控股集团合同管理办法（法务定稿）.doc

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1、1新天泽控股集团合同管理办法新天泽控股集团合同管理办法第一章第一章总则总则第一条第一条 为加强监督指导，规范合同拟订、评审、签署、归档、履约等管理工作，结合集团的实际情况，特制订本制度。第二条第二条 本制度适用于集团总部及各控股子公司、分公司的各部门在经营管理过程中所涉及的各类合同;凡不能及时结清的、或标的金额较大的经济事项，均应签署书面合同作为履行依据。第二章第二章合同管理机构合同管理机构第三条第三条 部门工作成果对合同履行结果最为依赖、最密切相关的部门，为该合同的承办部门；合同承办部门负责合同的谈判、合同文本拟订和修改、合同评审程序流转、合同签章和归档以及合同履行的追踪、履约过程证据的搜集

2、和合同履约的预警提示等工作。第四条第四条 实行集中招标、集中采购后交业务部门或项目部履约的合同，负责办理集中招标、集中采购的部门为合同承办部门；在集中招标、集中采购等模式下，接受合同履行结果或标的物的业务部门或项目部，为合同履行的协同部门，负责配合、协同合同承办部门完成收货、验收、履约催告、履约过程证据搜集、提出履约异议和预警提示等履约工作。第五条第五条 合同承办部门中，负责或主导合同谈判、条款磋商、合同签署等工作的主办人员为合同承办人，负责流转合同评审程序并按照评审意见对合同修改、补充、完善。严禁以部门内勤、内业等岗位人员的名义或借用其他人员名义作为合同承办人流转合同评审。第六条第六条 审计

3、法务中心为合同管理的归口管理部门，负责制定合同管理制度及流程、监督合同管理的合规性、制定并完善常用合同范本、履行合同评审职责、合同鉴章、移交存档、配合处理合同履约争议等。第七条第七条 行政人力中心档案室或其授权的各公司档案管理部门为合同存档管理部门，负责整理、存档各类合同评审件及公司应留存的合同正本原件。非经特别授权，严禁各业务部门私自保管已签署的合同原件。2第三章第三章 合同文本合同文本第八条第八条 审计法务中心提供日常经营活动所需的合同范本供各公司各业务部门使用；合同承办部门可根据各次业务的具体谈判情况对范本合同中的商务条款进行修改、完善，但原则上不得对法律条款进行修改变更，合同相对方对我

4、方范本合同的法律条款提出修改意见的，合同承办部门应先行沟通并拒绝修改，确因无法达成统一意见的，由合同承办部门向审计法务中心披露对方意见，由审计法务中心权衡后决定是否统一修改。第九条第九条 本制度所称“合同商务条款”指对业务需求构成重大影响的约定，主要有以下条款：（1）合同主体的全称及相关资质、资格；（2）对产品或服务的定义性条款，如名称、品牌、规格、颜色、数量或服务内容、服务范围等；（3）质量和技术性条件、深度要求等；（4）价格、费用及支付方式等；（5）成果内容、成果体现形式、交付时间等；（6）我方提出的特殊需求、对方承诺的赠品或增值服务等；（7）质量保证及售后服务等；其中“价格及支付条款”应

5、满足成本控制的合规性且符合财务资金中心同意的惯常交易模式。第十条第十条 本制度所称“合同法律条款”指对法律后果、交易风险控制构成重大影响的约定，主要有以下条款：（1）交易习惯中通常应具备的或法定的各方权利义务；（2）合同生效、解除和终止条款；（3）交付行为的确认性条款； （4）款项支付前提性条款；（5）陈述及保证条款；（6）通知、送达条款；（7）违约责任条款；（8）争议解决条款；其中“权利义务条款”可由合同承办部门根据需求和谈判情况进3行增设；第十一条第十一条 使用我方范本合同但应对方要求并经我方同意而对范本合同的某些条款进行修改的，合同承办人应对修改条款通过调整文字颜色、字体等方式予以提示，

6、便于其他部门在合同评审过程中重点关注、审查。第十二第十二条条 合同相对方为非稀缺资源型的强势主体的，原则上不使用对方所提供的合同范本，合同承办部门应说服对方采用我方的范本合同进行补充、完善；除非对方合同范本体系清晰、用语严谨、已具备上述主要商务条款和法律条款且审计法务中心同意使用。第十三条第十三条 合同相对方为稀缺资源型的强势主体的，若其提供的合同范本不具备上述主要商务和法律条款，或其合同中所约定的权利义务对我方明显失衡的，合同承办部门无法说服其采用我方范本合同的，合同承办部门应尽力与对方磋商在其合同中进行修改、补充或调整，若最终无法达成一致又必须达成合同关系的，承办部门方可按最终谈判结论流转

