条

27、件和不利因素，以确保新的工作计划建立在切实可行的基础上。其次是经预测和论证，客观地把工作计划分解到各具体部门，使之成为各部门的具体任务，包括对工作数量、质量、效率、经济效益等的要求。最后是步骤和措施。它要求写明“怎样做”的问题，包括指挥机构的建立、制度的形成、责任部门的分工协作、时间安排等。它要尽可能具体、详尽，便于检查，以确保工作计划在执行中环环相扣，衔接自如。三、秘书工作要求我们要不断提高自身修养 我虽有年的秘书经验，但非“科班出身”。一个很偶然的机会，我加入了这个行列，从那时起，便喜爱上这个职业。作为秘书，要注意人际亲和。对外，我们代表的是一个公司的形象；对内，我们是联系管理者和员工的纽

28、带。适当的言辞、优雅的举止、清淡的装扮、整洁的衣冠都会给周围的环境带来美感、轻松和活力。因而，自信、情绪稳定、理解和信赖他人、合作精神等性格将对我们的工作产生积极影响。此外，秘书还应重视第一印象，学会倾听他人的谈话；学会向他人表达发自内心的赞美；学会保持自然、轻松和愉悦的表情；学会用朴实、亲切和准确的言语表达思想；学会“罔谈彼短，靡恃己长。”四、文秘提高写作能力的途径 一个称职的秘书，必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、交际能力、文字表达能力和操作现代化办公设备的能力。其中文字表达能力是最重要、最基本的，也是实现其它能力的基础。可以这么说，文字表达能力是秘书工作人员的基本功

29、，是“看家”的本领。因此，对于秘书来说，认真学好文秘写作，努力提高文字表达水平，是十分重要和不容体制忽视的。那么，怎样才能有效地提高文秘写作的能力呢？具体说来，主要应注意以下几点：首先，要端正态度，培养兴趣，自觉学好文秘写作。不管干什么事情，必须有正确的态度和浓厚的兴趣，这样才有动力，才乐于去干，并想方设法去把 工作干好。学习文秘写作也是如此。写作，是一种复杂、精细的精神生产，是一项十分严肃而艰苦的创造性脑力劳动，决不是轻而易举、一蹴而就的事情。文秘写作是党政机关、人民团体、企事业单位处理公务、实现指挥、组织管理和协调工作的工具，在四化建设中所的地位十分重要。我们应该充分认识秘书工作和文秘写作

30、的意义，从党和人民的利益出发，从更好地胜任秘书工作出发，抱着对人民、对工作高度负责的精神去对待写作。美国著名的未来学家约翰奈斯比特在大趋势改变我们生活的十个新方向一书中指出：“在工业社会向信息社会过渡中，有五件?最重要?的事情应该记住，而其中的一件就是：在这个文字密集的社会里，我们比以往任何时候都更需要具备最基本的读写技能。这里所说的?读写技能?，首先就是足以应付日常工作和生活所需的写作能力，也就是应用写作能力。”与此同时，我们还要培养学习文秘写作的浓厚兴趣，变被动为主动，变要我学为我要学。爱因斯坦说过：热爱是最好的老师。对写作有强烈的责任感和浓厚的兴趣，热爱写作，热爱到“忘我”、“痴迷”的程

31、度，“衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴”，“每有会意，便欣然忘我”，乐此不疲，如饥似渴地去钻研，废寝忘食地去琢磨，持之以恒，锲而不舍，这样就一定会学得好，学得入门，就会不断地取得进步。其次，学习文秘写作基础知识，借鉴优秀作品。提高写作水平，到底有没有“秘诀”？我们的回答是否定的。那么，写作有没有规律可循、方法可求呢？我们的回答又是肯定的。任何事物都有其内在的必然联系即规律性，任何物质产品和精神产品的制作都有其特有的方法和技巧，写作当然也不例外。那种认为写作无规律可循、没有什么理论的观点，是唯心主义不可知论的反映，是完全站不住脚。古人说：“写作无秘雇作文有要道”，“定体则无，大体须有”，这种认识是

32、符合辩证法的。我们所学的文秘写作教材，就是前人文秘写作经验的科学总结，就是揭示文秘写作的一般规律、引导人们掌握文秘写作方法和技巧的理论。要提高文秘写作能力，还应有意识地选读一些范文，以作借鉴。鲁迅说过：“凡是已有定评的大作家，他的作品，全部就说明着?应该怎样写?。只是读者很不容易看出，也就不能领悟。“巴金也曾谈到阅读对写作的密切关系时说：读多了，读熟了，常常可以顺口背出来，也就能慢慢地体会到它们的好处，也就能慢慢地摸到文章的调子和作法了。但我们也应认识到：读书是读他人之书，作文是作自己之文；借鉴只是从中汲取营养，经消化后成为自己的东西；而不是生搬硬套，模仿抄袭，“依葫芦画瓢”。最后，要勇于实践

