会议管理规定大全.pdf

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1、会议管理制度 一总则 第一条为改进作风,减少会议、缩短会议时间,提高会议质量,特制订本制度;二会议分类及组织 第二条公司会议;归纳为四类：1、公司级会议：主要包括公司董事扩大会、公司副总经理会、全公司干部会、全公司班组长会、全公司职工大会、全公司技术人员会以及各种代表大会;应分别报请公司总经理办公室批准后,由各办事部门分别负责组织召开;2、专业会议：系全公司性的技术、业务综合会如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会等,由分管副总经理批准,主管业务部门负责组织;3、系统和部门工作会：各部门、车间召开的工作会如部门办公会、车间员工会等,由各部门、车间负责人决定召开并负

2、责组织;4、班组会议：由各分部、中心或班组负责人决定并主持召开;第三条上级或外单位在本公司召开的会议如现场会、报告会、办公会、联营洽谈会,用户座谈会等一律由总经理办公室受理安排,有关业务部门协作做好会务工作;三会议安排 第四条例会的安排;为避免会议过多或重复,全公司正常性的会议一律纳入例会制,原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开;例行会议安排如下：1、行政技术会议：1 总经理办公会：研究、部署生产、营销、行政工作,讨论决定全公司的重大问题;2 副总经理办公会：总结评价当月生产、行政工作情况,安排布置下月工作任务;3 班组长以上干部大会或全公司职工大会：总结上季半年、全年工作情况、部署

3、本委半年、新年工作任务,表彰奖励先进集体、个人;4 经营活动分析会：汇报、分析公司计划执行情况和经营活动成果,评价各方面的工作情况,肯定成绩,揭露问题,提出改进措施,提高公司经济效益;5 质量分析会：汇报、总结上月产品质量情况,讨论分析质量事故问题、研究决定质量改进措施;6 安全工作会含治安、消防工作：汇报、总结前季安全生产、治安、消防工作情况,分析处理事故,检查分析事故隐患,研究确定安全防范措施;7 技术工作会含生产技术准备会：汇报、总结当月技术改造、新产品开发、科研、技术和日常生产技术准备工作计划完成情况,布置下月技术工作任务,研究确定解决有关技术问题的措施方案;8 生产调度会：调度、平衡

4、生产进度,研究解决各部门、车间不能自行解决的重大问题;9 部门、车间办公会：检查、总结、布置工作;10 分部、中心、班组会：检查、总结、布置工作;11 班组班前会：对前一天工作进行讲评,布置当日工作任务和注意事项;2各类代表大会：1 职工代表大会；2 工会会员代表大会；3民主管理会议：1 公司董事会；2 公司管理委员会；3 经理联席会；4 生产管理委员会；5 生活福利委员会;4科技成果发布会：1QC 成果发布会；2 科技成果发布会；3 信息发布会;第五条其他会议的安排 凡涉及多个部门、车间负责人参加的各种会议,均须于会议召开前由召集单位经部门或分管副总经理批准后,报公司总经理办公室汇总,并由总

5、经理办公室统一安排,方可召开;第六条总经理办公室每周五应将全公司例会和各种临时会议,统一平衡编制会议计划并印发到副总经理和各部门、车间及有关服务人员;第七条凡总经理办公室已列入会议计划的会议,如需改期,或遇特殊情况需安排新的其他会议时,召集单位应提前 2天报请总经理办公室调整会议计划;未经总经理办公室同意,任何人不得随意打乱正常会议计划;第八条对于准备不充分或重复性或无多大作用的会议,总经理办公室有权拒绝安排;第九条对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议,总经理办公室有权安排合并召开;第十条各部门会期必须服从全厂统一安排,各部门小会不应安排在全公司例会同期召开,与会人员不发生时间冲突除