7、合同评审流程。第十四第十四条条 遇有审计法务中心尚没有发布范本合同的，合同承办部门可根据市场操作惯例、合同谈判的结论性意见等，草拟合同文本，或在对方提供的合同文本基础上进行修改、完善，之后将合同文本初稿电子版提交审计法务中心，由审计法务中心会同合同承办部门制定、完善合同文本后进行使用。在合同文本初稿拟订环节，合同承办部门务必对合同商务条款进行完整、详细、充分的描述。第四章第四章 评审评审程序及主要程序及主要职责职责第十五第十五条条 经部门负责人同意确需发起的合同，合同承办人可在合同评审程序正式流转前，分别将合同初稿的电子档提交其部门负责人、分管领导、其他相关技术部门、成本控制部负责人、财务部负

8、责人、审计法务中心等合同评审人员，各评审人员应最迟在两个工作日内完成修改或提出意见；合同承办部门及承办人汇总、整理意见后与合同相对方谈判、沟通、协商确定双方的合同权利义务条款，形成相对固定的文稿后，提交正式的合同进行评审。第十六第十六条条 合同承办人负责敦促、追踪、配合、落实合同的评审流转程序；流转程序的追踪、传递等辅助性工作可交由部门内勤、内业等岗位人员完成，但须在合同评审表中明确标注真实的合同承办人，以便各评审人员联系、沟通。4第十七第十七条条 合同承办人应认真、详细填写合同评审表，概括说明合同签署的背景原因、需求和目的，招投标情况（若有）、合同主要事项及价款金额等信息，若使用合同相对方的

9、合同范本的，还应详细说明理由。第十八第十八条条 合同承办人对合同相对方的主体资格负责，应确认合同相对方系名称准确、具备相关身份或主体证明文件、满足其经营范围、能对外承担法律责任的民事主体，并要求合同相对方提供其主体或资格证明、相关授权文件作为合同评审的必备材料。同时，合同承办人应负责填具和完善范本合同的所有空格、准确详细填写合同对方主体的通讯地址、调整合同文本格式、根据盖章的具体时间具明合同签署日期等。第十九第十九条条 评审过程中，首先应由合同承办部门负责人认真、仔细审阅合同；合同承办部门负责人对合同的立项必要性负责，凡不在工作计划之列、或尚没有形成部门最终的统一意见、或已经超出成本控制目标且

10、未有特别申请而征得同意等情形下，合同承办部门负责人不应同意承办人发起合同评审程序。第二十第二十条条 合同承办部门负责人对合同的商务条款是否满足我方需求负责，并确保语言文字的意思表达完整、清晰，专业术语准确、无误。 第二十第二十一一条条 合同承办部门负责人签批同意后，由其他相关技术部门负责人进行评审；其他相关技术部门负责人对合同事项中所涉及的相关专业技术条件是否满足我方现实需求、是否与其他既定事项相匹配、其技术要求是否清晰、明确、有无其他疏漏等提出评审意见；其相关技术部门应保证工作延续性，确保在评审通过该合同后，不会变更其他既定事项而对本次合同的技术性条件造成影响。第二十第二十二二条条 本制度所

11、称“相关技术部门”系指与合同事项相关联、或合同中我方需求系建立在该部门所提供的基础数据之上、或合同中涉及到其领域内专业知识的业务部门，在合同事项不同时，其需要提交评审的“相关技术部门”也有所区别，地产研发设计部、项目工程管理部门、消防公司技术管理部门、IT 信息化管理部门等均可在特定合同事项下分别或共同成其为本制度所称的“相关技术部门”。当合同事项确未与其他部门业务范畴相关联时，不应提交不相关的部门进行评审。此评审环节决定权由合同承办部门负责人决定，审计法务中心予以监督。5第二十第二十三三条条 合同承办部门负责人签批同意且经必须的相关技术部门评审后，由合同承办部门分管领导评审；承办部门分管领导

12、负责对合同的商务条款总体把关，确保意思表达清楚、合同事项符合公司利益。第二十第二十四四条条 合同承办部门分管领导签批同意后，由成本控制部门负责人评审；成本控制部门负责人对合同立项是否符合招投标或集中采购程序、合同交易价款是否符合单项和总体的成本控制目标、计价或结算规则是否清楚并符合规范或行业惯例、价格是否公允合理等事项负责。第二十第二十五五条条 成本控制部门负责人签批同意后，由财务资金中心负责人或其授权的各公司财务负责人评审；财务资金中心负责人着重对商务条款中的总价与单价是否一致、金额和数字大小写是否一致、款项支付方式是否安全、是否满足资金计划、支付前提和付款凭据是否齐备和明确、对合同款项开具

