公司文书制作制度.pdf

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1、六、公司文书制作制度 第一条 适应范围 凡公司内的公务文件,除有特殊规定外,一律依照本制度制作;发往公司以外的文件除有特殊规定外,也适用本制度;第二条 名义 公务文件的往来以各部门经理的名义签署,有些简单事项的文件,应以部门的名义签署;第三条 呈交公司经理的文件 凡需呈递公司经理文件,须逐级上报;各级主管须在调查核实的基础上写出意见,注明需呈报经理的理由,然后上报;若不需呈报,则在该文书右上方空白处注明公司部门的名称、文号、年月日;第四条 文书格式 1公务文件应使用楷书,尽可能简单准确;2 陈述理由和经过时,若正文繁复,则将此部分内容作为附件记在另外的文件上;第五条 文件编码 文件上应有制发单

2、位规定的号码,还应标明与此份文件有关的关键词及复文文件的号码和年月日,以便处理;第六条 书写格式 1通常在第一行写文号,第二行写文件内容的标题,另起一行写制发年月日、制发者名称,再一行写明收文件人的姓名,然后再写文件内容;2在属于提复审报的情况下,通常采取在文件末尾处用后记的形式证明,在文件末尾隔一行处写下复审件的号码、必要事项、年月日及复审者姓名;3由经理发出的指令性文件上应有各收件单位的名称,必要时要写上号 码和年月日;第七条 签署应用 文件制发者及收件者应注明职务,根据情况只署姓名;在文件制发者个人或单位的下方盖上制发者个人或制发单位的印章,作为文件处理的依据;但同时发往多个单位的文件如

3、通知等,为了简便,多采用印制好的印刷品,此时签名或盖印可省略;第八条 封签上的记录 文件信封上的记录,依照以下各条进行;1 在用于普通文件的信封上,要写明送达单位的名称,同时在左侧写上是否加急、挂号等,并在其下写上发文号码,信封背面写发文单位;2秘密文件的信封上,除要在正面的左侧写上“秘”外,其他参照第一项;3必须由收文者亲自开启的文件,信封上要写姓名并在左侧写上“亲启”字样;4机密文件要用二层信封,内封上写文件标题,外封上的标志参照以上各条在左侧写明“秘”的字样;5文件内特别需要保密的或有其他重要内容的在信封上要标明“秘”的字样;6 本条第一项中所列内容,除有关机密的外,简易的文件可依照第二

4、条进行,只要在封面左下角用小号字印上单位名即可;第九条 文件用纸 文件所用纸张另行规定略;第十条 墨水 文件原则上应用黑色墨水书写,在使用墨水时要选用性能较好的纸张,文字应清晰可辨;第十一条 文件种类的区分 部门经理发文应根据文件的不同作用,按以下原则区别使用不同文种;1提案,不仅仅是发出的指令,而且希望将其意见进行广泛讨论;2承认,就有关事务进行认定;表23-9 定期报表发送记录 报表名称 类 别 报告提出日期 份数 呈 送 单 位 日报 月报 年报 1现金收支表 隔日或翌月1日 1 副总经理 2营业报告表 隔月初日 2 自存 副总经理 3损益表 隔月15 3 自存 副总经理 总经理 4资产

5、负债表 ”5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 3请求,所报内容等候裁定;4报告,关于指示的答复性汇报;5申请,请求对自己或有关事项处理的许可和承认,也可用于单方面提出申请;第十二条 指示类文件的区别 公司总经理及各部门经理对下属发布的文件按下列要求区别使用;1指示,对申请、请示及要求的答复;2传达,有关事务上的指令;第十三条 电文 依靠电信传达的文件,要求特别简明,避免使用容易误解的文字,并省略敬语以使电文简短;电报通常在结尾处注明发电单位的代号;重要的电信文书,在发出电报的同时,还应将有关材料以书写或印刷的方式送交发件人;第十四条 本制度自颁布之日起实施;