公司财务制度(部分).pdf

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1、 1 公司费用报销管理制度 1、目的 为了加强公司财务管理，强化费用控制。2、适用范围 员工费用报销管理。3、职责 3.1行政部负责制度的制定；3.2各部门负责按照制度执行。4、内容 4.1费用报销审批权限：4.1.1公司的费用开支均由财务部核实-授权审批人负责审核，最终批核权由董事长审批。4.1.2如遇董事长外出，又急需于支付时，可按下列情况处理：费用在 300 元（不含 300元）以下的，经副总经理审批后，财务部可予以先行报销；费用在 1000 元以下的，先由副总经理向总经理报告，再由董事长口头（电话）或书面（短信息、传真、E-mail）指示财务人员先行处理。以上两种情况，财务部出纳必须待

2、董事长回来时，再将有关单据交给补签。其他情况均由董事长签批方可办理，特殊情况请示董事长后按要求处理。4.1.3具审批权限的人员，不得签涉及自己的费用，其费用由其直属上级负责签批。4.1.4所有的费用开支必须先获享有审批权人同意，才能实施。不得“先斩后奏”。4.1.5凡差旅费的借支应提前一天上报财务部。4.2费用报销流程：4.2.1当费用发生后，受款人必须在 2 天内填写有关的报销凭证，超出 2 天的费用不予报销，责任自负。4.2.2.财务部必须认真、负责地审查有关的报销凭证及原始单据，重点要审查其内容是否真实合理，计算是否正确无误，手续是否完备无缺，有无违反公司规定和作弊嫌疑。如有异议时，财务

3、部应当拒绝受理，并退回当事人重新办理。情节严重的，必须立即报至其部门经理及总经理。4.2.3由部门经理经财务部总经理或者授权人审核无误的单据，最后均交由董事长签 2 批后方可报销。4.2.4出纳在收到报销单据时，检查手续是否完备，并应当尽快足额地支付有关款项给受款人。4.2.5受款人到出纳处领取款项，在收款时，应当面点清款项，并在费用报销单上签字确认。4.3借款流程：4.3.1当事人因公办理涉及到费用需借款，必须填写借款申请单。4.3.2借款时写清借款的理由或用途，当日借款经部门经理审核，总经理及授权人审批，须上报至董事长签批后方可支付。4.3.3借款人在办妥相应的事项后，应及时冲账，办理报销

4、手续，尽速与出纳结算清楚。4.3.4借款人在出纳处已有借款没有还清时，出纳有权拒付二次借款，如特殊情况，需向董事长说明情况后签批。4.3.5当借款人不及时结清借款之项目时，出纳有权从薪资中抵扣。4.4重点费用有关规定：4.4.1工资：4.4.1.1每月 5 日为薪金发放日，5 日为业务提成发放日。4.4.1.2薪资计算周期，每月 1 日至最后一日为一个月周期（统一按 30 天算），每月 20 日后入职当月不发放薪资，计入下一个月薪资内。4.4.1.3行政部在每月 1 日前，由办公室主任负责将上月各部门员工的“考勤情况”填制考勤汇总表，新入职员工底薪及新员工转正时间及转正工资、老员工升迁工资变动

5、时间及金额，均由行政部汇总在考勤汇总表中，经行政副总监复核-常务副总审核-营销副总审核后上报财务部。4.4.1.4财务部在每月 1 日前，会计根据符合手续的考勤汇总表将所有员工的工资计算完毕编制员工工资表经出纳复核无误后，交总经理审核最后经董事长签批。4.4.1.5出纳根据符合手续的员工工资表，按时发放工资，并按要求签字确认。如员工对工资有异议需汇总在办公室主任处统一处理，不得直接询问财务。4.4.2差旅费：4.4.2.1交通工具 4.4.2.1.1出差经董事长同意并签批可乘坐飞机的，购买飞机票工作，由行政部负责订购，3 尽量享受票价的优惠。4.4.2.1.2凡获可乘坐飞机者，在出入机场时一律

6、乘坐民航班车。4.4.2.3住宿费（根据公司实际情况再制定）4.4.3交际应酬费：4.4.3.1一般人员不能以任何理由请客送礼，确因需请客送礼，应当掌握分寸，发生金额在 300 元以下，事先须经副总经理同意。如发生额在 300 元以上的，必须先获总经理的批准。4.4.3.2一次发生的交际费，必须如实填写清楚所应酬的项目及所招待人员名单及方可报支。出差时发生的交际应酬费应在差旅费报销中填报。4.4.3.3每月的交际实行总量控制，并与部门当月业绩挂钩。（绩效考核待定）4.4.3.4市内交通费（1）因公事外出的车费可实报实销；（2）交通工具均以公交车、专线、小巴、地铁为主；4.4.3.5出租车费一般

7、不予报销，但以下情况除外：陪同客户，接送客户，先向副总经理申请；行政大批采购时，先向常务副总申请；提款在现金壹万元以上的；其他特殊情况，董事长批准的。4.5费用报销的有关规定：4.5.1每次报销费用，必须在事项结束起 2 日内，特殊情况一周内完成，过期财务部可不予报销。4.5.2有关费用必须按相关“费用报销凭证”准确、如实地填写，具体要求如下（样板见附件二）：4.5.2.1报销凭证一律使用钢笔或签字笔填写；4.5.2.2受款人姓名一律使用中文字书写，字体要清楚；4.5.2.3所属部门按受款人所在部门的名称填写；4.5.2.4填报日期按填写当日的日期填写；4.5.2.5附件张数按所附单据数量填写