13、发票的类型、账号是否准确、是否符合惯常的交易习惯等进行审核、负责。第二十第二十六六条条 资金财务中心签批同意后，由审计法务中心进行评审；审计法务中心负责对合同体系是否满足范本合同要求、合同类型的采用是否得当、合同是否有效、合同主体是否适格、法律关系是否准确、惯常和法定权利义务是否齐备和清晰、意思表达是否清楚、语言文字有否歧义、违约情形是否考虑周全且其违约责任是否得当、以及其他法律条款是否完备等进行评审。第二十第二十七七条条 审计法务中心在进行法律专业评审时，负责监督、检查合同附件和要求补充的材料是否齐备、空格是否已经填具完善、其他部门的评审意见是否已经落实修改等，对于其他评审部门提出的评审意见

14、，审计法务中心有权综合考量后决定是否采纳，审计法务中心决定不采纳的，由审计法务中心对其后果承担责任。第二十第二十八八条条 审计法务中心评审完毕，由合同承办人负责汇总各方意见，整理、修改合同文本后，将整理修改后的文本随同评审过程稿提交项目总经理签批，项目总经理签批同意后，提交公司总经理或总经理授权的负责人签字批准。第二十第二十九九条条 在合同评审的任意环节，若提出“不予通过”的评审意见的，则应立即流转回到合同承办部门，合同承办人和其部门负责人予以相关说明并协调解决，合同承办部门不得径直提交到下一评审环节。第第三十三十条条 所有合同评审人在评审时，应提出明确的修改意见和结论性6观点，倡导各评审人直

15、接提出具体文字表达的修改意见而非泛泛而谈；各评审人应尊重并认真对待合同承办人在正式流转评审程序之前的沟通和意见征求，恪尽职守地履行评审职责。第三十第三十一一条条 遇有合同相对方为资源稀缺性的强势主体且不同意我方修改意见时，各评审责任人有权提出保留意见并予以提示、注明；此时，是否仍然继续签署合同，由分管业务的副总级别以上领导作出书面裁决，并对其履行结果负责。第五章第五章 评审评审技技术规则术规则第三十第三十二二条条 对合同相对方主体的选择上，优先选择明确符合其经营范围和资格、资质的“有限责任公司”或“股份有限公司”；具有营业执照的分公司在其经营范围内或具有母公司明确的授权委托权限情况下，也可称为

16、适格的合同相对方主体；“经营部”、 “办事处”等应仔细查验主体性质，若无营业执照或设立主体的授权文件，严禁与其签署合同。第三十第三十三三条条 若依据相关法律法规或政策规定，合同相对方必须具备相应的资质和等级的，我方与之签订合同，合同承办部门及合同承办人应严格审查合同相对方的从业资质及等级， ，严禁与不具备相应资质、等级的民事主体签署合同。第三十第三十四四条条 严禁没有资质的合同相对方借用有资质的单位名义与我方签署合同和（或）实际履行合同。第三十第三十五五条条 合同相对方身份证复印件、营业执照和组织机构代码证复印件、代理人授权委托书原件、品牌或经营活动的授权文件原件等资料应附于合同评审件之后。第

17、三十第三十六六条条 合同立项前，按照相关制度通过了招投标或比价、询价等程序的，应将相关资料附于合同评审件之后。第三十第三十七七条条 通过定标程序确定合同相对方主体后，签署合同的主体不得变更。如确需与其 100%全资控股并具有相应资质及等级的子公司签订合同的，已确定的对方主体须为其签约主体提供无限连带担保责任并出具担保函。第三十第三十八八条条 工程类合同评审时须具备明确的价格清单、设计方案或图7纸；审核或预估其总价是否符合目标成本。第三十第三十九九条条 营销类合同评审时须与营销费用目标成本和分解计划予以核对，成控部门有异议时，应对之前发生的类似费用与销售贡献之间进行对比分析。第三十一第三十一第第

18、四十四十条条 因特殊需要，而需签署手续性合同、名义性合同的，承办部门应同时签署“解除协议”。 ，并事先在合同评审表上作出书面说明。第四十第四十一一条条 对“补充协议”进行评审时，应查阅原合同的约定并将原合同签署稿复印件附于“补充协议”评审件之后。第第四十四十二二条条 严禁先实际履行，后补签合同手续； 严禁将同步实施的同一事项、同类型事项，拆分成多个合同进行签订。第四十第四十三三条条 当合同向对方主体不止一个主体时，应明确其共同对合同的履行向我方承担连带责任，且应明确我方仅需向一方或任何一方履约而另一方均予以接受其后果。第四十四第四十四条条 严禁以会议纪要、施工备忘录、施工签证、来往函件等非合同