6、外,应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则;四会议的准备与记录 第十一条所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作包括拟好会议议程、提案、汇报、总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好坐位、茶具茶水、通知与会人等;第十二条会议召集人员应做好会议记录,并及时归档;第十三条本公司所有与会人员必须自备工作记录本,做好会议记录,回到个部门、车间后落实会议内容,必要时将落实情况记录在案,并及时上报;五附则 第十四条本制度由有限公司负责解释;第十五条本制度自年月日起实施;会议管理制度 1、目的：为规范公司会议管理,提高会议质量,降低会议成本,特制定本制度;2、适用范围：

7、本制度适用于广州市百利文仪实业有限公司广州总部会议管理;3、管理权责：总经办负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督;会议提拟人或主办部门含各中心/部门负责会议的组织工作,并有权对违反本制度的行为提出处罚;会议的审批权限详见“会议提拟与审批”;4、会议分类：5、管理内容：会议提拟与审批;5.1.1 公司月度例会无须提拟和审批;会议名称 主题/特点 类别 主持人 参加人 1 例会 固定时间、固定汇报程序,公司例会 主办中心/部门 部门/中心或公司 2 动员会 发言固定、没有讨论程序 公司临时 主办中心/部门 会议提拟人提拟 3 研讨会 对某一课题或问题切磋、探 公司临时 中心/部门 会议提拟人提

8、拟 4 鉴定/评审会 对某事物的价值、性能,质 公司临时 集团总经理或其指定会议提拟人提拟 5 专题会 为某一专题而开,必须有结 公司临时 提拟人指定 会议提拟人提拟 6 评比会 一般在年底或某一重大活动 公司例会 人力资源中心 会议提拟人提拟 7 总结会 总结前一段工作,研究、部 公司例会 中心/部门 会议提拟人提拟 8 汇报会 下级向上级或有关人员汇报 公司临时 会议提拟人指定 会议提拟人提拟 9 调度会 任务安排,人员派遣,设备 公司临时 会议提拟人提拟 会议提拟人提拟 10 部门例会 各中心/部门固定汇报程序 部门会议 中心/部门负责人 自定 5.1.2 公司临时行政会议、公司年度例会

9、由集团总经理直接提拟或由议题涉及业务的主办部门负责人提拟、集团总经理批准;5.1.3 部门会议由各部门自行安排,但会议时间、参加人等,不得与公司会议冲突;其中,中心/部门会议属非例会性质且需另行核给专项费用的,应向上一级主管部门报批同意；属例会性质的,由本中心另行提拟方案呈报集团总经理批准后执行;会议计划与统筹;5.2.1 每月 28 日前,总经办应与各部门协调确定下月计划召开的临时行政会议,统一报集团总经理审批后,汇同公司月例会编制月度会议计划,于月底前发放至各部门负责人;5.2.2 凡总经办已列入计划的会议,如需改期,或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时,会议召集部门应提前 2 天完成会议

10、提拟和报批手续,并报请总经办调整会议计划;未经总经办同意,任何人不得随意打乱正常会议计划;5.2.3 会议安排的原则为：小会服从大会,局部服从整体,临时会议服从例会;各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议;因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限;会议准备;5.3.1 会议通知遵照以下规定：1、已列入月度会议计划表的会议,月中无调整的,不再另行通知,由中心/部门按计划表直接通知与会人；2、属下列情况之一者,按“谁提拟,谁通知”的原则进行会议通知：1 未列入月度会议计划而临时提拟的会议；2 虽然已列入月度会议计划,但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明；3 其它

11、提拟人认为应另行通知的情况;3、会议通知期一般应提前一天以上,通知对象为与会人、会务服务提供部门；4、会议通知形式一般为电话通知;但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议,应以会议通知单进行书面通知；涉及多个部门和参加人数众多的大型会议,主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门;5.3.2 会议的其它准备工作遵照以下规定：1、会议提拟部门应提前做好会议资料如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等准备的组织工作；2、会务服务提供部门应提前做好会务准备工作,如落实会场,布置会场,备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等；3、公