8、；4.5.2.6大、小写金额必须填写一致，不得涂改；4 4.5.2.7不同事项必须分开金额填写在“费用报销凭证”各栏；4.5.2.8凡涉及采购，必须有行政文员作验收并取得入库单；4.5.3如填报未符合上述要求，财务部有权要求经办人重新填报。4.5.4所有费用报销，必须凭“发票”或“收据”为原始凭证，如确实无法取得原始票据的，须以“支付证明单”代替，并必须注明未能取得票据的原因。4.5.5如遇有票据丢失的，将视同没有发生费用，相关的损失由票据丢失人承担，特殊情况经申请，按领导审批意见办理。4.5.6所有票据必须真实，如发现作弊时，财务部将按票面金额的两倍处罚当事人。4.6外勤管理办法（或者展业管

9、理办法）-根据市场部情况再修定 4.6.1员工因公外勤，应填写外勤申请单，明确工作任务、出差地点、路线、时间及外勤费用预算。外勤申请单由部门负责人批准后报营销副总审批，交由行政备案。4.6.2外勤期间除因工作需要或其他不可抗力，需要延时可电话请批外，不得因私事或其他原因借故延长外勤时间，否则额外费用由个人承担，并以事假处理。4.6.3员工外勤费用获营销副总审批，可以报销的应提供真实票据，不得虚报。对外勤报账有弄虚作假者除扣回虚报金额外，并按严重过失予以处罚。4.6.4外勤人员出差完毕应及时回公司报到，在行政人事部办理销差考勤登记，否则按旷工处理；同时应在三天内到财务办理费用报销手续。4.6.5

10、外勤结束后，外勤人员应就本次外勤工作任务完成情况提交外勤工作反馈表。4.7关于公司物品的采购、入库、领用及维修：4.7.1物品的采购 4.7.1.1.1公司各部门所需办公用品必须于提前一天去行政文员处填写请购单，上报行政部，由行政部进行审核汇总，总金额在 300 元以下的由常务副总经理审批，由行政部一购买；总金额在 300 元以上的大批量购买或大宗购买、员工工服、电脑等金额较大的办公设备（可补充修改），需要董事长审批，由行政部或财务部统一购买。4.7.1.1.2市场部需要购买礼品必须提前 3 天办好请购手续，总金额在 500 元以下的由营销副总经理审批，由行政部统一购买；总金额在 500 元以

11、上的大批量购买或大宗购买（可补充修改），需要董事长审批，由行政部统一购买。若市场部需要自行购买礼品而在公司报销的，亦需对礼品进行估价填制“请购单”并在请购单上注明“自行购买”，经领导审批后方可“自行购买”，并按规定进行入库及领用登记。5 4.7.1.1.3行政文员每天检查库存，根据公司需求，及时将库存情况向办公室主任汇报，提醒各部门申请采购。如：礼品发放完了，没有库存，可以提醒采购备用。各部门在行政文员处填写请购单时，行政文员有责任对其进行提示，对所请购物品进行第一道把关。如：提醒库存有的礼品，先使用完，再申请等等。4.7.1.2行政部根据审批采购计划，需要借款的填写“借支单”-经常务副总审批

12、-董事长签批-财务部借支采购。4.7.2物品的入库 4.7.2.1所采购的物品采购回来时必须与行政文员当面清点入库，并根据有效单据填写三联入库单，保证金额及数量正确，由双方签字确认，交对方财务联，其余统一由行政文员保管。物品采购报账时凭入库单财务联及有效单据。4.7.2.2物品的出库 4.7.2.2.1领用物品时告知行政文员，由其填写出库单，由领用人在单上签字确认，经领导审批即可领取。行政部领用物品，常务副总经理审批；市场部领用物品，营销副总经理审批。总金额在 500 元以上的，需要总经理审批。4.7.2办公设备的维修，要求事先打申请报告到行政部备案，由行政部负责请批，请专人维修及购置维修所需

13、物件，各部门无权自行处理。5、其它 5 1 本规定由行政部制订并归口管理；5 2 如出现恶意规避制度规定的行为，公司有权进行处罚；5 3 本规定将会根据公司实际情况随时修订；5 4 本规定自董事长签发之日起实施。编制：审核：批准：日期：日期：日期：6 抄送：附件一：费用审批及付款流程图 行政部及领导层人员报销 （特殊：会计填报自己的或者领导的报销时由出纳复核，董事长签批）市场部 500 元以下由营销副总审批 行政部 300 元以下由常务副总审批 300以上或 500 元以上的由董事长审批 直属上级（市场部经理）审核业务真实性并签字确认 会计审核单据合法性及填报规范性、金额是否正确 授权审批人 出纳安排付款 董事长签批 业务经办人填写费用报销单，粘贴相关原始单据 7 附件二：人民币大写：壹 贰 叁 肆 伍 陆 柒 捌 玖 拾 费用报销单填制方法及注意事项 费 用 报 销 单 报销部门：年 月 日填 单据及附件共 页 会计主管：复核：出纳：经手人：领款人：备 用 途 金 额 招待费（按分类填）注 车费 领 导 审 批 合 计￥0.00（人民币符号及 小数写到分，没分时 写“-”）金额大写：人民币大写数字 原借款：元 应退余款：元