19、书形式变相修改合同内容，进行赔偿、补偿、奖励及上调价格；确需发生时，须以“补充协议”方式作出约定并经评审流程后签署。第第四十五四十五条条 各合同评审人应在第一时间内完成合同评审工作，小额、普通合同应在接到评审件后一个工作日内完成评审，特殊、重大合同应力争在两个工作日内完成评审。第六章第六章 合同合同签签署及交底署及交底第四十六第四十六条条 通过合同评审程序后，意见统一或虽有法务保留意见但已由分管业务的副总级别以上领导决定签署的，由合同承办部门打印最终定稿后，并将最终定稿提交审计法务中心对评审流程和意见采纳情况进行复验确认，凭复验签字和合同评审签批表即可盖章。第四十七第四十七条条 合同签字盖章前

20、，原则上应要求对方先完成签字盖章，我方才签字盖章。第四十第四十八八条条 签订合同除盖章外，还必须由合同承办人或承办部门负责人作为我方代表人签名；特殊、重大的合同，合同承办部门可提请分管领导或公司总经理作为我方代表人签名。8第四十九第四十九条条 合同相对方为自然人的，必须由合同承办人监督其当面签名并加盖拇指印；除在最末的签署页签名外，还应要求其在之前每页的下部空白位置签名。第第五十五十条条 合同相对方为单位的，合同承办人须请对方加盖骑缝章。第五十第五十一一条条 合同盖章时，合同承办人应填具合同签署日期，或核实是否已据实填具。第五十第五十二二条条 合同份数，除非有特殊需要，原则上按我方两份原件、对

21、方一至两份原件的数量准备，不宜太多。第五十三第五十三条条 合同各方盖章、签字齐备的合同，在签署后应立即将我方保存的原件随同合同评审件、评审表等附随资料移交行政人力中心档案室或子公司档案室分类存档；合同承办人应复印合同文稿用于合同履行时备查，并提交一份给合同履约的协同部门备查。严禁合同原件在合同承办部门或其他业务部门保存。第五十四第五十四条条 合同签署后，合同承办人负责交代、指导合同履行中的重要事项，及时提示我方应完成的合同义务，按照合同约定及时追踪合同相对方应完成的合同义务。必要时，合同承办人可在备存的合同副本上划线标注提示重要约定，以便依约履行。第五十第五十五五条条 工程类合同、集中采购类的

22、合同，应由合同承办部门将合同复印件移交一套给工程管理部门，并以会议形式讲解合同重点、应注意的事项、以及根据我方需求提出的特别约定等，交底完成后，应由参会人员签署交底记录，确保合同履约的协同部门已充分知晓合同约定和应注意事项。第七章第七章 合同履合同履约约管理管理第五十六第五十六条条 在合同履行中，合同承办部门或履约的相关协同部门，应严格按照合同约定的时间和条件，及时完成我方应尽到的各项义务，如向合同相对方移交基础资料、出具任务书、发出书面开工指令、按约支付合同款项等，并应搜集取得对方已收到、已获悉的签署证据。第五十第五十七七条条 在工程类合同中，遇有工作面移交、工作状态等不合约的情形时，合同承

23、办部门或履约的相关协同部门应通过定期拍照、摄像的方式固9定过程证据。第五十第五十八八条条 向合同相对方提出要求、或提出异议的，除非相对方能立即按照我方指令完成相关义务，否则应向对方发出书面的函件，明确我方的要求；发出函件应让对方负责人签收，同时按照合同约定地址用邮政快递（EMS）向对方邮寄送达。第五十第五十九九条条 如在合同履行过程中，出现双方对内容约定不明或双方理解有分歧时，合同承办部门和相关履约协调部门应立即组织磋商、研讨，以书面方式对争议予以解释、阐明，需要签订补充协议的，按合同审批程序报批。第六十第六十条条 合同承办部门或履约的相关协同部门在履约中应当随时形成、收集会议纪要、往来函件、

24、验收记录、票据等文件资料，并及时整理存归档。 ，合同事项履行完毕，移交各公司行政档案室存档，若遇中途离职的，应将临时保管的合同文件和履约证据等工作资料完整移交存档。第第六十一六十一条条 合同承办部门或履约的相关协同部门预见到可能出现严重违约，或已出现争议后，应立即向审计法务中心披露，并应审计法务中心的要求搜集、整理相关合同履行证据，在审计法务中心的指导下完善证据固定工作、沟通、协商化解矛盾争议；不能协商的，合同承办部门或履约的相关协同部门经其分管领导同意后书面提请审计法务中心通过诉讼等强制手段解决。第八章第八章考核和考核和罚则罚则第六十第六十二二条条 对热心提供行业内一流企业所使用的、有建设性