33、，坚持多练习、多修改。写作是一种技能，技能的提高要靠实践。实践出真知。立足于多写多练，这是提高写作能力最有效的途径。如果只读不写或少写，那就会眼高手低，所学到的确良知识，将无用武之地，写作水平也就止步不前。清人唐彪深有体会地说：“多读乃藉人之功夫，多做乃切实求已功夫；其益相去远矣。人之不乐多做者，大抵因艰难费力之故；不知艰难费力者，由于手笔不熟也。若荒疏之后作文艰难，每日即一篇半篇亦无不可；渐演至熟，自然易矣。”天道酬勤，勤能补拙。只有勤学苦练，坚持不懈，才会熟能生巧，运笔自如，真正学到本领。作为文秘人员，多写多练固然重要，但每次拟稿时，还要进行仔细的修改。多修改自己的文章也是提高文秘写作能力

34、的一个重要环节。多改符合人们认识客观事物由浅入深、由片面到全面的规律，也是写文章责任心强的一种表现。文章频改，工夫自出。事实上，多一次认真修改，就多一份写作的体验，就多一项具体的收获。作为称职的秘书人员，要有高度的责任感，养成修改文章的良好习惯，虚心听取领导和同志们的意见，克服怕人挑“刺”的思想，对每一篇文章反复推敲，精思细改，这样写作能力才能迅速地提高。五、秘书的心得 一个很偶然的机会我成了培训部的一名秘书。在很多人眼里，所谓秘书就是打打字、倒倒茶、接接电话什么的，可是在培训部做了一年多，我却觉得要真正做好这份工作，当一个好的秘书并不容易。由于缺乏系统的学习和实践，刚开始我的很多工作做得很不

35、好。记得刚来培训部的第一天，部长布置我打一份表格并且要我尽快交给他。那份表格有点类似现在的员工评分表，其实非常简单。可我那时连打字都不熟，更不用说做表格。我在电脑前坐了一个下午，直到晚上下班同事都走了表格也没做出来，急得几乎要掉眼泪，最后还是部长三下五除二帮我把表格搞好。“表格事件”后第二天，当时的部长助理谢平布置我写一篇叫做企业培训工作的组织方法的文章。虽然在学校里学了公文写作，但还没有实践的机会，拿着谢助理给的几句话的提纲，憋了整整两天，总算才憋出一篇两千字的文章，质量可想而知。还有后来的办公设备故障的简单维修、必要的礼仪、文档管理、人际关系的运作等等，不断给我很多的震动和教训，我第一次体

36、会出做一名秘书专门的知识和技能很重要，学习的紧迫感和动力也油然而生。作为一名部门秘书，我最怕的是写出来的文章领导不满意。部门文件，肩负着对外宣传、对内传达的重要作用，不仅在行文上受到格式的限制，还要受到领导认可。记得有一次我给部里起草一份合同，没有按正式的格式写，也没有认真检查就交了上去。下午，当时的部长把我叫了过去，我看见那份合同上满纸都是部长改过的字迹，连标点符号也没放过，还有一个错别字被醒目地标了出来。那天部长说了很多话，记得最清楚的一句是他说：“一个年轻人做事要认真，做出来的事情还要有专业水准”。我低着头，红着脸，简直无地自容。那次错误，使我刻骨铭心，在以后的工作中时时提醒自己：认真一

37、些。秘书工作比较繁杂琐碎，所以要把事情做得有条不紊和有效率也成了努力目标。现在我准备了一个办公记录，几乎每天都要记下领导和自己正在做的事情，看哪那些事情正在办，哪些事情办得差不多了，一时未完成，记得去催促，一年下来还可以看看这一年共做了哪些工作；在工作中我觉得记住电话号码也很重要，特别是经常来往的领导或有关部室的电话号码，因为领导很忙，可能会忘记这些号码，当他需要的时候如果马上回答出来，他就可以不用翻电话簿，节省了好多时间；平时还要注意收集统计一些有用的信息，比如过一段时间就统计一下我们部门有多少人参加了培训，从外面聘请了多少专家讲课，让领导从数字上有一个精确的概念；我也花了很多时间将部里大量