12、司总部召开的公司级会议会务服务统一归口总经办负责;4、部门在总部召开的会议需用公共会场的,应向会议室管理部门人力资源部书面提出,由会议室管理部门人力资源部统筹安排;会议组织;5.4.1 会议组织遵照“谁提拟,谁组织”的原则;5.4.2 会议主持人须遵守以下规定：1、主持人应不迟于会前 5 分钟到达会场,检查会务落实情况,做好会前准备;2、主持人一般应于会议开始后,将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等,进行必要的说明;3、会议进行中,主持人应根据会议进行中的实际情况,对议程进行适时、必要的控制,并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言,以确保议程顺利推进及会议效率;

13、4、属讨论、决策性议题的会议,主持人应引导会议作出结论;对须集体议决的事项应加以归纳和复述,适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见;5、主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人部门、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确;5.4.3 与会人须遵守以下规定：1、应准时到会,并在会议签到表详见附件 3 上签到;2、会议发言应言简意赅,紧扣议题;3、遵循会议主持人对议程控制的要求;4、属工作部署性质的会议,原则上不在会上进行讨论性发言;5、遵守会议纪律,与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处,原则上不允许接听电话,如须接听,请离开会

14、场;6、做好本人的会议纪录;5.4.4 多个部门参加的临时行政会议原则上由集团总经理主持,集团总经理另有授权的,从集团总经理授权;5.4.5 公司月度例会、临时行政会议一般应控制在 2 小时以内,根据会议进行情况确需延时的,主持人须征得与会人员同意;5.4.6 主持人为会议考勤的核准人,考勤记录由会议记录员负责;会议记录;5.5.1 公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录;5.5.2 公司各类会议原则上应确定专人负责记录;会议记录员的确定应遵守以下规定：1、各部门应常设一名会议记录员一般为本部门的内务文员,名单报总经办备案,负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作;2、会议记录遵照“谁

15、组织,谁记录”的原则,如有必要,主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要,临时指定会议记录员;3、集团总经理主持的公司例会、临时行政会议原则上由集团总经理秘书负责会议记录工作,集团总经理另有指定的,从集团总经理指定;5.5.3 会议记录员应遵守以下规定：1、以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录,根据需要整理会议纪要;2、会议记录应尽量采用实录风格,确保记录的原始性;3、对会议已议决事项,应在原始记录中括号注明“议决”字样;4、会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名;5、做好会议原始记录的日常归档、保管工作,及时将经主持人核准的会议签到表的考勤

16、记录报考勤人员;5.5.4 下列情况下,应整理会议纪要：1、公司各类临时行政会议；2、须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议；3、其它主持人要求整理会议纪要的会议;5.5.5 会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定;公司各类临时行政会议的会议纪要须报总经办一份存档备查;5.5.6 会议原始记录的备档按以下规定：1、本部门负责组织的公司各类行政会议的会议记录,由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管,但用完后的记录本应作为机要档案及时转总经办统一归档备查;2、本部门会议记录由本部门常设会议记录员统一归档备查;5.5.7 会议记录为公司的机要档案,保管人员不得擅自外泄;其调阅应严格按公司文档管理制度

17、和保密制度的有关规定执行;会议跟进;5.6.1 会议决议、决策事项须会后跟进落实的,遵照“谁组织,谁跟进”的原则；会议主持人另有指定的,从主持人指定;5.6.2 集团总经理主持的会议的会后跟进工作原则上由总经办负责落实,集团总经理另有指定的,从集团总经理指定;5.6.3 会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准;奖惩;5.7.1 奖励;按奖惩管理制度执行;5.7.2 迟到、早退、缺席;1、迟到;所有参加会议的人员在会议规定召开时间后 5 分钟内未到的,计为迟到;2、早退;凡参加会议人员,如未经主持人同意在会议召开结束前 5 分钟提前离开 会场的,计为早退;3、缺席;凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的,计为缺席;5.7.3 处罚;1、无正当理由迟到、早退每次处 10 元的罚款;2、无正当理由缺席每次处以 20 元的罚款;3、凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的,以上处罚由传达人承担;6、附则;本制度由集团总经办负责解释;凡本制度未明确规定的奖惩,按奖惩管理制度有关规定执行;本制度由集团总经理批准后生效,自颁布之日起执行;