25、意义的合同范本的，经审计法务中心借鉴采用于我方范本（含部分条款），则对提供人（审计法务中心工作人员除外）予以通报表扬并予以 100 元至 500 元的现金奖励。第六十第六十三三条条 凡违反本制度、尚未构成危害后果的，除罚则另有规定外，对直接责任人或管理责任人予以通报批评。第第六十四六十四条条 凡必须签署书面合同而未签署的或事后补签合同而处于尚未有效签署前，主要如果出现合同履约争议或双方对合同条款出现分歧意见的，则对分管领导处罚 2000 元，对部门责任人处罚 500 元。第六十第六十五五条条 未尽到自己的评审职责和履约管理职责，导致在合同争议发生后出现我方被动局面的，对分管领导处罚 2000

26、元，对部门负责人处罚10500 元。第六十第六十六六条条 违反本制度第三十二条之规定，对分管领导处罚 3000 元，对部门负责人处罚 1000 元。第六十第六十七七条条 在合同评审、管理过程中严重失职，从而造成我方额外经济损失的，除处以其他相关规定的定额处罚外，责任人还应按本人工资收入和责任大小，承担我方额外经济损失金额 10-30%的赔偿责任。第九章第九章 附附则则第六十第六十八八条条 审计法务中心授权各子公司可在不违背本制度规定的前提下，针对各自业务特点和专业性合同，制定颁行更为细化的相关实施办法细则并报审计法务中心备案。第六十九第六十九条条 本制度由集团审计法务中心制定、修改和解释，自下

27、发之日起执行，之前的制度、流程与此冲突的全部废止。附件：合同管理流程示意图合同评审表 式样11附 1： 合同管理流程示意合同管理流程示意图图合同立项（确定合同必要性）确定合同承办部门和承办人承办部门、承办人明确合同需求（确定主要商务条件）确定合同相对方并进行商务条款磋商（议标或招标）合同承办人使用范本合同修订、完善合同具体条款合同承办人与合同相对方议定合同文稿及条款对方强势合同条款提交审计法务中心修改或提出风险评估意见同时提交各评审责任人审阅、征求意见合同承办人填写评审表、提交部门负责人评审 提交相关技术部门负责人评审 合同承办部门分管领导评审 提交成本控制部门负责人评审 提交财务、资金负责人

28、评 审 提交审计法务中心评审 合同承办人按评审意见整理合同后提交项目负责人签批 文稿总经理或授权负责人批准打印制作合同终稿、签章合同原件随评审表、评审过程稿存档合同承办部门保留复印件、据以履行合同合同履行交底合同履行过程证据搜集、整理、保管、存档合同承办人追踪流程 12附 2： 合同合同评审评审表（表（统统一式一式样样） ）13新天泽控股集团合同评审表新天泽控股集团合同评审表业务类型： 工程施工 设计咨询 材料采购 制作安装 销售租赁 策划代理 借贷担保 广告发布 活动承办 其他 我方主体对方名称合同事项标的金额（万元）承办部门承办人合同背景及主要内容附件： 合同评审人合同评审人具体意见具体意

29、见评审主要职责评审主要职责承办部门合同立项是否必要；合同主体资格是否具备、证照是否齐全；是否符合招投标程序和目标成本；商务条款是否完整、准确表达我方需求；相关技术部门专业技术条件是否满足我方现实需求；是否与其他既定事项相匹配；技术要求是否清晰、明确；承办部门分管领导意思表达是否清楚；合同事项和其商务条款是否符合公司利益；成本控制部门合同立项是否符合招投标或集中采购程序；交易价款是否符合单项和总体的成本控制目标；计价或结算规则是否清楚并符合规范或行业惯例；价格是否公允、合理；财务资金部门总价与单价是否一致；金额和数字大小写是否一致；支付方式是否安全、是否满足资金计划；支付前提和付款凭据是否齐备和明确；发票类型、账号是否准确；是否符合惯常交易习惯；审计法务中心是否满足范本合同要求；合同类型的采用是否得当；是否有效；主体是否适格；法律关系是否准确；惯常和法定权利义务是否齐备清晰；意思表达是否清楚、语言文字有否歧义；违约情形是否考虑周全且其违约责任是否得当；法律条款是否完备；项目负责人知晓事项并同意签署履行14总经理或授权代表批准执行附：待签合同及附件15