38、凌乱的文档整理出来，改变了以往追求方便而用手写标签目录的方法，用统一格式打印标签目录，标记不同档案，使档案清晰美观更方便了领导和同事查询。在公文的写作上，我也体会出要写出质量好的文件，不但要多读重要的经典文件，还要多读领导讲话，多揣摩领导的意思。了解他们思想的“关注点”，这样写作时才能站在他们的角度，对事物的方方面面进行分析，才能达到稿件中要求的对事物的预见性、针对性和操作性。现在送部长审定的稿子上还是时常有被修补、添改的地方，这使我知道自己的肤浅，也愈知一个秘书的成长并非一蹴而就的事情，而是一个外因和内因不断磨合，充分调动主观能动性的循序渐进的过程。现在，在领导和同事的帮助下，我在不断地成长

39、，而且，我开始慢慢喜欢上自己的工作。记得以前看过一篇文章说在学校里我们讲的是“你学了什么”，走入社会讲的则是“你能做什么”。而我觉得一个人从学到做的过程中更重要的是心态，对于工作有一种服务意识，无论大事小事都能尽心尽力，还要在工作中不断地思考、不断地总结，不断地创新，终有一天你会发现你比以前做得更好。六、行文的基本规则 正常有效的行文应当遵循以下普遍适用的基本规则:1、按机关隶属关系和职责范围行文的规则 这条规则要明确两点：一是按机关隶属关系行文。上级机关对下级机关可以作指示、布置工作、提出要求；下级机关可以向直接的上级机关报告工作、提出请示，上级机关对请示事项应予研究答复。如果没有这种直接的

40、领导与被领导关系，党和国家的方针、政策就难以层层贯彻落实。除了这一层关系外，在我们国家现行管理体制中，还形成了一种各业务部门上下垂直的条条关系，其中有些部门属本级政府 和上级部门双重领导，大部分和上级业务部门之间虽然不属直接领导与被领导的关系，但在业务上的确存在指导与被指导的关系，也就形成了直接的上下行文关系。二是按机关的职责范围行文。这一点的要求是，行文的内容应是本机关职责范围内的事项，而不能超出，超出了即为越权。如果干涉了别的机关事务，不仅在实践中行不通，而且会造成政令混乱。当然，不相隶属机关之间也有公文往来，那只能是商洽工作、通知事项、征询意见等，而不存在请示、报告或布置任务的性质。2、

41、授权行文的规则 这条规则是上一条规则的引申。如果一个部门的业务需要下级政府和有关部门的支持与配合，按隶属关系和职责范围又不具备布置工作提出要求的行文权限时，这就可以通过授权行文来解决。具体说，这个部门可向本级政府请示，经本级政府同意并授权后，向下级政府行文。在操作中，应将文稿拟好，由本部门领导签署，请本级政府分管领导审批。经政府领导审批后的文稿，在行文时，才能在文首或文中注明“经*政府同意”的字样。这里特别需要说明的是各级政府办公厅（室）的行文都具有授权行文的性质（内部事务除外）。各级政府办公厅（室）以及各部门的办公室是政府和部门的综合办事机构，对外行文都是代表政府和部门的，与本级政府和本部门

42、的公文具有同等效力，下级机关（部门）都应贯彻执行，可不在文首或文中标注“经*同意”的字样。3、联合行文的规则 这条规则仍属第一条规则的引申。同级政府与政府之间，部门与部门之间，上级部门与下级政府之间可以联合行文；政府与同级党委、军事机关之间可以联合行文；政府部门与同级党委部门、军事机关部门之间可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位之间，就某些互相有关的业务，经过会商一致后可以联合行文。联合行文，既可联合向上行文，也可联合向下行文。联合行文应当确有必要，单位不宜过多。4、一般情况下不越级行文的规则 不越级行文体现了一级抓一级、一级对一级负责的原则。一般情况下不能破坏这种原则

43、，破坏了，就会造成混乱，也影响机关办事效率。所以通常情况下不越级行文。遇有特殊情况，如发生重大的事故、防汛救灾等突发事件或上级领导在现场办公中特别交待的问题，可越级行文，特事特办，但要抄送被越过的上级机关。否则，受文机关对越级公文，可退回原呈报机关，好可作为阅件处理，不予办理或答复。5、不越权行文的规则 第一条规则中已明确要求按机关职责范围行文，如果有涉及其它部门职责范围的事项又未与其它部门协商，或虽经协商但未达成一致意见，不可以单独向下行文。如果擅自行文就构成侵权行为，会造成工作中的许多矛盾。上级机关如发现这种情况，有权责令纠正或撤销这类公文。现实中，这类情况时有发生，因此造成“文件打架”、

44、“政出多门”。解决这类问题，应提倡部门之间多协商、多对话、多沟通，通过联合行文或授权行文的方式解决。6、“请示”不直接报送领导者个人的规则 “请示”直接报送领导者个人，其危害性大体上有三点：一是未经文秘机构签收、登记，成了“帐外公文”，公文的流向、处理情况不得而知，查无踪迹，成了“断线的风筝”；二是这类公文到了领导同志手里，领导同志也颇为难，批，没有部门的审批意见，只能以经验、凭感觉办事，往往失去决策的科学性；不批，也有可能影响报送单位的工作；三是现实中一些单位拿着直送领导的批示件当“尚方宝剑”，到有关部门要钱要物，借领导批示向对方施加压力，引起矛盾。所以，领导同志一般不受理这类直报的请示，而

45、退给文秘机构统一签收、登记、分办，这便形成了公文“倒流”，它破坏了公文处理的正常程序，造成了不必要的紊乱。如果上级领导个别交办、答应的事项，由此而上报的“请示”，最好也应主送该领导所在的机关，并在公文中作出说明。收文机关在分办时，自然会把这份公文分送给这位 领导同志批阅。7、“请示”应一文一事、只主送一个机关、不抄送下级机关的规则 这条规则包括三项内容：一是一文一事。机关或部门都有明确分工，各自只能办理职责范围内的事，如果一文数事，必然涉及几个主管部门，给公文交办带来困难，即使勉强交办出去，可能谁也不愿牵头办理，造成互相推诿、扯皮。二是请示公文只主送一个机关。请示内容是要求答复的事项，主送机关

46、有责任研究并作出答复。相关的机关或部门采用抄送形式，以便主办机关征求意见或会签。如果多头呈送，上级机关一般不予受理。如果办理，会造成机关之间相互等待或意见不统一，增加协调难度，影响工作效率。三是不同时抄送下级机关。请示内容是未决事项，在上级机关还没有批准前，向下级机关抄送透露，会引起不必要的误会或矛盾，不利于工作的开展。因此，请示事项只能在上级机关答复或批准之后，通知下级机关。8、“报告”中不得夹带请示事项的规则 “报告”和“请示”是两种不同的文种，适用范围有明显的界限，不能混用。“报告”是向上级机关汇报工作，反映情况，或向上级机关提出意见、建议，供上级机关决策参考。上级机关对“报告”一般不作

47、答复，如果报告中夹带请示事项，很容易误事。如果既想汇报工作，让上级掌握，又想请示解决问题，一般有两种办法解决：一是将“报告”和“请示”分开，形成两份公文分别上报；二是以请示公文为主，将报告的内容作为附件，附在请示后面作为背景材料，让上级了解请示的充分理由。9、公文由文秘机构统一处理的规则 为了使公文按正常的渠道运转，按规范的程序办理，机关都设有专司公文处理的文秘机构或配备专人处理公文。公文的正常流程应该是：“收”由文秘机构统一签收，拆封，清点分类，登记，拟办，分办，催办；“发”由文秘机构统一核稿，分送领导签批，然后再回到文秘机构登记编号，缮印，校对，用印，分发，分发前，要经过复核或第一读者认真

48、阅读无误后，才可照单分发。这样，无论是公文收进或发出，都经过专司公文处理工作的一个口子把关，就能保证公文在机关有秩序地运转，规范办理，提高机关办事效率，保证公文质量。行文规则中还要说明的是党的领导机关根据工作需要，可向同级政府及部门或下级政府机关行文；而政府机关不得向党的组织行文作指示、交任务。经批准的报刊上全文发布的行政法规和规章，应视为正式公文依照执行，可不再发文。发文机关可印制少量文本，供存档备查。公文写作基础知识 一、公文的定义和分类 （一）定义 公文，是公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者，是组织实施管理的基本手段和重要工具，发挥着上

49、令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。公文写作，重视公文写作、加强公文写作，对于年轻人来说，具有更加积极的作用。（二）分类 规范性公文有 13 种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。非规范性公文：除规范性公文以外的公文。常用的非规范性通用公文有调查报告、工作计划类、工作总结类、提案、建议、说明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、大事记等等。二、公文写作的共性要求 公文不同于其他文字作品，它的写作、制发、处理必须按照固有的规定、特定的体例格式来进行。（一）确定文种 这是写作公文首先要明确的。我们在写作公文前，要弄清楚这个文件具有或者说

50、应该发挥什么作用，是在什么背景下写这个文件材料。根据写作的背景、目的、受文对象（为什么要写这个文件；写这个文件要达到什么目的，是安排工作、通报情况，还是解决困难问题；文件是写给哪个部门，是上行、平行还是下行），确定采取哪个文种。一般说来：1、要对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项，选择决定文种。2、要向社会公众或者广大行政管理相对人宣布重要事项或决定，适用公告。3、我们要将上级的文件批转给下级执行，或者要求下级从哪些方面作好哪件工作时，一般印发通知 4、向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时，选用报告类文种，如工作报告、情况汇报等